Bruselas, 5 de abril de 2016 KT/NP/MH / - D/652/2016 Muy señora mía, muy señor mío: Asunto: Contrato marco múltiple de prestación de servicios – CDR/TL2/14/2016 Lote 1: Política de cohesión Lote 2: Política urbana Lote 3: Política de transporte 1. El Comité Europeo de las Regiones se propone adjudicar el contrato al que se hace referencia más arriba. Los documentos de la contratación incluyen el anuncio de contrato, la presente carta de invitación, el pliego de condiciones con sus anexos y el modelo de contrato. 2. Si le interesa este contrato, deberá presentar una oferta para uno o varios lotes, o para todos los lotes, en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea. 3. Deberá presentar su oferta exclusivamente en papel, enviando un original y dos copias. La oferta deberá incluirse en dos sobres cerrados dirigidos como se indica a continuación. En el sobre interior deberá constar la indicación siguiente: «CALL FOR TENDERS – NOT TO BE OPENED BY THE INTERNAL MAIL DEPARTMENT» (Licitación – El servicio de reparto de la correspondencia no deberá abrir este sobre). El sobre interior incluirá a su vez dos sobres cerrados, uno con la parte técnica y otro con la oferta financiera. En cada uno de estos sobres se indicará claramente el contenido («Oferta técnica» y «Oferta financiera»). La oferta deberá ser recibida, a más tardar, el 30 de mayo de 2016. Indíquese una de las formas de presentación enumeradas a continuación. La recepción se entenderá como el momento en que el licitador entrega la oferta en la oficina de correos o servicio de mensajería o servicio central de correos. ES Medios de presentación Correo Servicio mensajería Plazo 24:00 CET de 24:00 CET En persona 16:00 (entrega en CET mano) Pruebas Dirección de entrega Convocatoria de licitación – Ref.: CDR/TL2/14/2016 Lote 1: Política de cohesión o Lote 2 – Política urbana o Lote 3 – Política de transportes Comité Europeo de las Regiones Dirección de Recursos Humanos y Finanzas Unidad E4 – Administración General y Contratación Pública (Despacho: BvS 1030) Matasellos Comprobante de depósito del servicio de mensajería Prueba de la entrega mediante un recibo fechado y firmado por el funcionario del servicio central de recepción del correo al que se entreguen los documentos calle Montoyer, 92-102 1040 Bruselas Bélgica Convocatoria de licitación – Ref.: CDR/TL2/14/2016 Lote 1: Política de cohesión o Lote 2 – Política urbana o Lote 3 – Política de transportes Comité Europeo de las Regiones Dirección de Recursos Humanos y Finanzas Unidad E4 – Administración General y Contratación Pública (Despacho: BvS 1030) calle Montoyer, 92-102 1040 Bruselas Bélgica El servicio de correos está abierto de 10.00 a 16.00 horas de lunes a jueves y el viernes de 10.00 a 13.00 horas. El servicio está cerrado los sábados, los domingos y los días festivos del órgano de contratación. 4. La oferta deberá ser perfectamente legible, con el fin de que no quepa la menor duda acerca de los términos y cifras que contiene. 5. El período de validez de las ofertas, durante el cual el licitador deberá mantener todas las condiciones de su oferta, será de nueve meses a partir de la fecha que se indica en el punto 3. 2 6. La presentación de una oferta implica la aceptación de las condiciones contenidas en los documentos de la contratación y, en su caso, la renuncia por parte del licitador a sus propias condiciones generales o particulares. La presentación de la oferta obliga al licitador durante la ejecución del contrato en la medida en que resulte adjudicatario del mismo. 7. Todos los gastos de preparación y presentación de una oferta correrán por cuenta del licitador y no serán reembolsados. 8. Solo podrán asistir un máximo de dos representantes por licitador a la apertura de las plicas, tal como se establece en el apartado IV.3.8 del anuncio de contrato. Por razones de seguridad y de organización, el licitador debe enviar el nombre completo y el número del carnet de identidad o pasaporte de los representantes al menos tres días hábiles antes a la dirección: [email protected]. En su defecto, el órgano de contratación se reserva el derecho a rechazar el acceso a sus locales. 9. Durante todo el procedimiento, los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores o candidatos se autorizarán solamente con carácter excepcional y únicamente en las siguientes condiciones: Antes de la fecha de recepción indicada en el punto 3: Previa solicitud, el órgano de contratación podrá facilitar datos adicionales siempre que tales datos tengan estrictamente por objetivo aclarar algún aspecto relativo a los documentos de la contratación. Las solicitudes de datos adicionales deberán dirigirse únicamente por escrito a: [email protected]. El órgano de contratación no está obligado a responder a aquellas solicitudes de información complementaria recibidas menos de seis días hábiles antes del plazo de recepción de las ofertas indicada en el punto 3. A iniciativa propia, el órgano de contratación podrá comunicar a los interesados cualquier error, imprecisión, omisión o cualquier otro tipo de deficiencia material en la redacción de los documentos de contratación. Toda información complementaria, incluida la anteriormente mencionada, se publicará en http://cor.europa.eu/EN/ABOUT/tenders/Pages/calls-for-tender.aspx. El sitio web se actualizará periódicamente, y es responsabilidad suya comprobar las actualizaciones y modificaciones que se produzcan durante el plazo de presentación. Tras la apertura de plicas: Cuando existan errores materiales obvios que deban corregirse o cuando sea necesaria la confirmación de un elemento técnico o específico, el órgano de contratación podrá ponerse en contacto con el licitador, siempre que ello no dé lugar a cambios sustanciales en los términos de la oferta presentada. 10. La presente convocatoria de licitación no supondrá obligación alguna por parte del órgano de contratación. La obligación del órgano de contratación no nace hasta el momento de la firma del contrato con el adjudicatario. 3 11. Mientras no se haya firmado el contrato, el órgano de contratación podrá anular el procedimiento de adjudicación sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningún tipo de indemnización. En su caso, esta decisión deberá ser motivada y comunicada a los candidatos o licitadores. 12. Una vez que el órgano de contratación haya abierto la oferta, ésta pasará a ser de su propiedad y será tratada confidencialmente. 13. Será usted informado del resultado de este procedimiento de contratación únicamente por correo electrónico. Es responsabilidad del licitador facilitar en su oferta una dirección de correo electrónico válida junto con sus datos de contacto, y consultarla periódicamente. 14. Si la tramitación de su respuesta a la convocatoria de licitación implica el registro y tratamiento de datos de carácter personal (como, por ejemplo, su nombre, dirección, CV, etc.), estos datos se tratarán de conformidad con el Reglamento (CE) n.º 45/2001 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos. Salvo que se indique otra cosa, son necesarias las respuestas a las preguntas y los datos personales solicitados para la evaluación de su oferta, de acuerdo con las especificaciones de la licitación, y únicamente serán objeto de tratamiento por parte de [email protected] a los citados efectos. Los detalles relativos al tratamiento de datos personales se encuentran disponibles en la declaración de privacidad en: http://cor.europa.eu/es/about/tenders/Pages/calls-for-tender.aspx 15. Sus datos personales podrán ser registrados en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz (EDES, por sus siglas en inglés) si se encuentra usted en una de las situaciones mencionadas en el artículo 106 del Reglamento Financiero1. Para más información, véase la declaración de confidencialidad en http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_en.cfm#BDCE. Firmado Kyriakos Tsirimiagos Ordenador subdelegado Anexo: pliego de condiciones 1 Reglamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 del Consejo (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1), en su versión modificada. 4