eficiencia administrativa - Escuela Superior Politécnica de

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
MEJORA DE LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
Acciones Realizadas
ANTECEDENTES:
La Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, ha incorporado nuevas políticas de administración,
que complementados con el uso de la tecnología, evaluación de la Planificación Estratégica y
Operativa, evaluación del desempeño docente, personal directivo y administrativo, permitirá alcanzar
nuevos objetivos institucionales de una manera más efectiva, eficaz y eficiente: lo efectivo, que
relaciona lo logrado y lo programado; lo eficaz, que relaciona las metas logradas y programadas
teniendo en cuenta el tiempo real de ejecución de la actividad o proyecto, lo eficiente, en la medida
que describe la relación entre, los recursos invertidos y los logros obtenidos.
Con el fin de mejorar la eficiencia administrativa, la ESPOCH, a partir del año 2004, ha planificado y
están en ejecución algunas acciones se describen a continuación:
1. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
a. Contempla dentro de sus OBJETIVOS
Lograr una administración moderna y eficiente en el ámbito de la docencia, investigación,
vínculo y gestión a partir de una organización sistémica, flexible, articulada y dinámica, que
permita responder con oportunidad y calidad las expectativas del desarrollo de nuestra
sociedad 1
b. Uno de los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS planteados es:
Lograr una administración moderna y eficiente en el ámbito académico y administrativo
Para el logro de los objetivos institucionales, la ESPOCH deberá iniciar un proceso de
fortalecimiento institucional que le permita encontrar las herramientas necesarias para acceder
a una administración moderna, ágil, orientada a resultados, al uso eficiente del recurso,
incrementar la productividad, mejorar la calidad de sus servicios y la imagen politécnica. 2
Para el cumplimiento de este objetivo estratégico se han planteado dos líneas estratégicas:
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Lograr una administración moderna y
eficiente en el ámbito académico y
administrativo.
c.
LÍNEAS ESTRATÉGICAS
7.
Implementación de la nueva estructura organizacional que genere
una administración eficiente.
8.
Mejoramiento de la infraestructura y equipamiento.
Los OBJETIVOS OPERATIVOS, INDICADORES, PROGRAMAS, PROYECTOS Y
ACTIVIDADES planificados en las Líneas Estratégicas 7 y 8 son los siguientes: 3
1
Plan Estratégico de Desarrollo 2004 – 2008. Objetivos
Plan Estratégico de Desarrollo 2004 – 2008. Objetivos y líneas Estratégicas
3
Plan Estratégico de Desarrollo 2004 – 2008. Objetivos Operativos, Indicadores, proyectos y Actividades para cada Línea
Estratégica
2
1
Línea Estratégica N° 7: Implementación de la nueva estructura organizacional que genere una administración eficiente
El desarrollo y crecimiento experimentado por la ESPOCH, hace necesario contar con una nueva estructura organizacional que posibilite la
optimización de sus recursos y garantice eficiencia, eficacia y productividad.
OBJETIVOSOPERATIVOS
• Institucionalizar la nueva estructura
organizacional de la ESPOCH
INDICADOR
• La ESPOCH aplica en el primer trimestre
del 2004 la nueva estructura
organizacional, contando en el segundo
semestre del 2004 con la normatividad
integral para su funcionamiento.
• Capacitar al personal directivo y • La ESPOCH capacita periódicamente al
operativo de la ESPOCH, para
personal directivo y administrativo en el
mejorar los niveles de eficiencia
ámbito de su gestión para lograr
administrativa y de gestión.
incrementar progresivamente los niveles
de gestión y desarrollo administrativo en
términos de eficiencia, eficacia y calidad.
• Optimizar los recursos humanos,
• La ESPOCH cuenta en el año 2004 con la
financieros y materiales existentes en
reestructuración de sus unidades
la institución.
administrativa y financiera y, en los 5
años de ejecución del plan optimiza los
recursos físicos.
• Desarrollar un sistema informático
integral de apoyo a la gestión
institucional.
• Elaborar el Sistema de incentivos
para los servidores politécnicos.
• La ESPOCH Implementa en el año 2004,
con el sistema informático integral de
apoyo a la gestión administrativa,
académica investigativa, extensión,
económica y financiera.
• La ESPOCH cuenta en el segundo
semestre del 2004 con el sistema de
incentivos para los servidores
politécnicos, que permita mejorar las
condiciones laborales e incrementar su
productividad.
ELEMENTOS DE CALIDAD
PROGRAMAS, PROYECTOSY ACTIVIDADES
A6. Normatividad Institucional de la ESPOCH.
• La Estructura Orgánico Funcional, estatuto y
reglamentos respondan a las necesidades
institucionales, garanticen la efectividad
académica, administrativa y representativa, así
como la continuidad, viabilidad y práctica de las
políticas definidas en el Plan de Desarrollo y en
la Ley de Educación Superior.
P1. Programa de capacitación para el personal
• Cobertura de los programas de capacitación
directivo y operativo de la ESPOCH.
para mejoramiento sistémico del talento
humano y su liderazgo que contribuyan al
incremento de la calidad de gestión y prestigio
institucional.
• Relación: Docentes-estudiantes-trabajadores,
infraestructura física, tecnológica, de servicios y
presupuesto.
A7. Auditoria docente-administrativa
P2.Reestructuración funcional docente–
administrativa
A8. Manual funcional y de clasificación de puestos
P3.
• Cobertura de un sistema informático eficaz y
funcional al servicio de las funciones
universitarias para el mejoramiento del nivel de
eficacia, eficiencia y gestión.
Sistema informático integral institucional.
• Coherencia y pertinencia del sistema de
incentivos con el escalafón docente y
administrativo, la visión, misión, objetivos
institucionales, el Estatuto y la Ley de
Educación Superior.
Sistema de incentivos para los servidores
politécnicos
P4.
2
Línea Estratégica N° 8: Mejoramiento de la infraestructura y equipamiento
La ESPOCH ha experimentado un significativo crecimiento en la demanda de programas de pre y postgrado, que hace necesaria la modernización de equipos y
laboratorios; y, readecuación y ampliación de infraestructura física, para la oferta de servicios educativos de calidad.
OBJETIVOSOPERATIVOS
• Mejorar la
infraestructura física de
la ESPOCH, para
garantizar el proceso
educativo.
INDICADOR
• En el periodo de vigencia del plan, la ESPOCH, a
través de las unidades respectivas, readecua y
amplia la infraestructura académica y
administrativa.
ELEMENTOS DE CALIDAD
• Inventario y pertinencia de la
infraestructura física, laboratorios
y servicios existentes, en base al
requerimiento institucional para el
desarrollo de la actividad
universitaria en coherencia con la
misión, visión y modelo educativo.
• Gestionar la captación de • La ESPOCH realiza permanentemente convenios
• Número y tipo de convenios con
recursos económicos,
de cooperación con organismos nacionales e
organismos nacionales e
ante organismos
internacionales, para la consecución de aportes
internacionales.
nacionales e
económicos no reembolsables para el desarrollo
internacionales para el
físico, la implementación de laboratorios y
desarrollo físico y la
equipos.
implementación de
• La ESPOCH incrementa anualmente el número de • Personas naturales y jurídicas
laboratorios y equipos
personas naturales y jurídicas que donan el 25%
donantes y potenciales
del impuesto a la renta a favor de la ESPOCH para
aportantes.
obras de desarrollo institucional.
• La ESPOCH consigue en el año 2005 un préstamo
del Banco del Estado u otros organismos
financieros para el equipamiento de laboratorios
y obras de desarrollo.
PROGRAMAS, PROYECTOS Y ACTIVIDADES
P5. Readecuación y ampliación de infraestructura física en la ESPOCH
SP23.1. Ampliación y remodelación del edificio central
SP23.2. Red telefónica
SP23.3. Red de Internet
SP23.4. Construcción de la infraestructura física complementaria en
Tunshi para las escuelas agropecuarias.
SP23.5. Cerramiento del Campus Politécnico
SP23.6. Infraestructura Básica
SP23.7. Infraestructura vial interna del campus politécnico
SP23.8. Ampliación y remodelación de la infraestructura deportiva
SP23.9. Ampliación y remodelación de parques y espacios verdes
SP23.10. Construcción de un edificio para la escuela de medicina.
SP23.11. Terminación del Edificio del Centro de Documentación.
SP23.12. Construcción del Edificio Facultad de Informática y Electrónica
SP23.13. Implementación de la sala de audio-videoconferencia.
SP23.14. ISP. Proveedor de Servicio de Internet de la ESPOCH
A9. Formulación y ejecución de convenios de cooperación y
financiamiento para el desarrollo institucional.
• Requerimiento institucional
académico para el cumplimiento
de la visión, misión y objetivos
institucionales.
3
2. EVALUACIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
De acuerdo al informe de evaluación del PLAN ESRATÉGICO DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL (PEDI) 2004-2008 que corresponde al periodo 2004-2007,
presentado por la Unidad Técnica de Planificación (UTP), se presenta en la siguiente
tabla los niveles de cumplimiento de las líneas estratégicas 7 y 8.
NIVELES DE EFECTIVIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS LINEAS
ESTRATÉGICAS DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO4
Metas
Alcanzadas
LINEAS ESTRATÉGICAS
LINEA ESTRATÉGICA 7: Implementación de la nueva
estructura organizacional que genere una administración
eficiente
64,29%
LINEA ESTRATÉGICA 8:
infraestructura y equipamiento
72,81%
Mejoramiento
de
la
PROMEDIOS GLOBALES
68,55%
Todavía nos falta más de un año para culminar el PEDI y ya nos acercamos al 70% de
efectividad (cumplimiento de metas en función de objetivos operativos, líneas
estratégicas y proyectos). Los logros más importantes se detallan a continuación
INDICADORES DE ÉXITO
CON ALTA EFECTIVIDAD (DE 80 A 100%)
•
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4
Aprobación e implementación del PEDI
Sistema de autoevaluación
Aprobación del Modelo Educativo de Desarrollo Integral.
Diversificación de carreras profesionales
Rediseño curricular de las carreras bajo el sistema de créditos
Desarrollo de la educación semipresencial, a distancia y virtual
Modernización de equipos, laboratorios y bibliotecas
Actualización del Reglamento de Régimen Académico
Desarrollo de la investigación y la transferencia tecnológica
Programa de Doctorado (PHD) ha implementarse en el 2008
Diversificación de programas de postgrado
Convenios de cooperación
Integración con los sectores productivos
Reestructuración organizacional institucional
Informe de Evaluación del Plan Estratégico de Desarrollo 2004 – 2008, período 2004 - 2007
4
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•
•
•
•
•
Sistema informático integral institucional
Incentivos para los servidores politécnicos
Readecuación y ampliación de la infraestructura física
Red telefónica y redes de Internet
Cerramiento del Campus Politécnico
Ampliación y remodelación del complejo deportivo, parques y espacios verdes
Terminación del Edificio del Centro de Documentación
Implementación de la sala de audio-videoconferencia
3. POLITICAS DE GESTIÓN
Para cumplir con lo planificado para el año 2008, el Consejo Politécnico mediante
Resolución No. 034 CP.2008 del 30 de enero del 2008 aprobó las siguientes Políticas de
Gestión:
a.
Vinculación de la Planificación con el Presupuesto Institucional
b.
Mejorar la calidad del gasto, con la aplicación del Presupuesto orientado a
resultados PPR
c.
Evaluación del POA, a través de indicadores de desempeño
d.
Crecimiento de los ingresos en los términos previstos por la ley
e.
Incremento de los ingresos presupuestarios de autogestión a través de iniciativas
de gestión, emprendimientos, implementación de los Centros de Transferencia
de Tecnologías, por parte de todos los servidores politécnicos.
f.
Determinación del costo/beneficio de los servicios que proporciona la entidad
g.
Optimización del capital humano institucional; y,
h.
Aportar al desarrollo local, regional y nacional
4. CULTURA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La evaluación del desempeño de los docentes, se la viene aplicando en la institución
desde el año 2001 cada período académico. En el período académico octubre 2007 –
marzo del 2008, se ha obtenido la siguiente evaluación:
FACULTAD
Administración de Empresas
Ciencias Pecuarias
Ciencias
Informática y Electrónica
Mecánica
Salud Pública
Recursos Naturales
EVALUACIÓN
80.74%
73.45%
77.61%
84.33%
No consta información
No consta información
78.52%
PROMEDIO INSTITUCIONAL
78.93%
Fuente: Sistema de Evaluación Institucional
5
La evaluación del desempeño del personal administrativo y directivo se la realizará en
el primer trimestre del año 2008, basado en el Manual aprobado por el Consejo
Politécnico el 19 de febrero del 2008.
Con el fin de potenciar los puntos débiles de los servidores politécnicos, detectados en
la evaluación del desempeño, con miras a incrementar la productividad y la calidad del
trabajo se está implementando en la institución un Plan de Capacitación Institucional,
aprobado por el Consejo Politécnico el 12 de febrero del 2008, mediante resolución No.
052.CP.2008, en este documento se incluye además el Sistema de Profesionalización
Docente, el mismo que permitirá generar estrategias, metodologías que mejoren
permanentemente la planificación, evaluación y desarrollo curricular.
5. RENDICION DE CUENTAS
La rendición de cuentas es un mecanismo que se ha aplicado en la institución, a través
del cual las autoridades académicas y administrativas informan sobre la gestión que
realizan; esta práctica ha contribuido a que todos los politécnicos tengamos derecho a
participar en el control de la gestión, aportar a su mejoramiento y abrir espacios de
retroalimientación de la gestión administrativa. La finalidad de la rendición de cuentas
es incrementar la responsabilidad y transparencia con que las autoridades, funcionarios
(as) ejercen sus atribuciones y tareas.
Para cumplir con este deber social, se han establecido algunas acciones:
•
Informes de actividades del Sr. Rector y Vicerrectores en cada reunión del
Consejo Politécnico, Consejo Académico y Consejo de Investigación
•
Informes de los Sres. Decanos en cada reunión del Consejo Directivo
•
Difusión periódica de los informes de actividades de todas las autoridades y
directivos académicos y administrativos, a nivel institucional y de facultades.
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