Plantillas Office

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Manual de usuario
Versión 1.1
La Solución: Manual del usuario.
Plantillas Office
Para comprender y seguir este manual es necesario:
Disponer del fichero lasolucion50.exe
Asegurarse de trabajar con la versión 5.0.0.7 o superior. Para comprobar
que versión esta utilizando puede posicionarse encima del icono Solucion en
el directorio donde este instalado el programa La Solucion.
También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el icono de
Solucion en el menú escoger Propiedades y verificar que versión esta utilizando
en la pestaña versión.
Puede descargar la última versión y revisión de La Solución en
www.funcionas.com/descargas.htm
Un ordenador PII o superior
Tener conocimientos de nivel de usuario en informática y saber que son
ficheros y directorios en un ordenador.
Nota: Las imágenes presentadas pueden variar de una revisión a otra.
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Gestión de plantillas de Office: ........................................................................................ 5
¿Qué es una plantilla y para que sirve?: ....................................................................... 5
¿Cómo usar una plantilla?: ........................................................................................... 5
Añadir una plantilla: ................................................................................................. 7
Trabajar con plantillas: ........................................................................................... 13
Incorporar plantillas de forma manual.................................................................... 13
Guía Rápida: ................................................................................................................... 17
¿Qué es una plantilla y para que sirve?: ..................................................................... 17
¿Cómo usar una plantilla?: ......................................................................................... 17
Crear plantillas. ....................................................................................................... 17
Incorporar plantillas de forma manual.................................................................... 18
Trabajar con plantillas: ........................................................................................... 19
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Gestión de plantillas de Office:
En toda organización empresarial existen una serie de documentos propios que,
generalmente, suelen utilizar los departamentos. Por ejemplo el departamento
de administración utilizará los documentos propios de facturas, reclamaciones…
El departamento técnico usará los documentos de partes de trabajo, gestión de
garantías, presupuestos de reparaciones, etc. El departamento comercial
utilizara presupuestos, cartas comerciales, documentos de marketing…
Si toda esta documentación no la pudiéramos integrar en La Solución, cada
vez que tuviéramos que utilizar uno de estos documentos, tendríamos que salir
de la aplicación, buscar el documento creado, modificarlo y guardarlo en algún
archivo de nuestro servidor con la consiguiente perdida de visión general
necesaria para la buena gestión de nuestros clientes.
La Solución permite de una forma fácil y sencilla integrar documentos creados
con aplicaciones de Office.
¿Qué es una plantilla y para que sirve?:
Una plantilla no es más que un documento de Excel o MSOffice creado para un
uso general y particularizado para un cliente en concreto. Ej. Una oferta
económica es un documento de Word general particularizado con los datos de
un cliente. Una carta de mailing es un documento de Word con los datos de
cada cliente.
Si no tiene ninguna plantilla puede generar cualquier documento de Word y
guardarlo, este documento guardado ya sirve como plantilla.
¿Cómo usar una plantilla?:
Para poder usar una plantilla en La Solución solo tenemos que copiarla a la
carpeta de plantillas que se encuentra en la misma ubicación que la base de
datos que se creo con La Solución.
En el menú principal elegimos Herramientas > Gestión de plantillas Office.
En la ventana que aparece al hacer clic tenemos una breve explicación de para
que son y como se usan las plantillas. También nos recuerda que podemos
crear o copiar manualmente las plantillas.
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Debajo de estas explicaciones aparece la ruta del directorio de plantillas. Esta
dirección es importante pues la vamos a necesitar para hacer la inserción
manual de las plantillas
La ventana siguiente titulada Plantilla tipo Word, Excel, PowerPoint para
añadir… sirve para visualizar la ruta de la plantilla que queremos incorporar.
La última ventana nos va a servir para indicar en que sector queremos guardar
la plantilla.
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Añadir una plantilla:
La verdad es que con tanta ventana y tanta explicación nos hemos perdido un
poco vamos a hacer un breve ejemplo que nos va a reforzar todo esto que
hemos aprendido en un momento.
Abrimos el Asistente para añadir plantillas de Documentos, hay que seguir la
ruta Herramientas > Gestión de plantillas Office.
Hacemos clic sobre la casilla Buscar Plantilla
archivos
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se abre la ventana de abrir
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Buscamos el archivo donde hemos guardado nuestra anterior plantilla. Si no se
hubiera guardado ninguna creamos un documento de Word llamado plantilla4,
con el texto de la imagen y la guardamos en el escritorio. A continuación
buscamos la plantilla en el escritorio.
Seleccionamos la plantilla y aceptamos en Abrir.
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En la ventana de Asistente para añadir plantillas de Documentos se mostrará la
ruta en el cuadro de texto Plantilla tipo Word…. Indicamos en que sector
queremos que se guarde la plantilla, podemos marcar una sola casilla de
verificación o todas, depende del uso que le demos al documento si es
específico de un sector o general para todos los sectores. En el ejemplo
indicamos que lo queremos en el sector1 y hacemos clic en Añadir.
Nos sale un aviso del programa. Hacemos clic en Aceptar y en Cancelar.
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Vamos a comprobar que nuestra plantilla se ha guardado.
Seguimos la ruta Sector1 > documentos(1). Hacemos doble clic en la ventana
de acciones. Se abre la ventana de Crear/Editar Registro. En el apartado
Concepto ponemos PRUEBA y aceptamos. Tiene que aparecer algo como la
imagen de abajo.
Hacemos Doble clic sobre el icono que aparece, en el registro de prueba,
debajo de Doc.
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Se abre la ventana de Gestión de Documentos nuevos. Seleccionamos con un
clic plantilla4 y aceptamos. Se abrirán una serie de ventanas y al final tenemos
que ver en la pantalla nuestra plantilla y la ventana de datos del cliente1
Esta ventana nos sirve para tener los datos a nuestra deposición de forma
rápida. Al realizar cualquier acción con el cliente, por ejemplo, un presupuesto
es posible que necesitemos más datos que la dirección y el nombre del cliente.
Si pulsamos en la casilla Pulse para ver mas datos del cliente se muestran
todos los datos de nuestro cliente.
1
Véase el manual personalizar La Solución Adaptar columnas.
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En la plantilla podemos hacer cualquier cambio que queramos. Estos se
guardarán en la misma, pero solo para el registro es decir para el cliente en
concreto que tenemos abierto, sin modificar la plantilla general. Ponemos en el
documento ESTA ES NUESTRA MODIFICACIÓN PARTICULAR PARA ESTE
CLIENTE. Guardamos el documento.
Para comprobar que hemos modificado la plantilla solo para el cliente y no la
general hacemos lo siguiente.
En la ventana de La Solución hacemos clic en el icono de Word del registro
prueba. Se abrirá el documento modificado para este cliente. Si vamos a la
carpeta de plantillas en el directorio de Soldb (si este es su directorio, sino en
el directorio que haya creado) en la carpeta Sector1 esta la plantilla que hemos
creado como original. Si abrimos esta plantilla veremos que no se ha
modificado.
Hasta ahora hemos visto como crear una plantilla externa, guardarla en la
carpeta de plantillas y modificarla en el registro del cliente. Esto esta bien para
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la primera vez que utilizamos una plantilla pero ¿Cómo podemos reutilizar esta
misma plantilla para mas clientes?
Trabajar con plantillas:
Trabajar con plantillas en La Solución es tan sencillo como crear el registro en
el cliente y agregar el documento desde el archivo de plantillas. La ayuda en
forma de pequeños consejos que nos brinda el programa nos indica en cada
momento que es lo que debemos de hacer. De todas formas vamos a crear un
nuevo registro.
En el cliente activo añadimos un nuevo registro en la ventana de acciones le
vamos a llamar prueba2.
Hacemos doble clic en el icono de Doc. Se abre la ventana de plantillas y
buscamos la plantilla en el directorio. Seleccionamos la plantilla que queremos
utilizar y aceptamos. Hacemos los cambios como hemos explicado
anteriormente. Cuando hayamos terminado de hacer los cambios en el
documento, guardamos el documento. Ya tenemos el documento disponible en
nuestro cliente.
Incorporar plantillas de forma manual.
Pudiera ocurrir que el documento, que queremos incorporar al cliente, este
creado en otra ubicación distinta a la de las plantillas por ejemplo que hayamos
creado un presupuesto en un cliente y queramos copiarlo, pues la oferta es
prácticamente la misma. En este caso tenemos que incorporar la plantilla de
forma manual.
Volvemos a crear un nuevo registro en el cliente y hacemos doble clic en el
icono de Doc. Se abre la ventana de Gestión de Documentos nuevos. Si nos
fijamos en la parte de arriba hay una casilla de verificación que pone No quiero
usar una plantilla, ya tengo creado un documento para adjuntar. Validamos
esta casilla. Se abre la ventana de buscar plantillas o ficheros. Nos movemos
por ella. Como lo que queremos es copiar la oferta hecha anteriormente en otro
cliente la buscamos
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Hacemos clic en el desplegable de Buscar en. Se despliega una lista con el árbol
de archivos. Vemos la ruta del árbol hasta el directorio Soldb. Recordamos que
estamos buscando un documento creado en otro cliente.
Hacemos clic en Soldb.
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Se abre la ventana del directorio de Soldb. Dentro de este se encuentra una
carpeta llamada Clientes Documentos. Nos fijamos en esta última. En esta
carpeta es donde se van a guardar todos los documentos de nuestros clientes.
Solo aparecerán carpetas de los clientes que hayamos generados documentos,
aquellos que no tengan no aparecerán. Luego para que el cliente pueda
aparecer en este archivo debemos de crear un documento, aunque sea en
blanco.
Al hacer clic en Clientes Documentos veremos una serie de carpetas
organizadas alfabéticamente. Buscamos la carpeta de la inicial del cliente del
cual queremos copiar su documento. Como no tenemos nada más que un
cliente con un documento solo aparece una carpeta. Hacemos clic en esa
carpeta. Al abrirse la carpeta vemos que es la carpeta que contiene los distintos
documentos del cliente. Es esta carpeta por lo tanto es donde se guardan los
documentos de los diversos departamentos. Como hemos creado uno, solo
aparece el Sector1. Si tuviéramos mas, documentos, creados en otros sectores
aparecerían las carpetas de los demás departamentos.
Hacemos clic en Sector1. Al abrirse esta carpeta vemos que hay una nueva
carpeta llamada Documentos(1). Si recordamos esta es el apartado donde
hemos creado el documento del primer cliente. Luego en esta carpeta se
guardan las referencias a los apartados de nuestros sectores. Se abrirán tantas
carpetas como apartados haya en el sector. Ni que decir tiene que solo se crea
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una carpeta por apartado y siempre que en estos se puedan guardar
documentos.
Por ultimo hacemos clic en la carpeta Documentos(1). En esta carpeta es donde
se guardan todos los documentos del cliente. Para poderlos identificar cada uno
va referenciado por el sistema con un número y un nombre. El número
corresponde a la fecha de creación del documento en el cliente. El formato de
la fecha es mmddaaaa. El nombre es el nombre de la plantilla original. Si
hacemos clic en el archivo que queremos este se copiará en el cliente. Una vez
abierto el documento `podemos trabajar normalmente con el.
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Guía Rápida:
¿Qué es una plantilla y para que sirve?:
Una plantilla no es más que un documento de Excel o MSOffice creado para un
uso general y particularizado para un cliente en concreto. Ej. Una oferta
económica es un documento de Word general particularizado con los datos de
un cliente. Una carta de mailing es un documento de Word con los datos de
cada cliente.
Si no tiene ninguna plantilla puede generar cualquier documento de Word y
guardarlo, este documento guardado ya sirve como plantilla.
¿Cómo usar una plantilla?:
Para poder usar una plantilla en La Solución solo tenemos que copiarla a la
carpeta de plantillas que se encuentra en la misma ubicación que la base de
datos que se creo con La Solución.
Crear plantillas.
La ruta a seguir es:
̶
En el menú principal escogemos Herramientas
̶
En el desplegable seleccionamos Gestión de plantillas Office.
̶
Hacemos clic sobre la casilla Buscar Plantilla
̶
Seleccionamos la plantilla y aceptamos en Abrir.
̶
Marcamos los sectores donde queramos guardar la plantilla y hacemos
clic en añadir.
̶
Aceptamos en el mensaje que nos aparece posteriormente.
̶
Ya tenemos nuestra plantilla creada en los diversos sectores.
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Incorporar plantillas de forma manual.
Los pasos a seguir son:
̶
Creamos un nuevo registro en el cliente.
̶ Seleccionamos la casilla de verificación No quiero usar una plantilla, ya
tengo creado un documento para adjuntar.
̶
̶
Se abrirá el árbol de archivos en el último fichero que se haya guardado
de forma manual.
Buscamos en el directorio de archivos Soldb, si lo que estamos buscando
es un documento creado en otro cliente.
Hacemos clic en el archivo Clientes Documentos. En este directorio se
guardan todos los documentos de todos los clientes.
Buscamos en el directorio organizado alfabéticamente la inicial del cliente
del cual queremos copiar el documento. Hacemos clic.
Buscamos el nombre del cliente. Hacemos clic.
Veremos los distintos sectores en los que hay documentos creados para
este cliente.
̶
̶
̶
̶
̶
̶
̶
̶
̶
̶
Seleccionamos el sector donde está guardado el documento.
Veremos las distintas carpetas de los distintos apartados que tienen
documentos del cliente. Seleccionamos la que contenga el documento
que queremos copiar.
Se despliega una carpeta donde están todos los documentos creados
para ese cliente. Buscamos el que queremos. Para identificar el
documento se referencia por el sistema con un número y un nombre. El
número corresponde a la fecha de creación del documento en el cliente.
El formato de la fecha es mmddaaaa. El nombre es el nombre de la
plantilla original.
Si el documento esta en nuestra red tendremos que buscarlo y
seleccionarlo.
Hacemos clic en el archivo que queremos. Este se copiará en el cliente.
Una vez abierto el documento podemos trabajar normalmente con el.
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Trabajar con plantillas:
Trabajar con plantillas en La Solución es tan sencillo como crear el registro en
el cliente y agregar el documento desde el archivo de plantillas.
Hacemos doble clic en el icono de documentos que queremos crear.
Se abre la ventana de plantillas.
Buscamos la plantilla en el directorio.
Seleccionamos la plantilla que queremos utilizar y aceptamos.
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