C-ED-01 EDUCACIÓN V3

CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
1 DE 9
OBJETIVO DEL PROCESO
Generar condiciones para que el derecho constitucional a la educación que tiene toda persona sea
efectivamente un servicio público con función social, para lo cual debe propiciar su ingreso y permanencia en el
sistema educativo, mediante la promoción y apoyo de programas, proyectos y acciones que amplíen la cobertura
y mejoren la calidad, con el propósito de formar ciudadanos con principios éticos, democráticos, de solidaridad y
tolerancia que contribuyan al desarrollo de su personalidad y a la convivencia pacífica, sin más limitaciones que
las impuestas por los derechos de los demás y el orden jurídico, en un proceso de formación integral y como
sostén del tejido social.
RESPONSABLES DEL
PROCESO
Secretario de Educación
SECRETARÍAS,
GERENCIAS U OFICINAS
QUE PARTICIPAN EN EL
PROCESO
Gerencia de Calidad Educativa, Gerencia de Administrativa y Financiera, Gerencia de Cobertura, Asesor
Jurídico, Planeación Educativa e Inspección y Vigilancia.
REQUISITOS DEL PROCESO
REQUISITOS LEGALES
REQUISITOS NTC GP 1000:2009
4.1. Requisitos Generales, 4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de
registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4. Análisis de
datos, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3.Acción
preventiva. 7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del
Ver Normograma adoptado por el SGC del Ministerio de
servicio, 7.2. Procesos relacionados con el cliente, 7.2.1. Determinación de
Educación, asociado a cada uno de los procesos Estratégicos,
los requisitos relacionados con el producto y /o servicio, 7.2.2. Revisión de
Misionales y de Apoyo diseñados (Manuales de Procesos)
los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, 7.2.3. Comunicación
con el cliente, 7.5. Producción y prestación del servicio, 7.5.1. Control de la
producción y de la prestación del servicio, 7.5.3. Identificación y trazabilidad,
7.5.4. Propiedad del cliente, 7.5.5 Preservación del producto y /o servicio.
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
-Ministerio de Educación
- Análisis de la Información
- Información estratégica del
Nacional
Estratégica Educativa.
sector.
-Ministerio de
-Departamento Nacional de
- Formulación y Aprobación
- Plan de desarrollo educativo;
Educación Nacional
Planeación
del Plan de Desarrollo
Plan indicativo; Planes de
-Gobernación del
-Departamento
Educativo.
acción por área; Plan operativo
Meta
Administrativo Nacional de
Gestión Estratégica
anual de inversiones POAI.
-Macroprocesos de la
Estadística (DANE)
- Apoyo y Fortalecimiento a
Secretaría de
-Macroprocesos de la
la Gestión de los Municipios
- Asistencia técnica.
Educación
Secretaría de Educación
No Certificados y
-Establecimientos
Departamental
Establecimientos Educativos.
Educativos (EE)
-Establecimientos
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
Educativos (EE)
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Ministerio de Educación
Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Departamento
Administrativo Nacional de
Estadística (DANE)
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar (ICBF)
- Evaluación de Resultados.
Gestión de
Programas y
Proyectos
Gestión de la
Cobertura del Servicio
Educativo
- Análisis, Formulación e
Inscripción de Programas y
Proyectos
- Ejecución, Control y
Seguimiento de Programas y
Proyectos
- Establecer las Directrices,
Criterios, Procedimientos y
Cronograma para la
Organización y Gestión de
Cobertura del Servicio
Educativo
- Proyectar Cupos
- Solicitar, Reservar y
Asignar Cupos Oficiales
- Registrar Matrícula de
Cupos Oficiales
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
2 DE 9
- Informe del S.G.C
-Tablero de indicadores
- Programa / proyecto
- Registro en el banco de
programas y proyectos
- Lineamientos generales
- Estrategias de ampliación de
oferta
- Estrategias de acceso y
permanencia
- Registro de matrícula de
alumnos antiguos, enviados por
ICBF, traslados y nuevos cupos
en el Sistema SIMAT
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Ministerio de
Educación Nacional
-Gobernación del
Meta
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Estudiantes
-Docentes
-Administrativos
-Macroproceso
Talento Humano e
Inspección y
Vigilancia
- Informes de auditoría de
matrícula
-Ministerio de Educación
Nacional
-Departamento
Administrativo Nacional de
Estadística
Gestión de la Calidad
del Servicio Educativo
en Educación Preescolar, Básica y
Media
- Hacer Seguimiento a la
Gestión de Matrícula
- Gestión de la Evaluación
Educativa
- Evaluación del desempeño de
docentes y directivos docentes
- Autoevaluación institucional de
establecimientos educativos
oficiales y no oficiales
-Ministerio de
Educación Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de
Educación
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Instituto Colombiano para
el Fomento de la
Educación Superior
(ICFES)
-Servicio Nacional de
Aprendizaje
-Universidades
- Garantizar el Mejoramiento
Continuo de los
Establecimientos Educativos
-Ministerio de Educación
Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Organismos de Control
-Gobernación del Meta
-Comunidades Educativas
-Público en General
Atención al
Ciudadano
-Ministerio de Educación
Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Organismos de Control
-Gobernación del Meta
-Comunidades Educativas
-Público en General
Gestión de la
Inspección y
Vigilancia de los
Establecimientos
Educativos
- Gestionar Solicitudes y
Correspondencia
- Desarrollar y Mantener
Relaciones con el Ciudadano
- Inspección y Vigilancia a la
Gestión de Establecimientos
Educativos
- Legalización de
Establecimientos Educativos
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
3 DE 9
- Informe de evaluación y
autoevaluación al Comité
Directivo
- PEI actualizado
- Planes de mejoramiento de los
establecimientos educativos
oficiales y no oficiales
- Estrategias pedagógicas para
implementar ejes transversales
- Articulación de los niveles
educativos
- Foro de experiencias
significativas
- Direccionar y hacer
seguimiento a PQRS
- Correspondencia
- Encuestas de Satisfacción al
Cliente
- Plan Operativo de Inspección y
Vigilancia
- Resoluciones de licencias o
reconocimiento oficial a los EE
- Novedades de EE
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-SENA
-Universidades
-Estudiantes
-Docentes
-Administrativos
-Ministerio de
Educación Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de
Educación
Departamental
-Organismos de
Control
-Gobernación del
Meta
-Comunidades
Educativas
-Público en General
-Ministerio de
Educación Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de
Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Organismos de
Control
-Comunidades
Educativas
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
4 DE 9
-Público en General
-Ministerio de Educación
Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Gobernación del Meta
-Comunidades Educativas
-Público en General
-Ministerio de Educación
Nacional
-Departamento
Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
-Macroprocesos de la
Secretaría de Educación
Departamental
-Instituto Colombiano para
el Fomento de la
Educación Superior ICFES
-Comisión Nacional del
Servicio Civil (CNSC)
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Comunidades Educativas
-Público en General
-Docentes
-Administrativos
- Gestión del Sistema de
Información
Gestión de la
Información
- Gestionar Comunicaciones
Institucionales
- Administrar la Planta de
Personal
- Selección e Inducción de
Personal
Gestión del Talento
Humano
- Desarrollo de Personal
- Administración de Carrera
- Requerimientos de información
- Reportes de información
- Comunicaciones
- Planta de personal adoptada
- Controlar Planta de personal
- Novedades de Planta de
personal
- Concursos de docentes y
administrativos
- Audiencia pública
- Nombramiento en periodo de
prueba
- Registro de asistencia a la
inducción
- Evaluación de desempeño
- Plan de bienestar para
docentes y administrativos
- Plan de incentivos para
docentes y administrativos
- Plan de acción
- Resoluciones de inscripción,
actualización o ascenso en el
respectivo escalafón
-Ministerio de
Educación Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de
Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Gobernación del
Meta
-Comunidades
Educativas
-Público en General
-Medios de
comunicación
públicos y privados
-Ministerio de
Educación Nacional
-Macroprocesos de la
Secretaría de
Educación
Departamental
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Comunidades
Educativas
-Público en General
-Comisión Nacional
del Servicio Civil
(CNSC)
-Estudiantes
-Docentes
-Administrativos
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
- Manejo del Fondo
Prestacional
- Administración de la
Nómina
- Administración de las Hojas
de Vida
- Adquirir Bienes y Servicios
-Ministerio de Educación
Nacional
-Gobernación del Meta
-Organismos de control
- Establecimientos
Educativos (EE)
-Comunidades educativas Instituto de Desarrollo del
Meta
Gestión
Administrativa de
Bienes y Servicios
- Gestionar Recursos Físicos
-Ministerio de Educación
Nacional
-Gobernación del Meta
-Establecimientos
Educativos (EE)
- Presupuesto
Gestión Financiera
- Tesorería
- Contabilidad
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
5 DE 9
- Reportes a la CNSC con
docentes nombrados en
propiedad
- Trámite inicial de las
prestaciones sociales y
económicas de los docentes
- Registro de la prestación
solicitada en el radicador
nacional de la Fiduprevisora
- Prenómina y nómina
- Reporte Cesantías, embargos,
Fondos cuadre, Fondo
formulario, nómina planta
- Reporte del SINEB /
Fiduprevisora
- Sistema HUMANO actualizado
- Certificaciones (Constancia
Laborales, Ascenso, Pensión,
Cesantías, Bonos Pensionales)
- Actas de liquidación de los
contratos o convenios, recibo a
satisfacción del Almacén
Departamental y Memorandos
de entrega a los EE
- Informes de ejecución por
parte de la Supervisión de los
contratos
- Informe de rendición pública
de cuentas de EE
- Oficios al IDM, con el listado
de necesidades de
infraestructura.
- Proyecto de presupuesto de
Gastos de la Secretaria de
Educación, recursos SGP
- Seguimiento al presupuesto
- Informes financieros.
-Ministerio de
Educación Nacional
-Gobernación del
Meta
-Organismos de
control
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Comunidades
educativas IDM
-Ministerio de
Educación Nacional
-Gobernación del
Meta
-Establecimientos
Educativos (EE)
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
6 DE 9
-Contralorías
-Departamento
Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
-Gobernación del Meta
-Ministerio de Educación
Nacional
-Ministerio de Tecnologías
de la Información y las
Comunicaciones TICS
-Gobernación del Meta
-Establecimientos
Educativos (EE)
-Ministerio de Educación
Nacional
-Ministerio de trabajo
-Gobernación del Meta
-Juzgados o tribunales
-Procuraduría
-Docentes
-Administrativos
- Federación Colombiana
de Educadores (FECODE)
-Asociación de Educadores
del Meta (ADEM)
Control Interno
Gestión de la
Tecnología
Informática
- Autocontrol
- Evaluación Independiente
- Formulación y Ejecución del
Plan de Tecnología e
Informática
- Mantenimiento y Soporte
Técnico de la Infraestructura
Tecnológica
- Administración de la
Plataforma Tecnológica
Informática
- Mantenimiento y
Administración de la
Seguridad de la Plataforma
Tecnológica
- Atender Asuntos
Disciplinarios
Gestión de Asuntos
Legales y Públicos
- Tramitar Acciones
Judiciales y Litigios
- Planes de Mejoramiento
Institucional
- Seguimiento a Planes de
Mejoramiento.
- Informes a Entes de Control
- Registros de capacitación en
control interno
-Gobernación del
Meta
-Organismos de
Control
- Registro de requerimiento a
los administradores de la
plataforma
- Copias de seguridad
- Asignación de usuarios y
permisos de HUMANO, SAC,
Correo electrónico, DOCUNET
-Ministerio de
Educación Nacional
-Gobernación del
Meta
-Establecimientos
Educativos (EE)
- Adelantamiento de abandono
de cargo de los docentes y
directivos docentes, declaración
de vacancia del mismo
- Oficio remisorio a los entes
competentes de la quejas que
se presentan o que se
encuentran de oficio
- Atender peticiones en temas
jurídicos
- Conciliaciones extrajudiciales
en Comité de Conciliación
Departamental y en
Procuradurías como requisito de
procedibilidad
-Ministerio de
Educación Nacional
-Ministerio de trabajo
-Gobernación del
Meta
-Juzgados o
tribunales
-Procuraduría
-Docentes
-Administrativos
- Federación
Colombiana de
Educadores
(FECODE)
-Asociación de
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
7 DE 9
- Proyecto y revisión de actos
administrativos de las áreas de
la Secretaría de Educación
- Analizar y expedir conceptos u
orientaciones de tipo jurídico
Educadores del Meta
(ADEM)
-Comunidades
educativas
-Público en general
- Prestar Asesoría Jurídica
-Ministerio de Educación
Nacional
-Departamento
Administrativo de Función
Pública (DAFP)
-Instituto Colombiano de
Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC)
-Gobernación del Meta
-Organismos de Control
- Seguimiento, Análisis y
Mejora
Administración del
Sistema de Gestión
de Calidad
- Administración de
Documentos
- Informe de Auditorías internas
de calidad
- Diligenciamiento del Formato
de Acciones correctivas,
Preventivas y de Mejora F-MC02
- Registro de Control de
producto no conforme
- Archivo de gestión de cada
funcionario bajo las normas
establecidas
- Listado Maestro de
Documentos y Listado Maestro
de Registros
- Carpeta con documentación
en medio magnético
- Adaptar manuales de los
macroprocesos certificados o
por certificar emitidos por el
Ministerio de Educación
Nacional
Solicitudes de certificados
Evaluación y Seguimiento
Todas las dependencias
Informe
con Administrar los riesgos del Encuestas de comunicación
interna
proceso
recomendaciones.
Controlar
conforme
Mejoramiento Continuo
Directrices de gestión
el
producto
no Disponibilidad presupuestal
Información para rendición de
-Comité del Sistema
de Gestión de la
Calidad
-Instituto Colombiano
de Normas Técnicas y
Certificación
(ICONTEC)
-Gobernación del
Meta
-Organismos de
Control
Planeación
Estratégica
Comunicaciones
Gestión Financiera
Planeación
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
de la calidad
Desarrollo
Organizacional.
Comunidad en General
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
8 DE 9
y Tomar acciones preventivas, cuentas
correctivas y de mejora
Información para la
comunidad
Necesidades de la
comunidad
Solicitudes de
información
Direccionamiento
institucional y Plan de
Direccionamiento
Desarrollo.
Estratégico
Resultados de la
revisión por la
dirección
Entrada y Salida de
elementos
en
Gestión
de
Recursos Almacén.
Físicos.
Archivo histórico para
consulta.
Políticas
de
divulgación
y
Comunicaciones.
comunicación interna y
externa.
Asesoría y defensa
jurídica.
Gestión jurídica
Autos
Disciplinarios
(Control Disciplinario
interno).
Medir los indicadores del Verificación y evaluación de los
procesos
proceso
Estratégica
Evaluación y
Seguimiento
Participar en las auditorías Solicitud de entrada y salida de Gestión de Recursos
Almacén
internas
Físicos.
Participar de la revisión por la
dirección
Solicitud de inventario, consulta,
y préstamo de documentos.
Necesidades
de
personal
idóneo.
Información sobre Desempeño
del proceso.
-Requerimientos de asesoría y
defensa jurídica
- Información del desempeño
del servidor público
Talento Humano
Mejoramiento
Continuo
Gestión Jurídica
CARACTERIZACIÓN PROCESO EDUCACIÓN
CÓDIGO:
C-ED-01
VERSIÓN:
PÁGINA:
03
9 DE 9
Conceptos jurídicos
de contratación.
Bienes y Servicios.
Directrices
Contratación.
de
RECURSOS
Humanos: Profesionales Universitarios, Auxiliares administrativos, Directivos Docentes y Docentes. Gerente de Calidad Educativa, Gerente de
Administrativa y Financiera, Gerente de Cobertura, Asesor Jurídico, Asesor de Planeación Educativa y Asesor de Inspección y V igilancia.
Físicos: Instalaciones locativas, equipos y sistemas de cómputo, comunicaciones y logística
Financieros: Según presupuesto anual aprobado.
PARÁMETROS DE CONTROL
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
Listado Maestro de Documentación Interna – Secretaría de
Hoja de vida de indicadores del proceso.
Educación
Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo
Gestión de riesgos del proceso.
Gestión de la Calidad del Servicio Educativo en Educación
Pre-escolar, Básica y Media
REGISTROS DEL PROCESO
Atención al Ciudadano
Gestión del Talento Humano
Gestión de la Tecnología Informática
Ver listado maestro de documentos
Gestión de Asuntos Legales y Públicos
Administración del Sistema de Gestión de Calidad
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN 01
15 de Abril de 2010
Versión Inicial
Se realiza revisión de la documentación de los procesos, a partir de la reestructuración según el
VERSIÓN 02
16 de Agosto de 2013.
decreto 0460 de 2012.
VERSIÓN 03
15 de Octubre de 2013. Se segmentó la interacción, se clarificaron las actividades por responsables del proceso.
REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
REVISÓ
APROBÓ
SECRETARIO DE EDUCACIÓN
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
ORIGINAL FIRMADO