Manual Office 365

Manual
Office 365
365º
Índice
Qué es Office365
Pg.03
Correo electrónico
Pg.04
Portales de Empresa y Presencia en Internet
Pg.05
Office WebApps
Pg.05
Videoconferencia y Reuniones online
Pg.05
Exchange Online
Pg.06
Lync Online
Pg.08
Requisitos técnicos
Pg.11
Links de Interés
Pg.12
Manual Office 365
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Qué es Office 365
Office 365 ofrece el conjunto de herramientas de comunicación y productividad de Microsoft
proporcionadas desde la nube. De esta forma, se puede trabajar de forma conjunta fácilmente y
con acceso desde cualquier lugar y dispositivo al correo electrónico, documentos, calendarios,
contactos, pagina web.
Office 365 incluye los siguientes servicios online:
Correo electrónico
y calendarios
Use Outlook basado en web, de nivel empresarial, con un buzón de 25 GB
por usuario, calendarios compartidos y herramientas de listas de tareas.
Sitio web público
Diseñe y actualice su propio sitio web públicos, sin costes adicionales
de hospedaje.
Sitios de grupo
Facilite el acceso y el uso compartido de documentos con 10 GB de
almacenamiento de línea base más 500 MB de almacenamiento por usuario.
Conferencia web
Mantenga reuniones online con audio y vídeo mediante la pantalla
de uso compartido y la videoconferencia en alta definición.
Mensajería
instantánea
Simplifique la forma de conectarse con la mensajería instantánea
e información de presencia (su estado de conexión).
Fiabilidad
Disfrute de la tranquilidad de saber que los servicios están disponibles con
una garantía de un 99,9% de tiempo activo líder del sector con respaldo financiero.
Seguridad
Sus datos son de usted. Nosotros nos ocupamos de proteger
su privacidad.
Administración
Implemente y administre Office 365 en toda su empresa, sin necesidad
de tener conocimientos informáticos avanzados. Puede agregar y quitar
usuarios en cuestión de minutos.
Soporte técnico
El soporte técnico de Microsoft le proporciona respuestas online, recursos
de procedimientos y contactos con otros clientes de Office 365 para
ayudarle con la instalación y encontrar soluciones rápidas.
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Qué es y para qué sirve
Microsoft Office 365 le permite obtener acceso al correo electrónico, documentos, contactos y
calendarios, prácticamente desde cualquier lugar y dispositivo, en suscripción mensual. El servicio
reúne las versiones en línea de las mejores herramientas de comunicación y colaboración de
Microsoft, todo ello por una cuota usuario/mes.
Ventajas
Las principales ventajas que proporciona Office 365 son:
• Más productivo
• Trabaje desde cualquier lugar como si estuviera en su oficina
• Consiga un aspecto profesional
• Protegido y seguro
• Control de la tecnología informática
• Rentabilidad de la inversión
El correo electrónico de Office 365
Office 365 proporciona acceso a correo electrónico, calendarios y contactos desde cualquier lugar
y dispositivo (PCs, portátiles, tabletas, smartphones), protegiéndolo frente a spam y software
malicioso.
• 25 GB de almacenamiento por cuenta
• Envío de adjuntos de hasta 25 MB.
• Sincronización automática del correo, calendario y los contactos en cualquier dispositivo
Funciona conjuntamente con Outlook:
• Acceso a través de cualquier navegador, gracias a Outlook Web App, con la misma apariencia
que si se tuviese instalado en local.
• Permite añadir dominios propios del cliente a las cuentas
• Compartición de calendarios y contactos, lo que permite comprobar la disponibilidad de
todos los empleados y programar actividades: reuniones, jornadas formativas,…
• Protección antivirus y antispam (Microsoft Forefront® Online Protection)
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Portal de empresa y presencia en internet con Office 365
Office 365 incluye SharePoint Online, herramienta que permite la creación de portales donde
compartir documentos e información con empleados y clientes. Con SharePoint es posible:
• Creación de una página web sencilla utilizando plantillas de diseño y dominio propio
• Publicar, compartir y editar documentos en su Intranet de empresa
• Trabajo en equipo efectivo, compartiendo entre todos los miembros documentos, creando
flujos de trabajo y seguimiento de tareas e hitos de proyectos, todo ello sincronizado
automáticamente
• Mantener las últimas versiones de los documentos disponibles para toda la empresa
• Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores
• Políticas de acceso y protección de la información: control de quien puede acceder y que
puede hacer con la información
Office webapps con Office 365
• Office Web Apps permite la creación, edición y modificación de documentos Word, Excel,
PowerPoint, y OneNote desde un navegador, sin necesidad de disponer ningún software
adicional
• La visualización a través de Office Web Apps es idéntica a la de la aplicación Office,
manteniendo formatos, márgenes
• Permite trabajar simultáneamente con hojas de cálculo y OneNote mientras se visualiza
quien está editando cada parte del documento
• Permite el acceso, visualización y edición de cualquier documento Office desde un
dispositivo móvil
Video conferencia y reuniones virtuales con Office 365
Microsoft Lync™ Online ayuda a encontrar y ponerle en contacto rápidamente con cualquier
persona de forma integrada con cualquier aplicación Office 365 que se esté empleando.
• Permite realizar reuniones online con audio, video y web conferencing con gente tanto de
dentro como de fuera de la organización
• Comuníquese con compañeros y clientes a través de un cliente que ofrece videoconferencia,
mensajería instantánea y reuniones virtuales
• Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores
• Permite compartir el escritorio, pizarra y presentaciones durante las reunions virtuales
• Permite conocer el estado de presencia de cualquier colaborador
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Exchange Online
Office 365 proporciona acceso a correo electrónico, calendarios y contactos desde cualquier lugar
y dispositivo (PCs, portátiles, tabletas, smartphones), protegiéndolo frente a spam y software
malicioso.
• 25 GB de almacenamiento por cuenta
• Envío de adjuntos de hasta 25 MB
• Sincronización automática del correo, calendario y los contactos en cualquier dispositivo
Funciona conjuntamente con Outlook:
• Acceso a través de cualquier navegador, gracias a Outlook Web App, con la misma apariencia
que si se tuviese instalado en local
• Permite añadir dominios propios del cliente a las cuentas
• Compartición de calendarios y contactos, lo que permite comprobar la disponibilidad de
todos los empleados y programar actividades: reuniones, jornadas formativas,…
• Protección antivirus y antispam (Microsoft Forefront® Online Protection)
Acceso prácticamente desde cualquier lugar
Obtenga acceso a los calendarios y correo electrónico más recientes desde su PC, Mac, explorador
web, Windows Phone, iPhone, teléfono Android, teléfono Symbian y BlackBerry.
¿Ha perdido su teléfono? Puede borrar datos desde su dispositivo para evitar el acceso no
autorizado.
El correo electrónico que se adapta a sus necesidades
• Comparta su información de calendario y disponibilidad con otros dentro y fuera de su
organización, lo que le facilitará la programación de reuniones
• Conserve el correo importante con el almacenamiento de 25 GB para cada usuario
• Recupere contactos desde casi cualquier lugar
• Personalice las reglas del buzón de entrada y otras notificaciones
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Parezca profesional
• Use su propio nombre de dominio con sus cuentas de correo. Por ejemplo:
[email protected]
• Con la capacidad de enviar mensajes de hasta 25 MB, puede incluir imágenes y formato
personalizado en su correo electrónico
Seguridad
• Su correo electrónico está libre de publicidad
• Defiéndase contra amenazas de correo con el filtrado contra correo electrónico no deseado y
la protección antivirus empresarial integrada
Control administrativo sencillo de usar
• Configure las nuevas cuentas de usuario y los grupos de correo electrónico en segundos
• Restaure las cuentas eliminadas en un plazo de 30 días
• Use PowerShell para crear secuencias de comandos personalizadas y procesos automatizados
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Lync Online
Lync Online proporciona mensajería instantánea (MI), reuniones en línea, información sobre
disponibilidad y llamadas de audio y vídeo en el trabajo y mientras viaja. Es parte de Office 365, un
servicio basado en la nube y por suscripción que le dota de un acceso total seguro a aplicaciones
de Office, como Lync. En Office 365, los datos de Lync: contactos, información sobre presencia
(disponibilidad), historial de conversaciones, etc., se almacena en línea. Puede acceder a ellos
desde el PC del trabajo, desde cualquier PC (el PC de su casa, el PC de un amigo o un PC de acceso
público) o desde un teléfono móvil compatible.
Puede comprobar qué es Lync Online, viendo este video.
Mensajería
instantánea
Simplifique la forma de conectarse con la mensajería instantánea e información
de presencia (su estado de conexión).
Fiabilidad
Disfrute de la tranquilidad de saber que los servicios están disponibles con
una garantía de un 99,9% de tiempo activo líder del sector con respaldo financiero.
Seguridad
Sus datos son de usted. Nosotros nos ocupamos de proteger su privacidad.
Administración
Implemente y administre Office 365 en toda su empresa, sin necesidad de
tener conocimientos informáticos avanzados. Puede agregar y quitar usuarios
en cuestión de minutos.
Soporte técnico
El soporte técnico de Microsoft le proporciona respuestas online, recursos de
procedimientos y contactos con otros clientes de Office 365 para ayudarle con
la instalación y encontrar soluciones rápidas.
Video conferencia y reuniones virtuales con Lync Online
Microsoft Lync™ Online ayuda a encontrar y ponerle en contacto rápidamente con cualquier
persona de forma integrada con cualquier aplicación Office 365 que se esté empleando.
• Permite realizar reuniones online con audio, video y web conferencing con gente tanto de
dentro como de fuera de la organización
• Comuníquese con compañeros y clientes a través de un cliente que ofrece videoconferencia,
mensajería instantánea y reuniones virtuales
• Permite realizar llamadas de audio/video PC a PC con clientes y colaboradores
• Permite compartir el escritorio, pizarra y presentaciones durante las reunions virtuales
• Permite conocer el estado de presencia de cualquier colaborador
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Videoconferencia en alta definición de varios participantes
• Ahorre costes de viaje realizando reuniones en línea, incluyendo conferencias de audio,
vídeo en alta definición y web
• Incluya hasta 250 participantes dentro y fuera de la organización
• Use la llamada de PC a PC con audio y vídeo para conectarse con otros usuarios de Lync
Aloje reuniones en línea más eficaces
• Use las opciones de compartir pantalla con un solo clic y la toma de notas en tiempo real
para hacer más eficientes las reuniones
• Invite a otros usuarios a dirigir y compartir
• Vea la lista de participantes y sepa quién está hablando
Ver quién está en línea
• Use el indicador de presencia para ver quién está en línea y disponible para chatear
• Controle su estado para que los demás sepan cuándo y cómo ponerse en contacto con usted
• Conéctese de inmediato con sus compañeros de trabajo y con personas de otras
organizaciones que usan Lync, Windows Live y Windows Live Messenger
Conéctese desde prácticamente cualquier lugar
• Busque y conéctese con amigos y colegas usando un PC, smartphone o la web
• Configure reuniones por adelantado o sobre la marcha
• Únase a reuniones con un solo clic desde Outlook o con la aplicación móvil de Lync para
smartphone
Detalles de funcionalidad
Características de Conferencia web, audio y video
Las reuniones online permiten a los usuarios conectarse desde casi cualquier lugar a través de
conferencia web, audio y video basado en PC, permitiendo la programación de reuniones y sesiones de colaboración espontáneas y/o esporádicas. Con Microsoft Lync Online, se permite la colaboración y la coordinación de esfuerzos en tiempo real, permitiendo a los usuarios unirse a una
conferencia bien desde el PC (mediante el cliente Microsoft Lync) o desde un teléfono (mediante
servicio de conferencia de audio PSTN, Public switched telephone network ). Además, Microsoft
Lync Online proporciona capacidad de establecer conferencia web para compartir datos, compartir
aplicaciones, documentos, etc.
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Otro aspecto importante es el de poder utilizar Lync Web App para que los asistentes a una reunión
puedan participar mediante el uso de los principales navegadores web para obtener capacidades de
conferencia, tales como llamadas, compartir el escritorio, u apoyo a usuarios invitados.
También podemos sopesar el uso del cliente gratuito Microsoft Lync Attendee para poder
proporcionar acceso a conferencias a aquellos usuarios que no tengan Microsoft Lync 2010 instalado. Esta herramienta es especialmente útil frente a usuarios externos o anónimos que deseen
unirse a una reunión programada en línea con total fidelidad en cuanto a audio, vídeo y uso compartido de datos.
Seguridad en Mensajería instantánea
La Mensajería Instantánea (Instant Messaging) es la habilitad para transferir mensajes de texto en tiempo
real sobre el protocolo de internet (IP). Como aporte en aras de una mayor seguridad, se procede con la
encriptación de los mensajes en tránsito. A su vez, el cliente Microsoft Lync utiliza Secure Socket Layer
(SSL) para descargarse desde el servidor el archivo de libreta de direcciones/lista de distribución a
utilizar. Para ello, los usuarios deben agregar las URL’s utilizadas para la descarga de dichos componentes a la lista de sitios de confianza en el navegador Internet Explorer.
Control de Presencia
Mediante Microsoft Lync Online vamos a disponer de control de presencia, lo que nos va a permitir
detectar la disponibilidad de otros usuarios (disponible, ausente, no molestar, etc..) para que podamos
disponer de ellos para consulta, por ejemplo, a través del envío de un mensaje instantáneo. Un aspecto
muy importante a tener en cuenta es que el límite del control de presencia se ha establecido en 250
usuarios agregados a una lista de contactos. Más allá de este valor, se permitirá agregar a nuevos usuarios a la lista de contactos, pero no se proporcionará información alguna de presencia de los mismos (se
visualizará Presence Unknown).
Por otro lado, Microsoft Lync proporciona control de presencia con Microsoft Office, SharePoint Online y
Exchange Online, lo que nos permitirá que los usuarios rápidamente puedan comunicarse con otras
personas a través del correspondiente indicador de presencia visual. El proceso será tan simple como
realizar un clic en dicho indicador de presencia de otros usuarios para iniciar una comunicación vía Lync.
Además, si la interoperabilidad del calendario de Outlook está habilitada (disponiendo del cliente Lync
instalado y configurado correctamente), la información de presencia de usuario se actualizará basándose en la información del calendario de Exchange. En SharePoint también dispondremos del indicador de
presencia visual, disponible en las colecciones de sitios que implementemos, como por ejemplo,
nuestros sitios de colaboración.
Acceso Remoto
El servicio Lync en línea proporciona a los usuarios la capacidad de conectarse directamente al servicio
Lync Online a través de Internet, encontrándose disponible sin necesidad de que el usuario se conecta a
la red corporativa, a través de un servicio de acceso remoto (RAS) o una conexión privada virtual (VPN).
La transferencia de archivos no esta permitido mediante acceso remoto.
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Listas de Distribución
Mediante Lync 2010, los usuarios van a poder añadir listas de distribución de correo a sus listas de
contactos, permitiendo enviar mensajería instantánea a usuarios individuales que pertenezcan a una
lista de distribución o a toda la lista de distribución indicada. Se establece un límite a la hora de expandir
y visualizar los miembros individuales de cada lista de distribución en un máximo de 100 usuarios
individuales. A partir de dicho límite, las listas de distribución son permitidas, pero no pueden ser expandidas para visualizar los distintos miembros que conforman la lista.
Transferencia de Archivos
Microsoft Lync proporciona la capacidad de transferencia de archivos peer-to-peer como parte de una
conversación de mensajería instantánea sin necesidad de utilizar correo electrónico. La transferencia de
archivos está sujeta a las políticas de red que las organizaciones puedan establecer a sus redes corporativas, VPN o redes Wireless.
Requisitos técnicos
Cuáles son los requisitos del sistema de Office 365?
Para usuarios de PC: Los requisitos mínimos del sistema para Office 365 son: Windows 7, Windows
8 o Windows 2008 R2 con .NET o posterior; Office 2007+ o posterior; y Microsoft Internet Explorer
8, 9 o 10; Mozilla Firefox 10x o una versión posterior; o Google Chrome 17.x.
Para usuarios de Mac: Los requisitos mínimos del sistema para Office 365 son: Mac OS X 10.6 o
posterior; Apple Safari 5 o posterior; y Office 2011 para Mac y Outlook 2011 para Mac.”
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Links de interés
• Instalar Office con Office365:
http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/introduccion-a-office-365-HA1028
18409.aspx?CTT=3#_Toc335049985
• Iniciar sesión en Office365:
http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/introduccion-a-office-365-HA1028
18409.aspx?CTT=3
• Empezar a usar Office y Office WebApps:
http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-office-y-office-we
b-apps-HA103106031.aspx?CTT=3
• Empezar a usar Outlook WebApps para Office365:
http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-outlook-web-apppara-el-correo-y-los-calendarios-HA103105767.aspx?CTT=3
• Empezar a usar Lync para reuniones online:
http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-lync-para-mensaj
eria-instantanea-y-reuniones-en-linea-HA103105905.aspx?CTT=3
• Empezar a usar Sharepoint y SkydrivePro:
http://office.microsoft.com/es-es/office365-suite-help/empezar-a-usar-sitios-de-sharepoi
nt-skydrive-pro-y-suministro-de-noticias-para-compartir-documentos-e-ideas-HA1031059
47.aspx?CTT=3
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