Empresa de seguridad Magistral.

Villavicencio, 20 de abril de 2015
Señores
ADMINISTRACION
CONCEJO ADMINISTRACIÒN
CONJUNTO MONTECARLO RESERVADO
La Ciudad
REFERENCIA:
INFORME SERVICIO VIGILANCIA Y SESGURIDAD PRIVADA
Las directivas de Seguridad Magistral de Colombia LTDA, como aliados estratégicos y responsables
de la seguridad del Conjunto presentamos el informe correspondiente a la gestión desarrollada durante
el periodo 2013 - 2015.
En Mayo del 2013 la Empresa de Seguridad Magistral de Colombia asumió la responsabilidad de la
seguridad física del Conjunto Montecarlo Reservado, de manos de la actual Administración, al asumir el
reto se trazó como objetivo principal disminuir el alto índice de hurtos que se venían presentando en las
instalaciones del conjunto, todas las estrategias y protocolos se encaminaron en lograr este fin, obteniendo
resultados satisfactorios.
DESEMPEÑO OPERATIVO

El Conjunto Montecarlo Reservado presentaba un alto índice de hurtos en los años anteriores al
2013, aproximadamente dos por mes y hasta cinco en épocas decembrinas.

Durante el año 2013 el Conjunto no contaba con citofonia y la labor se desarrolló dentro de los
estándares normales, actualmente el sistema implementado podemos decir que nos ayuda
bastante, sin embargo no es eficaz al 100% ; ya que se logra evidenciar la falta de
compromiso por parte de los residentes para actualizar oportunamente los cambios de
Número Celular, Se han evidenciado inconsistencia en la base de datos, La falta en ocasiones
esporádicas de saldo para poder realizar la llamada, Por tal razón hemos tenido que apoyarnos
en nuestro potencial humano “Guarda Rondero” quien se desplaza a las diferentes residencias
del conjunto con el fin de anunciar e identificar y prevenir la intrusión de personas
sospechosas.

Las rondas a las instalaciones se realizan cada 20 minutos, se registran en el formato de rondas
y se tienen evidenciadas en unas cámaras seleccionadas estratégicamente, las cuales se revisan
periódicamente para su control y aceptación.

Se logró identificar y contrarrestar los vehículos y motos no pertenecientes al Conjunto que
parqueaban dentro de las instalaciones, actualmente se vienen reportando a la administración los
vehículos y motos mal parqueados.
Se logró controlar totalmente el ingreso de vendedores ambulantes.
Con base en los protocolos de seguridad establecidos y al esfuerzo y dedicación del personal de
vigilancia se logró disminuir en un 80% el nivel de hurtos que se presentaban, reflejamos
solamente dos casos: 26/07/2013 casa L1, 24/09/ 2014 casa H10, casos donde fue evidente la
responsabilidad de los residentes.


Caso particulares, donde la empresa evidencio la responsabilidad del vigilante en la perdida de una
bicicleta, al propietario se le respondió con una bicicleta de mejor calidad y el caso más reciente el golpe
que recibió un vehículo Nissan de propiedad del Señor Richard Roldan de la casa A- 18 cuando se
disponía a salir del conjunto, se pudo evidenciar la responsabilidad del guarda por consiguiente se le va
a responder con el 50 % del costo de la reparación.
MEJORAS TECNOLOGICAS Y APORTES A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La Empresa Seguridad Magistral de Colombia LTDA; inicialmente asumió el 100% de la
implementación de dos brazos automatizados para las puertas vehiculares, como mejora al control
de acceso; Los cuales presentaron falencias debido al alto volumen de aperturas que se dan en el
Conjunto Montecarlo Reservado, En aras de seguir cumpliendo nuevamente en octubre del 2014,
aporta ($3.500.000) valor correspondiente al 50 % del costo total de los actuales brazos y
tarjetas de ingreso vehicular, con el objetivo de controlar y verificar el ingreso de vehículos ajenos
al conjunto, mediante la utilización de tarjetas de acercamiento, configuradas para garantizar la
veracidad de los vehículos pertenecientes al conjunto.
En mayo del año 2014, se realizó un aporte de ($5.000.000) para la planta tratadora de agua del
conjunto. Petición que la Empresa acogió y gestiono con el mayor de los gustos.
Sumas de dinero que son equivalentes un mes de servicio de vigilancia totalmente gratis para el
conjunto.
El CCTV Se ha mantenido funcional a pesar de las inclemencias del clima, los factores de energéticos,
y el desgaste normal de los quipos y el cableado; consideramos que en este tema la gestión es
inmediata, pues cuando se presenta cualquier novedad la solución se hace en el menor tiempo
posible ej.: de la mañana a la tarde, casos excepcionales de un día para otro; pues la empresa
tiene contratado un técnico de planta para dicha labor.
Se adquirieron dos 2 radios Motorola nuevos para mejorar la comunicación entre los vigilantes.
GESTION HUMANA
En enero del presente año, la empresa realiza el cambio del Señor Vigilante Morales Castro
Daniel; persona más antigua en el conjunto y en la empresa; esto con el fin de refrescar los
protocolos de ingreso, el manejo de las relaciones interpersonales, el servicio al cliente, y sobre
todo hacer cumplir al 95 % los controles y normas del conjunto.
Como es de su conocimiento, llevamos dos (2) años manejando una tarifa muy cómoda para el
conjunto sin embargo, en aras de seguir mejorando nuestro desempeño y especialmente mantener
nuestro equipo de trabajo incentivado hemos organizado los horarios de trabajo de tal forma que
el personal disfrute de un verdadero descanso en familia, de 48 horas. “Antes solamente se
realizaba un cambio de turno.
Se incrementó el salario de los Guardas asignados al puesto, actualmente devengan $ 840.000, libres;
nosotros como empresa asumimos el 100% de los parafiscales, sus liquidaciones se realizan
sobre el total devengado, cumplimos eficazmente con el pago de la seguridad social, los salarios
los días 05 de cada mes.
Es evidente que se han presentado con frecuencia cambios de personal, Situación que obedece
a incumplimientos al reglamento interno de la empresa, y el indicador más frecuente son las
constantes renuncias argumentando presión y maltratos recibidos por parte de la comunidad,
Situaciones que también hemos vivido nosotros como directivos.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se sugirió a la administración la implementación de un stiker para pegar a los vehículos
pertenecientes al conjunto:
Beneficios del Stiker: Facilitar la labor del vigilante, identificar los carros pertenecientes a los
residentes del conjunto, de los visitantes, controlar la cantidad de carros que puede ingresar cada
residente uno (1) por casa.
Por otro lado recomendamos la implementación y exigencia permanente de formatos para
autorización y realización de actividades específicas Ejemplo; formato trasteos, Autorización y
realización de obras civiles, Listado actualizado de taxis autorizados para ingresar al conjunto,
Formato actualización de residentes nuevos, Autorización utilización del Quiosco. Entre otros.
Se recomienda la implementación de un (1) vigilante rondero de domingo a domingo en el horario
de 10:00 a.m. a 22:00 horas. persona que contribuirá a mejorar el desempeño en la portería
sobre todo en horas pico. Recordemos que actualmente es una sola persona para atender
aproximadamente 1.000 residentes, recibir correspondencia, organizarla en cada casillero, anunciar
y atender visitantes, realizar los registros, hacer apertura a la puerta peatonal, apertura y cierre
de la puerta vehicular, aseo al baño entre otras actividades.
Se necesita de manera urgente la aprobación del manual de convivencia, herramienta importante
y eficaz para encaminar la comunidad, y poder aplicar las sanciones correspondientes según sea
el caso.
Es necesario socializar permanentemente a la comunidad sobres las normas, cambios, y
reglamentos establecidos para la sana convivencia, la seguridad de todos. Evitar las excepciones.
Agradecemos la oportunidad y confianza depositada a la empresa Magistral de Colombia Ltda y
esperamos poder continuar una vez más como aliados en seguridad.
Cordialmente,
Ricardo Rodríguez Vega
Gerente Regional Meta