organizacion documentos

FONDO
SECCIÓN
SUBSECC
IÓN
UNIVERSI
DAD DE
1. IDENTIFICACIÓN Y
CLASIFICACIÓN
Identifique a través del Listado Guía de
Series, Subseries y Tipos Documentales,
cuáles son los documentos que
pertenecen a su proceso o subproceso
SANTAND
ER
SERIE
SUBSERIE
NOMBRE
CARPETA
FOLIOS
FECHAS
UBICACIÓ
2. ORDENACIÓN
Identifique los documentos correspondientes
a cada serie o Subserie
Acta de
Consejo
Académico
Elija el sistema de ordenación, de forma
que facilite la consulta de los documentos.
Hoja de Vida
Andres
Pinares
ORDENACIÓN ORDINAL
N
Acta
Comite de
Compras
Contrato
Acuerdo 3
Andres
Pinares
Acuerdo 2
Acuerdo 1
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
NOMBRE
CARPETA
FOLIOS
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
El archivo de Gestión, corresponde a los
documentos organizados, que se
generan y tramitan en un proceso o
subproceso, en cumplimiento de sus
responsabilidades, por lo tanto se
encuentra sometido a continua
utilización y consulta.
FECHAS
UBICACIÓN
DOCUMENTOS
CLASIFICADOS
Tipo
Documental
ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA
Determine una carpeta por serie o subserie
Actas de Consejo Académico
15-03-2014
Solicitud Permiso
3-03-2014
El adecuado tratamiento de los
documentos, contribuye a preservar
el patrimonio documental de la
UDES
1-03-2014
Historia Laboral
Contrato
Historia Laboral Andrea Pinares
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
NOMBRE
CARPETA
FOLIOS
FECHAS
UBICACIÓN
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
Actas Comité de Compras
Actas Comité de Compras
Para la ordenación de carpetas legajos,
AZ, libros utilice:
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
3. LEGAJO DE LOS
DOCUMENTOS
Para la ordenación de carpetas legajos,
Microequipos
AZ, libros utilice:
Grazón y Díaz
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
Ubique los documentos alineados por el
borde superior de una hoja tamaño oficio
Legaje los documentos de tal manera que
el documento de fecha más antigua
(primer folio) se ubique contra la tapa
izquierda.
Albarracin
Corredor Ignacio
Proveedores
de
Microequipos
Equipos
Grazón y Díaz
Albarracin
Corredor Ignacio
Proveedores de
Equipos
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
NOMBRE
CARPETA
FOLIOS
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
ORDENACIÓN TEMÁTICA
FECHAS
SUBSERIE ARRENDAMIENTOS
UBICACIÓN
El gancho legajador (plástico) debe
colocarse en la tapa izquierda de la
carpeta o legajo con la superficie estriada
hacia el interior de la misma
ORDENACIÓN TEMÁTICA
SERIE
Enumere los folios de manera consecutiva
en la esquina superior derecha, iniciando
desde el número uno (1), y sucesivamente
hasta máximo 200 folios por unidad de
conservación.
SUBSERIE OBRAS CIVILES
Rodar LTDA
Papeleria
DETALLE DE LA ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS
Gómez y CIA
Cafeteria
Constructek
co
gi
ló olio
no F
ro e
C od
en er
rd m
O Nú
y
Rodar LTDA
Papeleria
Gómez y CIA
Cafeteria
Constructek
0003 Sanchez
Laguado Juliana
UN
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IV
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j
ga
Le
0001 Albarracin
Corredor Ignacio
ulo
c
an
0002 Garzón
Aldana Alvaro
Tome como referencia la posición horizontal
de la carpeta o legajo y ubique el rótulo en
la esquina superior derecha de la misma
G
0001 Albarracin
0003 Sanchez
LaguadoCorredor
Juliana Ignacio
ND
0002 Garzón
Aldana Alvaro
4. IDENTIFICACIÓN DE
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
FO
ORDENACIÓN MIXTA
TAPA DERECHA
TAPA IZQUIERDA
ORDENACIÓN MIXTA
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
NOMBRE
CARPETA
FOLIOS
FECHAS
UBICACIÓN
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
Tipo
Documental
Afiiacion EPS
Actas de Consejo