Pliego de Condiciones para la creación del Pabellón Francia

Pliego de Condiciones para la creación del Pabellón Francia
HABITAT III
Quito (ECUADOR) del 15 al 20 de octubre de 2016
1. Contexto
La Conferencia de las Naciones Unidas sobre Vivienda y Desarrollo Urbano Sostenible (Hábitat III),
organizada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, se celebrará en Quito (Ecuador) del 17
al 20 de octubre de 2016 y tendrá por tema: El desarrollo urbano sostenible: ¿Futuro de la urbanización?
https://www.habitat3.org/
La Conferencia de las Naciones Unidas sobre Vivienda y Desarrollo Urbano Sostenible es un proceso
conducido por los Estados miembros que se comprometieron a evaluar los resultados alcanzados
desde Estambul y a identificar los nuevos desafíos urbanos mientras continúan su lucha contra la
pobreza en las ciudades. Se ha convocado a 193 países con el objetivo de llegar a un acuerdo global
en torno a una nueva agenda urbana internacional.
Veinte años después de la Conferencia Hábitat II en Estambul, Hábitat III será un evento mayor en
materia de desarrollo urbano. Se llevará a cabo en un contexto determinado por los nuevos desafíos
de la urbanización y las oportunidades que genera para el desarrollo urbano sostenible. El objetivo es
promover la participación mundial en la definición e implementación de una nueva agenda urbana. Esta
Tercera Conferencia contará con la presencia de 30 000 participantes (delegaciones de Estados
miembros, expertos y profesionales, exponentes, público general, etc.).
2. Objeto
El objeto del presente proceso de selección es idear, instalar y ocuparse de la operación del Pabellón
Francia durante la Tercera Conferencia sobre Vivienda y Desarrollo Urbano Sostenible que se llevará
a cabo del 15 al 20 de octubre en Quito, Ecuador.
Identificación de los beneficiarios
Agence Française de Développement
La Agence Française de Développement es un actor global que respalda proyectos a favor de un mundo
más justo y sostenible. La AFD ofrece soluciones para financiar esas iniciativas, para entender los
desafíos relacionados con el futuro del planeta, para apoyar a la comunidad de actores del cambio.
La globalización de los intercambios, intelectuales o físicos, ha generado un cambio de escala. Hoy,
los desafíos son globales. La Agence Française de Dévéloppement está presente en cuatro continentes
gracias a una red de 71 oficinas que le permiten una cercanía humana y territorial para entender los
problemas existentes.
En 2015, la AFD destinó 8 300 millones de euros al financiamiento de proyectos para los países en
desarrollo y los territorios de Ultramar franceses. Las soluciones para construir nuevos equilibrios deben
ser una reflexión de cada día, y generarse a escala global.
Asociación Francesa para la Ciudad y los Territorios
La Asociación Francesa para la Ciudad y los Territorios (PFVT) es la plataforma que federa a los actores
franceses de la cooperación urbana. Fue lanzada en 2011 en presencia de Joan Clos, Director Ejecutivo
de ONU-Hábitat, y reúne administraciones y dependencias públicas, entidades territoriales, empresas,
organismos profesionales, ONG e investigadores.
El PFVT:
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Impulsa la capitalización de conocimientos y experiencias relacionados con la ciudad y los
territorios;
Promueve posiciones comunes para participar en el debate internacional;
Valoriza la experiencia francesa en materia de desarrollo urbano sostenible;
La Asociación es copresidida por Yves Dauge, que fue senador del departamento de Indre y Loire, por
el Ministerio de Relaciones Exteriores y Desarrollo Internacional (MAEDI), por el Ministerio de La
Vivienda y del Hábitat sostenible (MLHD) y por el Ministerio del Medio Ambiente, de la Energía y del
Mar (MEEM). El Secretariado Técnico de la PFVT está a cargo de Expertise France.
Dado que la PFVT no tiene personalidad jurídica propia, Expertise France celebrará el contrato
en nombre de la PFVT.
Expertise France
Desde agosto de 2013, Expertise France tiene a su cargo el secretariado técnico de la PFVT. La misión
de Expertise France se inscribe en el marco de la política de cooperación, de ayuda al desarrollo, de
influencia y de diplomacia económica de Francia. La agencia promueve la experiencia y el conocimiento
del sector público francés para la elaboración de políticas públicas que correspondan a los desafíos
institucionales, económicos, demográficos, sociales y ambientales de los países socios.
Expertise France asesora a todo actor que participe en la implementación de esas políticas – entidades
e instituciones pública, Parlamento, sociedad civil, sector privado- con el objetivo de:
 Promover la gobernanza democrática, financiera y económica;
 Fomentar el retorno a la estabilidad y reaccionar a las amenazas;


Aportar soluciones a los desafíos del desarrollo sostenible y del cambio climático;
Contribuir al desarrollo humano armonioso.
Con un volumen de operaciones de 120 millones de euros, más de 300 proyectos en cartera en 80
países, y 63 000 días de peritajes efectuados en 2015, Expertise France es la agencia pública de
referencia para la cooperación técnica internacional francesa.
3. Detalle de la prestación exigida: concepto, organización, montaje, desmontaje,
almacenamiento
Abierto del 15 al 20 de octubre de 2016 entre las 9:00 y las18:00 horas, el lugar dispone de 6 000 m²
de espacio para exposición. Dicho lugar se situará en Quito, frente a la Asamblea Nacional, a 300
metros del Parque del Arbolito y del principal lugar de la Conferencia, la Casa de la Cultura Ecuatoriana
“Benjamín Carrión”, cerca de centros comerciales, de bancos y con buen acceso a los transportes
públicos. Situado al aire libre, será adaptado para protegerlo de eventuales intemperies.
Los exponentes presentarán programas nacionales sobre las ciudades, soluciones urbanas
innovadoras, proyectos de asociación, etc.
ADAPTACIÓN DEL ESPACIO
El Pabellón Francia será un espacio de encuentro para recibir a una diversidad de actores, un lugar de
privilegio en el que podrán convivir actores franceses y participantes internacionales de la Conferencia
Hábitat III. El objetivo global de esta misión consiste en crear un Pabellón Francia que será el centro
de múltiples eventos.
Más precisamente, los objetivos son:
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

Destacar la presencia francesa
Compartir la experiencia y el conocimiento de Francia en materia de desarrollo urbano
sostenible y de cooperación urbana internacional;
Crear una dinámica francesa gracias a un lugar de convivio:
Fortalecer los intercambios con las ciudades y países socios, en especial ecuatorianos.
Para contar con una presencia de calidad en la Conferencia Hábitat III, la AFD y el PFVT desean
acondicionar una superficie de 100 m² y organizarla en tres espacios bien definidos pero que se integren
de manera armónica en un sólo islote de 100 m².
La oferta del proponente debe presentar un concepto que permita identificar al espacio Francia desde
lejos. Las tres zonas contarán con este elemento de identidad.
Por lo tanto, el espacio de 100 m² se va a dividir en tres zonas:
 Un espacio colectivo de 30m²
 Un espacio de 35 m² para la AFD;
 Un espacio de 35 m² para la PFVT.
La repartición de superficies es indicativa y el proponente puede someter a consideración conceptos
arquitectónicos diferentes siempre que conserve la lógica de tres espacios distintos. El proponente
tendrá que contemplar sistemas de organización para una superficie total de 100 m² que comprenderá
el espacio colectivo, el espacio AFD y el espacio PFVT.
El espacio tiene que poder modularse rápida y fácilmente a lo largo del día. El proponente también
puede presentar opciones con varios espacios o funciones.
El pabellón será organizado de tal manera que pueda recibir eventos en distintas configuraciones en
cada espacio: conferencia de prensa, proyección de películas, exposición, actividades, convivencia,
taller temático, cocteles, desayunos, debate, mesas redondas, etc.
Cabe mencionar que todos los espacios recibirán invitados de un alto nivel gubernamental (Francia y
extranjero) durante la Conferencia.
El pabellón deberá conjugar: atractivo, apertura, originalidad y convivialidad. La escenografía integrará
una dimensión humana, situando a los habitantes en el centro del pabellón. Aunque debe ser original
y dinámica, la escenografía tiene que mantener su característica institucional.
PRESENCIA EN EL PABELLÓN FRANCIA
El pabellón Francia contará con una animación propicia para atraer a visitantes franceses y extranjeros,
que podrán documentarse en el lugar, convivir y platicar con los actores del sector urbano o participar
en los eventos.
Para cumplir con el objetivo de crear un lugar de convivio, el personal encargado de la recepción
(edecanes) estará presente en el pabellón de forma permanente, para recibir a los visitantes y
orientarlos hacia los organismos y las personas que puedan dar respuesta a sus solicitudes de
información.
OPERATIVIDAD
El prestador del servicio tendrá que prever la presencia de una persona dedicada en específico a la
transmisión de documentos electrónicos, la proyección de videos, las presentaciones durante los
talleres.
TRANSPORTE
El transporte y el montaje del Pabellón en el lugar de exposición es parte de los servicios que se
incluyen en el contrato con el prestador.
1. Un espacio colectivo
Este espacio será el centro de actividad del pabellón, deberá ser visible y permitir un acceso a todo el
público. El espacio colectivo debe idearse como un centro de recepción general que permitirá informar,
difundir mensajes comunes, así como reorientar a los visitantes hacia los espacios de la AFD y de la
PFVT.
Este espacio colectivo será también el lugar idóneo para exponer y comunicar los mensajes de Francia,
coordinados por el comité decisorio (véase 8. Validación de los entregables), impulsados por los actores
de la cooperación urbana. Los paneles de información, las pantallas o cualquier otro soporte de
comunicación permitirán la presentación de mensajes comunes.
Se contemplará una zona interactiva en la que el público tendrá a disposición tabletas táctiles para
consultar contenidos interactivos (documentos, videos, etc.) y conectarse a internet (con posibilidad de
enviar correos electrónicos). En esta zona se instalarán una o dos grandes pantallas para difundir
informaciones sobre Hábitat III, las actividades “Francia”, etc.
El espacio colectivo será un espacio de convivio (sillones, mesas, etc.) en el que se instalará un rincón
para ofrecer café. Los productos serán sostenibles, locales y provenientes del comercio justo.
Espacio multi-actores: A lo largo de toda la semana, se prevé organizar en el Pabellón Francia talleres,
desayunos o cocteles, así como exposiciones. Una zona de ese espacio colectivo se destinará a la
organización de reuniones (sala, mamparas o nichos, etc.) con alrededor de veinte participantes (sillas,
pequeño estrado, etc.). Se esperan soluciones originales dentro de los límites que impone la superficie
disponible. A pesar de que será un espacio más privado se debe evitar toda sensación de encierro. Se
podría contemplar un sistema de espacio redondo organizado “en caracol”. El espacio también deberá
disponer de material de difusión (proyector y pantalla para proyección) para poder presentar una
película en formato amplio.
El espacio tiene que poder modularse rápida y fácilmente a lo largo del día. El proponente también
puede sugerir varios espacios o funciones.
Se requiere un espacio de reserva/almacenamiento que pueda cerrarse con un sistema de código de
acceso (o llaves). Será necesario contar con repisas sólidas, con un vestidor, un refrigerador, una toma
de agua y una pequeña mesa de trabajo.
Ideas que explorar
- Poco texto y amplio espacio para material multimedia y fotos
- Asientos confortables con posibilidad de acomodarlos para organizar reuniones con cierto grado
de confidencialidad, pero sin necesidad de cerrar el espacio;
- Tabletas táctiles para mostrar la mayor cantidad posible de productos y mensajes en un pequeño
espacio con cierto sentido lúdico, pero sin perder interés profesional.
1. Espacio AFD
El espacio AFD ocupará una superficie de 35m². Incluye un lugar para reuniones, un área de
convivencia -son espacios que pueden contemplarse como espacios modulables- y una zona de
almacén.
Aunque se puede considerar que los visitantes tienen ya cierta curiosidad por el tema urbano (dado
que acuden a este evento), tenemos que suscitar su interés por entrar al stand y para ello motivarlos
de distintas formas. El visitante puede sentir cierta atracción por Francia (la marca Francia es un imán
importante, con una imagen positiva en numerosos ámbitos), acudir a la feria en búsqueda de ayuda
en temas urbanos o bien el visitante se identifica con los temas y el discurso que se propone.
Por lo tanto, el espacio AFD deberá cumplir con tres objetivos mayores:
- Poner de relieve su experiencia en la materia
- Destacar su conocimiento de América Latina
- Enmarcarse en el contexto Francia
Lugar de convivio, de información y de intercambio, el espacio AFD se adaptará a las necesidades de
un público conocedor (socios, delegación francesa y AFD) pero también a las de un nuevo público. De
manera que el espacio AFD está destinado a ser un lugar de reunión y de networking para las personas
de nuestro ecosistema natural. Pero también será un lugar para descubrir, enriquecerse y profundizar
la información.
El espacio se dividirá en 3 zonas, correspondientes a 3 ambientes:
- Un espacio “privado”: para reuniones, citas y encuentros en pequeños grupos.
- Un espacio de “información a fondo”: con videos, zonas de lectura y encuentros.
- Un espacio para “descubrir’: contenidos rápidos, carteles, mapas, flashcodes, recuadros “en
breve” que permitan al visitante de paso llevarse la información clave.
Espacio PFVT
Para el espacio PFVT que se contempla principalmente como un espacio de convivencia se prevé una
superficie de 35 m². También incluye un lugar para reuniones (5 a 10 personas a lo mucho) y un lugar
para almacenamiento, tipo caja de seguridad o armario.
Se dedicará una zona interactiva a información y documentación en la que se instalarán tabletas táctiles
para que los visitantes consulten contenidos interactivos (documentos electrónicos, videos, etc.)
conectados a internet (posibilidad de enviar documentos por correo electrónico). En esta zona se
instalarán una o dos grandes pantallas para presentar videos.
El prestador cuidará que el espacio disponga de una superficie suficiente para desplegar paneles y
carteles de comunicación que correspondan a la claridad y concisión que exigen los visitantes (sean
expertos o no), además de permitir que el público circule con fluidez por el Pabellón Francia. En este
espacio se difundirán los mensajes del PFVT y se presentarán las diferentes acciones de los actores
franceses (se precisará el tipo de documentos electrónicos posteriormente).
La organización del espacio debe permitir que la identidad de los actores de la PFVT sea claramente
visible utilizando, por ejemplo, un muro del stand decorado con sus logotipos. La disposición y definición
de presencia de los actores es función del nivel de financiamiento, y se prevén dos niveles de visibilidad.
El espacio colectivo será un lugar de convivio (sillones, mesas, etc.) en el que los actores tendrán la
posibilidad de reunirse, platicar, documentarse.
4. Entregable exigido
Se espera un programa y una propuesta presupuestaria para las siguientes misiones:
- Elaboración del proyecto de pabellón con visualización del pabellón además de los planos, la
coordindación, el pedido, la realización y su seguimiento.
- Creación del concepto de la escenografía y la definición de principios para animar el lugar.
-
Negociación de los contratos, evaluación de las partidas de gestión de los presupuestos de
producción.
Creación del espacio, lo que incluye toda la infraestructura necesaria con suelo y todos los
revestimientos necesarios,
Definición de las necesidades de personal y constitución del equipo necesario, señalización,
cercana y distante.
Alquiler eventual de material o mobiliario (alumbrado, muebles, refrigerador, cafetera, repisas,
basureros, vajilla, etc.)
Creación de arañas publicitarias (paneles, pendones…) según las necesidades definidas con el
comité decisorio.
El transporte, montaje, mantenimiento (cambio de material dañado al utilizarlo), desmontaje y
recuperación/valorización de los módulos y elementos del pabellón al término del evento.
Instalación de luz, agua, telecomunicaciones
-
Alquiler de equipo de cómputo (Computadoras PC de pantalla plana, conectadas a internet) y
audiovisual (sonido, monitores, lectores de cassettes o cederoms, pantallas LCD, material para
presentar videos…) ante el proveedor oficial;
-
Manejo y asistencia para el equipo de cómputo y el equipo audiovisual del pabellón (con presencia
de un técnico durante los eventos organizados en este espacio).
Una vez determinado el tipo de material que se utilizará, el contenido de los distintos soportes
publicitarios será definido y preparado junto con las entidades representadas y con el aval del comité
decisorio, para colocarlos en los distintos sectores del local y adaptarlos de manera óptima.
El prestador de servicios contactará a las personas indicadas el proveedor oficial para conocer con
precisión los detalles relacionados con la descarga, en especial:
-
Las direcciones precisas del lugar de descarga.
-
Las fechas y horas de descarga.
-
Las condiciones particulares de acceso al lugar de descarga (locales protegidos, existencia de un
lugar definido para la descarga, vehículo con plataforma elevadora…)
-
Las condiciones de circulación impuestas (peso total con carga de los vehículos de reparto, horarios
de entrega autorizados, límites de estacionamiento…)
M ATERIALES
El pabellón Francia deberá integrar en su concepción la noción de eco-concepción (selección de los
materiales, energía, agua…) y será desechable. Todos los materiales utilizados serán reciclables y no
utilizarán ningún componente tóxico. La selección de materiales deberá corresponder a huellas
ecológicas, “agua” y “carbono”, mínimas.
MONTAJE E INSTALACIÓN
El prestador tendrá a su cargo las prestaciones anexas de montaje e instalación del material objeto del
presente pliego de condiciones. En ese sentido, el prestador llevará a cabo todas las mediciones
necesarias y será responsable de todo error en estas medidas.
El prestador debe estar en contacto con los organizadores de la Conferencia Hábitat III y del espacio
de exposición antes del evento. Durante el evento debe estar presente en el lugar para ocuparse de la
parte técnica (luz, teléfono, reglamento específico de la feria…)
El prestador se hará cargo de la instalación del pabellón conforme a las indicaciones que se señalan
en la orden de pedido.
La instalación incluye:
- El ensamblaje de los módulos en el lugar mismo.
- La instalación del material y de los dispositivos anexos necesarios para su buen funcionamiento en
el lugar mismo en el que serán utilizados, así como los ajustes y adecuaciones específicos para
poder utilizarlos.
- El enlace del material y sus dispositivos anexos con las conexiones o redes locales y con el sistema
o material que los recibe. El prestador se hará cargo, en particular, de las conexiones a la red
eléctrica, a la de internet y al suministro de agua.
- La decoración general, la instalación del dispositivo de alumbrado adecuado.
El prestador se hará cargo de pedir a las personas indicadas los planos y características de los espacios
destinados a recibir cada elemento. También recabará información sobre la disponibilidad en el lugar
de medios de transporte, de servicio de mantenimiento y de equipo de elevación o carga (de ser
necesarios) y de la manera de obtenerlos.
El prestador se hará cargo de contar con la información pertinente en relación a las restricciones y
servidumbres de área impuestas. Adaptará los componentes del pabellón a las restricciones impuestas
por los organizadores a la vez que cuidará con cumplir lo convenido con el comité decisorio.
Si el prestador llegara a tener problemas con los organizadores que le impidieran efectuar su
prestación, deberá comunicarlo de inmediato a su corresponsal por vía telefónica y confirmar la
situación por correo electrónico.
5. Validación de entregables
La coordinación para efectuar el conjunto de las prestaciones estará a cargo del prestador.
Se crea un comité decisorio conjunto para todos los servicios prestados en el espacio de 100m² y que
se describen en el presente pliego de condiciones. El comité decisorio está integrado por:
- Responsables del Ministerio de Relaciones Exteriores y de Desarrollo Internacional
- Responsables del Ministerio de Vivienda y Hábitat sostenible, del Ministerio de Medio
Ambiente, Energía y Mar.
- Responsables de la Agence Française de Développement.
- Responsables del Secretariado técnico de la PFVT.
El comité decisorio resuelve y lleva a cabo todas las operaciones de verificación y de recepción de los
entregables. Como tal, validará lo efectuado por el proponente seleccionado en la totalidad de los
100m².
6. Metodología prevista
En su oferta, el proponente deberá incluir la planificación de reuniones bimensuales por
videoconferencia, en francés o en inglés. De esta manera se dará seguimiento al trabajo y se podrán
tomar las decisiones necesarias para el avance correcto de la prestación.
En su oferta el proponente también deberá detallar un cronograma que respete los requisitos del comité
decisorio, de las Naciones Unidas y del organizador oficial del espacio de exposición.
El proponente entregará un documento conciso, en inglés on en francés, que incluya:
-
Una presentación de la compañía y una lista de referencias (máximo 2 páginas).
Los currículums de las personas involucradas en esta prestación de servicios
Una propuesta de acondicionamiento del espacio
El calendario de etapas de la prestación.
Un presupuesto detallado.
Los proponentes presentarán ofertas que no excedan 30 páginas ni rebasen 10 Mo. Se recomienda
ampliamente a los proponentes que sometan su proyecto por medio de una presentación en 3D.
Del prestador se exigirá
- Transparencia y profesionalismo, coordinación con las instancias de validación
- Creatividad y reactividad
- La experiencia del proponente en diseño y organización de stands,
- La experiencia del proponente en Ecuador o en la región,
Los documentos deberán enviarse por correo electrónico a [email protected];
[email protected], a más tardar el 22 de agosto de 2016.
La selección se hará en función de los siguientes criterios:
- La calidad y creatividad de la oferta propuesta (grafismo, organización, uso, etc.)
- El numero y la competencia del equipo,
- La selección de materiales propuestos,
- El costo de la prestación
- El calendario/plazos de ejecución.
Toda información adicional deberá solicitarse por correo electrónico a [email protected]; [email protected]. Las respuestas serán enviadas a la totalidad
de las entidades consultadas. Todos los documentos necesarios para efectuar la misión serán enviados
al proponente elegido una vez que Expertise France le haya enviado la orden de pedido.
Monto estimado: 50 000 - 70 000 euros, impuestos incluidos.
7. Características del proceso
El objeto del presente proceso de selección es idear, instalar y ocuparse de la operación del Pabellón
Francia durante la Tercera Conferencia sobre Vivienda y Desarrollo Urbano Sostenible que se llevará
a cabo del 15 al 20 de octubre en Quito, Ecuador.
Todos los pagos se efectuaran en euros. El pago del 30% por adelantado se efectuará a la firma del
contrato.
Tras la atribución provisional, el proveedor de servicios tendrá que enviar el contrato firmado por correo
electrónico ([email protected]; [email protected]). En paralelo, la copia
original tendrá que ser enviada por correo lo antes posible a la autoridad contratante.
Actividades
Fechas indicativas
Lanzamiento de licitaciones
20 de junio de 2016
Recepción de ofertas – Entrega de los documentos con
las respuestas de los proponentes
22 de agosto de 2016
Adjudicación provisoria – Elección del proveedor
31 de agosto de 2016
Firma del contrato
1 de setiembre de 2016
Inicio de la prestación – Preparación del Pabellón
(coordinación, construcción)
1 de setiembre de 2016
Fin de la prestación – Preparación del Pabellón
(coordinación, construcción)
28 de octubre de 2016
8. Restricciones impuestas
El calendario para la instalación, construcción y desmontaje del pabellón se efectúa como sigue;
- Instalación: del 5 al 14 de octubre de 2016
- Limpieza y decoración del pabellón: 14 de octubre de 2016
- Exposición: del 15 al 20 de octubre de 2016 de las 9:00 a las 18:30 horas
- Entregas durante la exposición: del 15 al 20 de octubre de 2016, de las 7:00 a las 8:30
horas y de las 19:00 a las 21:00 horas.
- Desmontaje: 20 de octubre de 2016 a partir de las 18:00 horas y el 21 de octubre de 2016
entre las 9:00 y las 18:00 horas.