aceptacion servicios reparacion centralizados

INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
Pagina No. 1
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO ACEPTACION DE SERVICIOS PRESTADOS
DE REPARACION DE MOBILIARIO O EQUIPO
CENTRALIZADOS
SUB-GERENCIA SUMINISTROS MATERIALES Y COMPRAS
(MOFHIS )
Código:
1. Introducción
Se ha diseñado el “procedimiento aceptación de servicios prestados de reparación de
mobiliario o equipo centralizado” , se ha definido este proceso con el fin de definir las
instancias que intervienen en la realización del proceso.
Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los
mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben
realizarse para efectuar el proceso para la aceptación de servicios de reparación de
mobiliario o equipo centralizados, identificando el responsable de cada actividad
El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e
inducción sobre todo cuando se trata de empleados de recién ingreso al Instituto y permite
tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional
2. Objetivo
Establecer los mecanismos necesarios para llevar a cabo el procedimiento para realizar la
aceptación de servicios de reparación centralizados
Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para
Realizar el procedimiento que se describe
3. Alcance
Este documento es aplicable a nivel Central Regional, nivel Hospitalario, a nivel central
regional en la Dirección Regional del norte de San Pedro Sula y a nivel Regional en todas
las regionales
4. Definiciones
IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social
SOLICITUD DE COMPRA (SOLICITUD DE PEDIDO): Es la petición u orden para
comprar con el fin de obtener uno o varios bienes o servicios en un momento dado
Elaborado por:
Lic. Keila Rosalía Pinto
Cargo: analista
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence Zavala
Cargo: Jefe Depto.
Organización y métodos
Fecha de
Elaboración
18-03-13
6/NOV/2013
Fecha de
Elaboración
26/07/2013 ;
7/NOV/2013
Firma
Firma
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Organización y Métodos
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
No. 617-UPEG-13
Fecha de
Elaboración: 212-13
Firma
Edición
No.
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UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO ACEPTACION DE SERVICIOS PRESTADOS
DE REPARACION DE MOBILIARIO O EQUIPO
CENTRALIZADOS
SUB-GERENCIA SUMINISTROS MATERIALES Y COMPRAS
(MOFHIS )
Código:
SERVICIOS: Son actividades identificables, intangibles y perecederas que son el
resultado de esfuerzos humanos o mecánicos que producen un hecho, un desempeño o un
esfuerzo que implica generalmente la participación del cliente y que no es posible poseer
físicamente ni transportarlo ni almacenarlo pero que pueden ser ofrecidos a la venta, por
tanto pueden ser el objeto principal de una transacción ideada para satisfacer las
necesidades o deseos de los clientes.
FACTURA: Documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el
vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y
productos relacionados en la misma
ACTA DE RECEPCIÓN: Documento extendido por una unidad Ejecutora que solicito
el servicio de reparación comprobando haber recibido el servicio
5. Referencias
Documentos Externos
 Disposiciones Generales del Presupuesto vigente
Documentos Internos
 Factura
 Acta de recepción
 Expediente de la compra
6. Responsabilidad y Autoridades
Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este
procedimiento el Gerente Administrativo y Financiero de Tegucigalpa.
Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento, el Sub-Gerente
de Suministros, Materiales y Compras, las Unidades Ejecutoras que soliciten el servicio y
sea beneficiaria directa del servicio prestado, Coordinadora de compras de la Subgerencia
de Suministros, Materiales y Compras de Tegucigalpa y el personal operativo que
interviene en el proceso
Elaborado por:
Lic. Keila Rosalía Pinto
Cargo: analista
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence Zavala
Cargo: Jefe Depto.
Organización y métodos
Fecha de
Elaboración
18-03-13
6/NOV/2013
Fecha de
Elaboración
26/07/2013 ;
7/NOV/2013
Firma
Firma
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Organización y Métodos
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
No. 617-UPEG-13
Fecha de
Elaboración: 212-13
Firma
Edición
No.
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UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO ACEPTACION DE SERVICIOS PRESTADOS
DE REPARACION DE MOBILIARIO O EQUIPO
CENTRALIZADOS
SUB-GERENCIA SUMINISTROS MATERIALES Y COMPRAS
(MOFHIS )
Código:
La Unidad de Auditoria Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula efectuará fiscalizaciones
para verificar que el mismo se ha implementado.
7. Procedimiento
PROVEEDOR
7.1 Entrega factura y Acta de Recepción por prestación de servicios de reparación de
equipo en la Subgerencia de Suministros, Materiales y Compras (Factura, acta de
recepción)
7.1.1 El proveedor entrega la factura y el acta de recepción por prestación de
servicios de reparación por:
 Mobiliario y equipo de oficina
 Equipo de comunicación
 Equipo de Seguridad
 Equipo de herramientas y accesorios
 Equipo e instrumental medico hospitalario
 Equipo de rayos x
 Equipo de herramientas de Laboratorio
 Equipo de Fisioterapia
 Vehículos
SUBGERENCIA SUMINISTROS, MATERILAES Y COMPRAS
Oficial de Compras
7.2 Recibe , revisa factura y acta de recepción por servicios de reparación, busca el
expediente y verifica solicitud de compra (pedido) ( Factura, acta de recepción,
expediente)
7.2.1 Revisa que la factura y Acta de Recepción por servicios de reparación
Contengan firmas y sellos del proveedor y del jefe de la unidad ejecutora
donde prestó el servicio de reparación
7.2.2 Si la factura o el acta de recepción de servicios de reparación contiene
errores
La devuelve al proveedor para que repita el documento
7.23 Si la factura es correcta continua con el trámite
7.3 En el sistema SAP crea la Aceptación de servicios centralizados
Elaborado por:
Lic. Keila Rosalía Pinto
Cargo: analista
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence Zavala
Cargo: Jefe Depto.
Organización y métodos
Fecha de
Elaboración
18-03-13
6/NOV/2013
Fecha de
Elaboración
26/07/2013 ;
7/NOV/2013
Firma
Firma
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Organización y Métodos
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
No. 617-UPEG-13
Fecha de
Elaboración: 212-13
Firma
Edición
No.
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UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO ACEPTACION DE SERVICIOS PRESTADOS
DE REPARACION DE MOBILIARIO O EQUIPO
CENTRALIZADOS
SUB-GERENCIA SUMINISTROS MATERIALES Y COMPRAS
(MOFHIS )
Código:
7.3.1 Si la factura o el acta de recepción por servicios de reparación no contiene
errores, en el sistema procede a la creación de la aceptación de servicios
centralizados
7.3.2 Busca el expediente de la compra de servicios de reparación, verifica que se
trata de la compra del servicio solicitado
7.4 En el sistema SAP ingresa a la aplicación “ Aceptación de servicio” y digita en
número de orden de compra (Pedido ) ( orden de compra ) del proveedor
7.4.1 En la aplicación “aceptación de servicio” pulsa “otro pedido” abre ventana
y digita el número de orden de compra (pedido de compra) del proveedor y la
posición del numero de partida, DA CLIK en “CREAR HOJA DE ENTRADA
DE SERVICIO” Y EN TEXTO BREVE SE COLOCA ACEPTACIPON
ORDEN DE COMPRA N0.
7.5 Selecciona servicio, marca posición, busca en iconos función “sin aceptar” grava
operación realizada , coloca fechas en documento
7.5.1 Al seleccionar “servicio” abre la ventana y pulsa enter, el sistema
automáticamente da los datos de la orden e compra (pedido de compra) y el
texto (que define el tipo de servicio a realizar, la cantidad y el precio)
7.5.2 Marca (sombrea) la posición y da click donde aparece servicios abre ventana
“ Hoja de Entrada de Servicio”(regresa a pantalla) y automáticamente se
llenan los espacios de la ventana (texto, cantidad, precio)
7.5.3 Busca en los iconos de la ventana la función SIN ACEPTAR, marca posición
y busca la opción aceptar(bandera verde) se pulsa y cambia el estatus de la
aceptación del servicio por SE ACEPTA
7.5.4 Grava la operación realizada, abriendo la ventana Hoja de entrada pulsa la
palabra SI
7.5.5 Coloca fecha en documento creado y fecha de contabilización y da enter
7.6 Archiva factura y acta de recepción, anota en expediente número hoja de
Entrada de servicio (Facturas, Acta de recepción, expediente)
7.5.1 En el expediente archiva la factura y la hoja de recepción
7.6.1 En manuscrito anota en el expediente de la compra el número de la hoja de la
entrada de servicios
7.7 FIN DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por:
Lic. Keila Rosalía Pinto
Cargo: analista
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence Zavala
Cargo: Jefe Depto.
Organización y métodos
Fecha de
Elaboración
18-03-13
6/NOV/2013
Fecha de
Elaboración
26/07/2013 ;
7/NOV/2013
Firma
Firma
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Organización y Métodos
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
No. 617-UPEG-13
Fecha de
Elaboración: 212-13
Firma
Edición
No.
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Pagina No. 5
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO ACEPTACION DE SERVICIOS PRESTADOS
DE REPARACION DE MOBILIARIO O EQUIPO
CENTRALIZADOS
SUB-GERENCIA SUMINISTROS MATERIALES Y COMPRAS
(MOFHIS )
Código:
8. Diagrama de Flujo
MACRO
MACRO FLUJOGRAMA:
FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO: ACEPTACION
ACEPTACION DE
DE SERVICIOS
SERVICIOS
SUB-GERENCIA DE SUMINISTROS, MATERIALES
Y COMPRAS
Oficial de compras
Proveedor
Inicio
Inicio
7.2.- Recibe y revisa factura y acta de recepción,
Por servicios de reparacionbusca expediente,
verifica solicitud de pedido
7.1.7.1.- Entrega
Entrega factura
factura y
y acta
acta de
de
recepción
recepción por
por prestación
prestación de
de
servicios
servicios de
de reparacion
reparacion de
de
equipo
equipo en
en la
la Subgerencia
Subgerencia de
de
Suministros,
Suministros, Materiales
Materiales y
y
Compras
Compras
factura
Expediente
factura
Acta de recepción
e
Contiene errores factura o
acta de recepción?
devuelve al
proveedor para que
repita el documento
con el error
no
7.3.- En el sistema SAP
crea la aceptación de
servicios centralizada
7.4.- En sistema sap ingresa a
aplicación”aceptación de
servicios.
7.5.- Selecciona “servicio”
marca posición, busca en iconos
“función sin
aceptar”,grava,coloca fechas en
documentos y digita nuemro de
orden de pago al proveedor
7.6.- Archiva factura y acta de
recepción, anota en expediente
número hoja de entrada de
servicio
7.7.- FIN DEL
PROCEDIMIENTO
Elaborado por:
Lic. Keila Rosalía Pinto
Cargo: analista
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence Zavala
Cargo: Jefe Depto.
Organización y métodos
Fecha de
Elaboración
18-03-13
6/NOV/2013
Fecha de
Elaboración
26/07/2013 ;
7/NOV/2013
Firma
Firma
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Organización y Métodos
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
No. 617-UPEG-13
Fecha de
Elaboración: 212-13
Firma
Edición
No.
INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
Pagina No. 6
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO ACEPTACION DE SERVICIOS PRESTADOS
DE REPARACION DE MOBILIARIO O EQUIPO
CENTRALIZADOS
SUB-GERENCIA SUMINISTROS MATERIALES Y COMPRAS
(MOFHIS )
Código:
9. Anexos
9 Historial y revisiones
Revisión No.
Fecha
1
6-11-2013
28-11-13
Descripción y/o
ítems modificados
Primera elaboración,
se
incluyeron
observación Memo
3371-GAYF-2013
Memorando
No.
5343-GAYF-13
Actualizado
por
Lic.
Keila
Pinto
Lic.
Pinto
Autorizado
por:
Keila
.
Elaborado por:
Lic. Keila Rosalía Pinto
Cargo: analista
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence Zavala
Cargo: Jefe Depto.
Organización y métodos
Fecha de
Elaboración
18-03-13
6/NOV/2013
Fecha de
Elaboración
26/07/2013 ;
7/NOV/2013
Firma
Firma
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando NO. 5343GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
28-11-13
Organización y Métodos
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
No. 617-UPEG-13
Fecha de
Elaboración: 212-13
Firma
Edición
No.