manual de normas y procedimientos del departamento de

FUNDACIÓN INSTITUTO CARABOBEÑO PARA LA
SALUD (INSALUD)
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
1
de:
Actualización:
19
Versión:
HOJA DE FORMALIZACIÓN
CÓDIGO
TÍTULO DEL MANUAL
INSA-VP-DLOGDPL-MNP
Manual de Normas y
Procedimientos del Departamento
de Compras
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
FECHA DE
FECHA DE
APROBACIÓN IMPLEMENTACIÓN
15/05/2015
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
01/06/2015
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
2
de:
19
Versión:
Actualización:
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
Nº de
Revisión
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Fecha de
Revisión
Código
Nombre del Documento
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Nº de
página a
sustituir
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Descripción
de la
Modificación
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
3
de:
19
Versión:
Actualización:
CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA CONTROLADA)
RECIBIDO POR:
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
CÓDIGO
VERSIÓN O
REVISIÓN
FECHA
DE
ENTREGA
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
DEPENDENCIA
NOMBRE
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
FIRMA
Y
SELLO
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
4
de:
19
Versión:
Actualización:
CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA NO CONTROLADA)
RECIBIDO POR:
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
CÓDIGO
VERSIÓN O
REVISIÓN
FECHA
DE
ENTREGA
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
DEPENDENCIA
NOMBRE
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
FIRMA
Y
SELLO
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
5
de:
Actualización:
19
Versión:
CAPITULO I
GENERALIDADES
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
6
de:
Actualización:
19
Versión:
INTRODUCCIÓN
Los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación
y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las
instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor
desempeño de las actividades. En este sentido, el Manual de normas y
procedimientos tiene como finalidad apoyar al Departamento de Compras adscrito
a la Dirección de Logística en el proceso de compras para la adquisición de bienes
y suministros, estableciendo los lineamientos organizacionales, que controlen el
desarrollo y cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en la Fundación
Instituto Carabobeño para la Salud INSALUD, con el fin de eliminar la duplicidad
de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y
claridad en la ejecución de las actividades y contar con todos los recursos
necesarios para tal fin.
Para documentar el manual se tomo en cuenta bases legales, instrucciones
específicas y el desarrollo objetivo del paso a paso que acompaña el
procedimiento.
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
7
de:
Actualización:
19
Versión:
POLÍTICAS DE USO DEL MANUAL
1. El Manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en los distintos
Departamentos adscrito a la Dirección de Logística y todas las Dependencias
que forman parte de Insalud.
2. En la aplicación del presente manual, los departamentos adscritos a la Dirección
de Logística, velarán por el cumplimiento de los procedimientos aquí descritos.
3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la
Dirección de Logística que en materia de procedimientos afecte la estructura del
Manual y generen también un cambio en su contenido, debe ser notificado al
Departamento de Organización y Documentación adscrito a la Dirección de
Informática con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.
4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda
encontrar una información clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen
en los procedimientos como en las responsabilidades y acciones que deben
cumplirse durante el desarrollo de los mismos.
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
8
de:
Actualización:
19
Versión:
OBJETIVOS Y ALCANCES DEL MANUAL
Objetivos:
Establecer los procedimientos o pautas del Departamento de Compras de la
Dirección de Logística, adscrito a la Fundación Instituto Carabobeña para la Salud
(Insalud); con el fin de establecer los pasos a seguir para la gestión de Compras,
estableciendo responsabilidades de cada uno de los involucrados en los procesos
a fin de garantizar una gestión eficaz y eficiente.
Alcance:
Este manual está dirigido al personal responsable con competencia para la
compra y adquisición de bienes, insumos y materiales.
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
9
de:
Actualización:
19
Versión:
MARCO LEGAL
La base Legal que regula al presente manual está contemplada en las siguientes
Leyes:
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• Ley de Contrataciones Públicas
• Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas
• Ley de Farmacia.
• Ley de Almacenes Generales de Depósito.
• Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público.
• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
• Ley del Estatuto de la Función Pública.
• Ley contra la Corrupción.
• Ley Orgánica de la Contraloría general de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal
• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
• Ley reforma parcial de la ley de la Administración Financiera del Sector
Publico
• Ley de licitaciones de la República Bolivariana de Venezuela
• Ley de Impuesto al Valor Agregado
• Ley sobre Simplificación de tramites administrativos
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración: marzo 2015
Página:
10
de:
Actualización:
19
Versión:
CAPITULO II
Normas y Procedimientos del
Departamento de Compras
Elaborado por:
T.S.U. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
Marzo 2015
Página:
Actualización:
11
de 19
Versión:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
1.- NOMBRE:
Elaboración de Orden de Trabajo
2.- CÓDIGO:
INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
3.- OBJETIVO:
Fijar las normas y procedimientos necesarios para la estandarización y
organización de las fases y/o pasos para la adquisición de bienes, materiales e
insumos, con el propósito de garantizar el correcto funcionamiento de la Red
Hospitalaria, Ambulatoria Adscritos a la Fundación Instituto Carabobeño para la
Salud INSALUD y todas aquellas áreas administrativas provistas por la gestión de
Compras.
4.- ALCANCE:
El contenido y procedimiento descrito en este manual está orientado al personal
responsable de la Elaboración de la Orden de Trabajo.
5.- NORMAS:
.- La Requisición debe venir firmada y sellada de Recibida por la Dirección de
Compras.
.-Es obligatorio que la Orden de Trabajo este firmada por:
.-Jefe de Compras.
.-Director de Logística.
.-Proveedor.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
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12
de 19
Versión:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
.-El horario de atención a proveedores son los días martes y jueves en el horario
comprendido de 9:00am a 11:30am y de 2:00pm a 4:00pm.
Las Facturas deben indicar:
• Nombre de la Empresa o Cooperativa.
• Dirección fiscal.
• Número de R.I.F.
• Firma y Sello húmedo de la empresa.
• Fecha de Emisión.
Las Notas de entrega deben indicar:
• Nombre de la Empresa o Cooperativa.
• Dirección fiscal.
•
Número de R.I.F.
• Firma y Sello húmedo de la empresa.
• Fecha de Emisión.
• Las cantidades y descripción deben ser igual en la Nota de Entrega,
Factura, y la Orden de Trabajo.
• Firma y Sello Húmedo de Recibido por el Centro
• Las Notas de Entrega deben indicar fechas de Vencimiento de los
productos.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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de 19
Versión:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
• Para el caso de las medicinas y material médico quirúrgico, deben venir con
nombre de productos genéricos.
• El proveedor deberá entregar, los materiales e insumos, en el sitio señalado
en la Orden de Trabajo, salvo acuerdo distinto con el Departamento de
Compras.
• Todo despacho autorizado por el Departamento de Compras deben
efectuarse dentro del plazo máximo de 3 días.
• 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
•
No aplica
7.- RESPONSABLES:
•
Director de Logística.
•
Jefe del Departamento de Compras.
•
Comprador.
8.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
•
Computadora
•
Material de Oficina
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
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de 19
Versión:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
9.- REGISTROS:
•
Requisición con formato sistema Kerux
•
Orden de Trabajo formato sistema Kerux
•
Libro de Control de Requisiciones
•
Instructivo de “Preparación de Documentos” INSA-VP-DLOG-DPL-I-001
•
Instructivo de “Preparación de Documentos” INSA-VP-DLOG-DPL-I-002
•
Manual de usuarios sistema kerux según código INSA-PR-DIN-MU-006
10.- DEFINICIONES:
•
Requisición: Es una forma de uso por medio de la cual el Centro
Asistencial o la Vice Presidencia Médica, según sea el caso, hace llegar las
necesidades de las unidades solicitantes a la Dirección de Logística
departamento de Compras.
•
Orden de Trabajo: Una orden de trabajo es un documento que emite la
organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y
cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente. Este documento
formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por
lo general corresponde al pago del bien o servicio.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
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de 19
Versión:
Actualización:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO
RESPONSABLE
INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
ACTIVIDAD
Asistente Administrativo Dirección de
Logística
Código del Procedimiento:
1.-Recibe la Requisición.
2.-Asigna según Libro de Requisiciones de la
Dirección, un número correlativo de Control Interno
y coloca la fecha de recepción en la requisición de
compras y en dicho libro.
3.-Entrega la Requisición al Jefe de Compras.
Jefe de Compras
4.-Recibe la Requisición y verifica la disponibilidad
presupuestaria.
5.-Se envía correo a los proveedores para solicitar
disponibilidad de productos.
6.-Según la disponibilidad de productos de los
proveedores se asignan dichos productos.
7.-Entrega
la
Requisición
al
Comprador
Correspondiente según el Área o Rubro.
Comprador
8.-Recibe la Requisición.
9.-Elabora la Orden de Trabajo en el Sistema
kerux en el módulo de Adquisiciones.
10.-Imprime el formulario emitido por el sistema
Kerux de Orden de Trabajo en Original y tres (03)
copias.
11.- Se entrega al Jefe de Compras para su Firma
y Sello.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
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Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
Página:
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de 19
Versión:
Actualización:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO
Código del Procedimiento:
RESPONSABLE
INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
ACTIVIDAD
Jefe de Compras
12.-Recibe y Revisa la Orden de Trabajo,
12.1.- esta conforme Firma y Sella, luego envía al
Director de Logística para su firma y sello.
12.2.- De no estar conforme va al paso Nº 7.
Director de Logística
13.-Recibe la Orden de Trabajo, Firma y entrega al
Asistente Administrativo, para que sea llevado a la
Dirección de presupuesto.
Asistente Administrativo de la Dirección de
14.-Recibe la Orden de Trabajo carga por el
Logística
Sistema Kerux Modulo Localizador y envía en
físico a la Dirección de Presupuesto para sello y
firma.
15.-Retira la Orden de Trabajo de la Dirección de
Presupuesto y la recibe por el Sistema Kerux
Localizador, en el momento que la Dirección de
Presupuesto notifique.
Asistente Administrativo de la Dirección de
16.-Carga la Orden de Trabajo por el Sistema
Logística
Kerux Localizador y lleva en físico dicha la Orden
de
Trabajo
para
que
sea
recibida
en
la
Vicepresidencia de Planta, para firma y sello.
17.Retira la Orden de la Vicepresidencia de Planta
y la recibe por el sistema Kerux Localizador.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
marzo 2015
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de 19
Versión:
Actualización:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO
INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
Código del Procedimiento:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Asistente Administrativo de la Dirección de
18.- Carga la Orden de Trabajo por el Sistema
Logística
Kerux Localizador y lleva en físico dicha Orden de
Trabajo para que sea recibida en Presidencia
Ejecutiva, para firma y sello.
19.- Retira la Orden de Trabajo de Presidencia
Ejecutiva y Entrega al Jefe de Compras.
Jefe de Compras
20.-Recibe la Orden de Trabajo y notifica vía
telefónica y por correo electrónico al proveedor
para que retire la(s) Orden(es).
21.-Entrega al Proveedor la Orden de Trabajo,
para que este firme y la distribuye de la siguiente
manera:
•
Original y copia 1: Proveedor recibe para
sus
archivos
y
realizar
gestiones
administrativas.
•
Copia 2: Archivo de la Dirección de
Logística.
Jefe de Compras/Comprador
22.- Envía vía correo copia de la Orden de Trabajo
para el control de despacho y recepción de los
productos.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
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de 19
Versión:
Actualización:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO
Código del Procedimiento:
RESPONSABLE
INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
ACTIVIDAD
Jefe de Compras/Comprador
23.- Se Recibe correo comprobando recepción.
24.-Se Indica al Proveedor el Despacho.
25.-Se hace seguimiento del despacho en el
tiempo establecido en la norma.
Proveedor
26.-Entrega original y copias de facturas y notas
de entrega al Comprador de la Dirección de
Logística.
Comprador
27.-Recibe facturas y notas de entrega del
proveedor.
28-.-Revisa según Instructivo INSA-VP-DLOGDPL-I-002
28.1.- Esta conforme continua
28.2.- No está conforme: devuelve para corrección
29.-Crea en el Localizador KERUX según manual
de
usuario
código
INSA-PR-DIN-MU-006
la
Recepción de las Facturas.
30.-Carga en Kerux modulo adquisiciones de las
facturas correspondientes.
31.- Firma y sella las Facturas y Renuncias (si
fuera el caso)
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
marzo 2015
Página:
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de 19
Versión:
Actualización:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO
RESPONSABLE
Comprador
Código del Procedimiento:
INSA-VP-DLOG-DPL-P-001
ACTIVIDAD
32.-Prepara los soportes de la documentación que
va de la siguiente manera: ver Instructivo INSAVP-DLOG-DPL-I-001.
33.-Envía por sistema kerux modulo Localizador
las Facturas a Control Administrativo.
34.-Entrega al Jefe de Compras la(s) factura(s)
nota(s) de entrega y soportes, para su revisión y
envío a Control Administrativo.
35. fin de procedimiento
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ANEXOS
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
Actualización:
Versión:
INSTRUCCIONES
Nombre del Formulario:
Documentación para expediente de compras
Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-001
Para Preparar los soportes de la documentación de las facturas va de la siguiente
manera:
a. Para Control Administrativo:
•
Factura (original).
•
Nota de entrega (original).
•
Orden de Trabajo (original)
•
Copia de contrato (primera pagina).
•
Copia de la requisición.
•
Original de Renuncia (si fuera el caso).
b. Para Comprador (archivo):
•
Factura (copia).
•
Nota de entrega (copia).
•
Orden de Trabajo (copia)
•
Copia Renuncia (si fuera el caso)
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Fecha:
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Fecha:
Aprobado por:
Dr. Raúl Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
01/06/2015
Fecha:
DIRECCIÓN DE LOGISTICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP
Elaboración:
Actualización:
Versión:
INSTRUCCIONES
Nombre del Formulario:
Documentación para expediente de compras
Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-002
REVISIÓN DE FACTURAS Y NOTAS DE ENTREGA
1.- Revisa y verifica que la Factura tenga firma y sello de la empresa.
2.- Revisa y verifica que la Nota Entrega tenga las siguientes firmas y sellos:
2.1.- Sello de Almacén de Recibido con todos los datos legibles.
2.2.- Sello de Control Perceptivo que debe tener: Nombre Legible del
Administrador y Número de Cedula.
3.-Revisa y Coteja en factura que las cantidades y descripción de los productos
correspondan con la nota de entrega y orden de trabajo.
4.-Revisa y Verifica las renuncias de productos en caso de que hubiere, Sello de la
empresa y Firma.
Elaborado por:
t.s.u. Lissett Moreno
Comprador Jefe I
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raúl Falcón
Presidente de INSALUD
01/06/2015
Fecha:
Fecha:
Fecha de
Implementación:
Fecha:
DIRECCION DE INFORMÁTICA
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX
Código: INSA-PR-DIN-MU-006
Elaboración:
Página: 1
Actualización:
Versión:
1.0
ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
1.- 1.- Una vez generada la solicitud, se selecciona el módulo de “Adquisiciones”.
2.- El usuario introduce clave de acceso:
Actualización por:
Lic. Egleé Grudas
Jefe de Documentación y
Organización
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
DIRECCION DE INFORMÁTICA
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX
Código: INSA-PR-DIN-MU-006
Elaboración:
Página: 2
Actualización:
Versión:
1.0
ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
3.- Selecciona la opción de recibir
4.- Se coloca el número de la solicitud de compra o número de solicitud de suministro,
que desea recibir y presiona el botón “Recibir”
Actualización por:
Lic. Egleé Grudas
Jefe de Documentación y
Organización
Revisado por:
Lic. Laura León
Vicepresidencia de Planta
INSALUD
Aprobado por:
Dr. Raul Falcón
Presidente de INSALUD
Fecha de
Implementación:
DIRECCION DE INFORMÁTICA
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX
Código: INSA-PR-DIN-MU-006
Elaboración:
Página: 3
Actualización:
Versión:
1.0
ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
5.- Se le asigna el tipo de comprador y presiona el botón “Asignar Comprador”
6.- Se despliega la siguiente pantalla y pulsa el botón de “Cerrar”
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7.- Selecciona en el menú la opción Solicitudes de de compra/Emitir solicitud
cotización:
8.- Selecciona la solicitud y presiona el botón de “Ficha”
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9.- Marca los renglones a cotizar y selecciona al proveedor,
10.- Con F9 se despliega la lista de proveedores, selecciona y pulsa el botón de
“Generar cotización”
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11.- Se genera el siguiente mensaje:
12.- Selecciona la pestaña de Reporte y selecciona la opción de “Formatos de
cotización”.
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13.- Coloca el número de la solicitud al que desea generarle la cotización, si no la
conoce pulsa F9 y se despliega lista de valores, luego de seleccionar, pulsa el
botón de “Generar” e imprime las cotizaciones.
14.- Una vez que los proveedores devuelvan las cotizaciones, se ingresan al módulo de
adquisiciones y selecciona las opciones de “Solicitudes de Compra/Cargar
respuesta del proveedor”, como se muestra en la siguiente pantalla:
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15.- Registra las respuestas de cada proveedor, este procedimiento se hace
tantasveces como proveedores se le haya emitido una solicitud de cotización en este
caso son dos proveedores Maxipapel y global Graphic, se posiciona en el primer
proveedor y pulsa el botón de “Ficha”.
16.- En esta pantalla llena la respuesta de las cotizaciones del proveedor y pulsa el
botón de “procesar”, se hacen tantas veces como cotizaciones se tengan.
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17.- Una vez procesadas todas las cotizaciones se imprime el análisis de las mismas
para seleccionar al proveedor que resulto ganador.
18.- Para imprimir el análisis, colocar el Nr. De la solicitud y pulsa el botón de “Generar”
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19.- Se genera el siguiente reporte, donde se observa el proveedor ganador
20.- El siguiente paso es emitir la orden de compra/servicio al proveedor que resulto
ganador, para eso se ingresa en la pestaña de “Orden de Compra/Emitir”.
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21.- Se selecciona al proveedor ganador y pulsa el botón “Ficha” como se indica en la
pantalla siguiente:
22.- Se le asigna todos los renglones pulsando el botón “Asignar todos”, en el caso de
que sea un mismo proveedor, de lo contrario si son varios proveedores se le asignara
un proveedor a cada renglón. Y pulsa el botón de “Generara O/C”
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23.- Una vez que la orden de compra/servicio se ha generado satisfactoriamente, se
despliega la siguiente pantalla, donde se coloca de ser necesario el anticipo, retención
de fiel cumplimiento o clausula penal. En caso de la orden maneje anticipo se pulsa el
botón de “Asignar” y automáticamente las demás cotizaciones quedan rechazadas.
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24.- Seleccione en la pestaña de mensajero la opción de “Documentos por enviar”
25.- Se posiciona en la orden de compra/servicio, pulsa el botón de “Sol. Aprob.” Para
ser aprobada, posteriormente se activa el botón “Afectación Presupuestaria”, el cual
debe pulsar.
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26.- Pulsa el botón “Cuentas” y coloque la acción interna, centro de costo y cuentas y
pulse el botón “OK”
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27.-Posteriormente, se imprime la Orden de Compra/Servicio, por el módulo de
adquisiciones, una vez impresa, se va al módulo de presupuesto y se envía el
documento para que sea verificado.
28.- Luego de verificado el documento por Presupuesto, se despliega el mensaje
indicando que el documento fue enviado a compras.
29.- En el módulo de adquisiciones en la pestaña de mensajero selecciona la opción
de Documentos Recibidos.
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30.- Se posiciona en la orden y pulsa el botón “Confirmar recepción” y genera el
mensaje que es el fin del proceso del compromiso de la orden.
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