Instructivo compra de tiquetes proceso alternativo

COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS
GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA
Código:
Versión No.
2
Fecha
28-04-2015
DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS
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GUÍA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO ALTERNATIVO PARA LA COMPRA DE TIQUETES E
INSCRIPCION A EVENTOS
Elaborado por:
Juan José Rodriguez
Coordinador de compras
Revisado por:
Paola García
Jefe de compras
Aprobado por:
Maurix Suarez
Gerente del Campus
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DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS
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Contenido
1.
OBJETIVO ..................................................................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 3
3.
RESPONSABLE .............................................................................................................................................................. 3
4.
DEFINICIONES .............................................................................................................................................................. 3
5.
NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................................ 3
6.
PERIODICIDAD DEL PROCESO ...................................................................................................................................... 3
7.
INSTRUCCIONES........................................................................................................................................................... 4
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Juan José Rodriguez
Coordinador de compras
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Paola García
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1. OBJETIVO
Ejecutar las tareas y actividades necesarias mediante el proceso alternativo para la compra de tiquetes e
inscripción a eventos de acuerdo a las necesidades de los viajeros.
2. ALCANCE
Desde la solicitud de cotización de la Unidad correspondiente al proveedor del tiquete de viaje o inscripción a
un evento, hasta la generación de la cuenta por pagar teniendo la aceptación del servicio y el manejo de la
factura o comprobante de pago y extracto bancario.
3. RESPONSABLE
Personal Administrativo- Secretarios Generales
4. DEFINICIONES
No aplica
5. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Política Delegaciones Institucionales y Funciones Propias de los Cargos
Política de viajes
6. PERIODICIDAD DEL PROCESO
Cada vez que se realice la compra de un tiquete o el pago de la inscripción a un evento.
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7.
INSTRUCCIONES
Compra de tiquetes e inscripción a eventos en Unidades (proceso alternativo).
La tarjeta de crédito entregada a las unidades académicas será de uso exclusivo del Secretario General o
Director Administrativo de la misma.
El uso de la tarjeta de crédito es exclusivo para la compra de tiquetes nacionales e internacionales en clase
económica y para viajes institucionales. No deberían realizar pagos de otro tipo como compra de silla,
hospedaje, ni otros asociados con gastos de viaje, ni de otro tipo, y el uso de la tarjeta de crédito para compra
de tiquetes, no aplica para los proyectos de investigación asociados a Colciencias.
En el comité de compras realizado el 02 de Febrero de 2015 se aprobó el uso de las tarjetas de crédito de las
facultades para la inscripción a eventos (congresos y seminarios). “se decide ampliar el uso de la tarjeta de
crédito asignada a las Secretarias Generales para realizar las inscripciones a congresos, seminarios,
quedando este pago debidamente soportado1”
La tarjeta de crédito no podrá ser utilizada para la realización de avances en efectivo.
Este proceso no tiene por objetivo reemplazar el proceso de gastos de viaje en cuanto a la solicitud y
legalización de los mismos en lo que respecta al gasto de hospedaje.
Las compras realizadas con la tarjeta de crédito que no cumplan con la exclusividad estipulada en el presente
documento, serán descontadas al responsable de la tarjeta de crédito por medio de nómina con previo aviso.
Las modificaciones o cambios que sean solicitados por necesidad expresa del viajero sobre los tiquetes
aéreos ya adquiridos deberán ser asumidos por el mismo.
La tarjeta de crédito será solicitada a la Tesorería, la entrega la hace esta oficina conforme al Memo Interno
para “Entrega de Tarjeta de Crédito Empresarial” aclarando las condiciones de la tarjeta de crédito. De la
misma forma si el funcionario y unidad desean devolver la tarjeta de crédito deben hacerlo con la Tesorería
entregando el plástico y sin compras pendientes por legalizar.
Los pagos de las tarjetas de crédito se harán como anticipos y de forma independiente de la legalización de
las compras realizadas con la misma. De ser necesario un anticipo este debe ser solicitado por el Secretario
General.
La tenencia de la tarjeta de crédito estará condicionada al buen uso de esta. De identificar algún
incumplimiento del proceso definido para las compras o de los lineamientos institucionales para las compras
de tiquetes de viajes, será solicitado el reintegro de la misma.
Monto asignado a la tarjeta de crédito:
$50.000.000.oo
Facultad de Administración, Ingeniería y Ciencias.
$20.000.000.oo
Otras Facultades.
Responsable
Unidad Académica /
Agencias virtuales
Aerolíneas
1
Documentos asociados
Actividades
Solicitar Cotización de tiquete
1. Realizar en internet o solicitar vía correo electrónico la
cotización del tiquete requerido por el colaborador.

Páginas web de agencias virtuales

Páginas web de aerolíneas
Solicitud de Cotización /
Cotización
Acta No. 01 Comité compras del 02/02/2015
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Documentos asociados
Actividades
Paso 2, y 3 y 4 no tienen modificación a la forma que
maneja actualmente con la agencia de viajes.
Unidades Académicas
Selección de oferta más conveniente
2. Se selecciona de las cotizaciones la más adecuada de
acuerdo al requerimiento realizado.

Viajero
Para el pago de inscripciones se debe consultar el valor
exacto de la inscripción.
Confirmación de conocimiento de afectación tributaria
3. El pasajero debe firmar documento de conocimiento de
afectación tributaria.

Documento de
conocimiento de afectación
tributaria
Este paso no aplica para las inscripciones a eventos.
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Responsable
Documentos asociados
Actividades
Generación de Pedido de Servicios
3. Elaborar pedido de servicios por el tiquete o la inscripción
al evento (seminario o congreso) de acuerdo a la cotización
seleccionada. Se debe discriminar en posiciones diferentes:
el valor del tiquete, la tasa aeroportuaria, el IVA (que
corresponde al 16%, pero para viajes internacionales solo
se liquida sobre la mitad del precio) y la tarifa administrativa
(si se trata de una agencia virtual). Ver en el anexo 1.
Algunas pantallazos que pueden tener como ejemplo.
Nota: tener en cuenta que el proveedor (agencia o aerolínea
este creado en el maestro de proveedores) y las fechas
definidas por cuentas por pagar para la recepción de
facturas.

Para el pago de inscripciones se debe elaborar el
Pedido de servicios por el valor exacto del evento.
Unidad Académica
Autorizar por estrategias de liberación
5. Se debe autorizar (liberar) en el sistema el pedido de
servicios, de acuerdo a la política de delegaciones y
atribuciones institucional.

Aplica de la misma forma para el pago de inscripciones
Generar y pagar tiquete o la inscripción al evento
6. El Secretario General debe proceder a comprar tiquete o
la inscripción al evento y realizar el pago con la tarjeta de
crédito de la Universidad. Tomar una foto a la pantalla o
guardar el archivo si la página web lo permite, de:
Pedido de Servicios
Pantalla transacción de
pago en internet
Factura
Tiquete electrónico
Comprobante de inscripción
al evento
- El registro del pago.
- Tiquete electrónico ó comprobante de inscripción al
evento
O guardar la recepción de los mismos de forma física si
existe está opción.
NOTA: no utilizar instrumentos para facilitar la programación
de pagos periódicos o recurrentes en internet como por
ejemplo: PAY PAL.
Legalización de compras y conciliación del extracto tarjeta de crédito
Responsable
Entidad Financiera
Tesorería
Actividades
Documentos asociados
Generar extracto tarjeta de crédito
1. Generar extracto de la tarjeta de crédito y enviarlo a la
Universidad.
Extracto tarjeta de crédito
Recibe y distribuye los extractos
2. Los extractos de la tarjeta llegarán de forma
centralizada a la Tesorería y esta oficina los enviará a
compras con copia a cada responsable.
Extracto tarjeta de crédito
Si el extracto no ha llegado físicamente 7 días hábiles
antes de la fecha de pago se deberá facilitar la consulta
por internet.
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Relación de compras
3. La unidad académica debe enviar los soportes de cada
una de las compras realizadas (pantallas de transacción
de pago en internet- facturas y tiquete electrónico o
comprobante de inscripción al evento). Cada soporte debe
indicar a que pedido de servicios está asociado y el
número de aceptación del servicio.
Y la unidad académica debe diligenciar y hacer llegar a la
oficina de compras vía electrónica:

Unidad Académica
Pedido de Servicios
Pantalla transacción de
pago en internet
Tiquete electrónico
El formato de legalización compras de tarjeta de
crédito con las compras correspondientes al
extracto recibido.
Factura o comprobante de
pago de la inscripción al
evento

El formato de anticipos tarjeta de crédito con los
anticipos solicitados y correspondientes al
extracto recibido.
Estos
archivos
deben
ser
enviados
a
[email protected]
Formato de legalización de
compras y anticipos de
tarjeta de crédito
Tanto los soportes como los formatos deben ser
radicados y enviados a la oficina de compras en el
momento de finalizar el proceso de pago o máximo 5 días
hábiles antes de la fecha de corte.
Responsable
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Documentos
asociados
Actividades
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Conciliar extracto bancario
Compras y Activos Fijos
4. Una vez recibido el extracto, el formato de legalización, Pedido de Servicios
el formato de anticipos de tarjeta de crédito y los soportes
de cada transacción. Compras debe realizar la Pantalla transacción
conciliación de la tarjeta de crédito y deberá enviarla a de pago en internet
Cuentas por Pagar tres días hábiles antes del corte.
Tiquete electrónico
De no existir una correspondencia exacta del número y
del valor de las compras. La dependencia de Compras y
Factura o
Activos Fijos devolverá extracto y soportes a la Unidad
comprobante de
informando el incumplimiento del proceso. Condición que
pago de la
puede concluir en la solicitud de reintegro de la tarjeta de inscripción al evento
crédito y/o descuento de nómina en el caso de algún
faltante.
Formato de
legalización de
Enviar extracto y documentos soporte a Cuentas por compras y anticipos
Pagar
de tarjeta de crédito
5. Enviar extracto bancario con soportes físicos y relación
de movimientos a cuentas por pagar tres días antes de la
fecha de límite de pago.
Cuentas por pagar
Recepción y contabilización
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Paola García
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Extractos bancarios
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ANEXO 1.
Ejemplo de Tiquete Nacional- varios tiquetes
Ejemplo de Tiquete internacional-IVA solo sobre la mitad del tiquete.
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