TS-CU-133 Caso de uso para poliza de saldos iniciales V1.1

Caso de uso y
procedimiento para la
póliza de saldos iniciales
Mayo de 2012
Tabla de Contenido
• Introducción
3
– Definiciones
– Simbología
4
5
•
•
•
•
Objetivo, alcance y políticas
Documentos que intervienen
Precondiciones
Resultados
• Actores
• Descripción narrativa
• Representación gráfica
6
7
8
9
10
11
12
Introducción
•
La representación gráfica de los procesos administrativos que se ejecutan con OperGob, se ajustan
a la forma de operar de cada uno de nuestros clientes, el presente documento tiene como fin
detallar la forma en que se realiza la póliza de saldos iniciales (cierre de ejercicio contable).
•
Por otra parte, la creciente capacidad del sistema OperGob, integrando día con día nuevas
funciones y nuevos módulos, hacen que la representación de los procesos sea de alta complejidad,
a la vez que su mantenimiento actualizado es verdaderamente un trabajo que requiere mucha
coordinación entre las áreas involucradas en la producción y más aún si agregamos la participación
de cada uno de nuestros clientes, cada uno con necesidades específicas y estilos de administración
propios.
•
Por lo anterior nos ceñimos a las prácticas señaladas en el modelaje de procesos, mediante
lenguaje unificado conocido como UML por sus siglas en Inglés, con pequeñas variantes que
expresan nuestras propias creencias.
•
La combinación de casos de uso con procedimientos es desde nuestro particular punto de vista la
mejor manera de representar los procesos, por su manejo modular, facilidad de adaptación y
posibilidad ilimitada de crecimiento.
•
Sean pues estas razones expuestas las que solicitamos a nuestros clientes, las hagan suyas para la
mejor comprensión del modelo.
Definiciones
•
Caso de uso:
Es la representación narrativa y gráfica de una situación específica, que se
resuelve mediante el uso de uno o varios procedimientos, por lo general responde a la forma de dar
solución a un caso que se le presenta a un usuario.
–
Un caso de uso no tiene actividades, tiene llamadas a procedimientos externos, en algunos
casos incluye decisiones.
•
Procedimiento:
•
Actor:
•
Elemento de una actividad:
•
Los casos de uso nos otorgan las siguientes ventajas:
operación específica.
es una serie de actividades con una lógica de flujo, que resuelven una
es la representación que una persona hace en determinado proceso, no corresponde a un
puesto directamente, aunque en algunos casos se puede recurrir al puesto para indicar una
representación que ejecuta una persona que ocupa un puesto, principalmente relacionados con
autorizaciones o con políticas.
Constituyen los puntos relacionados con la ejecución de
una actividad, de manera que integrados el actor responsable puede resolver la actividad, sin ellos
difícilmente podrá ejecutar la actividad o definitivamente no podrá realizarla.
–
–
Dividir los procesos en pequeñas partes, que se vuelven
• Fáciles de representar y modificar
• Fáciles de mostrar y estudiar
• Fácilmente reutilizables
Generar un caso de uso a partir de uno parecido, solo con alguna variante, permite la
reutilización de procedimientos ya definidos
Simbología para elaborar un procedimiento o caso de uso
Icono
Descripción
Utilizar para
Inicio de Proceso
Marca el inicio de un procedimiento o caso de uso
Fin de Proceso
Marca el fin de un procedimiento o caso de uso
Flujo
Apunta a siguiente actividad
Actividad
Describe una operación unitaria específica que la ejecuta un actor del
proceso.
Actividad ejecutada por el
sistema
Describe una operación donde no interviene ningún actor, en vez de
ello la ejecuta el sistema, ya sea como resultado de otra actividad o
una tarea automática
5
Conector en la misma
página
Conecta partes del proceso
¿
…
?
Decisión
Indicar modificación al flujo en base a una condición
Documento
Documento asociado a una actividad
Documento
Documento que emite el sistema pero no se imprime
Conector entre páginas
Conecta partes del proceso entre páginas
Espera
Tiempo de espera en el proceso
Proceso externo
Llamada a un procedimiento externo
Actor
Indicar el actor que realiza la operación, cada color identifica a un
actor específico
Recepción
de factura
Asigna
documento
presupuestal
Póliza
Póliza
Proceso
Objetivo, Alcance y Políticas generales
•
Objetivo
–
•
Alcance
–
–
–
•
Generación y aplicación de la póliza de saldos iniciales (cierre de ejercicio).
Aplica para la generación de una pre-póliza con los movimientos de cierre del ejercicio (proceso
automático que ejecuta el sistema para trasladar los saldos de las cuentas de balance al
siguiente ejercicio y liquidar los saldos de las cuentas de ingresos y egresos).
Aplica para la autorización de la pre-póliza de saldos iniciales.
No aplica para el cierre presupuestal del ejercicio.
Políticas generales
–
–
–
–
–
Esta tarea deberá ejecutarse una vez que el último periodo del ejercicio esté totalmente
contabilizado y haber comprobado que la contabilidad esté cuadrada y los saldos al final del
ejercicio estén correctos.
Se requiere dar de alta previamente una cuenta contable de resultado del ejercicio actual.
Deberá haberse creado el siguiente ejercicio y haber copiado los catálogos del módulo financiero.
Este proceso deberá ejecutarse cuando no haya usuarios trabajando en el sistema y después de
haber realizado un respaldo de la base de datos.
Se ejecutará por el responsable de contabilidad y una vez que Tesorería dé la autorización
correspondiente.
Documentos que intervienen en la ejecución del caso de uso
Entradas
Salidas
Petición del cierre
de ejercicio
contable
Pre-póliza de saldos
iniciales
Balanza de
comprobación
ejercicio a cerrar
Póliza de saldos
iniciales
Balanza de
comprobación
Saldos iniciales
Precondiciones
•
Casos de uso
–
•
Inicio de sesión
Datos
–
–
Cuenta contable de resultado del ejercicio a cerrar.
Tipo de póliza.
Resultados del caso de uso
•
•
•
•
Pre-póliza de saldos iniciales en estado aplicada (A).
Póliza de saldos iniciales en estado aplicada (A).
Balanza del periodo 0 cuadrada y con saldos iniciales correspondientes a
los saldos finales del ejercicio anterior.
Afectación a contabilidad.
Definición de Actores
Contabilidad
Finanzas
OperGob
Responsable de generar y aplicar la póliza de saldos iniciales.
Responsable de autorizar el cierre de ejercicio.
Descripción narrativa
No
Proceso
0
Flujo Alterno
Tesorería autoriza a hacer el cierre de ejercicio.
Contabilidad verifica que los saldos de la balanza
del último periodo estén correctos, de ser así
genera la pre-póliza de saldos iniciales, el sistema
crea la pre-póliza con los movimientos de cargos y
abonos para saldar las cuentas de ingresos y
egresos y los necesarios para trasladar los saldos
de las cuentas de balance. Envía a autorización.
Si encuentra saldos
erróneos o no cuadra la
balanza realiza ajustes o
reclasificaciones a través
de pólizas, hasta que
esté correcta para
continuar.
Inicio
1
Generación de
pre-póliza de
saldos iniciales
2
Autorización de
pre-póliza
3
Verificación de
saldos iniciales
4
Integración de
archivo
5
Descripción
Recibe pre-póliza en estado verificada (V) y revisa
que los registros sean correctos, posteriormente
aplica la pre-póliza y queda en estado Aplicada
(A). El sistema genera la póliza contable, la cual se
imprime y se firma por las áreas correspondientes.
Genera balanza del primer periodo del nuevo
ejercicio, verifica saldos, si están correctos envía
para archivo.
La documentación impresa o digital se integra al
expediente y se archiva.
Fin.
Si encuentra diferencias
puede modificar y
reaplicar la póliza o bien
cancelarla y generar
nuevamente la pre-póliza
de saldos iniciales.
Flujo de excepción
TS-CU-133 - Caso de uso para póliza de saldos iniciales
Actores
Contabilidad
TS-PA-152
Finanzas
Generación de
pre-póliza de
saldos iniciales
TS-PA-060
Autorización de
pre-pólizas
TS-PA-153
Verificación de
saldos iniciales
TS-PA-009
Integración de
archivo
OperGob
TS-PA-152 - Generación de pre-póliza de saldos iniciales
Actores
1
Contabilidad
Finanzas
Autoriza cierre de
ejercicio
Crea pre-póliza con
cargos y abonos para
saldar cuentas de
ingresos y egresos y
trasladar saldos de
cuentas de balance
2
Genera balanza y
verifica cuadre y saldos
finales correctos
Pre-póliza de
saldos iniciales
Balanza de
comprobación
ejercicio a cerrar
¿Cuadre y
saldos
correctos?
No
Verificar y enviar prepóliza de saldos iniciales
Aplica pólizas de ajustes
o reclasificaciones
correspondientes
Si
2
Generar pre-póliza de
saldos iniciales
OperGob
1
TS-PA-060 - Autorización de pre-póliza
Actores
Contabilidad
Finanzas
Aplica pre-póliza
Genera póliza
Imprime y firma póliza
Póliza de
saldos iniciales
Firma póliza
OperGob
TS-PA-153 - Verificación de saldos iniciales
Actores
Contabilidad
2
Finanzas
Genera balanza y
verifica cuadre y saldos
iniciales correctos
Balanza de
comprobación
Saldos iniciales
¿Cuadre y
saldos
correctos?
No
Modifica póliza
Si
Aplica póliza
Envía para archivo
2
OperGob
TS-PA-009 - Integración de archivo
Actores
Contabilidad
Recibe expediente
Finanzas
Balanza de
comprobación
ejercicio a cerrar
Póliza de saldos
iniciales
Balanza de
comprobación
Saldos iniciales
Archiva expediente
OperGob
Pre-póliza de
saldos iniciales