Sistema de Información Integral de Comercio Manual de Usuario

Sistema de Información Integral
de Comercio
Manual de Usuario
Nivel Básico
Código:
Agosto, 2015
Historial de Versiones
Fecha
Versión
Descripción
Autor
30-08-2015
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Manual de Usuario
Jezel Conde
Índice de contenido
a).- Ingresar al sistema...............................................................................................................................4
b).- Recuperación de Clave........................................................................................................................4
1.- Módulo de Empresa..............................................................................................................................8
2.- Módulo de Productos.........................................................................................................................21
2.1.- Registrar Marcas:........................................................................................................................21
2.2.- Registrar Productos:....................................................................................................................21
2.2.1.- Producto:.............................................................................................................................22
2.2.2.- Presentación:.......................................................................................................................24
2.2.3.- Producción:..........................................................................................................................25
2.2.4.- Materia prima importada:....................................................................................................26
2.2.5.- Materia prima nacional:.......................................................................................................27
2.2.6.- Estructura de Costos:...........................................................................................................29
2.2.7.- Proceso productivo:.............................................................................................................29
3.- Módulo Transporte.............................................................................................................................31
3.1.- Conductor:...................................................................................................................................31
3.2.- Vehículo:.....................................................................................................................................32
3.3.- Plataforma:..................................................................................................................................33
3.4.- Rutas:..........................................................................................................................................34
4.- Módulo Guía de Movilización............................................................................................................35
4.1.- Generar Guía...............................................................................................................................35
4.1.1.- Pre-despacho:......................................................................................................................35
4.1.2.- Despacho:............................................................................................................................39
4.2.- Recibir Mercancía.......................................................................................................................43
4.2.1.- Recepciones:........................................................................................................................43
4.2.2.- Conciliaciones:....................................................................................................................44
4.3.- Reversar.......................................................................................................................................46
4.3.1.- Reversar Despachos:...........................................................................................................46
4.3.2.- Reversar Recepciones:........................................................................................................47
4.3.3.- Reversar Conciliaciones:.....................................................................................................47
5.- Módulo Consultar...............................................................................................................................49
5.1.- Mis Despachos:...........................................................................................................................49
5.1.- Mis Recepciones:........................................................................................................................50
6.- Módulo Administración......................................................................................................................53
6.1.- Usuario........................................................................................................................................53
6.1.1.- Cambio de clave..................................................................................................................53
6.1.2.- Actualización de Mis Datos.................................................................................................53
6.1.3.- Actualización de Mis Usuarios............................................................................................54
6.1.4.- Asignar dirección a Mis Usuarios.......................................................................................56
7.- Salir.....................................................................................................................................................58
Para ingresar al sistema debe abrir al navegador Web instalado en su computador,
preferiblemente Mozilla Firefox versión 29.0 o superior y colocar la siguiente dirección:
http://siic.mincomercio.gob.ve, específicamente en la barra de direcciones, tal y como se
muestra en la Figura N° 1. de inmediato aparecerá la pantalla descrita en la Figura N° 2
iniciar sesión.
Figura N° 1
a).- Ingresar al sistema.
Para ingresar al sistema coloque el nombre de Usuario y Contraseña proporcionada
por el Soporte Técnico del Sistema de información Integral de Comercio, en la pantalla
representada en la Figura N° 2.
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Figura N° 2
b).- Recuperación de Clave
Si olvida la clave de acceso al sistema, debe seleccionar la opción “Olvidó la Clave”,
identificada con la flecha amarilla 1, en la Figura N° 2. Al seleccionar esta opción aparecerá la
Figura N° 3, pantalla donde se debe introducir los datos solicitados: cédula y correo
electrónico.
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Figura N° 3
Luego, debe responder la pregunta secreta como se muestra en la Figura N° 4.
Figura N° 4
El sistema automáticamente enviará un mensaje al correo electrónico registrado en el
sistema, para poder ingresar con el usuario creado. Figura N°5.
Figura N° 5
Una vez que ingresa al sistema con la clave enviada a su correo, inmediatamente se
muestra la Figura N° 6 indicando el mensaje, donde se indica que por razones de seguridad
debe cambiar la clave.
Figura N° 6
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Luego de accionar el botón “Continuar”, aparecerá la Figura N° 7, debe llenar los
campos solicitados para realizar el cambio de clave, como sigue:
Figura N° 7
Una vez completado el ingreso de los datos, accionar el botón “Aceptar”, le solicitará la
clave anterior, la nueva clave y confirmación de la nueva clave, como se muestra la Figura
N° 8.
Figura N° 8
Realizados los cambios solicitados por el sistema, seleccionar la opción “Guardar”,
donde posteriormente aparecerá el mensaje indicado en la Figura N° 9.
Figura N° 9
Al accionar el botón “Continuar”, el sistema se ubica en la Figura N° 2, para iniciar
sesión e ingresar, pantalla en la que además, debe colocar el código, en el campo en blanco,
indicado con la flecha de color rojo4 .
Luego de ello, aparece la Figura N° 10 con el menú principal del sistema y sus
diferentes módulos señalados con la flecha de color azul 1 como sigue:
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Figura N° 10
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1.- Módulo de Empresa
Al ingresar a la aplicación se desplegará la siguiente pantalla Figura N° 11, donde se
muestra el menú completo y se despliega el módulo de empresa, que contiene el Registro de
Empresa.
Figura N° 11
Al accionar este sub-menú, aparecerá en pantalla la Figura N° 12, para ingresar los
datos, accionar el botón “Agregar empresa” señalado con la flecha azul1 como sigue:
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Figura N° 12
Luego de aplicar esta acción, se desplegará la pantalla Figura N° 13, en la que se
deben llenar los datos básicos de la empresa. El avance del llenado del formulario se
evidencia en la barra señalada con la flecha de color azúl 1.
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Figura N° 13
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Como se observa en la Figura N° 13, se encuentran los campos para introducir los
datos básicos de la empresa, como el RIF, que al ser ingresado, traerá automáticamente la
información de la razón social, además, se debe seleccionar el sector empresarial al cual
pertenece, accionar la opción que corresponda, si se encuentra o no inscrito en el SNC,
seleccionar el tipo de empresa y describir el objeto social, el cual debe coincidir con el objeto
expresado en el documento constitutivo. accionar el botón “Guardar” .
Luego aparecerá en pantalla la Figura N° 14, donde debe ingresar la información de
la dirección de la empresa, debe llenar el formulario tantas veces como direcciones posea la
empresa.
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Figura N° 14
Despliegue el tipo de dirección y seleccione si es: almacén, domicilio fiscal, evento,
feria, jornada, planta o sucursal. Indique la naturaleza de la empresa, en esa dirección,
traslade de la lista del lado izquierdo al recuadro del lado derecho, utilizando los botones de
acción, como se muestra en la Figura N° 12, indicado con la flecha de color azúl1.
Al accionar en el campo ubicación geográfica, se despliega una ventana emergente en
la cual debe seleccionar el Estado, Municipio y Parroquia. Como se muestra en la Figura N°
15.
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Figura N° 15
Con la información anterior, para ingresar las coordenadas geográficas aparecerá en
pantalla la Figura N° 16, para arrastrar y soltar exactamente la ubicación de la empresa,
mediante el botón rojo señalado con la flecha de color azul 1. Una vez que se cierra esta
ventana del navegador, automáticamente aparecerán las coordenadas indicando el lugar
donde se encuentra la dirección que está registrando.
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Figura N° 16
Continuar ingresando la información; Avenida o calle; sector o urbanización; tipo de
inmueble, nombre del inmueble, piso, local, punto de referencia, correo electrónico de la
empresa, teléfono local y número de fax, para agregar la información, debe accionar el ícono
cruz verde (
) indicado con la flecha roja 2, en la Figura N° 14. Si posee página Web, debe
escribirla en el campo indicado, con la flecha amarilla3 de la Figura N° 14. accionar el botón
“Guardar.”
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Posteriormente, seleccionar la pestaña de “Representantes”, indicada en la Figura N°
17, se solicita la información del(los) representante(s) de la empresa, debe indicar el tipo de
representante, el cargo que ocupa en la empresa. Al introducir el número de cédula de
identidad, al colocar el número, automáticamente aparecerá el nombre y apellido de la
persona.
Ademas, debe ingresar el correo electrónico, teléfono celular y local, para agregar la
información suministrada, seleccionar la acción agregar sobre la cruz verde (
) señalada
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con la flecha amarilla en la Figura N° 16.
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Figura N° 17
Luego aparecerá el siguiente mensaje de confirmación, Figura N° 18.
Figura N° 18
Accionar el botón “Ok”, muestra la Figura N° 19, con el siguiente mensaje.
Figura N° 19
Accionar el botón “Ok”, se presenta la siguiente pantalla Figura N° 20, en la que
muestra los datos de los representantes registrados.
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Figura N° 20
Para modificar o eliminar, cuenta con los íconos del campo “Acción”, señalados con la
flecha de color azul2, en la Figura N° 20,. Igualmente en esta pestaña se debe agregar
tantos representantes, como tenga la empresa.
Luego debe seleccionar la pestaña, “Registro Mercantil” mostrada en la Figura N° 21,
colocar la información del registro mercantil de la empresa, el nombre de la notaría o registro,
número y tomo donde se registró el documento, la fecha del registro y la fecha de la última
modificación, seleccionar el botón “Guardar”.
Figura N° 21
Luego, seleccionar la pestaña, “Número de Empleados” indicada en la Figura N° 22,
presentada a continuación. Se debe colocar el número de empleados pertenecientes a la
empresa que se está registrando, disgregados por sexo, número de empleados fijos, número
de contratados obreros y el número de empleados por honorarios profesionales.
Una vez que finalice el suministro de la información, debe seleccionar el botón
“Guardar”.
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Figura N° 22
Seleccionar la pestaña, “Accionistas” indicada en la Figura N° 23. Colocar la
información del(los) accionista(s) de la empresa, entre los datos que se solicitan se
encuentran: si es persona natural o jurídica, nacionalidad, cédula de identidad o RIF,
nombre(s) y apellido(s), número de expediente, número de acciones, y el porcentaje pagado.
Incorporar la información suministrada seleccionando la acción agregar ( ) indicada
con la flecha amarillo1 en la Figura N° 23.
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Figura N° 23
Al accionar el botón “Ok”, aparecerá la Figura N° 24, mostrando los datos indicados.
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Figura N° 24
Para realizar una modificación en los datos del accionista, debe seleccionar en el
campo “Acción”, la figura del lápiz indicado con la flecha de color azul 2 de la Figura N° 24
con los datos del accionista.
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Seleccionar la pestaña “Capital” aparecerá la Figura N° 25, ingresar la siguiente
información: acciones emitidas, valor nominal unitario, capital social en Bolívares, capital
pagado en bolívares, capital nacional pagado en bolívares, luego, desplegar y seleccionar la
calificación de la empresa, e indicar el porcentaje nacional. Luego accionar el botón
“Guardar”.
Figura N° 25
Luego seleccionar la pestaña “Inversión” Figura N° 26, seleccionar el tipo de
inversión, si elige la opción “Nacional”, colocar el monto en bolívares. Accionar el botón
“Guardar”.
Figura N° 26
Seleccionar la pestaña “Inversión”, aparecerá en pantalla la Figura N° 27, se refleja
una lista de países en donde se debe seleccionar el país que está realizando la inversión.
Figura N° 27
Figura N° 28
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Luego continuar con el campo moneda como se muestra en la Figura N° 29, para
seleccionar el tipo de moneda.
Figura N° 29
Posteriormente agregar el monto y accionar la cruz verde señalada con la flecha de
color amarillo1, de la Figura N° 30.
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Figura N° 30
Se repiten las Figuras N° 18 y 19 respectivamente.
En la Figura N° 31, se muestran los datos agregados señalados por la flecha de color
azúl , y en el botón “Acción” con la equis de color rojo, para eliminar el registro de ser
necesario.
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Figura N° 31
Accionar el tipo de inversión “Mixta”, se muestra la Figura N° 32.
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Figura N° 32
Colocar el monto en bolívares de inversión nacional. Seleccionar el país, la moneda y
el monto si la inversión es Extranjera. Accionar el botón “Agregar”.
Se repiten las Figuras N° 18 y 19, luego de accionar el botón “Ok”, aparecerá la
Figura N° 33 mostrando los datos agregados señalados con la flecha de color rojo 1 y el
botón “Acción” para eliminar un registro, de ser el caso. Accionar el botón “Guardar”.
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Figura N° 33
Luego seleccionar la pestaña “Producción” indicada en la Figura N° 34, que se
presenta a continuación.
Figura N° 34
En esta pestaña de producción, se puede seleccionar la producción de la empresa
(bienes, servicios u obras). Dependiendo del caso, se activará la sección productiva, Figura
N° 35 y señalada por la flecha de color azul1.
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Figura N° 35
Al seleccionar el bien, aparecerá un listado de bienes de producción, como se muestra
en la Figura N° 36, seleccionar el bien(es) que se necesite(n) agregar. Para salir del cuadro
descrito, accionar el botón “cerrar” ( X ) ubicado en la parte superior derecha e identificado
con la flecha de color rojo1 , en la figura antes mencionada.
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Figura N° 36
Accionar el botón “Agregar” ( ) señalado con la flecha de color rojo 2, en la Figura N°
35. Realizar los mismos pasos para seleccionar y agregar la Actividad Productiva señalada
con las flechas de color amarillo 3 y verde4 de la misma Figura. Se puede observar en la
Figura N° 37, los datos que fueron agregados y los mismos pueden ser eliminados
accionando la equis ( X ), ubicada en el campo “Acción” en cada caso.
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Figura N° 37
Posteriormente indicar el porcentaje de ventas brutas al mayor y el porcentaje de
ventas brutas al detal. Accionar el botón “Guardar”.
Seleccionar la pestaña “Recaudos”, aparecerá la siguiente Figura N° 38. accionar el
Botón de acción “Agregar archivo”, indicado con la flecha de color amarillo1.
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Figura N° 38
Luego de accionar el ícono del recaudo correspondiente, se desplegará la pantalla
representada en la Figura N° 39, en la que se deberá seleccionar el botón “examinar” y
ubicar el archivo para ser cargado, una vez ubicado el archivo, accionar el botón “Aceptar”
indicado con la flecha de color amarillo1.
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Figura N° 39
Posteriormente, debido a que ha llenado por completo los datos solicitados de registro
de empresa deberá accionar el botón “regresar” indicado con la flecha de color azul 1, en la
Figura N° 40.
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Figura N° 40
Aparecerá la pantalla representada en la Figura N° 40, con los íconos de acción,
señalados con la flecha de color amarillo 1, donde puede editar los datos de la empresa,
activar o desactivar la empresa en la que está realizando la acción, o imprimir su constancia
de Registro de Empresa.
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Figura N° 41
Al accionar el botón “imprimir la constancia”, se abre un archivo de tipo PDF, como se
muestra en la Figura N° 42.
Figura N° 42
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2.- Módulo de Productos
Este módulo posee dos submenú: “Registrar Marcas” y “Registrar Productos”, como se
muestra en la siguiente pantalla Figura N° 43
Figura N° 43
2.1.- Registrar Marcas:
Accionar el botón “Registrar Marcas”, se muestra en pantalla la Figura N° 44, en la
que debe oprimir el botón “Agregar Marca”, identificado con la flecha de color verde 1.
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Figura N° 44
Posteriormente escribir en el campo, el nombre de la marca, tal como se muestra en la
Figura N° 45.
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Figura N° 45
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En esta pantalla, debe oprimir el botón de acción que corresponda según la siguiente
descripción: el botón “Regresar”, señalado con la flecha de color amarillo 1, lo llevará a la
pantalla de la Figura N° 45. Debe presionar el botón “No Aplica”, señalado con la flecha de
color azul2, en caso de no poseer marca registrada, y presionar el botón “Guardar” cuando
haya ingresado la marca.
Al ingresar todas las marcas, se observa la Figura N° 46, con la lista de las marcas
registradas y sus respectivos botones de acción, señalados con la flecha de color amarillo 1,
para editar (
) o eliminar (
).
El botón “Salir”, señalado con la flecha de color azul 2, regresará a la pantalla principal
del sistema
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Figura N° 46
2.2.- Registrar Productos:
2.2.1.- Producto:
Seleccionar el submenú “Registrar Productos”, desplegar y seleccionar la marca, a la
cual se asociará el producto, señalada con la flecha de color azúl 1, luego oprimir el botón
“Agregar Productos”, señalado con la flecha de color amarillo2, Figura N° 47.
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Figura N° 47
Se muestra la siguiente Figura N° 48, para ingresar los datos del producto.
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Figura N° 48
Al presionar en el campo “Código Arancelario”, se abre una ventana emergente donde
debe seleccionar el código arancelario de su producto como se muestra en la Figura N° 49.
Figura N° 49
Luego de ingresar el código arancelario, debe llenar los siguientes campos con la
información solicitada: denominación comercial, especificaciones técnicas, aplicaciones y uso
del producto, seleccionar la respuesta a la pregunta: ¿Es fabricante del producto?,
posteriormente oprimir el botón “Guardar”. Si la empresa no es fabricante del producto se le
activará únicamente la pestaña presentación, como se muestra en la Figura N° 50, señalado
con la flecha de color amarillo1, de ser fabricante del producto se activarán una serie de
pestañas, como se muestra en la Figura N° 51, señalado con una flecha de color azul2.
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Figura N° 50
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Figura N° 51
2.2.2.- Presentación:
En la pestaña presentación del producto, presionar el ícono block de notas, que se
muestra en la Figura N° 52, señalado con la flecha de color amarillo1.
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Figura N° 52
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Se despliega el formulario que se muestra en la Figura N° 53, donde debe llenar los
datos: código de barra, código interno del producto, unidad de medida, cantidad (ingresar la
cantidad con 3 decimales), tipo de envase, tipo de embalaje, unidad(es) por embalaje y el
precio por unidad del producto, al llenar todos los campos, presionar el ícono (
), para
guardar la presentación y repetir el proceso para cada una de las presentaciones del
producto.
Figura N° 53
2.2.3.- Producción:
En la pestaña producción, seleccionar la unidad de medida, escribir la capacidad de
producción mensual, cantidad destinada al consumo interno, cantidad destinada a la
exportación y país destino tentativo, en caso de exportar. Véase la Figura N° 54,
Figura N° 54
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2.2.4.- Materia prima importada:
En la pestaña materia prima importada, presionar el botón “Agregar Materia Prima
Importada”, señalada en la Figura N° 55, con la flecha de color amarillo1.
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Figura N° 55
Se abre una ventana emergente en el navegador, donde debe seleccionar el código
arancelario y escribir la denominación comercial, como se muestra en la Figura N° 56.
Presionar en el ícono de block de notas señalado con la flecha azul 1.
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Figura N° 56
Se muestra la pantalla representada en la Figura N° 57, ingresar la información
solicitada, seleccionar el tipo de proveedor, agregar el principal antes de agregar los
proveedores alternativos, responder la pregunta: ¿Material adquirido en el extranjero?, de ser
positiva la respuesta, indicar el país de origen, escribir la razón social del proveedor, en caso
de ser negativa la respuesta, escribir el número de Rif automáticamente, traerá la razón
social de la empresa, seleccionar el código del número telefónico, escribir el número,
ingresar el correo electrónico, la dirección, el costo del material importado, incluyendo el
impuesto, seleccionar la unidad de medida del material importado e indicar el valor del bien
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final, presionar el ícono señalado con la flecha de color amarillo 1 para agregar, repetir el
llenado del formulario por cada proveedor, verá la lista de proveedores agregados, en la
parte inferior indicada con flecha de color rojo 2, deberá ingresar todos los proveedores
presionar el botón “Guardar”.
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Figura N° 57
2.2.5.- Materia prima nacional:
En la pestaña materia prima nacional, presionar el botón “Agregar materia prima
nacional”, señalada en la Figura N° 58, con la flecha de color amarillo1.
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Figura N° 58
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Se abre una ventana emergente en el navegador, seleccionar el código arancelario, y
escribir la denominación comercial. Presionar en el ícono de block de notas, señalado con la
flecha azul1. Figura N° 59.
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Figura N° 59
Se muestra la pantalla representada en la Figura N° 60, en esta fase se debe ingresar
la información solicitada, seleccionar el tipo de proveedor, agregar el principal antes de
agregar los proveedores alternativos, seleccionar si el proveedor es productor o
intermediario, escribir el número de Rif, automáticamente traerá la razón social de la
empresa. Seleccionar el código del número telefónico, escribir el número, ingresar el correo
electrónico, la dirección, el costo del material importado, incluyendo el impuesto. Además,
seleccionar la unidad de medida del material importado e indicar el valor del bien final, luego,
presionar el ícono señalado con la flecha de color amarillo 1 para agregar.
Repetir el llenado del formulario por cada proveedor, verá la lista de proveedores
agregados, en la parte inferior indicada con flecha de color rojo 2.. Deberá ingresar todos los
proveedores presionar el botón “Guardar”.
Figura N° 60
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Figura N° 60
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2.2.6.- Estructura de Costos:
En la pestaña estructura de costos, Figura N° 61, ingresar la información solicitada, el
tipo de moneda por defecto es “DOLAR USA”, este campo no es modificable. Los totales
tanto de materia prima importada como nacional, es por defecto la ingresada en las pestañas
anteriores, ingresar el costo de mano de obra, depreciación y otros costos directos, el
sistema calculará el total de costos directos. Ingresar los gastos administrativos, de
publicidad, ventas, otros costos indirectos, el sistema calculará el total de costos indirectos.
Indicar la utilidad, el sistema calculará el precio a puerta de fábrica, luego introducir el flete
interno, de esta manera el sistema calculará el precio FOB de Exportación. Presionar el
botón “Guardar”.
Figura N° 61
2.2.7.- Proceso productivo:
En la pestaña Proceso Productivo, debe subir los dos (2) archivos descriptivos, textual
y gráfico, en formato PDF. Presionar el ícono que corresponda; si el archivo es descriptivo
textual la flecha de color amarillo1 y para el archivo descriptivo gráfico la flecha de color rojo 2 .
Cómo se indica en la Figura N° 62
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Figura N° 62
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Luego de accionar el ícono del recaudo correspondiente, se desplegará la pantalla
representada en la Figura N° 63, en la cual, se deberá seleccionar el botón “examinar” y
ubicar el archivo para ser cargado. Una vez ubicado el archivo, presionar el botón Aceptar
indicado con la flecha de color amarillo1.
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Figura N° 63
Luego de llevar a cabo la carga de los archivos aparecerá el nombre indicando que el
proceso fue realizado con éxito, en caso de eliminar el archivo lo puede realizar a través del
ícono de acción indicado en la Figura N° 64, con la flecha de color azul1.
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Figura N° 64
NOTA: si la empresa no es fabricante del producto, se habilitará únicamente hasta el punto 2.2.2, de este capitulo del manual.
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3.- Módulo Transporte
Este módulo posee cuatro (4) sub-módulos: “Conductor”, “Vehículos”, “Plataforma” y
“Rutas” como se muestra en la Figura N° 65.
Figura N° 65
3.1.- Conductor:
Presionar el botón “Agregar Conductor”, señalado en la Figura N° 66, con la flecha de
color amarillo1.
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Figura N° 66
Aparecerá el formulario indicado en la Figura N° 67, ingresar el número de cédula del
conductor, automáticamente traerá los datos: nombres y apellidos, seleccionar el código del
numero de teléfono móvil, escribir el número, repetir procedimiento para el número de
teléfono local. Presionar el botón “Guardar”.
Figura N° 67
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3.2.- Vehículo:
Presionar el botón “Agregar Vehículo”, señalado en la Figura N° 68, con la flecha de
color amarillo1.
1
Figura N° 68
Aparecerá el formulario indicado en la Figura N° 69, ingresar el número de placa del
vehículo. Presionar el campo Tipo de Vehículo, se despliega la Figura N° 70, seleccionar
tipo, marca y modelo, escribir año, seleccionar de la lista el color e ingresar otras
características, presionar el botón “Guardar”.
Figura N° 70
Figura N° 70
Figura N° 69
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3.3.- Plataforma:
Presionar el botón “Agregar Plataforma”, señalado en la Figura N° 71, con la flecha de
color amarillo1.
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Figura N° 71
Aparecerá el formulario indicado en la Figura N° 72, ingresar el número de placa de la
plataforma. Presionar el campo Tipo de Plataforma, se despliega la Figura N° 73, seleccionar
tipo, marca y modelo e ingresar otras características, luego, presionar el botón “Guardar”.
Figura N° 72
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Figura N° 73
3.4.- Rutas:
Presionar el botón “Agregar Ruta”, señalado en la Figura N° 74, con la flecha de color
amarillo1.
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Figura N° 74
Aparecerá el formulario indicado en la Figura N° 75, escribir la ruta, cuando esta sea
preestablecida, presionar el botón “Guardar”.
Figura N° 75
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4.- Módulo Guía de Movilización
4.1.- Generar Guía.
Para generar la guía de movilización debe realizar un pre-despacho y luego el
despacho de la guía, como se explica detalladamente a continuación:
4.1.1.- Pre-despacho:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Generar Guía, Pre-Despacho,
Figura N° 76
Se presenta la Figura N° 77, donde debe ingresar el número de Orden de pedido,
adicionalmente y por defecto se encuentra seleccionada la dirección a la que el usuario que
esté registrando el pre-despacho, esté asignado. Accionar el botón “Guardar”.
Figura N° 77
Se activará la segunda pestaña para ingresar el destino, como se señala con la flecha
de color amarillo1, en la Figura N° 78. Debe indicar el número de Rif de la empresa destino,
si se trata de una movilización interna coloque el número de Rif de la empresa, en el lugar
indicado con la flecha de color rojo2.
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Figura N° 78
Se mostrará automáticamente la razón social de la empresa, así como las direcciones
registradas, debe seleccionar la dirección destino, como se muestra en la Figura N° 79.
Luego, accionar el botón “Guardar”.
Figura N° 79
Se activará la tercera pestaña “Producto(s)”, señalado con la flecha de color amarillo 1,
en la Figura N° 80, para realizar la carga de los productos que se movilizarán, esta carga se
puede realizar de dos formas: en línea o carga masiva.
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Figura N° 80
Si selecciona el criterio “En línea”, tiene la opción “Buscar productos”, señalado con la
flecha de color amarillo1, en la Figura N° 81, en este campo debe escribir indiferentemente el
nombre del producto, el código de barra o el código interno. Se desplegará el listado de
productos que contenga las características ingresadas, indicado con la flecha de color rojo2,
posteriormente indicar el precio por unidad, campo señalado con la flecha de color azul3, y la
cantidad de Embalaje, señalada con la flecha de color negro4. Luego, utilizar el botón de
acción, indicado con la flecha de color verde 5, automáticamente pasará al listado de
Productos Agregados, señalado con la flecha de color naranja 6, para eliminar un producto
agregado debe utilizar el botón de acción señalado con la flecha de color gris7.
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Figura N° 81
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Si selecciona el criterio “Carga Masiva”, se presenta la Figura N° 82.
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Figura N° 82
Al accionar el botón “Información”, señalado con la flecha de color amarillo1, podrá ver
las características, que debe contener el archivo CSV, para la carga masiva de los productos
en la guía de movilización, las mismas se citan a continuación:
1° El formato del archivo debe ser CSV (valores separados por comas).
2° Debe tener exactamente cuatro (4) columnas y empezar desde la primera fila.
3° Dichas columnas se denominan RIF, CODIGO, PRECIO y CANTIDAD respectivamente.
4° El rif representa la empresa que fabrica el producto.
5° El código pertenece al identificador interno (del fabricante) asociado al producto.
6° El formato del precio debe ser flotante. (Ejemplo:#########.##)
7° El punto separador (.) es opcional, no más de 2 (dos) decimales.
8° El formato de la cantidad debe ser entero. (Ejemplo:#########).
El archivo debe ser como el que se muestra a continuación, en la Figura N° 83.
Figura N° 83
38
Una vez generado el archivo, accionar el botón “Examinar”, indicado en la Figura N°
82, con la flecha de color rojo2. Ubicar el archivo y accionar el botón “Subir Archivo”, indicado
con la flecha de color azul3, en la misma Figura N° 82.
Se presentará un mensaje, indicando que la carga masiva fue registrada con éxito,
como se muestra en la Figura N° 84,
Figura N° 84
Al realizar la carga masiva, verá la siguiente Figura N° 85, con la lista de los productos
un botón de acción en caso de eliminar alguno de ellos, señalados con la flecha de color
amarillo1, en este paso se termina de realizar el proceso de Pre-despacho. Accionar el botón
“Generar Despacho”, señalado con la flecha de color rojo2.
1
2
Figura N° 85
4.1.2.- Despacho:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Generar Guía, Despacho, como se
muestra en la Figura N° 86.
39
Figura N° 86
Se presenta la pantalla representada en la Figura N° 87, donde podrá ver el listado de
despachos pendientes por generar, accione el ícono en forma de lápiz para modificar,
señalado con la flecha de color azul1.
1
Figura N° 87
Para generar un despacho, debe llenar el formulario de la primera pestaña “Datos
Básicos” que se muestra en la Figura N° 88, debe indicar el tipo de operación: si es una
factura o una orden de entrega; especifique el número, indique si la responsabilidad del
transporte es: de la empresa origen, empresa destino, o una empresa transportista, si es de
una empresa transportista debe indicar el número de Rif, automáticamente, traerá la razón
social, accione en el campo “Conductor”, se abre una ventana emergente con una lista de
conductores, seleccione el que realizará la movilización.
Repita el procedimiento para seleccionar el vehículo, indique la fecha y hora del
despacho, así como la fecha y hora tentativa de llegada, seleccionar en la opción de ruta, si
es libre, obligatoria o sugerida, si se trata de una de las dos últimas opciones se despliega un
nuevo campo, al accionarlo, debe elegir una de las rutas preestablecidas anteriormente en el
módulo transporte. Luego, presionar el botón “Guardar”.
40
Figura N° 88
La segunda pestaña, “Detalle”, es solo informativa, no es modificable. Para generar la
guía, accionar el botón “Generar Guía”, señalado con la flecha de color amarillo 1, en la
Figura N° 89.
1
Figura N° 89
Una vez que se genera la guía, regresa a la página Despachos. En esta pagina se
encuentra, la columna Acción(es) con el ícono PDF, señalado con una flecha de color rojo 1,
en la Figura N° 90.
41
1
Figura N° 90
Al accionar el ícono PDF, se descarga la Guía Única de Movilización Comercial, tal
como se muestra en la Figura N° 90. Esta guía contiene: código de barra, señalado con la
flecha de color amarillo 1, código QR, señalado con la flecha de color rojo 2, los datos de
origen, indicado con la flecha de color azul 3, los datos destino, indicado con la flecha de color
naranja4, Productos, señalados con la flecha de color negro 5, y los datos del transporte,
señalados con la flecha de color gris6.
1
2
3
4
5
6
Figura N° 90
42
4.2.- Recibir Mercancía.
4.2.1.- Recepciones:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Recibir Mercancía, Recepciones, como
se muestra en la Figura N° 91.
Figura N° 91
En este módulo debe realizar la recepción de las guías, como se explica a
continuación: observe la Figura N° 92, se presenta el listado de guías por recibir, accione el
ícono en forma de lápiz, señalado con la flecha de color amarillo 1.
1
Figura N° 92
Se presenta la pantalla representada en la Figura N° 93, donde debe llenar los
campos fecha y hora de recepción, señalado con la flecha de color rojo 1. A continuación
accionar el botón “Guardar”, señalado con la flecha de color azul 2.
1
Figura N° 93
43
2
Se activa la segunda pestaña “Detalle”, señalada con la flecha de color amarillo 1. En la
Figura N° 94, debe llenar el campo “Embalajes Recibidos”, señalado con la flecha de color
rojo2, se activa el ícono de acción para agregar la cantidad, señalado con la flecha de color
verde3, una vez que acciona este botón, se agrega en el listado inferior, señalado con la
flecha de color azul4, donde cuenta con un ícono de acción para eliminar las líneas de la lista,
indicado con la flecha de color naranja5. Al terminar de realizar la recepción y está seguro de
los datos suministrados, presionar el botón “Cerrar Recepción”, señalado con la flecha de
color negro6.
1
2
3
4
5
6
Figura N° 94
Si existe una diferencia en la recepción de la mercancía al accionar el botón “Cerrar
Recepción”, el sistema le muestra el siguiente mensaje, Figura N° 95.
Figura N° 95
Debe indicar en el campo observación el motivo por el cual tiene una diferencia en la
recepción de la mercancía, y proceder a cerrar la recepción.
4.2.2.- Conciliaciones:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Recibir Mercancía, Conciliaciones,
como se muestra en la Figura N° 96.
44
Figura N° 96
Se presenta la pantalla representada en la Figura N° 97, con el listado de
conciliaciones pendientes por cerrar, señalado con la flecha de color amarillo 1, y un ícono de
acción en forma de lápiz, señalado con la flecha de color rojo 2, para editar la recepción.
2
1
Figura N° 97
Se muestra la pantalla representada en la Figura N° 98, donde debe llenar en la
pestaña “Detalle” la cantidad de unidades recibidas, en el espacio señalado con la flecha de
color amarillo1. Al ingresar la cantidad debe accionar el botón de acción para agregar,
señalado con la flecha de color rojo 2, automáticamente pasará al listado de la parte inferior,
donde cuenta con un ícono de acción para eliminar las líneas de la lista, señalado con la
flecha de color azul3, si existe alguna diferencia se debe indicar en el espacio
“Observaciones” de la pestaña “Datos Básicos”. Para finalizar accione el botón “Cerrar
Conciliación”, indicado con la flecha de color verde.
1
2
3
4
Figura N° 98
45
4.3.- Reversar.
4.3.1.- Reversar Despachos:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Reversar, Despachos, como se
muestra en la Figura N° 99.
Figura N° 99
Se muestra el listado de Despachos pendiente por cerrar, como se muestra en la
Figura N° 100, debe utilizar el ícono de acción señalado con la flecha de color amarillo 1, para
reversar el despacho.
1
Figura N° 100
No se podrá reversar un Despacho si se tiene un pre-despacho abierto, el sistema le indicará
el mensaje de la Figura N° 101.
Figura N° 101
46
4.3.2.- Reversar Recepciones:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Reversar, Recepciones, como se
muestra en la Figura N° 102.
Figura N° 102
Se muestra el listado de Recepciones pendientes por cerrar, como se muestra en la
Figura N° 103, debe utilizar el ícono de acción señalado con la flecha de color amarillo 1, para
reversar la recepción. El sistema automáticamente se devuelve al menú: Guía de
Movilización, Recibir Mercancía, Recepciones Figura N° 92.
1
Figura N° 103
4.3.3.- Reversar Conciliaciones:
Seleccionar en el menú, Guía de Movilización, Reversar, Conciliaciones, como se
muestra en la Figura N° 104.
Figura N° 104
47
Se muestra el listado de Conciliaciones pendientes por cerrar, como se muestra en la
Figura N° 105, debe utilizar el ícono de acción señalado con la flecha de color amarillo 1, para
reversar la conciliación. Se devuelve al menú: Guía de Movilización, Recibir Mercancía,
Conciliaciones Figura N° 97.
1
Figura N° 105
48
5.- Módulo Consultar
5.1.- Mis Despachos:
Seleccionar en el menú, Consultar, Mis despachos, como se muestra en la Figura N°
106.
Figura N° 106
Se muestra la Figura N° 107, donde podrá consultar los despachos realizados desde
la dirección a la que está asignado el usuario. Tiene el campo “Buscar”, donde puede
ingresar cualquiera de los criterios que se muestran en la lista para realizar el filtrado, como
por ejemplo: número de Guía, estatus, fecha, empresa destino, dirección destino o teléfono.
Una vez ubicado el despacho a consultar utilice el ícono de acción, señalado con la flecha de
color amarillo1.
1
Figura N° 107
Esto le permitirá solo consultar, debido a que no podrá realizar ninguna modificación,
en las pestañas “Datos Básicos” y “Detalle de la guía”, como se muestra en las Figuras N°
108 y 109, respectivamente.
49
Figura N° 108
Figura N° 109
5.1.- Mis Recepciones:
Seleccionar en el menú, Consultar, Mis recepciones, como se muestra en la Figura N°
110.
Figura N° 110
50
Se muestra la Figura N° 111, donde podrá consultar las recepciones realizadas desde
la dirección a la que está asignado el usuario. Tiene el campo “Buscar”, donde puede
ingresar cualquiera de los criterios que se muestran en la lista para realizar el filtrado, como
por ejemplo: número de Guía, estatus, fecha, empresa origen, dirección o teléfono. Una vez
ubicado el despacho a consultar utilice el ícono de acción, señalado con la flecha de color
amarillo1.
1
Figura N° 111
Esto le permitirá solo consultar, debido a que no podrá realizar ninguna modificación,
en las pestañas “Datos Básicos” y “Detalle de la guía”. Como se muestra en las Figuras N°
112 y 113, respectivamente.
Figura N° 112
51
Figura N° 113
52
6.- Módulo Administración
6.1.- Usuario.
6.1.1.- Cambio de clave.
Seleccionar en el menú, Administración, Usuario, Cambio de clave. Como se muestra
en la Figura N° 114.
Figura N° 114
Se muestra la pantalla representada en la Figura N° 115, donde debe ingresar la
Clave anterior, Nueva Clave, luego confirmar su Nueva Clave. A continuación, accionar el
botón “Guardar”, señalado con la flecha de color amarillo 1.
1
Figura N° 115
6.1.2.- Actualización de Mis Datos.
Seleccionar en el menú, Administración, Usuario, Actualización de Mis Datos. Como
se muestra en la Figura N° 116.
Figura N° 116
53
Se muestra la pantalla representada en la Figura N° 117, donde podrá editar los
campos habilitados, tales como: Correo electrónico, Teléfono Celular, Teléfono Local, Otro
teléfono, pregunta de seguridad y/o respuesta, al finalizar de editar sus datos, accionar el
botón “Guardar”, señalado con la flecha de color rojo1.
1
Figura N° 117
6.1.3.- Actualización de Mis Usuarios.
Seleccionar en el menú, Administración, Usuario, Actualización de Mis Usuarios.
Como se muestra en la Figura N° 118.
Figura N° 118
Se presenta una pantalla, como se muestra en la Figura N° 119. con la lista de
usuarios que se han agregado a la empresa dentro del sistema, señalada con la flecha de
color verde1. Luego, del lado derecho de la pantalla el campo buscar, señalado con una
flecha de color amarillo2, tiene la función de realizar una búsqueda de usuario ingresando
cualquier dato de la persona, tales como: cédula, nombre, apellido, correo electrónico, o
nombre de usuario, igualmente tiene los íconos de acción, para editar o eliminar usuarios,
señalados con la flecha de color rojo3,
54
Para agregar un usuario, accionar el botón “Agregar Usuario”. Señalado con la flecha
de color azul4.
4
2
1
3
Figura N° 119
Se presenta la Figura N° 120, donde debe ingresar el número de cédula del usuario
que desea agregar o editar las opciones que tendrá activas dentro del sistema.
1
2
Figura N° 120
55
3
En una primera parte se encuentran los datos del usuario para confirmar que se trata
de la persona que se desea agregar, señalado con la flecha de color verde 1, luego el
formulario presenta la opción si esta persona puede modificar los datos de la empresa,
señalado con la flecha de color amarillo 2, posteriormente debe tildar en el formulario cada
una de las opciones que tendrá activas y finalmente al realizar las modificaciones
pertinentes, debe accionar el botón “Guardar”, señalado con la flecha de color rojo 3.
6.1.4.- Asignar dirección a Mis Usuarios.
Seleccionar en el menú, Administración, Usuario, Asignar Dirección a Mis Usuarios.
Como se muestra en la Figura N° 121.
Figura N° 121
Se presenta la pantalla representada en la Figura N° 122, donde cuenta con el campo
Buscar, señalado con la flecha de color amarillo 1, en el que puede introducir cualquier dato
del usuario, tales como: número de cédula, nombre, apellido, nombre de usuario o correo
electrónico, para buscarlo, una vez que tiene la línea del usuario, puede editar la dirección a
la cual estará asignado, es decir, la dirección desde la que puede emitir o recibir guías de
movilización, en el ícono de acción, señalado con la flecha de color rojo 2.
1
2
Figura N° 122
Se muestra la pantalla representada en la Figura N° 123, con los datos del usuario, y
la lista de direcciones agregadas en el registro de la empresa, señalado con la flecha de
color amarillo1, donde debe seleccionar solo una dirección, y finalmente debe accionar el
botón “Guardar”, señalado con la flecha de color rojo2.
56
1
2
Figura N° 123
57
7.- Salir
Accionar en el menú, la opción Salir, que se muestra en la Figura N° 124, señalada
con la flecha de color rojo1, para cerrar la sesión del usuario en el sistema.
1
Figura N° 124
58