manual de procedimientos - Universidad Autónoma de Asunción

Universidad Autónoma de Asunción
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS
Actualizado al 12/02/2015
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Universidad Autónoma de Asunción
OBJETIVO DEL MANUAL
Definir los mecanismos para la Universidad, con el fin de desarrollar los
procedimientos del dpto. de Recursos Humanos.
ALCANCE DEL MANUAL:
El presente manual describe, de manera formal, los procedimientos orientados
a incrementar la eficiencia en los servicios que proporciona el Departamento de
Recursos Humanos a las diversas dependencias de la Universidad.
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PROCEDIMIENTO PARA RECLUTAR, SELECCIONAR Y CONTRATAR
Reclutar y Seleccionar.
1. El Departamento o Facultad, debe remitir una nota al Departamento de
Recursos Humanos solicitando la contratación de un funcionario
explicando los motivos y detallando el puesto a ser ocupado.
2. El Departamento de Recursos Humanos, inicia el proceso
de
reclutamientos para el cual existe dos fuentes; el interno y externo,
posterior a ello procede a la selección, de acuerdo a lo establecido en el
manual de funciones y descripción de puesto de los departamentos o
facultades.
3. Para el reclutamiento de los candidatos se podrán utilizar los siguientes
medios:
a) Concurso interno; se dará preferencia para llenar vacancia a los
funcionarios y/o pasantes de la Institución siempre y cuando reúnan
el perfil requerido;
b) A través de anuncios en la prensa escrita, internet (redes sociales) u
otros medios;
c) Paneles disponibles en la Institución.
4. Los candidatos deberán presentar curriculum vitae actualizado con los
documentos que avalen la información presentada: certificado de Vida y
Residencia,
certificado
Judiciales
–
Área
Penal,
certificado
de
Antecedentes Policiales, Inforcomf.
5. RRHH es responsable de verificar los antecedentes y referencias.
6. Los curriculums de los candidatos más aptos (que se aproxime al perfil
del cargo) se remitirán
al responsable de la Dirección/Facultad o
Departamento, que realizó el pedido para que éste los entreviste y realice
su recomendación al Dpto. de RRHH.
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7. El responsable de la entrevista es quien solicitó la contratación, y es
quien toma la decisión por uno de los candidatos y solicita a recursos
humanos inicie los trámites para la contratación.
8. RRHH, presenta su informe (incluir condiciones laborales) a la Gerencia
General,
para
la
contratación
del
candidato/a
que
ha
sido
seleccionado/a, de manera a que pueda solicitar la aprobación al
Consejo de Administración.
Contratar
1.
Aprobada la solicitud de contratación la GG comunica a RRHH.
2.
RRHH se comunica con el
seleccionado, para fijar la fecha de
incorporación y el horario de presentación.
3.
RRHH remite un memo a la Dirección Administrativa indicando las
condiciones de la contratación:
-
salario,
-
horario,
-
fecha de inicio,
-
tipo de contratación (prestación de servicios o
con inclusión en IPS),
-
dependencia
a
la
que
pertenecerá
(departamento)
4.
-
términos de referencia (funciones)
-
fecha de aprobación del CA.
La Dirección Administrativa, comunica al encargado de Personal y a la
Dirección Financiera;
5.
El responsable de Personal se comunica con el nuevo funcionario para
que complete los formularios para proceder al alta en el sistema de sueldos,
control de entradas/salidas de personal y en IPS;
6.
RRHH., solicita a Dirección de Comunicación, la información oficial de la
nueva incorporación.
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7.
Una vez que la persona seleccionada haya firmado el contrato recibirá
una copia del Reglamento Interno de Trabajo.
Luego de haber cumplido los requisitos de la contratación, el funcionario pasará
al proceso de inducción que estará a cargo del jefe del Departamento para el
cual fue contratado.
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN
Responsables del proceso de Inducción y Orientación:
- Personal responsable del Departamento de Recursos Humanos
- Jefe directo.
- Persona encargada específicamente para el efecto.
Método de Inducción y Orientación:
- Entrevistas con responsable del Departamento de recursos humanos.
-Recorrido por las instalaciones de la UAA
- Folletos informativos.
- Manuales
Proceso
1. La persona responsable del dpto. de RRHH, recibe al nuevo funcionario,
le entrega el reglamento interno de trabajo, el manual de inducción y le
proporciona información respecto de; la jornada de trabajo, normas de
asistencia al trabajo, uso del uniforme, remuneraciones y sistema de
pago.
2. El nuevo funcionario completa su ficha personal para el alta en el
sistema de manera a registrar su horario de entrada y salida, además de
firmar el contrato de trabajo.
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3. La persona responsable del dpto. de RRHH, acompaña a un breve
recorrido por las instalaciones de la UAA, de manera a que el nuevo
funcionario pueda ubicar los servicios más importantes de la institución,
posterior a ello procede a la presentación del Jefe directo.
4. El jefe directo se encarga de la presentación ante todos los integrantes
del equipo de trabajo, y le da las orientaciones y los manuales relativos
a las tareas que debe desarrollar
PROCEDIMIENTO DE RENUNCIA
 El/la funcionario/a debe presentar a su jefe directo una nota en la que
expone su deseo de desvincularse de la Institución
 El Jefe directo debe presentar la nota al Departamento de Recursos
Humanos, con copia a su superior directo.
 RRHH, deberá reunirse con el jefe directo para conocer los detalles de la
renuncia.
 Posterior a este trámite RRHH, conversará con el funcionario/a
renunciante para saber los motivos de su salida.
 En el caso que el funcionario manifieste alguna posibilidad de continuidad
en la Universidad, la propuesta será evaluada por RRHH, quien remitirá
un informe a la GG, para elevar
el pedido al CA, quien dará la
autorización correspondiente.
1. En el caso que el CA apruebe la propuesta presentada por
RRHH, se comunicará al funcionario su continuidad y las
condiciones establecidas para el efecto.
2. RRHH, se encargará de comunicar al Dirección Administrativa
lo aprobado por el CA.
3. En caso de que el CA, rechace la propuesta presentada por
RRHH,
este
desvinculación
último
y
deberá
remitir
la
comunicar
renuncia
al
al
funcionario
Departamento
Administrativo.
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 La Dirección Administrativa comunicará al encargado de personal y a la
encargada de la generación de salarios sobre la desvinculación, para que
procesen los documentos pertinentes, y al Departamento de Recursos
Humanos, la fecha de inicio y finalización del pre-aviso que el funcionario/a
deberá cumplir.
 Departamento de Recursos Humanos comunica dichas fechas al
funcionario/a .
 El último día de preaviso el funcionario deberá pasar por la Dirección
Financiera
para
cobrar
sus haberes
y firmar
la
documentación
correspondiente.
 El Departamento de Recursos Humanos solicita a Dirección de
Comunicación, que informe sobre dicha desvinculación.
PROCEDIMIENTO DE DESPIDO
 El Jefe directo deberá
presentar a su inmediato superior y al
Departamento de Recursos Humanos una nota explicando los motivos
por los cuales solicita el despido del funcionario/a.
 Con el Visto Bueno del inmediato superior, el Departamento de Recursos
Humanos
, solicitará a la Dirección Administrativa y a la Dirección
Financiera, información respecto de la antigüedad, antecedentes sobre
amonestaciones, y cálculo del monto total que corresponde se otorgue
por el despido.
 El Departamento de Recursos Humanos remitirá el legajo del funcionario
a la asesoría jurídica para revisión y dictamen.
 La Asesoría Jurídica remite el dictamen al Departamento de Recursos
Humanos detallando el periodo de preaviso y la documentación que
deberá firmar el empleado.
 La Gerencia General, pasa los antecedentes del caso y solicita el Visto
Bueno del Consejo de Administración.
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 El Consejo de Administración notifica a la GG la decisión tomada.
 En caso de aprobación del pedido de despido, RRHH se encargará de
comunicar a la Dirección Administrativa para que solicite al encargado de
personal y a la encargada de generación de salarios los documentos
pertinentes.
 RRHH comunica al funcionario su despido, le hace firmar su carta de preaviso y le indica la fecha que debe pasar a retirar su liquidación.
 RRHH solicita a DIRCOM informe de la desvinculación del funcionario/a.
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO
1- El funcionario presenta una nota a RRHH, explicando los motivos del
pedido de traslado.
2- RRHH, se entrevista con el jefe directo del funcionario para
interiorizarse de lo solicitado y ver la viabilidad del traslado
3- RRHH, investiga sobre la vacancia existente en otro departamento,
de manera a plantear al al responsable del mismo la posibilidad de
aceptar al funcionario/a.
4- RRHH, elaborar un informe, con una recomendación, parar elevar a
la GG, quien solicita la aprobación del CA.
5- Si el CA, aprueba el pedido, la GG comunica a RRHH la aceptación
del traslado.
6- RRHH comunica al Departamento Administrativo, el
traslado
aprobado.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR APOYO ECONOMICO
CAPACITACIÓN FUNCIONARIO -DOCENTE
1. El/la funcionario/a, docente solicita a su jefe directo o Director de
Departamento, ayuda económica para realizar cursos de capacitación.
2. El jefe directo o Director de Departamento, evalúa la solicitud en función
a criterios definidos y si lo considera pertinente, remite el pedido con su
conformidad, a RRHH.
3. RRHH
presentará
la
solicitud
a
Gerencia
General,
con
las
recomendaciones del apoyo económico, o la negativa, según el
siguiente parámetro:

Ayuda económica del 100%: Se solicitará el apoyo económico del
100% si el curso está relacionado directamente con las funciones que
realiza, o materias que imparte y se demuestre que beneficiará al
desempeño de sus actividades.

Ayuda económica hasta el 50%: Se solicitará el apoyo económico
hasta el 50%, si el curso le proporcionará herramientas para mejorar
la calidad de su trabajo, aún sin estar relacionado directamente con
las funciones que desempeña.

No se otorgará ayuda económica, a las solicitudes de capacitación
que no guarden relación alguna con las actividades que realiza.
4. La GG eleva el pedido al CA, quién autoriza o rechaza el otorgamiento
de la ayuda económica.
5. La GG comunica la decisión del CA a RRHH para que lo notifiquen a
quienes lo solicitaron.
6. RRHH presenta a la GG la orden de pedido y pago de acuerdo al monto
aprobado, adjuntando a la misma los detalles de la capacitación.
7. RRHH se responsabiliza del pago y la rendición de los comprobantes
ante la Dirección Financiera
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PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
1. El funcionario o docente asume el compromiso de participar del curso.
2. En caso que el funcionario o docente no asista al curso de capacitación,
RRHH conversará con el/la beneficiario/a solicitando una explicación del
motivo de su ausencia y en caso de que abandone tendrá que devolver el
importe abonado por la Universidad.
3. RRHH remitirá un informe del control de las capacitaciones a GG
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DOCENTE
1. El Decano o Director de Departamento del cual depende la materia,
incorpora a la plataforma (e-trabajo) las planillas con las propuestas de
nombramiento de docentes, para el análisis y opinión del Comité de
Revisión de dichas propuestas.
2. El Comité conformado por un profesor del Departamento designado por
CA la GG, la Rectora, el Director/Decano, y el responsable de la Unidad
de Planificación y Control de Gestión Académica. Los miembros del
comité de revisión deben emitir opinión sobre acuerdo de las propuestas
presentadas.
3. Con el dictamen del Comité, la Gerencia General remite las propuestas
al al Consejo de Administración.
4. Aprobadas las propuestas la Unidad de Planificación y Control de
Gestión Académica realiza las siguientes actividades:
Asignar profesores a los cursos dados de alta en el Sistema CaWin.
Envía a la Dirección Financiera copias de las propuestas aprobadas y
de los documentos de identidad de los nuevos docentes.
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PROCEDIMIENTO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO DOCENTE
 Al inicio de cada semestre, las Gerentes de Facultad (GDF) preparan los
contratos de los profesores y los remiten al Departamento de Recursos
Humanos.
 El Dpto. de RRHH verifica con la planilla, aprobada por el Consejo de
Administración, que contiene el número de curso, la materia, el profesor,
la categoría del profesor, el horario de clase y el turno que le
corresponde y los remite a la Dirección –Administrativa.
 En la Dirección Administrativa se realiza un nuevo control, y con la firma
del responsable asignado a dicho control, se remite nuevamente al
Departamento de Recursos Humanos.
 El dpto. de RRHH remite los contratos a las diferentes Facultades para
la firma correspondiente de cada profesor.
 Las GDF remiten al dpto. de RRHH todos los contratos firmados para su
archivo.
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PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICADO O CONSTANCIA DE TRABAJO
FUNCIONARIO -PROFESOR
1. El funcionario o profesor, debe presentar su solicitud de certificado o
constancia de trabajo al dpto. de RRHH.
2. La solicitud debe realizarse a través del formato diseñado para ello, el
cual debe ser firmado por RRHH en señal de acuse de recibo y devolver
una copia al solicitante.
3. RRHH, procede a verificar los datos del funcionario y/o profesor.
4. RRHH remite el pedido al dpto. de personal (unidad dependiente de la
Dirección Administrativa).
5. El dpto. de personal confecciona los certificados o constancia de trabaja
para que los mismos sean firmados por la Directora Administrativa.
6. Posteriormente hace entrega del certificado o constancia de trabajo al
interesado con acuse de recibo.
7. En el caso de certificados de trabajo para docentes de Grado o
Postgrado, se piden los datos al departamento de Recursos Humanos,
quien obtiene los datos del sistema CAWIN (historial docente)
8. La solicitud del certificado debe decir para qué lugar va dirigido.
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PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE HORAS EXTRAORDINARIAS.
1. Cuando un departamento o facultad requiera ejecutar labores fuera de
los horarios señalados como horas de trabajo, debe solicitar la
autorización correspondiente de su jefe directo (Rector, GG, Dirección
Administrativa, Dirección Financiera), esto con la finalidad de reconocer
posteriormente el pago adicional.
2. Para efectos de pago de las horas extraordinarias, el departamento
solicitante debe remitir un informe de horas extraordinarias, en el cual
debe Será responsabilidad del Jefe inmediato velar por el control del
tiempo extraordinario efectivamente
3. Las horas extraordinarias se remunerarán de conformidad con lo
dispuesto en el Código de trabajo, salvo situaciones especiales
reguladas por la Universidad.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE VACACIONES.
1. La encargada del dpto. de Personal (dependiente de la Dirección
Administrativa), remite al dpto. de RRHH la nómina de funcionarios
indicando los días de vacaciones que le corresponde a cada uno, a fin
de enviar a cada departamento la información para la planificación de
las vacaciones del funcionariado.
2. En la medida que cada departamento presenta a RRHH la planificación
de vacaciones, esta envía la planilla al dpto. de personal.
3. El dpto. de personal se encarga de preparar las notificaciones de
vacaciones para cada funcionario que son firmadas por la directora
administrativa.
4. Posteriormente hace entrega de las notificaciones con acuse de recibo a
cada funcionario.
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5. En caso de que por algún motivo el funcionario dese modificar las fechas
de sus vacaciones o quiera adelantar u cobrar debe presentar una nota
al dpto. de RRHH.
6. El dpto. de RRHH verifica el pedido y lo presenta a la GG.
7. La GG, solicita autorización del CA.
8. Una vez que se reciba la autorización del CA, se comunica a RRHH para
que informe al funcionario.
PROCEDIMIENTO PARA AMONESTACIÓN, SANCIÓN y/o SUSPENSIONES
1. Las sanciones, amonestaciones, suspensiones surgen por lo general por
llegadas tardías o por incumplimiento de la normativa de la institución
en cuanto a la gestión de algún pago, pedido, etc.
2. La encargada del Dpto. de Personal confecciona las notificaciones de
sanciones para funcionarios que son firmadas por la directora
administrativa.
3. El registro de marcas de cada funcionario se envía a los jefes de Dpto.
respectivos para que confirmen las sanciones o definan su omisión.
4. Las suspensiones se aplican de acuerdo a la violación del Reglamento
Interno de Trabajo.
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ANEXO.
NORMATIVA RRHH PARA BAJA FUNCIONARIOS, PASANTES E
INSTRUCTORES
1.
Para el caso de baja de funcionarios:
RRHH deberá comunicar la salida de los funcionarios
Al Jefe del dpto.. Técnico para que elimine accesos de áreas
restringidas; elimine los usuarios y los emails (cuando no sean
académicos, como el caso de profesores)
Al jefe del dpto de Computación, para que se eliminen los
accesos a sistemas
A la encargada del dpto.. Dircom para que los saque de las
listas de difusión interna.
A la encargada de personal para que realice la exclusión de
IPS
A la vice dirección administrativa para que comunique a la
guardia y se tomen los recaudos de accesos a oficinas y
estacionamientos
2.
Para el caso de los pasantes:
RR.HH. deberá comunicar la salida de los pasantes.
Al Jefe del dpto.. Técnico para que elimine accesos de áreas
restringidas; elimine los usuarios y los emails (cuando no sean
.alu)
Al jefe del dpto de Computación, para que se eliminen los
accesos a sistemas
A la encargada del dpto.. Dircom para que los saque de las
listas de difusión interna.
A la encargada de personal para que borre sus nombres del
sistema de marcación de horas.
A la vice dirección administrativa para que comunique a la guardia y se
tomen los recaudos de accesos a oficinas y estacionamientos.
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3.
Para los instructores
RR.HH. deberá comunicar la salida de los pasantes para
restringir accesos de áreas restringidas; eliminar los usuarios y los
emails (cuando no sean .alu) y comunicará a:
Al jefe del dpto de Computación, para que se eliminen los
accesos a sistemas.
A la encargada del dpto.. Dircom para que los saque de las
listas de difusión interna.
A la encargada de personal para que borre sus nombres del
sistema de marcación de horas.
A la vice dirección administrativa para que comunique a la guardia y se
tomen los recaudos de accesos a oficinas y estacionamientos.
4.
Para los profesores
RRHH deberá comunicar la desvinculación de los mismos ni
bien sea comunicada al respecto y realizar la baja en IPS según
corresponda. Comunicará a:
A la vice dirección administrativa para que comunique a la
guardia y se tomen los recaudos de accesos a oficinas y
estacionamientos (si correspondiese)
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