El sector Retail y muchas entidades se han acostumbrado a vivir

El sector Retail y muchas entidades se han acostumbrado a vivir con la pérdida de
existencias, lo interesante es que dichas pérdidas se deben a errores internos ocasionados por
la existencia de procesos que han sido diseñados e implementados de forma deficiente.
Las cadenas de Retail concentran sus esfuerzos en reducir las pérdidas derivadas de robos,
sin embargo la mayoría de estas pérdidas se pueden atribuir a errores en la forma en que se
gestionan los inventarios. Es decir, estas pérdidas podrían evitarse, para lo cual tendrán
que analizar detenidamente sus procesos internos y causas externas.
1. Políticas y control de pérdidas.
También es importante que estas empresas establezcan una política formal y por
escrito para abordar este tema, contar con un equipo dedicado a revisar y controlar estas
pérdidas así como fijar los objetivos de merma de existencias.
Es importante considerar que las empresas deben fijar objetivos anuales en torno a las
pérdidas. Las empresas que evalúan su rendimiento de acuerdo con objetivos preestablecidos,
utilizan procedimientos de control mensuales, trimestrales, semanales así como anuales.
2. Especificar las líneas de reporte.
Aun cuando las empresas cuentan con equipos que realizan el seguimiento de las
pérdidas de existencia, estas no siempre tienen una adecuada organización del equipo ni
sobre a quién deben rendir cuentas, esto se refleja en las distintas líneas de reporte dentro de
las empresas.
Como los casos que se reportan al Gerente General, al responsable de auditoría, Gerente
de Logística o al responsable de ventas. También se tienen equipos que reportan directamente
al Gerente de Finanzas o Gerente responsable de la cadena de suministro o al Director
Comercial.
Los procedimientos suelen encontrarse dispersos en distintos documentos dirigidos a
los responsables del Almacén, al personal de Auditoría interna o al personal de seguridad. Esto
es una parte fundamental del problema de las empresas que no hay un único responsable.
3. Participación de empleados y proveedores.
Algunas empresas utilizan incentivos salariales vinculados a la prevención de las
pérdidas, así mismo se proporciona capacitación a los equipos y empleados que operan los
almacenes y zonas que se manejan las existencias.
Las mejores prácticas destacan la importancia en el entrenamiento de los empleados,
para sensibilizarlos sobre la pérdida de existencias así como para que conozcan y apliquen los
distintos procedimientos de la empresa. Los mayores retos consisten en contratar personal
honesto y que lo siga siendo, así como conseguir que los empleados se involucren en el proceso
de prevención de pérdidas.
Las áreas del negocio que normalmente cuentan con indicadores clave de
rendimiento para fomentar estos incentivos, suelen ser los Almacenes, zonas que se manejan las
existencias, sus equipos de Dirección y área de Compras.
Existen empresas que buscan revisar los procesos, compartir información para colaborar con
sus proveedores y buscar reducir éstas pérdidas, a través del desarrollo de estrategias para
prevenir la pérdida de existencias.
4. Diferencias de Inventario
El inventario dará como resultado: faltantes o excedentes. En donde los excedentes se
dan, cuando no se registra correctamente el ingreso de mercadería, mientras que los faltantes
pueden ser por distintos motivos:
• Producto dañado, debido a una deficiente calidad en el transporte, recibo, almacenaje
etc.
• Error del sistema de control, por mercancía dañada o robada no dada de baja en el
sistema.
• Error de proveedor, el cual se puede controlar a través de tareas rutinarias al momento
de recibirla.
• Robo perpetrado por agentes externos, al momento de que la mercancía está en
tránsito.
• Robo interno, realizado por el propio personal de la empresa por un débil control
interno.
5. Invertir en la prevención de pérdidas.
La capacitación, tecnología y seguridad en los puntos de venta son las principales inversiones
que realizan las empresas para combatir las pérdidas de existencias. Las empresas
consideran importante fomentar la integridad de los empleados y optimizar los procesos.
·
Capacitación. Las empresas no siempre proporciona el adiestramiento en tareas básicas,
como el recuento de existencias el cual puede ser muy impreciso. El recuento es un elemento de
control importante pero complicado de implementar, dado que las cadenas de Retail mueven
grandes cantidades de existencias de un lado a otro y los puntos de venta se encuentran
abiertos muchas horas a la semana. Los recuentos se realizan al principio o generalmente al
final del día, por lo que el cansancio acumulado y las ganas de finalizar la jornada laboral,
son aspectos que contribuyen a la existencia de errores.
·
Procesos internos de control de pérdidas. La protección de activos es una principal
prioridad, seguida del análisis de existencias y los procesos basados en TI, como los análisis de
sistemas y de los datos recolectados en los puntos de venta.
A pesar de la inversión que representa, la tecnología de identificación por radiofrecuencia ya
es aplicada en las cadenas de autoservicio y departamentales, en donde han obtenido
los siguientes beneficios:
·
Los productos de alto valor son fácilmente identificados, controlados y al mismo tiempo
que evita falsificaciones.
·
Elemento de automatización y visibilidad con bajo índice de error al utilizarse en bandas
transportadoras para identificar producto en sus niveles de empaque.
·
La identificación de contenedores logísticos en forma de pallet. Además ayuda a
eliminar robos y permite obtener control de entradas y salidas de mercancía del almacén.
Algunas estrategias sencillas y eficaces para evitar las pérdidas de existencias puede ser el uso
de un mejor embalaje, por ejemplo podría reducir los daños y evitar que se produzcan robos
por parte del personal y empleados de logística.
Así mismo, se puede realizar una comparación directa entre tiendas para identificar
las mejores prácticas aplicadas en aquellas tiendas con mejores resultados y compartirlas para
que sean aplicadas en las demás tiendas. También es importante considerar que los años de
experiencia del responsable de la tienda están relacionados con el nivel de experiencia, es
decir a mayor experiencia o formación del personal representa un factor clave para limitar la
pérdida de existencias.
6. Conclusión
Las fallas en los procesos suelen ser el resultado de la acumulación de errores así como
una deficiente capacitación o formación de los empleados.
Si se logra que los empleados asuman la responsabilidad de su trabajo y rindan
cuentas al respecto, las pérdidas podrán disminuir. Es importante considerar que las pérdidas
de existencia son responsabilidad de todos los que trabajan en la empresa, para lo cual es
necesario contar con procedimientos vigentes y formalizados.
En ocasiones, la Dirección está demasiado alejada de la primera línea del negocio y por tanto
no está lo suficientemente involucrada ni es lo suficientemente proactiva. Por lo anterior, las
empresas deberán considerar el rediseño de sus procesos de gestión, por lo que para mejorar
el diseño y la implementación de los procesos es necesario que la Administración demuestre un
claro compromiso.