Lineamientos generales para ejercer recursos durante el ejercicio

LINEAMIENTOS GENERALES PARA EJERCER RECURSOS DURANTE EL EJERCICIO
2012 DE LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE PACHUCA
La Secretaría de Finanzas y Administración del Gobierno del Estado de
Hidalgo, establecen normas y políticas para el ejercicio y control de los
recursos autorizados a las dependencias y entidades de la Administración
Pública Estatal, todo ello de acuerdo a las atribuciones señaladas en la Ley
Orgánica de la Administración Pública Estatal, la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Público del Estado de Hidalgo, así como del Decreto
del Presupuesto de Egresos vigente y demás legislación Federal aplicable
en materia, fundamentada en la Ley Orgánica de la Administración
Pública Federal, Ley Federal
de Presupuesto y Responsabilidad
Hacendaria. Lo anterior a fin de proporcionar un manejo transparente y
eficiente de los recursos financieros, bajo un contexto de racionalidad,
austeridad y disciplina presupuestal.
De acuerdo al Manual del Ejercicio del Gasto que emite cada año la
Secretaría de Finanzas y Administración del Gobierno del Estado, es
responsabilidad de los Titulares de las dependencias y entidades y de los
responsables administrativos o equivalentes, vigilar y proporcionar los
elementos necesarios para cumplir con las diversas disposiciones.
Así mismo estas normas las encontramos en el “Acuerdo Gubernamental
por el que se expiden las Bases Generales para la Operación del Programa
de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público”, emitido el 18
de abril del año 2005 y el Decreto por el Ejecutivo Federal que establece
medidas de austeridad y disciplina del gasto en representaciones y
comisiones oficiales publicado el 4 de diciembre de 2006.
GENERALIDADES
-
La Dirección de Administración y Finanzas, continuará con la
adquisición de todos los materiales necesarios para la realización de
actividades de las áreas, con el propósito de evitar fraccionar las
compras de artículos, de acuerdo a los montos señalados en el
Decreto de Presupuesto de Egresos.
-
La documentación para trámite de recursos o comprobación de
éstos, deberá ser entregada en el Departamento de Recursos
Financieros, de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 hrs, donde se
verificará el cumplimiento de los requisitos fiscales contenidos en el
artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación
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y administrativos, además de la disponibilidad presupuestal y financiera.
Este departamento, sellará los documentos y les otorgará un número de
folio para dar el seguimiento correspondiente, por ningún motivo se
recibirá la documentación fuera del horario establecido.
SITUACIÓN PRESUPUESTAL:
Derivado de las recomendaciones realizadas por los distintos órganos de
control, así como lo establecido en la Ley de Planeación del Estado de
Hidalgo, es necesario considerar las siguientes medidas:
-
El gasto que se generen de las actividades diarias de la Universidad,
se sujetará estrictamente al presupuesto que cada líder de proyecto
programó en el Presupuesto del “Programa Operativo Anual”, una
vez que éste haya sido autorizado por la H. Junta Directiva de la
Universidad.
-
Realizar trámites de recursos, sólo cuando cuenten con la partida y
disponibilidad presupuestal.
-
Cualquier actividad que no haya sido previamente considerada en
el Programa Operativo Anual, carecerá de los elementos requeridos
para realizar su trámite de recursos.
-
Sólo en caso de razones justificadas se permitirán transferencias
presupuestales, para ello será necesario presentar la solicitud
debidamente sustentada a la Dirección de Planeación, tomando en
cuenta que las transferencias se realizan entre partidas de un mismo
capítulo del gasto y del mismo proyecto.
-
En todas y cada una de las solicitudes de recursos, se deberá señalar
la partida presupuestal, el proyecto y la actividad a afectar.
TRÁMITES DE RECURSOS FINANCIEROS
Para realizar trámites con cargo al presupuesto de la Universidad
Politécnica de Pachuca, deberán cubrirse los requisitos fiscales y
administrativos que se señalan a continuación:
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I.- REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
-
En la presentación de documentación para trámite de pago o
recursos de “gastos a comprobar”,
deberán señalar
invariablemente las partidas presupuestales, el proyecto y la
actividad a afectar, que deberán estar acordes con el Programa
Operativo Anual.
-
Cuando se trate de reposición de gastos (gastos devengados),
deberán de anexar un recibo que ampare el total de los recursos
tramitados.
-
Ser documentación Original
-
Estar expedidos a nombre de la Universidad Politécnica de Pachuca
-
No tener tachaduras o enmendaduras.
-
Tener una antigüedad no mayor a 5 días hábiles posteriores a su
fecha de expedición.
-
Pegar los comprobantes en hojas tamaño carta y en la parte inferior,
contener el número de requisición, el nombre del proyecto a
afectar, la partida presupuestal y la leyenda alusiva al gasto, la cual
deberá ser explícita y no de obviedad.
-
Estampar la firma autógrafa, el nombre y cargo de la persona que
realiza el gasto, así como, presentar la firma del líder del proyecto,
en todos y cada uno de los documentos.
-
Tratándose de comprobantes expedidos por tiendas de autoservicio,
es indispensable anexar el ticket de la máquina registradora o en su
caso, solicitar el desglose de los artículos en el cuerpo de la factura.
-
En el caso de recibos de honorarios o facturas donde se haga la
retención del ISR, para efectos de comprobación, deberán
considerar el importe total del documento antes de esta retención,
toda vez que el impuesto que se retiene únicamente se traslada y
debe ser enterado.
II.- REQUSITOS FISCALES.
Todos los establecimientos legalmente constituidos, tienen la obligación de
emitir comprobantes que cumplan con la Ley del ISR en todas sus
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generalidades, por ello; los servidores públicos que ejerzan el gasto, serán
los responsables de verificar que la documentación cumpla con los
requisitos fiscales.
-
Poner especial cuidado en la vigencia de la documentación
comprobatoria.
III.- MINISTRACIÓN DE GASTOS DE OPERACIÓN Y GASTOS A COMPROBAR.
- Para los gastos de operación, cuando por razones de extremada
urgencia sea necesario tramitar recursos bajo el concepto de
“Gastos a Comprobar”, deberán presentar un recibo que contenga
el concepto de “ gastos a comprobar para ..................................”, en
el cual se especificará claramente los diversos conceptos a que se
destinarán los recursos, así como el desglose de la partida, proyecto
y actividad a afectar. Así como, la firma autógrafa y el R.F.C. del
servidor público que solicita los recursos.
-
El recibo deberá contener el Visto Bueno del líder del proyecto a
afectar.
-
Se deberá anexar un pagaré original que deberán suscribir a favor
de la Universidad Politécnica de Pachuca, el cual quedará bajo
resguardo de la Dirección de Administración y Finanzas, para
garantizar el cumplimiento de la comprobación. (Anexo No. ).
-
Presentar la solicitud al departamento de Recursos Financieros en los
días y horarios establecidos, tres días hábiles antes de la utilización
del recurso.
IV.- COMPROBACIÓN DE GASTOS
Para la amortización de los recursos que se otorgaron por los conceptos
mencionados en el punto anterior y con el propósito de realizar una
correcta afectación presupuestal y contable, se requerirá lo siguiente:
-
Todas las comprobaciones que se presenten, deberán estar
integradas al 100%, con documentación comprobatoria, ficha de
depósito por los reintegros o la combinación de ambos.
-
Presentar una tira sumadora por partida y una tira sumadora global.
-
Señalar en el cuerpo del oficio, el importe de la comprobación que
estará integrada por documentación y fichas de depósito, el
concepto de los gastos a comprobar, el número de cheque o
transferencia bancaria mediante la cual les fueron entregados los
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recursos por parte de la Dirección de Administración y Finanzas, la
fecha de ministración de recursos, así como las partidas
presupuestales, el proyecto y la actividad a afectar.
-
En el caso de presentar fichas de depósito de los recursos no
ejercidos, éstas deberán depositarse por lo menos 5 días naturales
posteriores a la conclusión de la actividad e invariablemente dentro
del mismo mes en que fueron ministrados los recursos.
-
Presentar la documentación comprobatoria dentro de los 5 días
naturales posteriores a la utilización de los recursos, con el propósito
de evitar que al cierre contable, queden registrados en el renglón de
“deudores”.
-
El destino y comprobación de los recursos, invariablemente deberán
ser para los mismos conceptos e importe especificados en la
solicitud de gastos a comprobar.
-
En caso de que alguna factura contenga dentro de su importe el
pago de propinas, esta cantidad deberá descontarse del total de la
misma.
-
No será posible ministrar recursos de cualquier naturaleza, si por
alguna razón existen recursos pendientes comprobar.
V.- TRÁMITES POR VIÁTICOS.
Para solicitar el trámite de viáticos de manera anticipada o devengada,
será necesario sujetarse a las normas para el ejercicio de la partida de
viáticos contenida en el Manual de Normas, Políticas y Lineamientos para
el Ejercicio del Presupuesto (Anexo No. ), que entre otras disposiciones
importantes, contiene las siguientes:
-
Presentar el pliego de comisión y de ministración de recursos en
original, debidamente requisitados, la autorización de los viáticos la
dará el Jefe Inmediato; en el caso de los Directores y Secretario
Académico, esta autorización correrá a cargo sólo del señor Rector
de esta Casa de estudios.
-
Sujetarse estrictamente a las tarifas que señala el propio manual.
-
En todos los casos invariablemente deberán presentar la
documentación comprobatoria y ésta deberá corresponder en
5
fechas a las señaladas en el oficio de comisión. Cuando se trate de
viáticos mayores de 24 horas es necesario presentar el comprobante
del hospedaje.
-
De acuerdo a las Normas para el Ejercicio de la Partida de Viáticos,
no proceden pasajes locales.
-
Por las características de este Organismo, las categorías de los
servidores públicos se contemplan de la siguiente manera: Categoría
“A” (Rector y Secretario Académico), Categoría “B” (Directores,
Subdirectores y Jefes de Departamento) y categoría “C”, el resto del
personal.
-
Recabar el sello oficial que certifica la estancia del servidor público
en el lugar de la comisión.
De los viáticos anticipados:
- Deberán presentar su solicitud por lo menos con 3 días de
anticipación, para su autorización y expedita ministración de
recursos.
-
Por su naturaleza de anticipados, se sujetarán a los requisitos que se
señalan en el concepto de “gastos a comprobar”.
-
La comprobación de los viáticos deberá presentarse dentro de los 5
días siguientes a la fecha en que concluya la comisión y cumplir con
los requisitos administrativos señalados con anterioridad.
-
En el caso de que los viáticos no sean comprobados con la
evidencia documental establecida, el comisionado deberá
reintegrar los recursos correspondientes.
De los viáticos devengados.
-
Deberán presentar su solicitud durante los 5 días siguientes a la fecha
en que concluya la comisión.
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Presentar un recibo por la reposición de los recursos erogados.
-
En el caso de que los viáticos no sean comprobados con la
evidencia documental establecida, será imposible tramitar su pago.
TRÁMITES DE RECURSOS MATERIALES:
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De acuerdo a lo señalado en el apartado de generalidades de este
documento, el Departamento de Recursos Materiales, es el único
facultado para realizar la adquisición de materiales y suministros necesarios
para la operación, considerando lo siguiente:
-
Se tomarán como base las necesidades de materiales y suministros,
plasmadas en el Programa Operativo Anual, previa revisión de las
Direcciones de Planeación, y de Administración y Finanzas.
-
De acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público del Estado de Hidalgo y la ley Federal, así como su
respectivo reglamento, se realizarán los procedimientos de
adquisición, de conformidad con los montos autorizados.
-
No se atenderán requisiciones o pedidos de materiales, bienes o
servicios, que no hayan sido considerados en el Programa Operativo
Anual.
-
La recepción de requisiciones para la adquisición de materiales,
bienes y servicios, se llevará a cabo en el Departamento de Recursos
Materiales de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 hrs., los 10 primeros días
del mes inmediato anterior a la ejecución del gasto.
-
Contener la descripción amplia y detallada de las características
requeridas en los materiales, bienes y servicios solicitados.
-
Acudir al Departamento de Recursos Materiales del 17 al 21 de cada
mes, con el propósito de validar el cuadro comparativo y el pedido
correspondiente.
-
El Departamento de Recursos Materiales, solicitará su presencia
dentro los primeros cinco días hábiles del mes siguiente a la entrega
de la requisición (mes de afectación del presupuesto), para la
revisión y entrega de los materiales solicitados.
-
Sólo por causas de fuerza mayor se atenderán solicitudes
extraordinarias de cafetería que no hayan sido contempladas
dentro de su Programa Operativo Anual, siempre y cuando hagan
llegar la solicitud por escrito a la Dirección de Administración y
Finanzas, por lo menos dos días antes del evento o actividad a
realizar.
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-
Las necesidades de copias fotostáticas deberán ser contempladas
dentro de los proyectos de cada área, el Departamento de Recursos
Materiales, emitirá el vale correspondiente, únicamente para el
control de los documentos a fotocopiar.
DE LOS INGRESOS PROPIOS.
En materia de captación de Ingresos Propios, deberán sujetarse
estrictamente a las cuotas escolares vigentes, autorizadas por la H. Junta
Directiva de la Universidad, ninguna persona está facultada para hacer
alguna modificación, en virtud de que es un documento oficial que es
publicado en el Periódico Oficial del Gobierno.
El cobro de los servicios establecidos en las cuotas autorizadas,
únicamente podrán ser cobrados en la Caja General de la Universidad,
ubicada en la Dirección de Administración y Finanzas, ningún área o
departamento ajena a ésta, podrá realizar dicho cobro.
Además deberán considerar los siguientes aspectos:
-
Sujetarse estrictamente al calendario escolar autorizado por la H.
Junta Directiva, sólo en casos de extremada urgencia o situaciones
de fuerza mayor, se otorgará facilidades para el pago de estas
cuotas, mismo que deberá contener la autorización de la Dirección
de Planeación y de la Dirección de Administración y Finanzas.
-
Por razones de cierre presupuestal y contable, las fichas sólo serán
válidas si son canjeadas dentro del mismo mes en que se realizó el
depósito.
-
Realizar los depósitos de los ingresos captados a la cuenta de la
Universidad por lo menos los viernes de cada semana y tener
especial cuidado de realizar el depósito de cierre, dentro del mismo
mes en que fueron captados los ingresos.
DE LOS TRÁMITES POR REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE
-
únicamente se tramitarán documentación comprobatoria que
cuente con la partida y disponibilidad correspondiente.
-
Presentar un recibo global que ampare la suma de todos los
comprobantes, el cual deberá contener la firma autógrafa del
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responsable del fondo, el R.F.C., puesto que desempeña y domicilio
particular.
-
Los comprobantes deberán tener la firma y el sello de
responsabilidad del Director, del responsable del fondo, así como la
firma de la persona que realiza el gasto.
-
Los comprobantes no deberán contener una antigüedad de
expedición mayor a cinco días. Por ningún motivo se recibirán
comprobantes que rebasen este límite.
-
Presentar una tira sumadora por partida y por el total de éstas,
pegada en hojas tamaño carta.
-
La reposición del fondo revolvente no deberá a exceder del monto
autorizado como creación del mismo.
-
En el caso de combustibles y lubricantes, se mencionará en las
facturas claramente la cantidad de litros adquiridos, tipo de gasolina
y el importe pagado, así como señalar en la leyenda, el número de
placas, modelo, marca, número de inventario y tipo de vehículo.
-
Sólo se aceptarán facturas individuales por cada suministro de
combustible, evitando acumular varias cargas en una sola factura.
-
La fecha de la factura deberá coincidir con la fecha en que se
realizó la comisión.
-
En las facturas de reparación de vehículos, necesariamente en el
cuerpo de la misma, el proveedor deberá incluir los datos del
vehículo reparado.
-
Los comprobantes deberán pegarse en hojas tamaño carta y
plasmar en la parte inferior de la hoja, la leyenda alusiva al gasto, la
cual deberá ser explícita y no de obviedad.
-
Una vez recibida la solicitud para la reposición de Fondo Revolvente,
el depósito del mismo se realiza al segundo día hábil después de la
recepción, con el fin de contar con el tiempo necesario para su
revisión y en su caso, para realizar las adecuaciones
correspondientes.
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DE LAS REPARACIONES, MANTENIMIENTOS Y MODIFICACIONES A LOS BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
En el caso de que las distintas áreas requieran realizar mantenimiento,
reparaciones y modificaciones a la infraestructura, mobiliario y equipo,
deberán considerar los siguiente:
-
Solicitar a la Dirección de Administración y Finanzas mediante oficio,
la reparación requerida, la cual contendrá la descripción del bien, el
motivo de la falla o de la modificación, mencionar el proyecto y
partida presupuestal a la cual se cargará el gasto, además de
anexar un breve dictamen técnico.
-
Una vez autorizada la solicitud, la Dirección de Administración
determinará de acuerdo a la naturaleza del gasto, el envío de los
posibles prestadores de servicios que atiendan dicha reparación, o
en su caso surtir los materiales necesarios.
DEL CUMPLIMIENTO A LOS PRESENTES LINEAMIENTOS.
Los presentes lineamientos son de aplicación general, si la documentación
carece de alguno de los requisitos antes mencionados, la Dirección de
Administración y Finanzas, se reservan el derecho de su recepción.
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