Políticas sobre el registro del catalogo de PROMOTORES

Políticas sobre el registro del catalogo de PROMOTORES
Introducción
En este documento se especifican las políticas de los registros de
promotores en el CGI.
Es importante señalar que el catalogo de promotores (usuarios
externos) es de uso general en el CGI por lo que resulta importante
determinar las reglas de cada dato de un promotor al momento de
darlo de alta o modificarlo.
Propósito
Establecer las características que deberán tener los registros que se
creen o modifiquen referente a los promotores dentro del CGI,
mediante la especificación de reglas a aplicar en los datos que
componen la información de un promotor, con el fin de contar con un
catalogo uniforme y de fácil localización al momento de generar
asuntos dentro del sistema.
Alcance
Este documento aplica para todos los usuarios que operan el sistema
de Control de Gestión Institucional CGI de la SCT.
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INDICE
Consideraciones antes de dar de alta un promotor…...................................3
Formato que deberán tener los campos que conforman el registro de
PROMOTORES……………………………………………………………………………………………5
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Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES
Consideraciones antes de dar de alta un promotor.
1. ¿Qué es un promotor?
Dentro del CGI un promotor es un usuario externo, es decir, aquella persona
que no pertenece a la SCT, -alguien que labora en alguna dependencia,
organismo o institución pública o privada, incluso una persona física- del cual
se podrán recibir o enviar asuntos que se registrarán y se les dará
seguimiento mediante el sistema.
2. ¿Dónde se dan de alta los promotores en el CGI?
Dado que el catalogo de promotores es utilizado por todos los usuarios del
CGI, un promotor puede darse de alta desde todos los módulos y
componentes del sistema, es decir, podrán darse de alta promotores
mediante los módulos de administración, captura, seguimiento, Word y
Outlook.
3. ¿Qué se debe considerar antes de proceder a dar de alta un
promotor?
Primero hay que verificar que el promotor no haya sido dado de alta
previamente, si es así, se puede utilizar el registro disponible y con ello se
evita la duplicidad de promotores.
Segundo, si al verificar que el promotor no se encuentra registrado, pero
existe información de la institución a la que pertenece y/o la oficina en la
que labora dentro de dicha institución, se debe crear el nuevo promotor
con base en dicha información, con ello evitaremos duplicidad de
Instituciones y oficinas.
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Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES
¿Qué se debe hacer si se dio de alta un promotor y éste tiene datos
incorrectos?, ¿se puede modificar mediante los módulos mencionados en el
punto anterior?
Cuando se haya dado de alta un promotor y el registro contenga datos
incorrectos se deberá comunicar dicha situación al administrador del CGI en
su área para que realice las modificaciones correspondientes y la
información del promotor quede disponible como se requiere.
Los promotores solo podrán ser modificados mediante el módulo de
administración del CGI, por lo que solo un usuario con perfil de
administrador podrá ejecutar dicha tarea.
Es importante señalar que cuando se realice el alta de un promotor desde
los módulos (excepto el de administración) o desde los componentes y se
trate de modificar un dato, el CGI generará un nuevo registro de dicho
promotor, ya que dichos módulos o componentes no tienen la opción de
modificar, solo dar de alta, por tanto se genera otro registro del mismo
promotor duplicando la información. En caso de que esto suceda se debe
informar al administrador del CGI en el área, que elimine el promotor que fue
dado de alta con datos incorrectos.
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Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES
Formato que deberán tener los campos que conforman el registro de PROMOTORES
No.
1
Campo
Institución
Definición
Formato
Nombre de la
institución a la
que pertenece el
promotor
En
letras
mayúsculas sin
acentos
Consideraciones
Ejemplos
1
Tratándose de cámaras como de
comercio, de la construcción, de la
radio, etc., iniciar con la
abreviatura de la cámara.
CIRT CAMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE RADIO Y LA
TELEVISION
CANACO CAMARA NACIONAL DE COMERCIO
CANACINTRA CAMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE
TRANSFORMACION.
2
Tratándose de dependencias,
instituciones o empresas de la
Administración Pública Federal
iniciar con su abreviatura.
3
Tratándose de empresas privadas
y estas cuentan con abreviatura,
iniciar con la abreviatura si no
cuenta con estas, darla de alta tal
cual se identifica en el asunto.
Tratándose de Gobiernos de los
Estados darlos de alta con la
siguiente
nomenclatura
GOBIERNO DEL ESTADO DE
[NOMBRE DEL ESTADO], evitar
colocar
GOBIERNO
CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE
o GOBIERNO LIBRE Y SOBERANO
DEL ESTADO
SHCP SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
SE SECRETARIA DE ECONOMIA
SEMARNAT SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE, RECURSOS
NATURALES Y PESCA
CONAE COMISION NACIONAL PARA EL AHORRO DE ENERGIA
PEMEX PETROLEOS MEXICANOS
CFE COMISION FEDERAL DE ELECTRICIDAD
TELMEX TELEFONOS DE MEXICO S.A.B DE C.V.
ICA INGENIERIOS CIVILES ASOCIADOS S. A. DE C. V.
4
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
GOBIERNO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES
GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO
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No.
Campo
Definición
Formato
Consideraciones
5
Nombre de la
oficina en que
labora
el
promotor dentro
de una institución
2
1
Oficina
Domicilio
Ejemplos
GOBIERNO MUNICIPAL DE ACAPULCO DE JUAREZ, GUERRERO
GOBIERNO MUNICIPAL DE ECATEPEC DE MORELOS, ESTADO DE
MEXICO
GOBIERNO MUNICIPAL DE TOLUCA, ESTADO DE MEXICO
CIRT CAMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE RADIO Y LA
TELEVISION
GERENCIA GENERAL
LA OFICINA SERA GERENCIA GENERAL
SHCP SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
SUBSECRETARIA DE EGRESOS
LA OFICINA SERA SUBSECRETARIA DE EGRESOS
Domicilio donde
se puede localizar
al promotor
3
En
letras
mayúsculas sin
acentos
Tratándose de Gobiernos de
Municipios darlos de alta con la
siguiente
nomenclatura
GOBIERNO
MUNICIPAL
DE
[NOMBRE
DEL
MUNICIPO],
[NOMBRE DEL ESTADO], evitar
colocar
GOBIERNO
CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO
DE o GOBIERNO LIBRE Y
SOBERANO DEL ESTADO o H.
AYUNTAMIENTO DE, etc.
El propio asunto debe indicar a
que oficina pertenece el promotor
En
letras
mayúsculas sin
acentos
2
Si el documento no contienen la
oficina, esta se puede tomar del
puesto con que firme el remitente
1
Domicilio completo iniciando por
calle, número exterior, número
interior,
colonia,
localidad,
delegación o municipio, código
postal y estado.
Si se trata de un promotor del
extranjero, colocar los datos que
contenga el documento.
2
JUAN LOPEZ PEREZ
DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
LA OFICINA SERA DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
CALLE 18 DE SEPTIEMBRE NO. 147 COL. LAZARO CÀRDENAS,
METEPEC, C. P. 012345, ESTADO DE MEXICO.
INSURGENTES SUR 1735, COL. GUADALUPE INN, DEL. ALVARO
OBREGON, C. P. 01020, MEXICO, D.F.
1150 CONNECTICUT AVENUE. NW SUITE 702. WASHINGTON, D.C.
20036-4131
150 EAST 55TH STREET, 7TH FLOOR, NEW YORK
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No.
4
5
6
7
Campo
Nombre
Titulo
Puesto
Teléfono
Definición
Formato
Nombre completo
del promotor
En
letras
mayúsculas sin
acentos
1
Consideraciones
Titulo que ostenta
el promotor y que
aparece en los
documentos que
emite.
En
letras
mayúsculas sin
acentos
1
Puesto
que
ostenta
el
promotor dentro
de la institución a
la que pertenece
y que aparece en
los documentos
que emite.
Número
telefónico donde
puede localizarse
al promotor.
En
letras
mayúsculas sin
acentos
1
Con números y
guiones.
1
Iniciar con el o los apellidos del
promotor, primero el paterno y
después el materno y a
continuación el o los nombres
Indicar el titulo de forma
abreviada e indicar un punto al
final de este.
Este campo es opcional, si no se
cuenta con un titulo o no se
conoce o no se requiere, este
campo se debe dejar vacío.
Indicar el puesto completo.
Se debe indicar preferentemente
la clave de larga distancia.
Ejemplos
URDIALES TIJERINA ALFONSO ANIBAL
RUIZ MORENO RAFAEL
CARRERA QUEZADA JOSE R.
ING.
DR.
MTRO.
LIC.
DIRECTOR DE NUEVOS NEGOCIOS
REPRESENTANTE LEGAL
AGENTE DEL MINISTERIO PUBLICO DE LA FEDERACION
PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
(55) 55667788
Este campo es opcional, si no se
cuenta con un número telefónico o
no se conoce, este campo se debe
dejar vacío, aunque se recomienda
colocarlo para contar con datos de
contacto con el promotor.
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No.
8
9
Campo
Fax
Mail
Definición
Formato
Número de fax
donde
se
le
pueden
enviar
documentos
al
promotor.
Con números y
guiones.
Cuenta de correo
electrónico
donde
se
le
pueden
enviar
información
al
promotor.
En
letras
minúsculas
Consideraciones
1
1
Se debe indicar preferentemente
la clave de larga distancia al inicio
del dato.
Este campo es opcional, si no se
cuenta con un número fax o no se
conoce, este campo se debe dejar
vacío, aunque se recomienda
colocarlo para contar con datos de
contacto con el promotor.
Inidcar la cuenta de correo,
después el carácter @, y
posteriormente el dominio, este
ultimo deberá por lo menos contar
con dos palabras unidas por un
punto.
Ejemplos
(55) 55667799
[email protected]
Este campo es opcional, si no se
cuenta con un correo electrónico
o no se conoce, este campo se
debe dejar vacío, aunque se
recomienda colocarlo para contar
con datos de contacto con el
promotor.
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