cotizacion de terminales portatiles para captura de datos

ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE
SANEAMIENTO CHAVIN S.A.
“EVALUACION DE ALTERNATIVAS PARA LA RECOLECCION DE
DATOS EN LA LECTURA DE MEDIDORES”
GERENCIA COMERCIAL
Setiembre 2009
Huaraz - Perú
1.- Aspectos Generales
En el área comercial uno de los procesos de importancia que se realiza todos los meses del
año es la medición de consumos, esta incluye la lectura de medidores, la digitación de los
mismos, el control de calidad de las lecturas y la crítica de los consumos determinados.
Con la finalidad de mejorar la eficiencia y eficacia de este proceso se vienen incorporando
diversas herramientas tecnológicas que permiten efectuar el proceso en menor tiempo y con
menores recursos
El presente documento evalúa las distintas alternativas tecnológicas que se cuenta en el
medio en la actualidad con el fin de establecer la solución óptima, considerando el aspecto
económico y técnico para el caso de la EPS Chavín S.A.
2.- ALTERNATIVAS A EVALUAR
En el mercado se cuenta en la actualidad con tres tipos de equipamiento alternativos a la
recolección mecánica de la lectura de los medidores, siendo las siguientes:
1. PDA (Personal Digital Assistant)
2. PDT (Portable Data Terminal)
3. Teléfonos celulares
Los
PDA
(Personal
Digital
Assistant)
o
Asistente
Personal
Digital,
vienen
desarrollándose como asistentes para personal de una empresa que se desplaza y necesita
tomar decisiones con rapidez.
Es decir se vienen constituyendo en asistente eficaz de Gerentes, Administradores,
Coordinadores, etc.
Los equipos cuentan con comunicación telefónica, correo electrónico, descarga y
visualización de archivos adjuntos, cámara fotográfica, GPS, lectura de código de barras,
agenda electrónica, etc. Estos equipos están diseñados para el uso diario, pero no para
trabajo rudo de campo donde el riesgo al contacto con líquidos o el polvo es alto.
Los PDT (Portable Data Terminal) o Terminal Portátil de Datos, son equipos orientados
para el trabajo de campo de recolección de información. En los últimos años han bajado de
precio y han incrementado la capacidad de su memoria, haciendo posible trabajos
adicionales como crítica, información de inventario, ventas, etc.. Los PDT están diseñados
bajo criterio de robustez y aguantan caídas hasta 1 metro y medio de altura, por lo que son
ideales para el trabajo operativo de campo. Cuando estos equipos son robados la
posibilidad de venta es mas bajo respecto a las PDA o celulares que muy rápidamente
pueden ser comercializados. Una desventaja que se podría indicar en este caso es que la
recolección de la información se realiza durante el día y la información registrada es bajada
al fin del día y no en tiempo real como el caso de los teléfonos celulares.
TELEFONOS CELULARES, es una buena alternativa para recolectar información de
campo, esta alternativa también permite realizar labores de crítica. Una ventaja adicional de
este sistema es que puede ser utilizado como teléfono. La desventaja de esta alternativa es
que el servicio puede ser cortado por un problema climático u otro o también en algunas
zonas de la ciudad la señal es baja no permitiendo la comunicación. Respecto a este
problema los proveedores han indicado que los equipos cuando falla la señal almacenan los
datos y en cuanto se reanuda la señal envía la información al servidor.
A continuación se ha elaborado un cuadro en el cual se describen las ventajas y desventajas
de cada una de las tres alternativas, considerando ello se efectúa una primer nivel de
evaluación quedando para una segunda evaluación las alternativas con mejor viabilidad:
CUADRO RESUMEN DE LAS ALTERNATIVAS DE EQUIPAMIENTO PARA LA
LECTURA DE MEDIDORES
PDA
PDT
Ventajas:
CELULARES
Ventajas:
Ventajas:
-Posibilidad amplia para -Construido para trabajo - Relativamente construido
ejecutar diversas tareas
diario de campo donde la para uso diario
presencia
a
polvo
o -
Puede
líquidos no los afecta en también
Desventajas:
- Orientado
de
personal forma drástica
ser
utilizado
como
teléfono
para comunicarse con el
que toma decisiones en - Al ser robado la reventa personal
el campo
es más difícil ya que su - El costo de los equipos
- Presenta problemas en uso es restringido
celulares no son muy altos
trabajo rudo de campo
Por lo que una pérdida no
donde la presencia de Desventajas:
es muy significativa en
polvo o líquidos puede - Almacena los datos de términos monetarios
afectarlo
las lecturas y al final de la
jornada es vaciada la Desventajas:
- Ante un robo puede ser
comercializado
información. No es en
tiempo real
rápidamente
- Al ser sustraído puede
ser
comercializado
rápidamente
- La recolección en tiempo
real
puede
interrumpida
ser
por
problemas de la señal y
servicio telefónico
Con la información del cuadro anterior podemos concluir que para efectos del trabajo que
queremos desarrollar los PDT y el sistema con celulares se constituyen en las mejores
alternativas para la recolección de la información de la lectura de medidores y la realización
del proceso de crítica de consumo. En cambio los PDA vienen orientándose como asistente
de personal que toma decisiones y coordina frecuentemente en el campo por lo que la
excluimos del análisis que efectuaremos mas adelante.
3.- EVALUACION ECONOMICA DE ALTERNATIVAS
A fin de evaluar económicamente las alternativas se ha recabado información referente a los
requerimientos de inversión, costos de operación operativa mensual. Las alternativas que
evaluaremos son las siguientes:
- PDT, cuya información de la inversión en equipos es la siguiente:
PROVEEDOR NACIONAL
MODELO
TECHSOL
Motorola Symbol MC1000
PROCESADOR
Intel Xscale 312 Mhz
MEMORIA RAM
64 Mb
CONEXIÓN
USB 1.1
COSTO EQUIPO
685
COSTO CABLE COMUNICACIÓN
78
COSTO FUENTE
62
COSTO BATERIA
52
SUB – TOTAL
877
IGV
167
COSTO TOTAL
1044
El costo de la inversión en este caso considera la compra de 5 equipos PDTs. por un total
de 5,220 dólares, mas el costo del software por un total de US$ 1800, haciendo un total de
la inversión de 7,020 dólares.
La presente alternativa no incurre en mayores costos de operación mensual
- CELULAR, APLICACIONES JAVA – TRIVECA
Es un sistema de recolección de lecturas mediante aplicaciones JAVA que viene
implementando la empresa TRIVECA. Comprende una base de datos instalada en un
servidor y equipos cliente conformado por teléfonos celulares. De acuerdo a la información
del proveedor el sistema ejecuta la crítica en el campo
El costo de Inversión de esta alternativa es de 8,727 dólares. Este costo considera todo los
costos de inversión necesarios como son los equipos celulares, el software para el servidor
y los costos del servicio telefónico por un año. A partir del segundo año el proveedor indica
que el costo será básicamente el del servicio telefónico, ascendente a 35 dólares
mensuales
- CELULAR, SERVICIO MOVIDATA – SEDAM HUANCAYO
El servicio consiste en el alquiler de equipos celulares, programación en equipo servidor y
celulares. Este sistema recolecta la lectura de los medidores almacenando en su memoria
de cada equipo, al fin del día se vacía la información en el servidor. Este no efectúa los
trabajos de crítica en el campo.
Esta alternativa no considera costos de inversión pues se trata de un servicio de alquiler. El
costo mensual de operación de este sistema es de 220 dólares mensuales para 5 equipos.
A continuación en un cuadro se presenta en forma resumida los costos de inversión y los
costos operativos mensuales de cada una de las alternativas:
ALTERNATIVAS
PDT
CELULAR
CELULAR
MOVIDATA
Aplicación JAVA
SEDAM Huancayo
TRIVECA
Costo Inversión ($)
7,020
0
8,667
Costo Operativo ($)
0
220 mensual
35 mensual año 2,3 y
4
EVALUACION ECONOMICA DE LAS ALTERNATIVAS
PERIODO DE ANALISIS: 4 años
TASA DE ACTUALIZACION: 12%
ESTIMACION DE BENEFICIOS: Para este efecto se ha procedido a estimar los costos
actuales del proceso de digitación y del proceso de crítica en la EPS Chavín S.A. a fin de
considerarlos según cada caso en cada alternativa. Así los PDT y el sistema de celulares
con el sistema JAVA de TRIVECA sustituirá el proceso de digitación y critica por lo que se
considera como beneficio los dos costos a sustituir. En el caso del sistema de celulares con
el servicio de MOVIDATA de Sedam Huancayo solo sustituirá el proceso de crítica. Otro
beneficio considerado es el de usar como teléfono los celulares. Este beneficio no cuenta el
sistema de PDTs.
.
COSTO ACTUAL DEL PROCESO DE DIGITACION Y CRITICA EN LA EPS CHAVIN S.A.
DIGITACION
CRITICA
COSTO MENSUAL (En Soles)
238.0
368.0
EN US$
79
123
606.0
202
TOTAL
FLUJO DE COSTOS Y BENEFICIOS
Para cada una de las alternativas se ha conformado el flujo de costos y beneficios en el
horizonte de 4 años (48 meses). Calculando para cada caso el Valor Presente Neto y la TIR
RESULTADOS DE LA EVALUACION
Los resultados de la evaluación para las tres alternativas consideradas es la siguiente:
ALTERNATIVAS
PDT
CELULAR
CELULAR
MOVIDATA
Aplicación JAVA
SEDAM
TRIVECA
Huancayo
Valor Actual ($)
644.3
-2,105.5
1,224.1
TIR
1%
No tiene
2%
De las tres alternativas los PDT y el sistema de celulares aplicaciones JAVA de TRIVECA
han resultado con mejores niveles del Valor Actual Neto y TIR. El sistema MOVIDATA
utilizada por Sedam Huancayo no resulta económicamente viable, el hecho de sustituir solo
la digitación no es conveniente ni justificado económicamente. De las dos alternativas con
buenos resultados económicos, la mejor resulta el sistema de celulares con aplicación Java
de TRIVECA, el hecho de poder usar los celulares también como teléfono hace ventajoso
este sistema
También es preciso indicar que los valores del VAN y TIR de la alternativa de celulares con
aplicación JAVA de TRIVECA y la alternativa de los PDT no tienen diferenciales importantes
por lo que la decisión a nivel económico es prácticamente indistinta. Para poder tomar la
decisión final es importante evaluar ambos sistemas en el terreno de aplicación de los
mismos.
CONCLUSIONES
1.- Los equipos que se ajustan para la recolección de las lecturas de los medidores en el
campo y la realización del proceso de crítica son los PDTs y el sistema de celulares. Los
PDA vienen desarrollándose como asistentes de personal que toma decisiones en el campo
como son los Gerentes, Administradores, Coordinadores, etc.
2.- De acuerdo a la evaluación económica efectuada los PDTs. y el sistema de celulares con
aplicación JAVA de TRIVECA han resultado viables económicamente. Este último con mejor
nivel de VAN y TIR. Sin embargo es preciso indicar que las diferencias de valores de los dos
sistemas son similares. Para una decisión final se considera indispensable comprobar las
bondades de cada sistema en el terreno de su aplicación
3.- La incorporación de los sistemas propuestos se considera importante para la mejora del
proceso de medición de consumos en la EPS Chavín S.A.. Considerando además que
próximamente se incrementara en forma importante el nivel de micromedición en la ciudad
de Huaraz con la instalación de medidores en el marco del PMRI
4.- Los equipos antes indicados contribuirán a disminuir el número de días del ciclo de
facturación, disminuirán los reclamos comerciales ya que en la lectura se efectuará la crítica
detectando y solucionando rápidamente los problemas en el campo.
ANEXO