FO-GTH-05-PEFRFIL ASISTENTE PRESIDENCIA

CODIGO: FO-GTH-05
VERSIÓN: 02
FECHA: 18 de marzo de
2015
PERFIL DE ASISTENTE
IDENTIFICACIÓNDEL CARGO
Nombre Del Cargo: Asistente
Nombre de la Dependencia o Área: Área administrativa
Nivel del Cargo: profesional
Tipo de Contrato: libre nombramiento
Salario Asignado: 3’138.293
Lugar donde desempeña las labores: oficinas administrativas
Jefe inmediato: Jefe de recursos humanos
Tipo
de
Proceso:
Misional
Apoyo
X
Estratégico
Resumen del cargo: Apoyar a los concejales en los procesos administrativos y
controlar la calidad de la información del sistema de información en la
organización.
OBJETIVO DEL CARGO
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a
los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de
archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para
la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de
los procedimientos establecidos en la entidad.
ORGANIGRAMA
PERFIL OCUPACIONAL
El perfil de la asistente de concejal debe ser integrado por competencias técnicas
en analizar información obtenida con el fin de identificar problemas, estudiando
las causantes y organizando la información de modo que se obtengan soluciones
para los requerimientos, además de la toma de decisiones para mejorar las
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PERFIL DE ASISTENTE
situaciones requeridas por la organización. Se requiere la habilidad cuantitativa
para el manejo de presupuestos y la administración de recursos físicos
requeridos por la empresa. Debe contar con habilidad comunicativa, capaz de
razonar, comprendiendo conceptos y analizando situaciones especificas, idóneo
en la capacidad de escucha y relaciones adecuadas con todas las personas,
interactuando fácilmente con los integrantes de la organización, hábil en el
diálogo y la resolución asertiva de conflictos. Competente en el trabajo en equipo,
trabajando de manera coordinada y responsable, siendo líder y asumiendo como
se requiera diferentes papeles en el equipo. Capaz de proponer ideas, crear,
imaginar, indagar o emprender cosas nuevas. Una persona ética, con carácter
moral propia del gestor del talento humano, siendo transparente con su trabajo y
cumplimiento de las actividades asignadas. Comprometida con la organización y
su trabajo.
PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO
FUNCIONES
FRECUENCIA
1. Transcribir
los
diferentes Cada que se requiera en la organización.
documentos relacionados con la
dependencia.
2. Mantener en orden el archivo de
la oficina.
3. Recibir, radicar y despachar
oportunamente
la
correspondencia
y
demás
documentos relacionados con la
oficina y controlar el recibo
correcto por parte del destinatario.
4. Atender las llamadas telefónicas y
al público o funcionarios que se
presentan a la oficina.
5. Apoyar la implementación del
sistema de Control Interno dentro
de su dependencia, fomentando
la cultura del autocontrol y
participando en los programas y
eventos que coordine la unidad de
control in terno.
6. Controlar la existencia de útiles y
papelería para la oficina.
7. Poner en conocimiento de su
superior
inmediato
las
irregularidades
o
anomalías
relacionadas con los asuntos,
elementos o documentos que se
Todos los días
Todos los días
Todos los días
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PERFIL DE ASISTENTE
encuentran
bajo
su
responsabilidad.
8. Recibir,
modificar
inicial
y
periódicamente la clave de
acceso, la cual es per sonal e
intransferible. Responder por
todas y cada una de las
transacciones realizadas a través
de ella.
9. Responder por todas y cada una
de las actividades desarrolladas,
asumiendo las consecuencias que
se derivan en el ejercicio de sus
funciones.
10. Responder por la aplicación de
los métodos y procedimientos del
sistema de control interno y velar
por la calidad, eficiencia y eficacia
del mismo.
11. Cumplir con las disposiciones
existentes en materia disciplinaria,
sobre
Derechos,
Deberes,
Prohibiciones,
Inhabilidades,
Incompatibilidades y Conflicto de
Intereses.
12. Desempeñar
las
demás
funciones inherentes al cargo y
que le sean asignadas por su jefe
inmediato
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
EQUIPOS: computadores, teléfonos, fax, fotocopiadora, impresora, scanner
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL: N.A
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: descargos y toda la papelería de los
empleados
RECURSOS: presupuestos, atención al cliente
ECONÓMICAS: N.A
RELACIONES (Internas o Externas)
NOMBRE
FINALIDAD
FRECUENCIA
Jefe De Recursos Verificar información, dar Todas las veces que se
Humanos
asesoría, apoyo en selección requiera, (es el jefe
y preselección del personal, inmediato).
diseñar
programas
de
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Salud Ocupacional
Jefe De Producción
Supervisor
PERFIL DE ASISTENTE
bienestar.
Para
mantener
las
condiciones de salud y
seguridad industria.
Realizar evaluación a los
empleados.
Obtener información sobre
clima organizacional.
Dar a conocer información
pertinente y necesaria.
Reportes
de
empleados,
desempeño,
efectividad,
rendimiento, motivación de los
operarios.
Semanalmente.
Trimestralmente,
que se requiera.
cada
Cada que sea necesario.
REQUISITOS DEL CARGO
NIVEL DE EDUCACIÓN: bachillerato completo en cualquier modalidad
ÁREA DE DESEMPEÑO: Área de dirección administrativa
OTROS CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS REQUERIDOS:
Conocimientos matemáticos, técnico en asistencia administrativa, observación,
comunicación, expresión corporal.
Programas o software de computador; que maneja.
Excel, Word, internet, E-Mail.
EXPERIENCIA:
Tiempo: 6 meses
Descripción: se requiere que sea una persona con experiencia por 2dos años de
experiencia laboral relacionada.
OTROS REQUISITOS:
Edad
Mayor a 18 años de edad.
(rango):
Sexo:
Hombre
x
Mujer
x
Competencia
comunes
1. Orientación a
resultados
2. Orientación al
usuario y al
ciudadano
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Conocimientos
Competencias
esenciales
comportamentales
 Técnicas de oficina  Manejo de la información
 Técnicas
de  Adaptación al cambio
archivo
 Disciplina
 Manejo de órdenes  Relaciones interpersonales
de
servicio
y
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3. Transparencia
4. Compromiso con 
la organización.


Condiciones físicas
Condiciones
ambientales:
REVISADO POR:
NOMBRE:
CARGO
FECHA:
FIRMA:
APROBADO POR:
NOMBRE:
CARGO:
FECHA:
FIRMA:
PERFIL DE ASISTENTE
contratos

Sistemas Office y
Windows
Gestión
Publica
Plan de Desarrollo
Norma
NTCGP
1000/2004
Colaboración
CONDICIONES GENERALES
Esfuerzo físico: bajo
Esfuerzo visual: alto
Esfuerzo mental: alto
Abierto:
Cerrado: oficina de trabajo
Semicerrado: