Program Coordination

Program Coordination
Program
Coordination
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Program Coordination
Las actividades de Program Coordination en la Solución de Academic incluyen desde la
matriculación hasta la graduación del alumno.
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Proceso de admission
+
Admitir candidato
Matriculación
Alumno
Program
Program coordination
1
+
Asignar section
Alumno
2
Matricular al alumno
en las classes
Program
+
Alumno
3
+
Section
+
Program
+
Section
Classes
Alumno
activado en
learning
Crear usuario para
el alumno
Usuario
4
Desistimiento o
graduación del
alumno
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Alumno
actualizado
en learning
2
Program Coordination
1
Asignar una section y un team
Program Coordination tab > Sections and Teams > Section/Team Assigment
• La asignación de una
section/team se define en el
nivel Academic Program.
• Pasos a seguir:
Comprobar los
programs que no tienen
Sections ni Teams
1. Añadir nuevo valor.
2. Elegir la Academic Career y el
Academic Program.
3. Elegir el Term y la Session en la que
queremos asignar Sections o Teams
(podemos añadir más de un Term o
Session con el botón +).
4. Asignar una Section (podemos añadir
más Sections con el botón +).
5. Asignar un Team (podemos añadir
más Teams con el botón +).
• Los valores de las búsquedas son
los que se han configurado en la
plantilla de la career del program.
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Program Coordination
1
Asignar una section y un team
Program Coordination tab > Sections and Teams > Section and Team Template
• Las plantillas de Sections y
Teams se definen en el nivel
Academic Career.
• Pasos a seguir:
1. Añadir nuevo valor.
2. Elegir Academic Career.
3. Crear Section (código,
descripción y descripción
breve).
4. Crear Teams (código,
descripción y descripción
breve).
5. Añadir más Sections o Teams
con el botón +.
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Program Coordination
2
Asignar una section y un team
Program Coordination tab > Sections and Teams > Person Assignment
• Los alumnos son
asignados a las Sections
y los Teams por Program y
Session.
• Un Program siempre tiene
una Section asignada de
forma predeterminada para
poder asignar los alumnos a
los Teams.
• En el cuadro «Non-Student
Role», los roles del program
son asignados por Section y
Team (Program Coordinator,
director de program, tutor,
facilitador, etc.).
• En el cuadro «Student», se
asignan alumnos asignados a
una Section y, opcionalmente,
a un Team.
• Si un alumno es asignado a
una Section o un Team, su
papel debe ser indicado (role
de Section/Team).
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Program Coordination
Matricular al alumno en las classes
2
Program Coordination tab > Sections and Teams > Person Assignment
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2
3
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4
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IMPORTANTE: Antes de matricular a los alumnos en las classes,
debemos «Guardar» a los alumnos asignados a Sections y Teams en
el paso anterior, «Person Assignment».
Lo primero que hay que hacer es crear una instancia de APT Request.
Estas instancias se guardan a nivel usuario y hay que crear una cada
año, identificando el tipo de programas y el año académico (por
ejemplo “OPEN_INT_14/15”. No se permite guardar un nombre con
espacios.
Para crear la instancia hay que seguir estos pasos:
1. Seleccionar “Add New Value”.
2. Registrar el nombre de la instancia.
3. Seleccionar “Add”.
4. Selección de criterios de ejecución:
• En la pantalla de selección, por lo menos, hay que rellenar los
parámetros con asterisco (*).
• Opcionalmente, rellena el campo «Section» si se quiere
matricular a los alumnos de una Section en concreto.
• El academic institution, academic career y academic term no
se cambiarán en una misma instancia, lo que si se debe
modificar en función del programa en el que se haga el
enrolment es el academic program y session (módulos).
• Se pueden ejecutar todas las session al principio del programa
o de manera progresiva, conforme se aproximen. El estudiante
verá en Virtual Campus solo las asignaturas de las session
(módulos) en las que se le haya enrolado desde esta pantalla.
5. Save -> se guarda el APT Request.
6. Run -> se ejecuta el enrollment.
7. Después de ejecutar el proceso se muestra una pantalla de
confirmación. Seleccionar Ok y se vuelve a la pantalla anterior por
si se quiere realizar una nueva ejecución.
6
Program Coordination
3
Crear usuario para el alumno
Alumnos
ID utilizado
Empresa
Program
Academic
Informe
Program
Aplicaciones
de apoyo
< 1 semana
Proceso de gestión de usuarios de los alumnos:
Virtual Campus
1. El program extrae un informe de Sales llamado
«IESE4_User_Management» que incluye el nombre del
alumno + el program + la empresa + ID de usuario. Con esta
Alumnos
lista, puedes consultar si el alumno ya tiene un usuario
creado.
2.
3.
4.
Haz un program request y envía la lista extraída de Sales a
las aplicaciones de apoyo para la creación del usuario. Esta
request debe hacerse, por lo menos, 1 semana antes de que
se tenga que permitir el acceso del alumno a Virtual Campus.
Los usuarios se crean internamente en el AD, Virtual
Campus y Academic.
Se enviará un correo electrónico al alumno con sus
credenciales en un plazo inferior a 1 semana respecto al
momento en que se envío la request por program.
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Program Coordination
4
Desistimiento o graduación del alumno
Program Coordination > Sections & Teams > Enrollment
• Una vez que el alumno ha sido
matriculado e inscrito en el program, se
le pueden asignar nuevos estados
(acción del program) y subestados
(motivo de la acción).
• El subestado dependerá de la «Program
Action» elegida.
• Los estados que utilizamos para
definir cuál es la situación del
alumno son:
• COMP: Compleción del
program.
• WADM: Desistimiento
administrativo (el alumno
desiste o sucede algo
durante el proceso de
admission).
• SPND: Suspensión (cuando
la admission del alumno es
suspendida por el IESE, y
no por decisión propia).
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Program Coordination
4
Desistimiento o graduación del alumno
[Solo para desistimientos]
Program Coordination > Sections & Teams > Enrollment
• Una vez que el alumno haya sido
etiquetado en el paso anterior como
«desistimiento administrativo» (WADM)
o «suspensión» (SPND), este quedará
inactivo en el Program.
• El último paso es desmatricular al alumno
de las classes del Program en las que
estaba matriculado.
• Haz clic en el símbolo - tantas veces como
classes en las que el alumno estuviera
matriculado.
• Si el alumno no es desmatriculado de
las classes de la opción «Enrollment»,
aparecerá en los informes utilizados
para la preparación de las classes
(etiquetas nominativas, listas de
participantes, etc.).
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Finanzas de los alumnos
Consultas
&
Reporting
Volver a la
agenda
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Actualizado en v2.4
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Reporting
Introducción
Los informes deben generarse en el sistema en el que se gestiona la información. Los tres
sistemas principales de los que se extrae la información son:
SalesForce
PeopleSoft Campus
•
•
•
•
•
•
Paneles comerciales
Embudo de sales
Información detallada
•
•
•
Catálogo de programs
Información sobre
admission
Información sobre los
alumnos (program
coordination)
Finanzas de los
alumnos
Notas
Certificados
Virtual Campus
•
•
Plano de asientos
Mi clase
En el Academic, hay 3 niveles de reporting:
1. Paneles por proceso
2. Consultas para extraer información
detallada o conjunta
3. Informes
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Reporting
Paneles de resultados
1
Dashboards
•
Utilidad: un panel muestra información pertinente sobre un proceso (program creation, admissions,
enrolment, program coordination, notas o finanzas de los alumnos.
•
Acceso: puede accederse a ellos en el menú principal de cada proceso.
•
Acciones:
•
•
Pueden personalizarse por program (por ejemplo, mostrar la lista de SFP).
•
Permiten estudiar a fondo la información detallada (por ejemplo, abrir la información financiera
detallada de un alumno al hacer clic sobre el alumno en cuestión).
Qué tenemos:
•
Catálogo de programs: lista de todos los programs con los estados y la información principal
(activar comercial, planificación o Virtual Campus).
•
Admission: número de candidatos en un proceso de admission por program y estado.
•
Admission and enrolment: número total de candidatos en un proceso de admission y número de
alumnos matriculados por program.
•
Resumen financiero de los alumnos: importe total de la matrícula, descuentos, importe facturado
y cantidad recogida por alumno y pagador.
•
Program coordination: lista de alumnos por program.
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Reporting
Paneles de resultados
1
Dashboards
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Reporting
Consultas
2
•
•
•
•
Queries
Utilidad: búsqueda que combina varios criterios y que da como resultado un grupo de información organizada. Concebida para
que los coordinadores de programs la usen para elaborar los informes.
Acceso: Menú Query viewer.
Acciones:
•
Realizar consultas predeterminadas.
•
Filtrar por campos para que se muestre solo la información necesaria.
•
Guardar las consultas en Mis consultas favoritas.
•
Los usuarios avanzados pueden generar sus propias consultas.
•
Exportar a Excel y Word (combinación de correspondencia, etc.).
Qué tenemos:
•
Resumen del diseño del program (carpeta DISEÑO DEL PROGRAM): muestra todos los programs con la información
principal y los estados (campus, fechas, etc.).
•
Resumen de admission & enrollment (carpeta ADMISSIONS): número de candidatos en el proceso de admission y número
de alumnos matriculados por program.
•
Resumen de admissions (carpeta ADMISSIONS): número de candidatos en el proceso de admission por program y estado.
•
Resumen financiero de los alumnos (carpeta FINANZAS): importe total de la matrícula, descuentos, importe facturado y
cantidad recogida por alumno y pagador.
•
Program coordination (carpeta PROGRAM COORD): lista de alumnos por program.
•
Información detallada sobre admissions (carpeta ADMISSIONS): lista de candidatos (un candidato por línea) con toda la
información personal y la información detallada sobre la admission.
•
Información detallada sobre enrollments (carpeta PROGRAM COORD): lista de alumnos (un alumno por línea) con toda la
información personal para la program coordination (nacionalidad, edad, sexo, sector, empresa...).
•
Detalles financieros de los alumnos (carpeta FINANZAS): igual que el resumen financiero de los alumnos con información
sobre la facturación.
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Reporting
Consultas
2
Queries
Información conjunta
Información detallada
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Reporting
Consultas
2
Queries
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Reporting
Resumen Consultas de IESE
FOLDER
QUERY
DESCRIPTION
PPT DESCRIPTION
PROGRAM DESIGN
I4_PROGRAM_DESIGN_QUERY_PUBLIC
Program design summary
Program design summary (PROGRAM DESIGN folder):
showing all programs with the main information and status
(campus, dates,…)
ADMISSIONS
I4_ADMISSION_ENROLLMENT_QUERY
Admission & enrollment summary
Admission & enrolment summary (ADMISSIONS folder):
candidates in admission process and students enrolled by
program
ADMISSIONS
I4_ADMISSION_ENROLLMENT_QUERY2
Admissions summary
Admissions summary (ADMISSIONS folder): candidates in
admission process by program and status
ADMISSIONS
I4_ADMISSIONS_DETAIL_INFORM_AL
Admissions detail information
Admissions detail information (ADMISSIONS folder): list of
candidates (one line by candidate) with all the personal
information and detail information of the admission
PROGRAM COORD
I4_PROGRAM_COORDINATION_QUERY
Program coordination summary
Program coordination (PROGRAM COORD folder): list of
student by program
PROGRAM COORD
I4_ENROLLMENT_DETAIL_INFORM
Enrollments detail information
Enrolments detail information (PROGRAM COORD folder):
list of students (one line by student) with all personal
information relevant for program coordination (nationality,
age, gender, sector, company,..)
STUDENT FINANCIALS
I4_SF_SUMMARY_NOT_BILLED
Query 1 SF IESE Not Billed
N/A
STUDENT FINANCIALS
I4_SF_SUMMARY_QUERY
Student financials summary
Student financials summary (FINANCIALS folder): total
tuition amount, discounts, amount billed and amount
collected by student and payer
STUDENT FINANCIALS
I4_SF_SUMMARY_INVOICES_2
Query 2 SF IESE
Student financials detail (FINANCIALS folder): same than
Student Financials summary with invoice information
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Reporting
Informes
Reports
3
•
Utilidad: plantillas predeterminadas para rellenar con la información de la selección
específica realizada por la program coordination (por ejemplo, carta de admission, certificado
académico, etc.).
•
Acceso: Menú Visor de informes de consultas.
•
Acciones:
•
•
Generar informes en diferentes formatos: Word, PDF, Excel.
•
Imprimir documentos.
Inventario:
•
A ser determinado en cada ronda.
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Reporting
Informes
3
Reports
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Reporting
En rojo, informes pendientes
Informes
Report Name
I4_BUTACAS
I4_CARTA_ADM
I4_CERTIFI
I4_COMITE_A
Prog.
Prog.
Prog.
Prog.
Proceso
Program coordination
Admissiones
Program coordination
Admissiones
Uso
Tarjetones para colocar en la butaca de los participantes
Carta para enviar al candidato una vez admitido en el proceso de admisión
Certificado estándar que acredita que el estudiante ha completado el programa. En inglés
Acta de comíte con el resumen de candidatos llevados a un comité y la recomendación
I4_COMITE_R
I4_EMAIL_LST
I4_LABEL_BIL
Prog. Coord. List. Reunión Cmt
Admissiones
Listado de candidatos llevados a comité para registrar la recomendación por parte de los miembros del comité
Prog Coordination Email list
Prog. Coord. Bill Label
Program coordination
Admissiones
Listado de participantes de un programa con sus direcciones de email
I4_LABEL_BS
Prog. Coord. BS Label
Admissiones
I4_LABEL_DOC
Prog. Coord. DOC Label
Admissiones
I4_LABEL_FOL
Prog. Coord. Folder Label
Program coordination
I4_LABEL_FOL 2
Prog. Coord. Folder Label
Program coordination
Formato de etiquetas requerido para adherir a las carpetas que se entregan a los participantes para:
- Monitores de equipo
- Jefes de equipo
Coord.
Coord.
Coord.
Coord.
Description
Seats Report
Admin Letter
Certificado
List. Acta Cmt
Direcciones de envío de factura de los candidatos y participantes de un programa en el formato estándar de
impresión de etiquetas
Direcciones de envío de documentación de participantes de un programa en el formato estándar de impresión
de etiquetas
Datos del participante en el formato de etiquetas requerido para adherir a las carpetas que se entregan a los
participantes
I4_LABEL_FOL 3
Prog. Coord. Folder Label
Program coordination
Formato de etiquetas requerido para adherir a las carpetas que se entregan a los participantes para:
- Directores de programa
- Coordinadores
- Director académico
I4_LABEL_MES
Prog. Coord.Messenger Label
Admissiones
Direcciones de envío de documentación de participantes de un programa en el formato estándar de impresión
de etiquetas, incluyendo el número de teléfono del destinatario. No son para utilizar en los sobres sino para
entregar al mensajero y que pueda contactar con el destinatario si no está en el momento de la entrega
I4_LIST_TRAB
Listado de trabajo interno
Program coordination
Listado de participantes de un programa para uso interno de IESE. Hay 2 versiones: una con la dirección
personal y otro sin ella
I4_LIST_TRAB_EXT
Listado de trabajo para estudiantes
Program coordination
Listado de participantes de un programa para entrega a participantes. Hay 2 versiones: una con la dirección
personal y otro sin ella. Adicionalmente, existe el informe "My class" en learning (incluye foto de participantes)
I4_NAMETAG_P
I4_NAME_TAG2
I4_NAME_TAGS
Prog. Coord. NameTags Ponentes
Prog. Coord. NameTag Logo
Prog. Coord. Name Tags
Program coordination
Program coordination
Program coordination
I4_OP_P_LIST
Open programs participant list
Program coordination
I4_REV_DATOS
Revisión datos participante
Program coordination
I4_ROTULO_P
Prog. Coord. Rotulo Ponente
Program coordination
I4_TEAM_ALPH
I4_TEAM_DIST
I4_WAIT_LIST
I4_CERTIFI_ESP
I4_COMITE_ACUM
I4_ENT_DIPL
Lista de certificados
Listado iniciales llaveros
Hoja de petición de
nombres??
Cumpleaños
Teams alphabetic list
Distribucion por equipos
Listado de trabajo - waitlist
Prog. Coord. Certificado en español
Informe acumulado comités
Listado con el orden para entrega de diplomas
Program coordination
Program coordination
Admissiones
Program coordination
Admissiones
Program coordination
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Distintivos para ponentes
Distintivo
Distintivo para participantes
Listado de participantes con información ampliada (incluye información "Overview activities" y "Ovedrview
responsabilities"). Una hoja por participante
Impresión con los datos del participante para su revisión al comienzo del programa
Tarjetones para colocar en la butaca. Permite seleccionar cualquier persona existente en el sistema, por lo que
es la adecuada para ponentes
Listado de participantes por equipo ordenado alfabéticamente
Distribución de estudiantes en equipos
Listado de candidatos en lista de espera
Certificado estándar que acredita que el estudiante ha completado el programa. En español
Informe que contiene los datos de altaas y bajas por comité y programa.
Listado de participantes de una promoción con el orden de entrega de diplomas
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