CAPÍTULO XXI ORADOR OFICIAL, REGLAS PARA VIAJES Y

CAPÍTULO XXI
ORADOR OFICIAL, REGLAS PARA VIAJES Y REEMBOLSO
Esta política aplica a los actuales miembros de la junta directiva, expresidentes internacionales,
exdirectores internacionales y exgobernadores de distrito elegibles que incurran en gastos de
viaje pagados por la Asociación Internacional de Clubes de Leones.
A. REUNIONES AUTORIZADAS
La asociación reembolsará los gastos en los que incurran los dirigentes ejecutivos, directores
internacionales, expresidentes y exdirectores internacionales cuando representen a la
asociación en reuniones autorizadas.
1. Funciones autorizadas dentro del área estatutaria del orador oficial pero fuera de su
distrito o distrito múltiple




Todo distrito (único, subdistrito y múltiple) tendrá derecho a tener un orador oficial
para su convención u otra función similar. Cuando la convención de un subdistrito se
lleve a cabo junto con la del distrito múltiple, se autorizará a un solo orador oficial.
Un distrito múltiple incluyendo a todos sus subdistritos o un distrito único, podrá
solicitar la visita de un dirigente ejecutivo por año. En circunstancias especiales que
requieran la visita de más de un dirigente ejecutivo, puede concederse la autorización
si el presidente internacional lo aprueba.
El orador oficial debe residir en la misma área estatutaria del distrito que realice el
evento. Los eventos fuera del área estatutaria se permitirán si los aprueba el
presidente internacional y si están dentro del presupuesto de millas del orador
respectivo.
Los oradores electos de y que residan en los Estados Unidos o países afiliados,
Bermudas, Bahamas o Canadá podrán viajar en ambas áreas estatutarias.
Los gastos de transporte para las charlas oficiales se cargarán contra el presupuesto de
millas del orador.
a. Procedimiento de invitación
(1) Un distrito (único, múltiple y subdistrito podrá invitar directamente a un dirigente
elegible para que sea el orador oficial en un evento autorizado. El presidente
internacional puede hacer una excepción al procedimiento de invitación. Los
oradores elegibles que residan en la misma área estatutaria de donde procede la
invitación se aprobarán de acuerdo al siguiente orden:
i.
Presidente Internacional: El presidente internacional podrá viajar a
cualquier función de los Leones en cualquier parte del mundo, siempre y
cuando tenga suficiente presupuesto disponible para cubrir los gastos. En
dichos programas debe estar representado todo el distrito (único o
múltiple)
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ii.
Otros dirigentes ejecutivos: El próximo pasado presidente internacional y
los vicepresidentes internacionales podrán ser oradores en reuniones que
se lleven a cabo en sus respectivas áreas estatutarias. Podrán viajar a
funciones fuera de sus áreas estatutarias y cargar el viaje a sus respectivos
presupuestos de millas, siempre y cuando el presidente internacional
apruebe el viaje con antelación.
iii.
Todo director internacional o, si no hubiera ninguno disponible, entonces,
iv.
Cualquier expresidente internacional o exdirector internacional o, si
ninguno de éstos está disponible, entonces,
v.
Un exgobernador de distrito que resida en el distrito único o múltiple en
que se celebrará la reunión.
(2) Cuando así se solicite, el Departamento de Viajes de la oficina internacional le
proporcionará a los distritos una lista de los oradores oficiales que estén
disponibles, en el orden citado arriba.
(3) La invitación de orador oficial debe llegar al Departamento de Viajes en el
formulario oficial, por lo menos sesenta (60) días antes de la fecha de la reunión.
El plazo de sesenta (60) días no se aplicará en el caso de que hubiera que
reemplazar a un orador ya aprobado y para el segundo vicepresidente y directores
de primer año, cuando la reunión sea en julio, agosto y septiembre.
(4) Una vez que el orador acepte la invitación, el Departamento de Viajes confirmará
su decisión por escrito.
(5) Se alienta a los distritos a celebrar las convenciones de viernes a domingo para
reducir los gastos de viaje
(6) El Departamento de Viajes enviará una confirmación de todas las invitaciones
recibidas al individuo que inicie la invitación y al orador.
b. Responsabilidades del orador
(1) Responsabilidades y propósitos generales
Para garantizar que los asistentes se beneficien significativamente del orador
oficial, el propósito principal de éste será alentar el aumento de socios y promover
y crear conciencia sobre los programas, normas y logros, en especial los más
recientes, incluyendo LCIF y sus programas y las metas alcanzadas. Se alienta al
orador a relacionar estos temas de modo que beneficien, mejoren o inspiren a los
clubes y distritos anfitriones. El reembolso de viaje o las invitaciones futuras
pudieran no ser aprobados si el orador hace una exposición de un programa que
no esté afiliado con la asociación.
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(2) Reunión con el orador oficial
El comité anfitrión debe programar una reunión entre el orador oficial y los
líderes del distrito como parte de la visita oficial. El propósito de esta reunión
será:
i.
ii.
iii.
Darle la oportunidad al orador de informar a los líderes de su distrito los
avances recientes que ha realizado la Asociación Internacional de Clubes
de Leones.
Hacer posible que los líderes del distrito le expresen sus opiniones al
orador oficial sobre la situación actual del distrito, intercambien ideas,
resuelvan problemas, etc.
Darles la oportunidad para que dialoguen sobre la situación del Leonismo
en general.
(3) Formulario de visitas
Todos los oradores oficiales a los cuales Lions Clubs International les reembolse
los gastos de viaje, deben presentar un formulario de visitas.
Se debe incluir un formulario de visitas junto con la reclamación de gastos. No se
reembolsarán los gastos sin este informe.
c. Responsabilidad del distrito
El distrito anfitrión será responsable de pagar los gastos de hotel, comidas y
transporte local de su orador oficial. Los distritos que no cumplan con esta obligación
no serán elegibles para tener un orador oficial en el futuro, hasta que hayan pagado
las deudas.
Cuando el orador sea elegible para un día de descanso, la asociación reembolsará los
gastos de hotel y comidas de conformidad con la Política General de Reembolsos.
d. Presupuesto de millas
(1) El director internacional dispondrá de un presupuesto de 40.000 millas por año
fiscal, para cubrir sus viajes autorizados fuera de su propio distrito único o de su
distrito múltiple, como fuera el caso. El presidente internacional puede aprobar
10.000 millas adicionales cuando haya circunstancias especiales. Para áreas
geográficas muy grandes, el presidente internacional podrá autorizar hasta 20.000
millas adicionales.
Los directores internacionales serán elegibles, mediante la invitación oficial de un
distrito o distrito múltiple, que no sea el propio, pero que esté dentro de su propia
área estatutaria y del presupuesto de las 40.000 millas cuando no cuenten con un
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director internacional propio o cuando lo requieran circunstancias especiales. El
director debe adjuntar la invitación oficial del distrito en cuestión, junto con el
formulario de reclamación de gastos, para que se pueda tramitar el reembolso de
los gastos del viaje.
(2) El director internacional dispondrá de un presupuesto de 40.000 millas por año
fiscal, para cubrir sus viajes autorizados fuera de su propio distrito único o de su
distrito múltiple, como fuera el caso. En ocasiones extraordinarias, el presidente
internacional tendrá la autoridad de aprobarles 10.000 millas adicionales.
Se podrá aprobar como oradores a los ex presidentes internacionales de distritos
adyacentes a su propio distrito, independientemente de la disponibilidad de un
director internacional en funciones. El costo del viaje será cubierto por el
presupuesto de millas.
(3) El director internacional dispondrá de un presupuesto de 10.000 millas por año
fiscal, para cubrir sus viajes autorizados fuera de su propio distrito único o de su
distrito múltiple, como fuera el caso. En circunstancias extraordinarias el
presidente internacional tendrá la autoridad de aprobar 5.000 millas adicionales.
Se podrá aprobar como oradores a los ex presidentes internacionales de distritos
adyacentes a su propio distrito, independientemente de la disponibilidad de un
director internacional en funciones. El costo del viaje será cubierto por el
presupuesto de millas.
(4) En caso de que el orador sea un exgobernador de distrito, el reembolso de la
asociación se basará en los gastos reales en los que se haya incurrido.
e. Gastos imprevistos
Se reembolsarán los gastos imprevistos como tintorería, llamadas telefónicas,
propinas y comidas. Estos gastos deben estar desglosados en el formulario de informe
de gastos y se deben adjuntar los recibos cuando proceda o cuando el gasto sea de
más de 25 dólares, a menos que los reglamentos locales establezcan lo contrario.
f. Rembolso del costo de un obsequio
Cuando un director internacional, expresidente o exdirector internacional viaja como
orador oficial a un distrito único o distrito múltiple podrá llevar un obsequio para el
anfitrión y se le rembolsará hasta 50,00 dólares de lo que pagó por dicho obsequio. Se
requieren los recibos de pago.
2. Funciones del distrito (único, subdistrito o múltiple), excluyendo la de orador oficial
a. Autorización
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No se requiere la autorización previa de la oficina internacional para que un dirigente
elegible sea invitado y asista como orador de una función de su propio distrito o
distrito múltiple. El costo del viaje se cubrirá con su presupuesto de distrito.
b. Oradores elegibles
Se invitará a los oradores de un distrito o distrito múltiple según el siguiente orden:
(1) Un director internacional o presidente internacional puede ser invitado a las
funciones de su respectivo distrito o distrito múltiple, cuando tengan fondos
disponibles en su respectivo presupuesto de distrito.
(2) Exdirectores internacionales elegibles
i.
Los dos ex directores internacionales más recientes serán elegibles para
aceptar invitaciones a eventos que se celebren dentro de su distrito. Para
un distrito múltiple con áreas geográficas muy extensas, el presidente
internacional podrá autorizar a exdirectores internacionales adicionales.
ii.
Los distritos múltiples con más de 20.000 socios (de acuerdo al informe
acumulativo del 30 de abril) podrán tener como oradores oficiales
elegibles a los tres exdirectores internacionales más recientes.
iii.
Los distritos múltiples con más de 30.000 socios (de acuerdo al informe
acumulativo del 30 de abril) podrán tener como oradores oficiales
elegibles a los cuatro exdirectores internacionales más recientes.
iv.
Los distritos múltiples con más de 40.000 socios (de acuerdo al informe
acumulativo del 30 de abril) podrán tener como oradores oficiales
elegibles a los cinco exdirectores internacionales más recientes.
v.
Cuando un exdirector internacional elegible no use su presupuesto en un
año dado, otro exdirector del mismo distrito múltiple, no elegible para el
presupuesto de distrito, podrá solicitar a la oficina internacional que se le
permita usar dicho presupuesto. Esa solicitud debe estar acompañada de
una carta de aprobación firmada por el exdirector internacional que
renuncie a su presupuesto y por el ex director internacional intermediario.
Si no puede presentarse la carta de aprobación, el presidente internacional
a su discreción podrá autorizar que el presupuesto sea reasignado durante
su año en ejercicio.
B. FOROS DE ÁREA
1. Los foros de área serán reconocidos por la la Asociación Internacional de Clubes de
Leones para los fines siguientes:
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a. Fomentar los principios y objetivos de la Asociación Internacional de Clubes de
Leones;
b. Capacitar, educar y motivar a los dirigentes de clubes y distritos;
c. Ofrecer la oportunidad de intercambiar información y hablar sobre las actividades de
servicio, incluyendo las oportunidades de realizar proyectos de servicio cooperativos;
d. Fomentar los intereses de la Fundación Lions Clubs International.
2. Las fechas propuestas para los foros se coordinarán con el Departamento de Viajes antes
de confirmar la fecha del foro y el lugar para evitar conflictos con las reuniones de la
junta directiva internacional en años futuros.
Las fechas propuestas para los foros serán:






EE.UU./Canadá – Segunda o tercera semana de septiembre
EUROPA- Toda la última semana de octubre o la primera semana de noviembre
OSEAL- Toda la segunda o tercera semana de noviembre
ISAAME- Toda la segunda o tercera semana de diciembre
FOLAC- Toda la segunda o tercera semana de enero
EUROPA- Toda la última semana de octubre o la primera semana de noviembre
3. Todos los asuntos de manejo y funcionamiento del foro, incluyendo, pero sin limitarse a
la planificación, el orden del día y la programación, son responsabilidad de la Junta
Directiva del respectivo foro. La Junta Directiva del foro podrá formar comités para que
se encarguen del manejo de los asuntos administrativos del foro, pero serán responsables
de que se cumpla la política de la junta. Si hay más de un director de primer año del área
estatutaria en que se llevará a cabo el foro, el presidente internacional nombrará a uno de
dichos directores de primer año un miembro para servir en el comité de planificación del
foro. En caso de que no hubiera un director de primer año en el área estatutaria donde se
celebra el foro, el presidente internacional podrá nombrar como enlace a cualquier
exdirector internacional del área estatutaria donde se llevará a cabo el foro. Se debe
comunicar cualquier irregularidad al Comité Ejecutivo de la Asociación Internacional de
Clubes de Leones, de forma que se puedan tomar las medidas necesarias para que se
cumpla esta política. El dirigente designado servirá como enlace y sus responsabilidades
son las siguientes:
a. El dirigente designado servirá de enlace entre el personal de la oficina internacional y
el presidente del foro. Las solicitudes de reserva de salones de reunión o de espacio
de tiempo para hacer una presentación se enviarán al enlace para que obtenga la
aprobación del comité del foro.
b. El dirigente designado servirá de enlace entre los directores de su área estatutaria y el
comité del foro. Se mantendrá en contacto por escrito con todos ellos y les informará
de los detalles del foro incluyendo las solicitudes para que ellos participen.
c. El dirigente designado facilitará el Protocolo Internacional de la Asociación
Internacional de Clubes de Leones al Comité de Planificación del Foro como se
indica en el Capítulo XX del Manual de Normas para asegurar que se abordan todos
los elementos.
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d. Cada foro debe tener una declaración de su misión y el dirigente nombrado debe
ayudar al presidente del foro a actualizar dicha misión si fuera necesario.
e. El dirigente designado trabajará con el personal del Departamento de Viajes de la
oficina internacional para asegurar que se haya recibido toda la información requerida
para hacer los arreglos de viaje al foro de los dirigentes, directores y designados a la
Junta Directiva. El dirigente designado además debe asegurar que el personal reciba
las fechas de de todos los foros futuros cuando estén disponibles, para que puedan
planear los viajes de los años venideros.
f. El dirigente designado rendirá un informe por escrito a la junta directiva durante la
reunión oficial en fecha después del foro. El informe escrito debe ser un resumen de
los eventos del foro y del papel que realizaron los dirigentes y directores del área en
la cual tuvo lugar el foro. También debe enviar una copia de dicho informe a la
oficina del administrador ejecutivo administrador ejecutivo principal inmediatamente
después de haber concluido el foro, para dar suficiente tiempo para traducirlo a los
idiomas de los miembros de la junta directiva.
4. Todos los foros deben ser económicamente solventes y cualquier deficiencia será
solventada por su propia cuenta. Los foros tendrán la autoridad de cobrar las cuotas de
inscripción apropiadas.
5. Todos los Leones que residan en el área estatutaria donde se realiza el foro están
invitados a participar.
6. El foro debe celebrarse en un lugar donde todos los miembros de los clubes de Leones del
área estatutaria se puedan inscribir y donde se pueda reconocer a sus distritos y países.
7. El presidente de la Asociación Internacional debe recibir una invitación. El foro debe
proporcionarle lo siguiente al presidente internacional o a su designado:
a. dirigirse a todos los Leones presentes;
b. dirigirse a todos los gobernadores de distrito actuales, en una reunión por separado.
8. Un León designado por el presidente internacional, expondrá el tema y las metas
presidenciales.
9. El foro proveerá una suite de hotel y las comidas del presidente internacional o de su
designado. La asociación reembolsará los gastos de hotel y comidas del presidente
internacional y las cargará a su presupuesto de viajes.
10. El próximo pasado presidente internacional y los vicepresidentes internacionales podrán
asistir al foro de todas las áreas estatutarias. El segundo y tercer vicepresidentes podrán
asistir al foro de su área. La asociación rembolsará los gastos de hotel y comidas y los
cargará al presupuesto de viajes del dirigente.
11. Los foros pueden ser organizados para incluir la participación de Leones de un área
estatutaria adyacente.
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12. Cuando un distrito múltiple tenga clubes en dos áreas estatutarias, y una de ellas no
celebre un foro, todos los Leones de ese distrito múltiple tendrán derecho a asistir como
participantes al foro adyacente.
13. Los foros de áreas se abstendrán de:
a. Funcionar de manera contraria a los Estatutos y Reglamentos Internacionales;
b. Imponer cuotas de foro. Sin embargo el foro tendrá la autoridad de cobrarle una cuota
de inscripción apropiada a los asistentes;
c. Imponer la participación que no sea voluntaria;
d. Sobreponer o crear una estructura gubernativa que esté por encima de las
organizaciones regulares de distrito y distrito múltiple;
e. Involucrarse con actividades que no sean Leonísticas.
14. La Asociación Internacional de Clubes de Leones no pagará por ninguno de los gastos
que incurran los foros de áreas, con la excepción de los gastos de transporte del director
internacional, de los ex presidentes internacionales y los designados de la Junta Directiva
Internacional (y sus acompañantes adultos) que residan en el área estatutaria en la cual
tenga lugar el foro.
Al designado por el presidente internacional para supervisar al comité de planificación
del foro, se le reembolsarán los gastos de viaje para asistir a una reunión de planificación
con dicho comité.
C. PRESUPUESTOS
Reglas de reembolso para directores internacionales, expresidentes internacionales y
exdirectores elegibles:
1. Todo director internacional, expresidente internacional y exdirector internacional
elegible, tendrá derecho a que se le reembolsen los gastos en los que incurra que estén
relacionados con actividades Leonísticas, incluyendo las de sus distritos y distritos
múltiples. Los presupuestos anuales se basarán en lo siguiente:
a. A los directores internacionales se les asignará un presupuesto de 2.200 dólares más
15 centavos por cada socio registrado en su distrito múltiple o distrito único, según
las cifras del Informe Acumulativo al 30 de abril del año previo, el presupuesto
mínimo será de 3.200 dólares y el máximo de 9.000 dólares.
b. Los expresidentes internacionales tendrán un presupuesto de 10.000 dólares.
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c. Los exdirectores internacionales tendrán un presupuesto calculado a razón de 12
centavos por cada socio registrado en su distrito múltiple o distrito único, según las
cifras del Informe Acumulativo al 30 de abril del año previo, el presupuesto mínimo
será de 1.200 dólares y el máximo de 4.000 dólares. Véase el párrafo A. 2.b. (2)
donde se describen los exdirectores internacionales elegibles.
2. Si fueran invitados, el director internacional, ex presidente internacional y el ex director
internacional pueden asistir a cualquier evento Leonístico en un distrito múltiple
adyacente en el cual no sean los oradores oficiales. Estos gastos se cargarán a su
presupuesto distrital. Debe adjuntarse una copia de la invitación oficial al formulario de
reclamación de gastos para el reembolso.
D. ASIGNACIONES ESPECIALES
En circunstancias extraordinarias, el presidente internacional podrá autorizar visitas
especiales cuyos gastos podrán ser cargados al presupuesto especial. Cada mes de junio el
presidente electo presentará sus asignaciones especiales. El Comité de Finanzas y
Operaciones de la Oficina Internacional revisará los gastos que se carguen a dicho
presupuesto. Sólo gastos permisibles se cargarán al presupuesto especial.
E. POLÍTICA GENERAL DE REMBOLSO DE GASTOS
Las siguientes reglas generales y reglamentos se aplican a cuentas de gastos que se presenten,
referentes al orador y a los viajes de los directores internacionales, ex presidentes
internacionales, ex directores internacionales elegibles y otros que sirvan en la junta
directiva. Ningún otro gasto, aparte de los que se indican específicamente en esta política
general de reembolso, debe cargarse a nombre del individuo que viaja como representante de
la asociación, ni se le debe cobrar a la asociación o ser pagado por la asociación. Es
obligación de la persona que viaja, utilizar prudentemente los fondos, para evitar que
excedan del presupuesto designado. Es la responsabilidad de la persona que viaja, reportar
sus gastos de viaje conforme con las estipulaciones de estas reglas.
a. Las cuentas de gastos deben remitirse al Departamento de Contabilidad a más tardar
el día 20 del mes siguiente. Las cuentas de gastos deben presentarse en un plazo de 60
días. El presidente internacional podrá aprobar las cuentas de gastos de hasta 1.000
dólares después de la fecha límite de 60 días por un período de un año.
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Año fiscal 2014-2015
Mes
Plazo vence
Julio
20 de agosto
Agosto
Setiembre
Plazo para remitir
20 de octubre
20 de setiembre
20 de noviembre
20 de octubre
20 de diciembre
Octubre
20 de noviembre
20 de enero
Noviembre
20 de diciembre
20 de febrero
Diciembre
20 de enero
20 de marzo
Enero
20 de febrero
20 de abril
Febrero
20 de marzo
20 de mayo
Marzo
20 de abril
20 de junio
Abril
20 de mayo
20 de julio
Mayo
20 de junio
20 de agosto
Junio
20 de julio
20 de setiembre
(1)
(2)
(3)
(4)
Para obtener el rembolso de gastos de viaje por asuntos de la asociación, se
requiere que se presente el formulario oficial de cuenta de viaje.
Los recibos originales son imprescindibles para los gastos de 25 o más
dólares, a menos que los reglamentos locales establezcan lo contrario.
El orador oficial debe remitir un informe completo de visita junto con la
reclamación de gastos para poder recibir reembolso.
El itinerario, los comprobantes de pago y otra documentación de la agencia de
viajes, deben adjuntarse a la reclamación de gastos.
b. Viajes por avión
Los pasajes deben tramitarse a través de la agencia de viajes preferida de la
asociación. En caso de que la asociación no tenga una agencia de viajes local, el
viajero debe obtener la aprobación del Departamento de Viajes antes de sacar pasajes
que cuesten más de 1.000 dólares. Si el precio del pasaje es menos de 1.000 dólares,
debe asegurarse que el boleto es en clase económica, por la ruta más directa y al
precio más barato que estuviera en efecto para las fechas del viaje. No se permite que
más de dos dirigentes ejecutivos o administrativos viajen en el mismo vuelo.
Se rembolsarán los siguientes tipos de pasajes:
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(1)
(2)
(3)
Los miembros de la Junta Directiva Internacional y acompañantes adultos
están autorizados a viajar en clase económica. Se autorizará el viaje en clase
ejecutiva cuando las horas totales de vuelo, ida y vuelta, excedan de diez, sin
incluir el tiempo de espera en los aeropuertos.
Los expresidentes internacionales y un acompañante adulto están autorizados
a viajar en clase ejecutiva. Se autorizará el pasaje en primera clase cuando las
horas actuales de vuelo de ida y vuelta excedan de diez, sin contar el tiempo
de espera en los aeropuertos. Se pagará la diferencia entre el pasaje en clase
ejecutiva más barato en existencia y el pasaje en primera clase, sujeto a
impuestos y otros cargos.
Los dirigentes administrativos y acompañantes adultos están autorizados a
viajar en clase económica. Se autorizará el viaje en clase ejecutiva cuando las
horas totales de vuelo, ida y vuelta, excedan de diez, sin incluir el tiempo de
espera en los aeropuertos.
 El costo de los pasajes aéreos se reembolsará basándose en el costo real.
 Los cargos por cambios en los pasajes serán reembolsados si la asociación
lo requiere y autoriza por adelantado.
 Se emitirán pasajes electrónicos siempre que sea posible.
 Los boletos de avión deben comprarse por lo menos 14 días antes de la
fecha del viaje, así se podrá obtener el precio más económico disponible y
aplicar los descuentos que las aerolíneas dispongan para la asociación.
 Para viajar en aviones privados debe contarse con previa autorización de
la asociación.
 Cuando el itinerario incluye una espera de seis o más horas para tomar un
vuelo de conexión, se permitirá una noche en un hotel. Se le reembolsará
una noche de hotel (véase E.h) y el gasto de comidas. El dirigente que
viaja también está autorizado a pernoctar si el vuelo original se retrasa o se
cancela y la espera para tomar otro vuelo es de seis horas o más.
c. Otros medios de transporte
Los viajes en ferrocarril o autobús se permitirán cuando sea el medio disponible más
conveniente y menos costoso. Debe obtenerse la autorización antes de comprar los
pasajes para asegurar que le reembolse lo que pagó. Se rembolsará el gasto real del
viaje en taxi, incluyendo la propina.
d. Viaje en automóvil
Se reembolsará a razón de 0,50 centavos por milla (0,31 por kilómetro), lo cual tiene
en cuenta todos los gastos de automóvil como son el combustible, las reparaciones,
los repuestos, neumáticos, amortización, seguro, etc.
El dirigente podrá viajar en su automóvil cuando sea el medio más conveniente y
barato disponible. Los gastos de comidas, hotel, estacionamiento, peajes, taxis,
transbordadores y otro transporte local en los que se incurra durante el viaje
autorizado, se reembolsarán siempre y cuando el total no exceda el precio de un
pasaje aéreo en la clase autorizada. Debe obtenerse la autorización antes de comprar
los pasajes para asegurar que le reembolse lo que pagó.
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e. Automóviles de alquiler
Se podrá viajar en automóvil alquilado cuando el total de los gastos sea menos o el
equivalente de otros medios de transporte. Los costos incluyen el alquiler del coche,
la gasolina, peajes, estacionamiento y otros gastos incidentales. El total de tales
gastos no debe exceder del precio de un pasaje ida y vuelta en clase autorizada y el
costo del transporte de ida y vuelta al aeropuerto. Cuando sea posible se debe tramitar
la reserva con anticipación del automóvil más barato disponible. La persona que viaja
es responsable de obtener el mejor precio disponible de acuerdo con los requisitos del
viaje y de comprar un seguro que cubra daños materiales de la compañía de alquiler.
Cualquier pérdida o daño al automóvil alquilado es responsabilidad personal del
viajero, y la asociación no reembolsará ni pagará por ningún daño.
f. Día de descanso por viajes largos
Cuando un dirigente autorizado viaja como orador oficial o a una reunión o
convención internacional y sus horas de vuelo son más de diez, sin incluir el tiempo
de espera en los aeropuertos, se le concederá un día de descanso a su llegada. Se le
reembolsará una noche de hotel adicional (Véase E.h.) y el gasto de las comidas.
g. Viaje del acompañante adulto o de otros miembros de la familia
Los gastos de transporte del acompañante adulto se reembolsarán de conformidad con
los párrafos precedentes solamente cuando el viaje se considere que es en beneficio
de la Asociación Internacional de Clubes de Leones. El viaje debe atender una
asignación de orador oficial, reunión de la Junta Directiva Internacional, convención
internacional u otro evento autorizado, y la presencia de un acompañante adulto o un
familiar se considere productiva. Se reembolsarán los gastos de un acompañante
adulto.
h. Hotel
Se reembolsará el costo de una habitación doble, para los directores internacionales,
ex presidentes internacionales y ex directores internacionales elegibles. Para las
convenciones del distrito múltiple propio de los directores y ex presidentes
internacionales se reembolsará el costo de una habitación sencilla.
i. Comidas
El reembolso se efectuará por la cantidad real gastada por el designado y su
acompañante adulto, excluidas las bebidas alcohólicas. Los gastos de comida deben
ser reclamados a través del formulario oficial de la asociación. Cuando el costo
incluya las comidas de otros invitados, deben anotar los nombres de cada uno al
reverso de la factura que remiten para reembolso. Se requiere la factura desglosada
para cada gasto de comidas que reclame.
j. Gastos personales
Si la asociación pagara por gastos personales de un director, ex presidente o un ex
director internacional elegible o designado a la Junta Directiva, la oficina
internacional le enviará la factura correspondiente al monto pagado. El pago se
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descontará de las cuentas de reembolso que estén pendientes. En caso de que el
dirigente no tenga cuentas de reembolso pendientes, tendrá que remitir el pago al
recibo de la factura. Todos los gastos personales deben ser pagados dentro de los 30
días de haber recibido la factura.
k. Gastos reembolsables
Los gastos siguientes serán reembolsados siempre y cuando se reclamen en el
formulario oficial y vengan acompañados de los comprobantes de pago.
(1)
Transporte
 Pasaje aéreo
 Impuestos de aeropuerto
 Estacionamiento
 Billete de tren
 Billete de autobús
 Taxi
 Alquiler de auto
 Millas
 Peaje
 Ferry
(2)
Comidas y alojamiento
(3)
Foros
Se proporcionará el transporte solamente a los directores internacionales y a
designados de la junta directiva (y a sus acompañantes adultos) del área
estatutaria en la cual se celebre el foro.
(4)
Otro
 Consejos prácticos
 Lavandería
 Costo de cambio de moneda
 Precio de visas
 Fotografías de pasaporte
 Exceso de equipaje
 Inscripción
 Registro de hospitalidad
 Alquiler del salón de reuniones
 Alquiler de equipo audiovisual
 Teléfono/fax:
 Internet
 Franqueo/mensajería
 Suministros de oficina
 Material impreso (papelería, tarjetas y fotocopias)
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l. Gastos no reembolsables
Los siguientes gastos NO se reembolsarán:
 Cargos por cambio de pasaje no autorizado con antelación
 Bebidas alcohólicas
 Gimnasio del hotel o salas de recreación
 Alquiler de películas del hotel
 Gastos recreativos
 Servicios de peluquería
 Tarjetas postales y personalizadas
 Estandartes
F. SEGUROS
1. Médico
La Asociación le proporcionará a cada director internacional en funciones, una póliza de
seguro médico, que ofrece beneficios durante sus viajes oficiales fuera de su país de
residencia. La División de Asuntos Legales tiene disponible una descripción resumida de
la póliza de seguro e información adicional.
2. Seguro por muerte accidental y desmembramiento
Los dirigentes ejecutivos; directores internacionales; miembros nombrados a la junta
directiva reciben cobertura mundial por muerte y desmembramiento accidental cuando
viajan en nombre de la asociación. La División de Asuntos Legales tiene disponible una
descripción resumida de la póliza de seguro e información adicional.
G. ORIENTACIÓN PARA NUEVOS DIRECTORES
La asociación reembolsará los gastos de viaje y hotel de los nuevos directores
internacionales, de acuerdo con la Política General de Reembolsos, para asistir a una reunión
de orientación en la oficina internacional en Oak Brook, Illinois, Estados Unidos. Tal visita
deberá, cuando sea posible, hacerse en conexión con algún otro viaje autorizado y antes de la
reunión de la junta directiva de octubre/noviembre. El presidente internacional decidirá la
fecha y duración de la visita y el reembolso de los gastos relacionados con el viaje y el
alojamiento.
H. RESPONSABILIDAD Y REEMBOLSO DE LOS ACOMPAÑANTES ADULTOS
1. Un acompañante adulto, que no sea el cónyuge legalmente reconocido, que desee
acompañar a un director internacional, expresidente internacional, exdirector
internacional, designado presidencial u orador oficial a una función autorizada para
hablar en público o a una reunión de la Junta Directiva o convención internacional
requerirá la aprobación del presidente internacional al principio de cada año.
Efectivo el 23 de junio de 2016
Capítulo XXI
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2. Los gastos de viaje del acompañante adulto se reembolsarán de acuerdo con la Política
General de Reembolsos, siempre y cuando el acompañante adulto esté presente en las
funciones y eventos autorizados por la Asociación Internacional de Clubes de Leones. No
se reembolsarán los gastos si el acompañante adulto no asiste a las funciones y eventos
programados.
Efectivo el 23 de junio de 2016
Capítulo XXI
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