Relaciones Públicas - Sistema Universitario Ana G. Méndez

SUAGM
En el Sistema Universitario Ana G. Méndez
(SUAGM) se establece bajo los estatutos
que la imagen institucional y el manejo de
los medios de comunicación recaen bajo las
funciones del Vicepresidente de Mercadeo y
Asuntos Estudiantiles. Este funcionario, junto
al Vicepresidente Asociado de Relaciones
Públicas, el Director de Medios y los
Directores de Relaciones Públicas delinean
las estrategias a seguir para fortalecer la
imagen y reputación de prestigio del SUAGM
y sus instituciones.
Esta Guía se desarrolló con el propósito
de proveer a los Asociados del SUAGM
información sobre las áreas que trabaja el
Equipo de Relaciones Públicas y el alcance
de sus funciones.
1
Qué
¿
son las relaciones públicas?
Las relaciones públicas son una función
gerencial a cargo de establecer y mantener
relaciones efectivas entre la organización y
sus públicos. Contribuye en la creación de la
imagen institucional, mediante estrategias de
comunicación que ejercen influencia sobre la
opinión pública.
Función
de las Oficinas de
Relaciones Públicas
El relacionista público profesional tiene a su
cargo diversas funciones que abarcan desde
relaciones con los medios de comunicación y
la prensa, hasta relaciones gubernamentales,
corporativas, comunitarias, comunicación
interna en una organización, manejo de
situaciones de emergencia, entre otras. A
continuación, desglosamos algunas de las
tareas principales del Equipo de Relaciones
Públicas y el procedimiento a seguir para la
ejecución de cada actividad
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Manejo
de medios de comunicación:
Es una de las funciones de relaciones
públicas dirigidas a establecer y mantener
relaciones efectivas con los representantes
de los medios de comunicación y la prensa,
para lograr exposición favorable para la
institución.
Incluye diversas tácticas tales como
coordinación de entrevistas, mesas
redondas, redacción de columnas de opinión,
convocatoria a conferencias de prensa,
entre otras.
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Entrevistas:
Surgen de la llamada de un periodista para solicitar
información o de la gestión realizada por el Director
de Relaciones Públicas o el Director de Medios, que
está buscando cobertura para un evento en particular.
• Cuando se recibe la llamada de un periodista,
debe ser referida inmediatamente al Director de
Medios en la Administración Central, cuando es
un asunto que tiene impacto a nivel sistémico, o al
Director de Relaciones Públicas de la Institución,
cuando se refiere a un asunto que compete a esa
Institución en particular.
• El Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles decidirá la estrategia que se utilizará
para canalizar la entrevista.
• Las únicas personas autorizadas a desarrollar
e implantar las estrategias con cualquier
medio de comunicación son los integrantes del
Equipo de Relaciones Públicas en conjunto
con el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
estudiantiles, tanto para asuntos sistémicos
como de las Instituciones.
• Como estrategia de relaciones públicas,
también se desarrollan entrevistas previamente
coordinadas con los medios “Media Tours” con el
fin de apoyar estrategias de mercadeo, destacar
logros de las Escuelas o de los estudiantes
o presentar una actividad sobresaliente.
Estos “Media Tours” son planificados por
la Vicepresidencia Asociada de Relaciones
Públicas y deben tener la aprobación previa
del Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles.
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Conferencias
de prensa:
El Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles, en conjunto con el Vicepresidente
Asociado de Relaciones Públicas, el Director de
Medios o los Directores de Relaciones Públicas,
serán las personas que evaluarán y decidirán
si procede una convocatoria a conferencia
de prensa como parte de las estrategias de
relaciones públicas de un proyecto o actividad.
•El gestor o coordinador de la actividad,
informará por escrito al Vicepresidente de
Mercadeo y Asuntos Estudiantiles, quien junto
al Equipo de Relaciones Públicas, evalúa la
necesidad de convocar a los periodistas y
establecerá la estrategia de comunicación.
Esta notificación debe hacerse al menos 30
días antes de la actividad.
•Cuando es una actividad que compete a
una Institución en particular, el Director de
Relaciones Públicas coordinará la logística,
con el apoyo del Director de Medios de la
Administración Central.
•Cuando es asunto a nivel sistémico, la
Vicepresidencia Asociada de Relaciones
Públicas estará a cargo de la coordinación.
•En toda actividad donde el Presidente tenga
participación, la Vicepresidencia Asociada
de Relaciones Públicas tendrá a su cargo
la coordinación junto con el Director de
Comunicaciones y Relaciones Públicas del
Presidente.
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Acuerdos
de exclusividad:
Se utiliza para maximizar la cobertura de un
evento o noticia, con la posibilidad de que
esté atado a alguna alianza de colaboración
con un medio de comunicación.
•El Director de Medios junto con los
Directores de Relaciones Públicas
pueden recomendar al Vicepresidente
de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles el
otorgarle exclusividad a algún medio o
periodista.
•El Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles es el único funcionario
autorizado para la aprobación, definición
de los términos del acuerdo de
exclusividad y negociación final.
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Eventos
especiales:
Consisten en una actividad o serie de actividades,
cuyo propósito es comunicar un mensaje o
fortalecer la imagen de una organización.
•El asociado a cargo de coordinar el evento
o actividad debe integrar de inmediato a la
Vicepresidencia de Asociada de Relaciones
Públicas, si es un asunto de la Administración
Central o a nivel sistémico. Cuando se trata
de una actividad de una Institución en
particular, se deberá integrar al Director de
Relaciones Públicas desde el proceso de
conceptualización y planificación.
•El asociado a cargo del evento o actividad
informará a la Vicepresidencia Asociada
de Relaciones Públicas o al Director de
Relaciones Públicas de la Institución el
objetivo, fecha, público y presupuesto, entre
otra información que se considere relevante,
con un mínimo de 15 días antes de la fecha
de la actividad. Este periodo de tiempo
puede variar dependiendo de la magnitud y
complejidad del evento.
•Siempre que el evento incluya la
participación del Presidente, se deberá incluir
en el comité de trabajo a un representante de
la Vicepresidencia Asociada de Relaciones
Públicas y al Director de Comunicaciones
y Relaciones Públicas del Presidente.
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El representante de la Vicepresidencia
Asociada de Relaciones Públicas o el
Director de Relaciones Públicas de la
Institución, presentará al comité de trabajo
el plan de relaciones públicas recomendado
y que ha sido previamente aprobado por
el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles.
•Cuando el Presidente del SUAGM participa
en el evento, el Vicepresidente de Mercadeo
y Asuntos Estudiantiles y el Vicepresidente
Asociado de Relaciones Públicas, asumen
el liderato y la dirección de logística,
protocolo, comunicaciones y relaciones con
la prensa en coordinación con el Director de
Comunicaciones y Relaciones Públicas del
Presidente.
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Comunicados
internos electrónicos:
Tienen la función de mantener informados a los
Asociados del SUAGM sobre iniciativas, logros
y proyectos especiales de las Instituciones, los
Centros Universitarios y la Administración Central.
• La redacción y envío de los mismos
recae en la Vicepresidencia Asociada
de Relaciones Públicas, el Director de
Relaciones Públicas de cada Institución
o el Director de Comunicaciones y
Relaciones Públicas del Presidente.
Esto varía en el caso de los boletines
electrónicos de las Vicepresidencias, ya
que los Vicepresidentes o los Ayudantes
Ejecutivos, se encargarán de la redacción
y el envío.
• El Director de Relaciones Públicas de la
Administración Central o de la Institución,
podrán redactar, revisar o editar información
antes de publicarla o enviarla a través del
correo electrónico.
• En las Instituciones, el Director de
Relaciones Públicas es la única persona
autorizada a enviar información oficial
a través de correo electrónico a la
comunidad interna del SUAGM. Para esto
se ha diseñado un formato y diseño que
se utilizará en la mayoría de los casos.
En otras ocasiones, como puede ser una
campaña en particular, se puede usar
otro formato como hojas sueltas, cintillos,
anuncios, entre otros.
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• Esta estrategia tiene el propósito de
anunciar las actividades en calendario.
Las reseñas o comentarios sobre
los resultados de las actividades, se
publicarán en las revistas institucionales.
• La información sobre la actividad debe
ser enviada con al menos siete días
de anticipación y debe incluir el tema,
fecha, hora, lugar, recurso, título e
información de contacto. El texto debe
estar en formato de Microsoft Word y las
imágenes en .jpg.
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Anuncios
de imagen:
Son esfuerzos de publicidad pagada con
el propósito de destacar los atributos y
compromiso social de la institución.
• La petición debe iniciarse a través
de la Vicepresidencia Asociada de
Relaciones Públicas, en el caso de
la Administración Central, o a los
Directores de Relaciones Públicas de
cada Institución.
• Cuando es una petición de una
Institución, el Director de Relaciones
Públicas enviará la información y
materiales al Vicepresidente Asociado
de Relaciones Públicas para la
producción del arte y la publicación.
• El arte final del anuncio se enviará
al autor de la solicitud para revisión y
aprobación de texto. La aprobación
final para la producción o pauta de
un anuncio de imagen recaerá en el
Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles.
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Columna
o propiedad permanente:
Es un espacio permanente, o por tiempo
definido, en un medio de comunicación
impreso o electrónico. Se utiliza para dar a
conocer logros estudiantiles, investigaciones,
iniciativas académicas y actividades
especiales, entre otros temas que apoyen
matrícula y sean previamente aprobados por
el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles.
•La información y fotos digitales (al
menos 2MB) deberán ser entregadas
al Director de Relaciones Públicas
de la Administración Central o de las
Instituciones, con al menos tres semanas
antes de la fecha de publicación.
•Los Directores de Relaciones Públicas
y la Vicepresidencia Asociada de
Relaciones Públicas se reservan el
derecho de hacer cualquier cambio
o edición en el escrito, con el fin de
adaptarlo al estilo periodístico deseado,
así como la selección de foto.
•La Vicepresidencia Asociada de
Relaciones Públicas será responsable
de la aprobación final antes de la
publicación.
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Manejo
de crisis:
El profesional de relaciones públicas
desarrolla un plan que consiste de una serie de
estrategias proactivas para aminorar el efecto
de situaciones críticas que pueden tener un
impacto extraordinario en la imagen de una
organización, una persona o un producto.
Algunas crisis surgen como resultado del
paso de fenómenos atmosféricos, situaciones
inesperadas como terremotos, incendios
hasta el fallecimiento repentino de un alto
ejecutivo. Entre las estrategias, puede estar
el manejo de la información con los medios
de comunicación, crucial para mantener la
estabilidad y credibilidad de la organización
ante sus públicos.
•Tan pronto ocurra una crisis, el
Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantes activará al Equipo de
Relaciones Públicas y determinará cuándo
se implanta el Plan de Comunicación en
Situaciones de Emergencia así como las
estrategias a seguir para el manejo de
los medios.
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Otras
estrategias:
Además de las funciones generales del Equipo
de Relaciones Públicas, pueden surgir otras
solicitudes de servicios adicionales.
• Artes gráficas y web: el Equipo de Relaciones
Públicas trabaja mano a mano con el desarrollo
de conceptos artísticos y uso de logos con el
fin de mantener consistencia en la imagen
corporativa del SUAGM. En el caso que se
necesite desarrollar una identidad gráfica
para algún evento o actividad, el gestor del
proyecto deberá comunicarse con el Director
de Relaciones Públicas de la Institución o de
Administración Central y completar la solicitud
de artes gráficas y web disponible en la
sección de relaciones públicas de la página de
internet de cada una de las instituciones. Esta
solicitud debe hacerse con al menos cinco
días de anticipación, sin incluir el tiempo de
producción en Imprenta.
• Contratación de fotógrafo: los servicios
fotográficos están negociados por el
Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos
Estudiantiles, por lo que es requerido utilizar el
suplidor autorizado. La solicitud de servicios
de fotografía debe hacerse a través de correo
electrónico a los Directores de Relaciones
Públicas de las Instituciones o al Director de
Medios de la Administración Central con al
menos siete días de anticipación. La solicitud
por escrito debe incluir una breve descripción
de la actividad, fecha, lugar, hora, perfil
de participantes y tiempo aproximado de
duración.
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• Manejo de Redes Sociales: Los
Directores de Relaciones Públicas de
las Instituciones trabajan en conjunto
con los Publicadores de Web para
recomendar las estrategias y contenido
de las páginas de las Instituciones en
las Redes Sociales (Facebook, Twitter
y You Tube). La información que se
publica en las Redes Sociales, tanto de
las Instituciones como de Administración
Central debe estar previamente
autorizada por el Vicepresidente de
Mercadeo y Asuntos Estudiantes y
en las Instituciones por el Director de
Relaciones Públicas. La solicitud de
publicar información debe hacerse por
escrito al Director de Relaciones Públicas
de las Instituciones o al Especialista de
Web en Administración Central.
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CONTACTOS:
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Francisco J. Bartolomei
Vicepresidente de Mercadeo y
Asuntos Estudiantiles
Sistema Universitario
Ana G. Méndez
(787) 766-1764
(939) 644-7842
María A. Martínez Rodríguez
Vicepresidenta Asociada de
Relaciones Públicas
Vicepresidencia de Mercadeo
y Asuntos Estudiantiles
Sistema Universitario
Ana G. Méndez
(787) 751-0178, ext. 7348
(787) 407-6266
[email protected]
Melissa Rivera Pabón
Directora de Relaciones Públicas
Sistema Universitario
Ana G. Méndez
(787) 751-0178, ext. 7286
(787) 600-0417
[email protected]
Ziara González Nieves
Directora de Relaciones Públicas
Sistema Universitario
Ana G. Méndez
(787) 751-0178, ext. 7187
(787) 553-4462
[email protected]
Ivonne Rosario Bermúdez
Directora de Medios
Sistema Universitario Ana G. Méndez
(787) 751-0178, ext. 7181
Cel. 787-595-2755
[email protected]
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Amarilys Ortiz Medina
Directora de Comunicaciones y Relaciones Públicas
Oficina del Presidente
Sistema Universitario Ana G. Méndez
(787) 751-0178 ext. 7163
(787) 612-5152
[email protected]
UNIVERSIDAD DEL ESTE
Ivonne Arroyo Rodríguez
Directora de Relaciones Públicas
Universidad del Este
(787) 257-7373, ext. 2006
(787) 923-3021
[email protected]
UNIVERSIDAD METROPOLITANA
Yvonne Guadalupe Negrón
Directora de Relaciones Públicas
Universidad Metropolitana
(787) 766-1717, ext. 6405
(787) 242-0806
[email protected]
SISTEMA TV
Linda Peguero Arias
Oficial de Comunicaciones
Sistema TV
(787) 766-2600, ext. 8962
(787) 203-3075
[email protected]
CENTROS UNIVERSITARIOS FLORIDA
Mayra Ramos Miró
Directora de Relaciones Públicas,
Comunicaciones y Publicaciones
(407) 207-3363 ext. 1887
(407) 760-3529
[email protected]
©2012 Sistema Universitario Ana G. Méndez
UNIVERSIDAD DEL TURABO
Iris N. Serrano Pagán
Directora de Relaciones Públicas
Universidad del Turabo
(787) 743-7979, ext. 4008
(787) 599-9747
[email protected]
17
Sistema Universitario
Ana G. Méndez