PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN 1. OBJETIVO Conservar y

PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN
1. OBJETIVO
Conservar y difundir por medio de la digitalización, la información de los documentos del acervo que
custodia el Archivo General de la Nación y el que solicitan los clientes externos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos de Gestión del Acervo Documental y Servicios Archivísticos
Inicia con capacitar a los contratistas seleccionados para realizar el proceso de digitalización y va
hasta remisión de las unidades digitales o Elaborar back up diariamente con la información del
sistema Archiges – Archidoc, de manera automática.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 527 de 1999
Ley 594 de 2000
NTC GP 1000:2009
4. GLOSARIO
Ver VOCABULARIO en la NTC 5731 - REGISTRO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES.
5. CONDICIONES GENERALES
N/A
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Para la documentación que viene por Servicios archivísticos
No.
1
2
3
4
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
Ver procedimiento de Gestión de proyectos
Capacitar
a
los
contratistas Técnico GSI
seleccionados para realizar el proceso
de digitalización, teniendo en cuenta la
publicación del AGN: “Pautas para la
utilización de la digitalización”. (Este
paso se realiza en caso de personal
nuevo)
Iniciar el proceso de digitalización, Contratista DRA
siguiendo el inventario suministrado por
el cliente, aplicando los parámetros
establecidos por el mismo en el
contrato.
Grabar
cada
imagen
con Contratista DRA
correspondencia a la estructura creada
en la base de datos (si la hay) o por
número de folio, guardando la
organización original.
Para el caso de las imágenes tomadas
a partir de rollo de microfilm, se
mantendrá la organización que tenga
este soporte.
Realizar el control de calidad una vez Contratista DRA
terminado de digitalizar la unidad
documental, teniendo en cuenta el
orden documental y las características
de la imagen. (Imágenes a partir de
soporte papel).
Para el caso de las imágenes tomadas
Proceso: Servicios Archivísticos
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
DOCUMENTO
Registro
asistencia
PUNTOS DE
CONTROL
de Realización
de
ejercicios en la
base de datos de
prueba
N/A
Control
de
calidad sobre el
proceso
de
digitalización,
antes de grabar
cada imagen
Digitalización de Firma
del
rollos
de operario en la
microfilm
planilla
Control
de Revisión de
calidad de las unidad
imágenes
documental.
Código: SA-330-PD-025
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
la
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PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN
No.
5
6
7
DESCRIPCIÓN
a partir del microfilm, el control de
calidad se hace simultáneamente con
la digitalización.
Borrar las imágenes grabadas que no
pasan el control de calidad y se
devuelve al paso 2.
Generar copia a CD-ROM, DVD o disco
duro.
Realizar el control y etiquetado de los
CD-ROM,
DVD
o
disco
duro
generados.
Remisión de las unidades digitales
(CD-ROM, DVD o disco duro) al cliente,
junto con la encuesta de satisfacción,
para evaluar el servicio prestado.
RESPONSABLE
Contratista DRA
Contratista DRA
Técnico DRA
Jefe DRA
8
9
10
En caso que el servicio solicitado
requiera una base de datos enlazada
con la base de imágenes, ver paso
siguiente. De lo contrario ver paso 12.
Acordar con el propietario de la
documentación las llaves de acceso
que se usaran para la búsqueda de la
información.
Analizar el Sistema de Gestión
Documental suministrado por el
contratante,
para
establecer
la
operatividad del sistema.
Digitar la información y elaboración de
índices.
Jefe DRA
DOCUMENTO
Control
de Orden
calidad de las reproceso
imágenes
Disco generado N/A
de Base de Datos
actualizada CDROM (si la hay)
Oficio
e Firma de recibido
inventario
Registro
Satisfacción del encuesta
Cliente
Servicios
reprográficos
Acta de reunión
Base de datos
11
12
Enviar las encuestas a la Oficina de Jefe DRA
Planeamiento Archivístico, para su
tabulación y análisis.
Volver al procedimiento de Gestión de proyectos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
de
Etiquetado
discos
Jefe
DRA
y/o Informe
coordinador del GSI
Contratista DRA
PUNTOS DE
CONTROL
Memorando
Firma del acta
Firma de recibido
por parte del
Coordinador del
proyecto
Revisión aleatoria
de la base de
datos por parte
del Coordinador
del proyecto
Firma de recibido.
6.2 Para la documentación que viene por Gestión del Acervo Documental
No.
1
2
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
Ver procedimiento Gestión del Acervo Documental
Capacitar
a
los
contratistas Técnico GSI
seleccionados para realizar el proceso
de digitalización, teniendo en cuenta la
publicación del AGN: “Pautas para la
utilización de la digitalización”. (Este
paso se realiza en caso de personal
nuevo)
Iniciar el proceso de digitalización, Contratista DRA
siguiendo la obra de referencia, sobre
el cuadro de clasificación que ya se
encuentra creado, y aplicando los
parámetros
establecidos
en
la
capacitación.
Proceso: Servicios Archivísticos
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
DOCUMENTO
Registro
asistencia
PUNTOS DE
CONTROL
de Realización
de
ejercicios en la base
de datos de prueba
N/A
Control de calidad
sobre el proceso de
digitalización, antes
de
grabar
cada
imagen
Código: SA-330-PD-025
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN
No.
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4
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Grabar
cada
imagen
con Contratista DRA
correspondencia a la estructura creada
en la base de datos y con la obra de
referencia.
Para el caso de las imágenes tomadas
a partir de rollo de microfilm, se
mantendrá la organización que tenga
este soporte.
Realizar el control de calidad una vez Contratista DRA
terminado de digitalizar el tomo
completo, teniendo en cuenta la
estructura de documentos, los objetos
creados y las propiedades de cada
uno.
Para el caso de las imágenes tomadas
a partir del microfilm, el control de
calidad se hace simultáneamente con
la digitalización.
Generar el volumen de consulta a disco Contratista DRA
magnético, teniendo en cuenta el
nombre que el sistema le asigna
automáticamente al volumen.
5
6
7
8
Borrar las imágenes grabadas que no Contratista DRA
pasan el control de calidad y se
devuelve al paso 2.
Incorporar al sistema digital Archidoc Técnico GSI
las
unidades documentales ya
digitalizadas.
Elaborar back up diariamente con la Técnico GSI
información del sistema Archiges –
Archidoc, de manera automática.
Volver al procedimiento Gestión del Acervo Documental
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE
CONTROL
Digitalización de Firma del operario
rollos
de en la planilla
microfilm
DOCUMENTO
Control
de Revisión del tomo
calidad de las
imágenes
N/A
Verificar
las
imágenes grabadas.
Comprobar
el
estado
de
las
imágenes grabadas
con las originales.
Debe
tener
en
cuenta
que
el
proceso termine sin
errores.
Control
de Orden de reproceso
calidad de las
imágenes
N/A
Validación de las
imágenes
y
volúmenes en el
sistema
Disco generado Verificar
que
el
sistema lo ejecuto
correctamente.
7. REGISTROS
Oficio GD-302-FR-003
Memorando GD-302-FR-004
Acta GD-302-FR-005
Registro de Asistencia GD-302-FR-007
Encuesta de Satisfacción del Cliente - Servicios reprográficos
Control de calidad de las imágenes SA-330-FR-264
Digitalización de rollos de microfilm SA-330-FR-265
SI-220-FR-190
8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
VERSIÓN
1
2
Proceso: Servicios Archivísticos
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del procedimiento
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
RESPONSABLE
Coordinador GSI
Jefe DRA
Código: SA-330-PD-025
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN
2010-05-25
3
2010-11-29
4
2011-10-10
5
Proceso: Servicios Archivísticos
Se cambia el formato de fecha, se incluye frase
de control de documentos del SIG y se ajusta el
procedimiento
Se ajusto el objetivo y alcance del
procedimiento y la descripción de las
actividades se dividió en dos: Para la
documentación que viene por Servicios
archivísticos y para la documentación que viene
por Gestión del Acervo Documental.
Se realizaron ajustes generales de redacción al
procedimiento.
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
Jefe DRA
Jefe DRA
Jefe DRA
Código: SA-330-PD-025
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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