Polìtica de Comunicación Pública

Instituto Colombiano Agropecuario
Política de Comunicación
Introducción
La comunicación es un componente indispensable que aporta de manera
significativa a la consecución de los objetivos organizacionales de una entidad y,
por ende, al éxito de su gestión. Dentro de una comunicación fundamentada se
halla inmersa la información pública, al posibilitar la gestión transparente de las
entidades del Estado y facilitar la vigilancia ciudadana sobre sus respectivas
acciones.
Estos aspectos han sido elevados a la categoría de Proceso Estratégico dentro del
Plan Estratégico del Instituto Colombiano Agropecuario, Ica, en el cual la Gerencia
General formaliza una Política de Comunicaciones que apoya la construcción de
una visión compartida, el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la
entidad con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento
de sus objetivos institucionales y sociales en concordancia con lo establecido en el
artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
Con base en lo anterior, el Ica ha definido su política de Comunicación Interna y
Externa, mediante la cual busca establecer procedimientos que contribuyan a
mejorar las relaciones de construcción de sentido al interior del Instituto, así como
la interacción comunicativa con su público externo, informando oportuna y
verazmente, recogiendo y resolviendo las demandas informativas de la
comunidad, para de esta manera generar credibilidad en la población objetivo.
Con la implementación de esta Política de Comunicación, el Ica, por medio de su
misión y visión, establecerá un sistema de interrelaciones y entendimientos entre
sus actores internos y externos, que favorezca el cumplimiento de sus objetivos,
buscando el beneficio individual, colectivo, gremial y empresarial. De igual
manera, define las estrategias de desarrollo y manejo de los diferentes medios de
información, a la vez que fortalecerá la cultura y los valores institucionales, a fin de
optimizar su clima organizacional y la calidad de sus servicios.
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1. Objetivo General
Divulgar y socializar oportuna y eficazmente las Medidas Sanitarias y
Fitosanitarias y demás decisiones para garantizar su aplicación por parte del
sector productivo y ofrecer al público interno la información necesaria para el
desarrollo de sus actividades institucionales.
2. Objetivos Específicos
• Facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se transmiten entre los miembros
del Instituto, o entre éste y sus usuarios externos.
• Brindar a las partes interesadas información actual, veraz y oportuna.
• Optimizar el clima organizacional de la entidad, unificando criterios de
información dentro los funcionarios.
• Priorizar las acciones dirigidas hacia el diseño de estrategias de
comunicación del riesgo y formación de los actores internos y externos del
Ica, ante eventuales emergencias sanitarias y fitosanitarias.
3. Comunicación interna
La Comunicación Interna tiene que ver con la información que se genera dentro de
la entidad, en donde emisor y receptor interactúan constantemente. Esta clase de
comunicación es direccionada a partir de varios niveles:
•
Comunicación descendente:
Los mensajes que circulan desde la dirección hacia el personal.
•
Comunicación ascendente:
Desde el personal hacia sus superiores: feedback, sugerencias, preguntas.
•
Comunicación horizontal: Es la comunicación entre iguales (resolución de
problemas, coordinación).
3.1 Proceso de construcción para gestionar la comunicación interna
Con la implementación de la política interna y externa se busca mejorar el
conocimiento de la entidad por parte de los funcionarios, logrando la cooperación,
colaboración, motivación, inspiración y el compromiso de todos, de manera que
los empleados
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laboren mejor y más enfocados, dando una imagen positiva de la empresa y
alcanzando más fácilmente sus objetivos.
Para gestionar eficazmente esta comunicación es importante tener en cuenta que
todas las personas de la empresa son importantes y que deben tratarse como un
activo que hay que gestionar, creando el marco cultural apropiado, facilitando el
desarrollo de las capacidades de comunicación y apoyando una comunicación
multidireccional. Con esto se busca construir una organización enfocada hacia sus
metas, ágil, eficaz y competitiva.
Para lo anterior se fomentará la creatividad a través de la apertura de espacios de
interacción, discusión, y se fortalecerá el trabajo en equipo.
Surge entonces la necesidad de identificar y fortalecer los diferentes niveles que
hacen parte de una óptima comunicación organizacional, que para el caso del
Instituto se identificaron como:
Nivel individual
Se desarrollan los estilos de comunicación interpersonal dentro de los funcionarios
del Instituto, buscando la correcta emisión de mensajes para el funcionamiento de
la organización.
Nivel organizacional
Busca poner en común el cambio organizacional para el cumplimiento de las
metas.
Nivel grupal
Tiene el objeto de fomentar el trabajo colaborativo y en equipo como medida para
el diseño y ejecución de proyectos y la toma de decisiones.
Nivel de competitividad
Será prioridad dentro del Plan de Capacitación de la entidad la formación de
funcionarios en habilidades y competencias comunicativas.
3.2. Canales de comunicación interna
• Comité de Gerencia: presidido por el Gerente General. Participan los
subgerentes, asesores técnicos de la gerencia y jefes de las oficinas
asesoras. El objetivo es analizar y definir estrategias en materia fito y
zoosanitaria.
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• Comité de Subgerencia: participan los subgerentes y sus respectivos
coordinadores de grupo y otras personas que se requieran. Este comité se
realizará dos veces al mes, según la programación establecida por cada
subgerencia.
• Comité de Dirección Seccional: participan el Coordinador Seccional y los
líderes de proyecto de dirección en cada seccional. Este comité se realizará
una vez al mes, según programación establecida por cada seccional.
• Reunión General: participan el gerente general, subgerentes, directores
seccionales y demás personal que se requiera, según determinación del
gerente. Esta reunión se realizará dos veces al año.
• Circulares Mensuales: el gerente general emitirá mensualmente a los
directores seccionales circulares informativas, a través de las cuales le dará
instrucciones y orientación para la atención de los diferentes temas
administrativos y técnicos.
• Carteleras: Las carteleras del Instituto Colombiano Agropecuario están
relacionadas con los siguientes temas:
Noticias de prensa: se publican las diferentes notas de prensa que los
medios de comunicación transmiten acerca de las gestiones del Instituto.
Administrado por la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Noticias sobre el personal: hacen referencia a políticas de nivel
administrativo, programas de capacitación y bienestar, noticias sociales del
personal, eventos y demás información de interés general para funcionarios
y contratistas del Ica. Administrado por el Grupo de Bienestar Social.
• Correo electrónico interno: Este medio facilita el envío y recepción de
información entre los funcionarios de la entidad, garantizando una
comunicación ágil y eficaz.
• Intranet: La intranet en el Instituto es una red interna corporativa que
permiten divulgar con efectividad información de la entidad a los
funcionarios, consiguiendo que estén permanentemente informados con las
últimas novedades y datos de la organización. Igualmente, guarda un
volumen amplio de documentación importante acerca del instituto. La
administración del contenido de la Intranet es responsabilidad de cada
dependencia y el grupo de sistemas apoya la administración de forma y
diseño de la Intranet.
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• Memorandos: Los memorandos son generados por cada una de las
dependencias del Ica, mediante un código y número de edición. Sin
embargo, son controlados a través del Grupo Centro de Documentación.
3.3 Imagen Institucional
Como parte de su Plan Estratégico, el Instituto Colombiano Agropecuario adoptó
una nueva identidad visual, que permitiera una connotación de institución fresca,
con nuevas ideas y tecnologías que estimulan el desarrollo agropecuario.
De acuerdo con lo anterior se orientarán acciones en los siguientes aspectos:
a.
Articular la Imagen Institucional
El Instituto unificará su identidad gráfica mediante el uso fundamental del nuevo
logo.
b.
Simplificar y normalizar todo el material y modelos impresos
Se normalizará la utilización del material impreso a nivel interno y externo, a través
del uso de formatos estándar.
c.
Posicionar la imagen del Ica
El Instituto definirá parámetros para el uso de su nueva imagen en todos los
proyectos en los cuales participe y que tengan que ver con el sector agropecuario.
Esto permitirá posicionar la imagen del Ica a nivel nacional e internacional.
3.4 Usuarios internos
Incluye funcionarios de manera individual (planta y contratistas); grupos internos
de trabajo (subgerencias, oficinas, coordinaciones de grupo) y familias de los
funcionarios.
La optimización de un buen clima organizacional en el Ica, más que lograr el
hecho de que los funcionarios estén enterados al detalle de lo que se está
haciendo en todas las instancias de la entidad, propende por construir una visión
compartida en torno a ejes estratégicos organizacionales, como el hecho de que
tanto los directivos, los de carrera administrativa, los provisionales y los
contratistas se apropien de la entidad y desarrollen una actitud de servicio,
teniendo presente que con su trabajo están aportando al cumplimiento de los
objetivos misionales del instituto.
En este aspecto es importante dar continuidad al trabajo de construcción colectiva,
y estructurar la gestión institucional desde el punto de vista comunicativo,
propendiendo a la participación de todos los funcionarios en la toma de
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decisiones, involucrándolos en las diferentes actividades e informándolos,
construyendo de esta manera un sentido de compromiso y pertenencia con la
entidad, además de generar confianza en cuanto a su gestión.
4. Comunicación externa
La comunicación externa del Instituto está encaminada a la interacción que el Ica
mantiene con sus diferentes públicos externos, y propende a mantener o mejorar
sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable y a promover sus
productos o servicios con base en la información que emite.
4.1 Proceso de construcción externa
Para el Ica tiene un gran significado evaluar la percepción de aquellos que no
hacen parte de la entidad, pero que, de una forma u otra, están vinculados con ella
por los servicios que les presta.
En este aspecto, la política de comunicación se orientará a que los usuarios del
Instituto conozcan las decisiones técnicas adoptadas por la entidad en materia
sanitaria, fitosanitaria y de pesca y acuicultura, con el fin de mejorar el status
sanitario del país y de esta manera garantizar la apertura de nuevos mercados.
De otra parte, y de manera específica establecerá las líneas de Acción en materia
de Comunicación del Riego Sanitario y Fitosanitario.
El Ica recurrirá como primera medida a los medios de comunicación para divulgar
las diferentes noticias y demás temas de interés general concernientes al sector
agropecuario. No obstante, también se implementarán estrategias que le permita
al instituto socializar de manera personal entre el sector productivo sus políticas y
demás decisiones.
4.2 Canales de comunicación externa
La comunicación con medios de comunicación, clientes y partes interesadas se
realiza a través de los siguientes espacios:
• Boletín de Prensa: Instrumento de información dirigido a medios de
comunicación y demás clientes externos en el que se facilita la divulgación
de la gestión y demás actividades relacionadas con la Misión de la entidad.
• Artículos Especiales: Instrumento de información dirigido a medios de
comunicación y demás clientes externos en el que se facilita la divulgación
de la gestión y demás actividades relacionadas con la Misión de la entidad,
pero, a diferencia del Boletín, éste es más extenso, profundo y
generalmente es dirigido a separatas especiales agropecuarias en
periódicos y revistas nacionales a solicitud del Instituto o de los mismos
medios de comunicación que buscan ampliar información actual.
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• Cuñas de Radio y Notas de TV: Breve espacio de información dedicado a
anuncios relacionados con las actividades Misionales de la entidad. Está
dirigido principalmente a los clientes del Agronegocio Colombiano. Las
declaraciones para radio y televisión las realizará el Gerente General o en
su defecto los subgerentes o coordinadores seccionales. Estas serán
coordinadas por la oficina de prensa y comunicaciones.
• Rueda de Prensa: Acto informativo en donde, previa convocatoria a los
medios de comunicación, el Gerente General como vocero encargado, en
apoyo de la Oficina de Comunicaciones y demás directivos, divulga a la
opinión pública en general una situación o versión de un hecho
institucional, sanitario o administrativo de relevancia local, nacional o
Internacional.
• Avisos de Prensa: Medio por el cual se transmite una información de
interés para el conocimiento de la opinión pública en general o específica
(proveedores, agricultores, ganaderos, entre otros).
• Asesorías en Comunicación: Actividad por medio de la cual la Oficina
Asesora de Comunicaciones atiende los requerimientos de los diferentes
procesos en materia de comunicación y asesoramiento, para el correcto
uso y manejo de la información hacia los medios informativos y demás
actividades (Simposios, Seminarios, Cursos, etc.).
• Página web: Este portal ofrece de manera detallada a usuarios y demás
ciudadanos información acerca de las diferentes acciones que desarrolla
cada una de las áreas que componen el Instituto y los servicios que presta
a sus usuarios, principalmente en temas agrícolas, pecuarios y de pesca.
Esta página contiene datos relacionados al status sanitario y fitosanitario
del país, así como los logros obtenidos en materia de comercio
internacional, gracias a las labores que el Ica, como autoridad sanitaria,
realiza para lograr el acceso real de productos agropecuarios a nuevos
mercados. La administración de la diferente información es responsabilidad
de la dependencia a la cual pertenezca. Los boletines de prensa son
responsabilidad de la Oficina de Comunicaciones, mientras que el Grupo de
Sistemas apoya la administración de forma y diseño de la página WEB.
4.3 Usuarios externos
Dentro de estos se cuentan los productores del sector agropecuario, importadores
y exportadores de productos agropecuarios y de pesca y acuicultura, gremios de
la producción agropecuaria y demás actores de las cadena, entidades que hacen
parte del Sistema de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, Servicios Sanitarios
internacionales, opinión pública y medios masivos de comunicación e información.
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La Política de Comunicación busca garantizar el suministro información suficiente,
veraz y oportuna a los usuarios sobre los servicios de la entidad y los resultados
de su actuación, como herramienta para la toma de decisiones.
Además, estará dirigida a hacer visible la gestión institucional, fortaleciendo la
imagen positiva del Ica como autoridad sanitaria del país, la cual será medida
periódicamente.
5. Comunicación del Riesgo
Lo que se pretende ofrecerles a los usuarios internos y externos es información de
fácil acceso, por lo que es necesaria la creación de un sistema de notificación que
permita tomar acciones oportunas en caso de emergencias sanitarias. Lo anterior
deberá sustentarse en el uso de tecnología de punta, un medio de información e
infraestructura de comunicaciones adecuada que conecte todas las áreas.
El objetivo de estas acciones es ofrecerle al cliente interno y externo de la entidad
información oportuna, que sirva de base para la toma de decisiones acertadas.
Esta interacción entre el sistema sanitario y fitosanitario logrará que la entidad
articule la política sanitaria y fitosanitaria con el sector privado.
En lo relacionado con la comunicación del Riesgo, como parte fundamental de los
procesos de análisis del riesgo, se identificó que el Ica debe adoptar los principios
de información del Riesgo establecidos por la Organización Mundial de Sanidad
Animal, OIE, los cuales están definidos en 6 puntos:
1. La información sobre el riesgo es el proceso por el que se obtiene información y
opiniones de partes potencialmente afectadas o interesadas acerca de los
peligros y riesgos durante un análisis del riesgo, y por el que se comunican los
resultados de la evaluación del riesgo y se proponen medidas de gestión del
riesgo a quienes toman las decisiones y a las partes interesadas del país
importador y del país exportador. Es un proceso multidimensional e interactivo
que debería comenzar al principio del análisis de riesgo y continuar hasta el final.
2. Cada vez que se emprende un análisis del riesgo debe definirse una estrategia
de información sobre el riesgo.
3. La información sobre el riesgo debe ser un intercambio abierto, interactivo,
iterativo y transparente que puede prolongarse después de la decisión sobre la
importación.
4. Los principales participantes en la información sobre el riesgo son las
autoridades del país exportador y otras partes interesadas, como los grupos
industriales nacionales y extranjeros, los ganaderos y los consumidores.
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5. Las hipótesis y la incertidumbre del modelo y de los parámetros iníciales, así
como los resultados de la evaluación del riesgo, deben formar parte de la
información.
6. La información sobre el riesgo debe ser expuesta a especialistas, a fin de
someterla a la crítica científica y garantizar que los datos, la información, los
métodos y las hipótesis son los mejores posibles.
Será indispensable además analizar este tema a la luz de las condiciones en las
que se desarrollan los Análisis de Riesgos para la parte agrícola.
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