Procedimiento Revisión Juridica Convenios y Contratos

Sistema de Gestión de Calidad
de la Gestión Administrativa y Financiera
Proceso: Secretaría General
Procedimiento: Revisión jurídica de convenios y contratos.
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
Fecha.
Edición. Beta
Pag.
Código.
Objetivo: Definir y establecer las fases para el análisis jurídico de los convenios y contratos que suscribe la Universidad para el desarrollo de
proyectos sociales, prácticas académicas, movilidad estudiantil, investigación, entre otros.
Alcance: El procedimiento que se establece cobija la revisión jurídica y aprobación de convenios marco y específicos, internacionales, de
proyección social, de oferta de programas académicos, contratos con entidades públicas y privadas para el desarrollo de proyectos, entre
otros.
Responsabilidad: La responsabilidad en la ejecución de las diferentes fases del procedimiento que se establece a continuación para todo
tipo de convenio o contrato estará a cargo de:
* Rector de la Universidad.
* Coordinador/Supervisor interno del convenio o contrato interadministrativo.
* Secretario (a) General
*
Auxiliar
de
Secretaría
General.
De acuerdo al tipo de contrato o convenio se incluyen otros actores tales como: Vicerrector Académico, Director Administrativo y Financiero,
Director de Investigaciones e Innovación, Coordinador de Prácticas Académicas, Coordinadores de Proyección Social de Facultades.
Definiciones
Convenio: Es el acuerdo de voluntades celebrado por la UCP con personas naturales o jurídicas de derecho privado o público, con el fin de
facilitar el cumplimiento de los objetivos misionales.
Convenios Marco: Son los convenios que celebra la UCP con personas jurídicas de derecho privado o público mediante los cuales se
establecen las bases y criterios generales sobre los cuales la UCP y la entidad realizarán acciones conjuntas de cooperación para el
desarrollo de actividades de docencia, investigación o extensión. No implican necesariamente obligaciones específicas, ya que las
actividades concretas a desarrollar se establecen a través de convenios específicos o derivados.
Convenios Específicos o Derivados: Son los convenios que celebra la UCP generalmente con el fin de desarrollar Convenios Marco,
aunque no necesariamente. El objeto de estos convenios es el de aunar esfuerzos con otras personas o instituciones en el desarrollo de
actividades de docencia, investigación o proyección social.
Convenios Internacionales: Son los convenios celebrados con instituciones públicas o privadas de carácter internacional, con el fin de
establecer acuerdos en temas de prácticas profesionales, pasantías, movilidad estudiantil y docente, oferta conjunta de programas
académicos con fines o no de doble titulación, entre otros. Para la celebración de este tipo de Convenios deberá contarse previamente con el
aval de la Vicerrectoría Académica, con el fin de verificar la pertinencia institucional del Convenio y corroborar el reconocimiento académico
de la institución en el respectivo país.
Convenios /Contratos Interadministrativos: Son aquellos convenios/contratos celebrados entre entidades públicas y en los que además
tiene participación la UCP. Generalmente este tipo de contratos o convenios son el resultado de una convocatoria pública frente a la cual la
UCP ha presentado previamente una propuesta técnica y financiera.
Convenios de Proyección e Investigación: Son los que se celebran con personas jurídicas públicas o privadas, con el fin de desarrollar
procesos investigativos o de proyección. Este tipo de Convenios deben contar con el aval previo de la dirección de Investigaciones e
Innovación (si es investigación) y del director del Centro de Proyección de la Facultades (Si es proyección).
Convenios Específicos para oferta de Programas: Son aquellos convenios que la UCP celebra con otras Instituciones de Educación
Superior con el fin de ofertar conjuntamente programas académicos de pregrado y postgrado, con el fin o no de obtención de doble
titulación. Cabe señalar que para este tipo de convenios se requiere el cumplimiento de los requisitos establecidos en el capítulo VIII decreto
1295 de 2010. Este tipo de convenios debe contener por lo menos la siguiente información:
• El programa a ofrecer en convenio, la metodología y su lugar de desarrollo.
• La titularidad del registro calificado y la responsabilidad del otorgamiento del título.
• Las responsabilidades de las instituciones en el funcionamiento, seguimiento y evaluación del programa académico, y de las condiciones
de calidad.
• Régimen de autoridades de gobierno, de docentes y estudiantes y, efectos de la terminación del convenio o vencimiento del registro
calificado.
• Vigencia del convenio.
Coordinador/Supervisor interno del Convenio: Es el empleado administrativo o docente de la UCP encargado de la gestión y trámite de la
fase previa a la celebración del convenio en el caso del cooordinador o contrato en el caso del supervisor, quien además deberá suscribirlo y
será el responsable de la ejecución del objeto contractual, de gestionar la suscripción de las actas de inicio, suspensión, reanudación,
finalización y liquidación.
Flujograma
Actividad
Responsable
Documento
Registro
Iniciar
Diligenciar y presentar a la Secretaría •
Coordinador
General formato de solicitud de revisión /Supervisor
y aprobación de convenio o contrato Interno
del
interinstitucionales,
aportar
los convenio
o
documentos señalados en dicho contrato
formato.
Término: 5 días hábiles antes del
comienzo de ejecución.
NO
SI
Verificar que el formato del convenio o • Auxiliar de
contrato se encuentre debidamente
Secretaría
diligenciado y con los documentos de General
soporte de acuerdo al tipo de convenio.
De lo contrario devolver para
correcciones.
Término: En el momento de la
recepción.
Radicar la solicitud de revisión jurídica
del contrato o convenio.
Término: En el momento de la
recepción.
• Auxiliar de
Secretaría
General
Formato de solicitud
de
revisión
y
aprobación
de
convenios
y
contratos
interinstitucionales.
Contrato o
Formato de solicitud
convenio sujeto de
revisión
y
a revisión.
aprobación
de
convenios
y
contratos
interinstitucionales.
Base de datos de
convenios y
contratos UCP
SI
NO
Estudiar y analizar el cumplimiento de
requisitos legales del contrato o
convenio y la documentación anexa.
Término: 3 días hábiles.
•
Secretaria
General
Efectuar las modificaciones sugeridas o
solicitar a la entidad que elaboró la
minuta realizarlas, según fuere el caso.
Término: Al día siguiente de la
devolución.
• Coordinador/
Supervisor
Interno del
convenio o
contrato
Aprobar y asignar consecutivo interno
que constituirá el número de
identificación del convenio o contrato.
Término: Al momento de la revisión.
•
Secretaria
General
Remitir el convenio o contrato a la
Rectoría para firma.
Término: Al día siguiente de la
aprobación.
Firmar y remitir el convenio o contrato
debidamente suscrito por el Sr. Rector
a la entidad con la cual se celebra el
acuerdo para la firma de parte del
representante legal. Término: Al día
siguiente de entrega del convenio
firmado por la Rectoría.
• Auxiliar de la Oficio remisorio
Secretaría
del convenio
General
para firma del
Rector.
• Coordinador/ Contrato o
Supervisor
convenio sujeto
Interno
del a suscripción.
convenio
o
contrato
Base de datos de
convenios y
contratos UCP
Solicitar a la Dirección Administrativa y
Financiera de la Universidad el pago de
las pólizas, el importe de la publicación
en el Diario Único de Contratación y las
tasas e impuestos a que hubiere lugar
y que se requieran para su legalización,
en el evento de convenios o contratos
celebrados con entidades públicas
Término: Al día siguiente de entrega
del convenio firmado por la Rectoría.
• Coordinador/ Oficio de
Supervisor
solicitud de
Interno
del pago.
convenio
o
contrato
Entregar a la Secretaría General el
contrato o convenio original y la copia
de la póliza (si se constituyó) para su
archivo.
Término: 2 días hábiles siguientes,
una vez legalizado el convenio.
Solicitar informes periódicos de avance
al Coordinador/Supervisor Interno del
convenio o contrato que haya sido
delegado para tal fin.
Término: En los meses de junio y
diciembre.
Entregar actas originales de finalización
y liquidación del convenio o contrato.
Término: Dentro de los 30 días
siguientes a la finalización del
convenio.
• Coordinador/ Contrato o
Supervisor
convenio
Interno
del suscrito / copia
convenio
o de la póliza.
contrato
• Secretaria
General
Informe de
avance de
ejecución del
convenio o
contrato.
• Coordinador/ Acta de
Supervisor
liquidación del
Interno
del convenio o
convenio
o contrato.
contrato
Finalizar
Disposiciones generales del Procedimiento
Todo convenio o contrato a suscribir por la Universidad Católica de Pereira, para ser revisado, asignarle consecutivo y contar con la
aprobación de la Secretaría General deberá encontrarse radicado en este despacho. Para tal fin quien solicite la revisión de un convenio
deberá allegarlo con un término no inferior a cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha programada para inicio del mismo, deberá
adicionalmente contar con los respectivos vistos buenos de la Dirección Administrativa y Financiera, de la Vicerrectoría Académica y demás
avales de acuerdo al procedimiento que se establecerá y acompañado del formato de solicitud de revisión y aprobación de convenio o
contrato interinstitucional debidamente diligenciado y con sus respectivos soportes de acuerdo al tipo de convenio.
El visto bueno preferiblemente deberá señalarse en el documento del contrato con nombre, cargo y firma del funcionario.
Todo convenio o contrato que suscriba la Universidad Católica de Pereira, deberá contar con un Coordinador/Supervisor interno, quien
deberá
firmar
el
documento
y
asumirá
las
Gestión del Riesgo
Punto (s) de Control del Procedimiento
Nombre del Riesgo
Legalización
Elaborado por:
Revisado por:
Angela Yulieth Bermúdez Trejos
Cargo
Auxiliar Secretaría General
Fecha
Adriana Lucía Díaz Veloza
Cargo
Secretaria General
Fecha
Aprobado Comité de Calidad Acta No.
Fecha
Firma
Firma