Procedimiento de compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Fecha de emisión:
Octubre 2013
Rev. 00
Sistema de Gestión de la Calidad
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I OBJETIVO
Definir el proceso de compras de bienes o servicios realizadas por la UT de la Costa a fin
de coadyuvar a la planeación, organización y control de las adquisiciones.
II. ALCANCE
Aplica a todas las compras hechas por la UT de la Costa
III. NORMAS DE OPERACIÓN.
1. Quedan exentos de este procedimiento aquellos servicios como teléfono, luz, agua,
limpieza, vigilancia, combustible, fotocopiado entre otros que sean considerados
gastos fijos por la Dirección de Administración y Finanzas, para los cuales no será
necesario requisición.
2. Se excluyen del procedimiento todas aquellas compras, realizadas por licitación.
3. Las áreas deberán planear sus requerimientos en base a sus programas de trabajo
y evitar peticiones urgentes, tomando en cuenta la tabla 1 (tiempo de atención),
que permitirá el análisis de la fuente de recurso, por la Dirección de Administración
y Finanzas.
4. Los solicitantes no deberán comprometerse, a ninguna fecha de pago con el
proveedor.
5. Las requisiciones serán recibidas en el Depto. de Adquisiciones y Control
Presupuestal, los días martes y jueves en un horario de 9:00 a 14:00 horas, solo
con la firma del solicitante.
6. Solo en casos justificados, se recibirán requisiciones, después de los días, antes
señalados.
7. La persona solicitante deberá detallar con precisión las características o
especificaciones del bien solicitado, puesto que eso recibirá
8. El solicitante podrá adjuntar una cotización base, para que asegure que recibirá lo
solicitado.
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9. Se realizara la evaluación a proveedores a finales de Junio (compras realizadas en
el periodo Enero- Junio) y a finales de Diciembre (en el periodo Julio- Diciembre),
aquellos que afecten directamente a la calidad de la educación.
10. Los casos especiales se verán directamente con el Rector y el Director de Finanzas
quienes tendrán la facultad de decidir, lo que se deberá hacer en tal situación.
11. El Depto. de Adquisiciones gestionara las cotizaciones que sean necesarias y
cuando la DAF lo solicite.
12. Las compras se realizaran de acuerdo a la tabla siguiente:
Tabla 1.-Tipo de atención en compras
Monto de la
compra
1 a 2,000.00
2,000.01 a
10,000.00
10,000.01 a
100,000.00
100,000.01 a
200,000.00
200,000.01
Tipo
De Pago
Numero de
Cotizaciones
Área que
realizará el pago
Depto. de
Adquisiciones
Área autorizada
Transferencia
1
para realizar pagos
Área autorizada
Transferencia
1o2
para realizar pagos
Área autorizada
Transferencia
2o3
para realizar pagos
Lo que indique la ley según la fuente del recurso.
Fondo fijo
0
13. Las facturas serán recibidas en la Dirección de Administración y Finanzas o en el
Depto. de Adquisiciones.
14. El Depto. de Adquisiciones registrara las requisiciones que se enviaran a pago y en
caso de no ser autorizadas informara al solicitante.
15. Cuando el solicitante realice una compra sin cotizar y sin previa autorización de la
Dirección de Administración y Finanzas, no será pagada.
De las compras menores a 2000 pesos:
1. Para las compras menores de 2,000 se dispondrá de un fondo fijo del cual solo se
pagarán los gastos correspondientes a la primera fila de la Tabla 1.
2. El solicitante dispondrá de un máximo, de 5 días para comprobar, en caso de no
hacerlo se le hará descuento vía nomina.
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3. Cuando se haya realizado alguna compra y su comprobación sea mayor a la
cantidad autorizada, se arriesga a que no se le reintegre la diferencia. Estos casos
se verán directamente con la DAF.
4. Cuando en la requisición se solicite efectivo, este deberá de firmar la autorización
de descuento vía nomina.
De los gastos a comprobar:
1. Cuando el usuario requiera gastos a comprobar deberá solicitarlos, por medio de
este procedimiento.
2. No se entregarán gastos a comprobar a los solicitantes que aún tengan adeudos de
este tipo, salvo casos especiales.
De los gastos sin comprobar:
1. Para poder comprobar una compra de este tipo, el solicitante entregará el formato
de gastos sin comprobantes con la rúbrica del Director de Administración y
Finanzas, o en su caso la firma de autorización del Rector.
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IV. DIAGRAMA DEL PROCESO
Solicitante
Dir. de Administración Finanzas
Depto. de Adquisiciones y Control Patrimonial
Inicio
1
Llena formato de
“Requisición de
Compras” de Intranet
(Apegándose a
procedimiento de
compras)
2
3
Entrega Requisición al
Depto. de Adquisiciones
y Control Patrimonial
Recibe requisición para folio y
se envía a la DAF.
Revisa requisición contra
presupuesto y autoriza la
compra.
4
5
NO
Se informa al solicitante
vía correo electronico.
Autoriza la compra
6
FIN
SI
Se gestiona la compra y
se envía a pago al área
correspondiente
7
8
Se entrega el bien con el
formato de “Alta de
bienes”
SI
NO
El bien es
inventariable
Se entrega lo solicitado y
firma de conformidad la
requisición
FIN
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V. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit
Presupuesto de egresos de la federación para el ejercicio fiscal
Control de requisiciones para compras
VI. REGISTROS
Registros
Tiempo de
Conservación
Requisición para compras
Indefinido
Evaluación a proveedores
1 año
Relación de facturas y
requisiciones recibidas
1 año
Responsable de
Conservarlo
Responsable de
Adquisiciones
Responsable de
Adquisiciones
Responsable de
Adquisiciones
Lugar de
Almacenamiento
Almacén de Papelería
Almacén de Papelería
Almacén de papelería
VII. GLOSARIO
Término
Fondo revolvente
Fecha de Factibilidad
Solicitante
DAF
Gastos Sin
Comprobantes
Elaborado por:
Definición
Disponible en efectivo para hacer compras inmediatas,
menores de 2000 pesos.
Es el lapso de tiempo considerado para determinar si la
requisición será atendida o no.
Persona que elabora la requisición de compras
Dirección de Administración y Finanzas
Aquellos que no cuenten con su factura o nota de venta
correspondiente.
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