¿Cómo puede ser aplicada la Gestión de

Cómo Puede Ser Usada la Dirección de
Proyectos en TU Sin fines de lucro
Ing. Mónica González, MBA, PMP®
Liaison PMIEF
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Cómo Puede Ser Usada la Dirección de
Proyectos en TU Sin fines de lucro
Este programa es un esfuerzo conjunto entre la Fundación Educacional
(PMIEF) del Project Management Institute (PMI)
y la Nonprofit Resource Network (NRN) de la Universidad de Millersville
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Este manual tiene que ser usado en el seminario1 llamado : “Cómo Puede
Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro”. Este es un
esfuerzo conjunto entre la Nonprofit Resource Network (NRN) de
Millersville y la Fundación Educacional del Project Management Institute.
En especial, aprenderás:
•
•
•
•
Conceptos Básicos de la Dirección de Proyectos
El Proceso (Los Cinco Grupos de Procesos)
El Rol del Director de Proyecto
Lecciones Claves Aprendidas
Este seminario fue diseñado en base a la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) – Cuarta Edición, del Project
Management Institute
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
TABLA DE CONTENIDO
ANTECEDENTES.............................................................................................. 4
CONCEPTOS BÁSICOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS............................. 6
LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS............................................................... 11
EL ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO......................................................... 20
LECCIONES CLAVES APRENDIDAS................................................................ 21
PLANTILLAS................................................................................................... 23
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
ANTECEDENTES
La era moderna de la Dirección de Proyectos comenzó en los años 1950s pero las técnicas de la Dirección de
Proyectos se pueden encontrar tan atrás como los días de las pirámides.
En los años 1950s, negocios tales como GE y DuPont se dieron cuenta que lograban beneficios organizando
el trabajo por proyectos y fue necesaria la comunicación a través de varios departamentos o unidades
funcionales. Había un número de técnicas y herramientas informales en uso, pero “los proyectos” se servían
de herramientas “ad-hoc”. Herramientas tales como los diagramas de Gantt (Henry Gantt (1861-1919)
estuvieron en uso pero los diagramas de Gantt no fueron suficientes para asegurar un adecuado control y
asegurar que los proyectos se completaran en el plazo requerido y según el presupuesto.
Durante este período de tiempo, se desarrollaron dos modelos matemáticos de programación de proyectos:
"Método del Camino Crítico” o CPM
"Técnica de Evaluación y Revisión de Programas” o PERT
Estas herramientas y técnicas así como un número de otras se difundieron rápidamente a medida que los
negocios buscaban nuevas formas de dirigir grandes y complejas actividades involucradas en la dirección de
proyectos, así como las que conocemos hoy.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
En 1969, cinco voluntarios fundaron el Project Management Institute (PMI).
Su meta era:
•
•
•
Establecer estándares para la dirección de proyectos,
Conducir la investigación sobre dirección de proyectos, y
Proveer a los directores de proyectos una vía educacional.
En 1987, PMI comenzó publicando Una Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), que describe las prácticas de
dirección de proyectos que son comunes a “la mayoría de los proyectos, la
mayoría del tiempo”. La cuarta edición fue publicada en el 2008.
Hay un número de metodologías formales y diferentes pero todas ellas siguen
los mismos principios básicos. Esta sesión seguirá el enfoque delineado en la
Guía del PMBOK, 4ª Ed.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
CONCEPTOS BASICOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
¿Qué Es un Proyecto?
La naturaleza fundamental de un proyecto es :
“un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio, o resultado único.”
(Del PMBOK 4° Ed.)
Criterios que los proyectos tienen en común:
• Duración predeterminada
• Inicio y fin claros
• Presupuesto fijo
• Entregable específico (Producto, servicio, o
resultado)
• Tareas Interrelacionadas
• Gente Involucrada
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
EJERCICIO 1
¿Cuáles son algunas de las iniciativas sin fines de lucro que podrían seguir una Metodología de Dirección de
Proyectos?
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
¿Qué
es la Dirección de Proyectos?
”La Dirección de Proyectos es el proceso de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”
(Del PMBOK 4ª Ed.)
La Dirección de Proyectos es un grupo interrelacionado de procesos que si son seguidos permite al
equipo de proyecto lograr un proyecto exitoso.
Una definición más simple :
«Un método establecido para gestionar y controlar un proyecto.»
Proyecto versus Trabajo Operacional
El propósito de las tareas operacionales es llevar a cabo las
actividades del día-a-día y sostener el negocio mientras que el
propósito de un proyecto es lograr objetivos específicos.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
¿Qué es un Programa?
Un Programa es “un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para
obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.”
(Del PMBOK 4ª Ed.)
¿Qué es un Proyecto Exitoso?
El Triángulo del Proyecto
Si alguno de los tres factores (tiempo, recursos,
alcance) cambia, es probable que al menos uno de
los otros factores cambie.
La Calidad es un Resultado.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Ciclo de Vida de un Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto es “un conjunto de fases del mismo, generalmente
secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan
por las necesidades de gestión y control de la organización.”
(Del PMBOK 4ª Ed.)
Marco de Referencia Básico
Para Dirigir el Proyecto.
(Del PMBOK 4ª Ed.)
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS
Proyecto de Una Sola Fase
Campaña de Recaudación de Fondos
Proyecto con Fases secuenciales
Pre-Campaña
Siembra
Campaña de Recaudación de Fondos
Proyecto con Fases superpuestas
Solicitud
Recaudación
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Grupos de Procesos
Hay 5 grupos de procesos de la dirección de proyectos.
Iniciación, define y autoriza el proyecto.
Planificación, define y refina los objetivos y planifica el curso de acción.
Ejecución, integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de
proyecto.
Seguimiento y control, mide y observa de manera regular el progreso para
identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan
aplicarse acciones correctivas según sea necesario.
Cierre, formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al
proyecto a un fin en forma ordenada.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
.
Grupo de Procesos: Iniciación
La iniciación define y autoriza el proyecto.
Conceptos Claves
Crear el Acta de Constitución del Proyecto
Identificar a los interesados
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
EJERCICIO 2
Healthy Care Plus, una institución sin fines de lucro local, está comenzando un nuevo programa para ser lanzado en el
3er trimestre del año. Este programa está dirigido a jóvenes con sobrepeso en áreas de bajos recursos.
Matt, el Director Ejecutivo, ha solicitado a Mary, que es responsable de Marketing, sea la Directora del Proyecto para
una actualización de su sitio web actual de 3 páginas.
El objetivo del nuevo programa es educar a los jóvenes en hábitos de comida saludable. Serán provistos: clases de
entrenamiento in-situ, sesiones de asesoramiento individual así como materiales didácticos. Los materiales didácticos
incluirán planes de comida y hace falta que estén disponibles para ser bajados del sitio web. Los jóvenes necesitan
poder registrarse para las clases en forma on-line. Algunas clases serán gratuitas; otras requerirán una contribución muy
baja.
El financiamiento para las clases será provisto por donaciones y subvenciones. Uno de los miembros del directorio va a
donar los fondos para el desarrollador del sitio web, pero a condición Healthy Care Plus debe encontrar financiamiento
para el diseñador gráfico y el redactor.
Matt ha solicitado a Mary hacerse cargo del nuevo logo para Healthy Care Plus.
Mary se da cuenta que debe asegurarse que entiende el proyecto. Su primer paso es crear un Acta de Constitución del
Proyecto.
Tu Tarea - Crear el Acta de Constitución del Proyecto
Ver Plantilla de Acta de Constitución del Proyecto en la Página 24.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Grupo de Procesos: Planificación
La Planificación define y refina objetivos y planifica el curso de acción.
El plan incluye todas las actividades y tareas necesarias para lograr los objetivos. Este incluye:
•
Identificar y Programar Actividades y Duraciones Asociados
•
Planificar Recursos
•
Estimar Costos y Presupuestos,
•
Identificar y Gestionar Riesgos,
•
Planificar las Comunicaciones,
•
Planificar la Calidad, y
•
Planificar las Adquisiciones.
El resultado es un plan de proyecto integral.
Conceptos Claves
Identificar Actividades
Cronograma de Recursos
Identificación de Riesgos
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
EJERCICIO 3
Para apoyar el esfuerzo del sitio web, Mary necesita contratar a un diseñador gráfico, un redactor, y una
imprenta. Mary quiere producir el nuevo material tan rápido como sea posible, pero quiere ser
cuidadosa para no incurrir en riesgos adicionales.
¿Cuáles son algunos de los posibles riesgos que Mary podría incurrir?
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Grupo de Procesos: Ejecución
La Ejecución integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de proyecto.
Conceptos Claves:
Adquirir, Desarrollar, Dirigir el Equipo de Proyecto
Efectuar las Adquisiciones.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Grupo de Procesos: Seguimiento y Control
Seguimiento y control mide y observa de manera regular el progreso para identificar
variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan aplicarse acciones correctivas
según sea necesario. Incluye Revisar, Analizar y Regular los procesos del proyecto.
El Seguimiento incluye:
Recopilar,
Medir, y
Distribuir información sobre el desempeño, así como el análisis de
tendencias para efectuar mejoras al proceso.
El Control incluye:
Identificar acciones correctivas o preventivas o replanificar y
Revisar la ejecución de los planes de acción.
Conceptos Claves
Informes de desempeño (Informes de Estado)
Solicitudes de Cambio
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Grupo de Procesos: Cierre
Formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al proyecto a un fin en forma ordenada.
Durante el proceso de cierre, el equipo de proyecto:
•
Actualiza la documentación del proyecto y los informes y registros relevantes,
•
Los resultados son comparados respecto de las expectativas del cliente y de las partes interesadas,
•
Asegura que los requerimientos del proyecto y los beneficios fueron logrados, y
•
Se recibe la aceptación formal y firmada.
•
Normalmente se mantienen reuniones de Cierre.
Conceptos Claves
Informe de Lecciones Aprendidas
Informe Final del Proyecto
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
El ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO
Responsabilidades claves:
•
•
•
•
•
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
Mantener el proyecto encaminado, cronogramado y presupuestado.
Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos.
Proporcionar informes precisos y oportunos.
Mantener una comunicación fluida con todos los interesados
Entregar el alcance (trabajo) a tiempo, dentro del presupuesto y
cumpliendo las especificaciones de calidad
Habilidades Claves:
•
•
•
•
•
Factores Claves de Exito:
Conocimiento sobre Dirección de Proyectos
•
Comunicar
•
Organizar
Conocimiento del área de aplicación
•
Resolver problemas y tomar decisiones
Entendimiento del ambiente del proyecto
Habilidades y competencias generales de gestión • Conformar y dirigir equipos
•
Mantener el proyecto centrado en el resultado
Habilidades interpersonales
requerido (beneficio)
•
No sentirse emocionalmente ligado.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
LECCIONES CLAVES APRENDIDAS
Lecciones Claves Aprendidas
El éxito global de un proyecto depende en gran medida
del rol cumplido por el director de proyecto.
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EJERCICIO 4
Basado en la conversación de hoy, escriba algunas de las potenciales lecciones o cambios que encontró
respecto de un proyecto de su organización.
Ver Plantilla de Lecciones Aprendidas en Página 27.
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
PLANTILLAS
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Acta de Constitución de un Proyecto
1.
Nombre del Proyecto: (¿Cuál es el nombre del proyecto?)
2.
Director del Proyecto: (¿Quién es el Director de Proyecto para este proyecto?)
3.
Patrocinador: (¿Quién es el Patrocinador del Proyecto?)
4.
Descripción: (Proporcione una breve descripción del proyecto)
5.
Justificación: (¿Cuál es el propósito del proyecto? Describa los beneficios deseados de este proyecto.
Los Beneficios podrían ser financieros, operacionales, u organizacionales.)
6.
Objetivos: (¿Cuáles son los objetivos específicos necesarios a ser logrados a fin de alcanzar estos
beneficios? Cómo se medirá el éxito?)
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Acta de Constitución de un Proyecto (cont)
7. Entregables: (¿Qué resultados necesita entregar/proporcionar este proyecto a fin de que se cumplan los
objetivos?)
8. Limitaciones/Supuestos: (¿Qué riesgos de alto nivel podrían impedir que el proyecto se complete
dentro del plazo establecido y del presupuesto?)
9. Resumen de Metas en cuanto a Cronograma y Presupuesto: (Metas tentativas fechas límites y
presupuesto inicial estipulado)
10. Requisitos de Aprobación: ¿Qué constituirá el éxito del proyecto y quién decide y/o firma la
aprobación del proyecto?)
Firma de Aprobación del Proyecto (Aprobación de la persona que autoriza el proyecto. Puede ser o no el
patrocinador)
Nombre
Fecha
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Matriz de Impacto de Riesgos
Nombre del Proyecto:
Riesgo
Probabilidad
Impacto (A,M,B)
Mitigación del Riesgo
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DIRECCIÓN DE PROYECTOS – MANUAL DEL PARTICIPANTE
Informe de Lecciones Aprendidas
Nombre del Proyecto:
Lo que hicimos bien. (Por ejemplo, líderes Claves apoyaron este proyecto y se involucraron en la toma de
decisiones cuando fue necesario. El equipo completo se comprometió con el proyecto y trabajaron muy
bien juntos).
Lo que podría mejorarse. (Por ejemplo, si tuviéramos que hacer este proyecto de nuevo, qué cosa
cambiarías? Cuáles fueron los principales cuellos de botellas del proyecto que se podrían haber cambiado
y mejorado?
Lo que deberíamos continuar haciendo. (Por ejemplo, crear un sitio de reunión para la comunicación del
equipo y el almacenamiento de documentos. Reuniones con el equipo al inicio para asegurar que todos
entiendan los objetivos y entregables del proyecto.)
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¿Preguntas?
Ing. Mónica González, MBA, PMP®
PMI Educational Foundation Liaison
Marketing y Comunicaciones Capítulo PMI Nuevo Cuyo Argentina
[email protected]
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