1 términos de referencia evaluación operativa del

TÉRMINOS DE REFERENCIA
EVALUACIÓN OPERATIVA DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
EN UNIDADES EJECUTORAS DEL SECTOR EDUCACIÓN – QUINCE
IMPLANTADORES
I.
ANTECEDENTES
El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) del Ministerio de Economía y
Finanzas (MEF), es un sistema de información complementario al Sistema Integrado de
Administración Financiera (SIAF), que contribuye al ordenamiento y simplificación de los
procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas vigentes. Es un sistema
integrado que abarca los procesos técnicos de abastecimiento, gestión patrimonial y
programación en el marco del presupuesto por resultados.
Está compuesta por 3 módulos: Módulo de Logística (SIGA-ML), Módulo de Patrimonio
(SIGA-MP) y Módulo de PpR (SIGA-PpR). Tiene una estructura por sub módulos que
permite que la implementación sea realizada por etapas. Se trata fundamentalmente de
un sistema de gestión de logística y control patrimonial, el cual da soporte a las
operaciones que realizan las Unidades Ejecutoras (UE) como parte de las funciones
administrativas.
Según la VII Encuesta Nacional de Recursos Informáticos y Tecnológicos de la
Administración Pública 2009 - ENRIAP1, el 29.9% de las entidades del Estado dispone
del Sistema SIGA; un 65.2% de ellas no cuenta con el SIGA y el restante 4.8% no
respondió. En términos de variación, con lo registrado en el VI ENRIAP 2007 (29%), se
puede concluir que las instituciones que han implementado el uso del SIGA ha crecido
sólo en un 0.9% en dos años.
En la perspectiva de una mejor operación por parte de las instituciones de los 3 niveles
de gobierno y una adecuada integración con los Sistemas Transversales, se realizará la
evaluación de los módulos del SIGA y su posible adaptación para el registro y control
de inventarios y de activos fijos de las entidades públicas del ámbito SIAF y el
correspondiente interface, así como la posibilidad de implantación fuera del ámbito
SIAF, superando con ello las deficiencias de control que generan sucesivas
observaciones del Órgano Superior de Control y sus órganos internos (Oficinas de
Control Interno) y externos (Sociedades de Auditoría) al sector público. Así mismo, se
espera mantener actualizada la información de la administración patrimonial del Estado
y posibilitar su saneamiento en los casos en que se determine la necesidad de tal acción.
Con la implementación progresiva del Presupuesto por Resultados desde el 2007-2008,
el SIGA se constituía en un inmejorable sistema de apoyo operativo con valor
transaccional con el que se podía realizar la programación presupuestal por punto de
atención y unidad ejecutora para mejorar la asignación del dinero y favorecer una
ejecución más eficaz (conseguir los productos y resultados buscados a nivel de la
población beneficiaria) y eficiente (mayor calidad de gasto) de los recursos del Estado.
Por esta razón, la Oficina de Informática e Estadística (hoy denominada Oficina General
de Tecnologías de la Información) del MEF se desarrolló un módulo de programación
para PpR dentro del SIGA. Sin embargo, sólo ha venido funcionando en las unidades
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Encuesta realizada por Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática - ONGEI de la Presidencia del Consejo
de Ministros – PCM, entre febrero del 2009 y marzo del 2009. El objetivo principal fue el acopio y disposición de
información sobre la infraestructura de recursos informáticos y tecnológicos de la Administración Pública, cuantificando
y evaluando la capacidad del parque de computadoras, software base, redes, Internet, aplicativos informáticos,
dispositivos periféricos y seguridad de la información.
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ejecutoras del sector salud con los correspondientes Programas Estratégicos orientado
a resultados.
En este contexto, el Proyecto SIAF II tiene previsto financiar la preparación de estudios
y discusiones sobre el funcionamiento del SIGA, para establecer un estándar a nivel de
software, hardware, comunicación y seguridad, a fin de que el mismo pueda trabajar de
forma integrada con el nuevo SIAF y sea una herramienta que apoye el presupuesto por
resultados, en el marco de su implementación progresiva. Por lo tanto, para que el
establecimiento de tal estándar no esté sesgado a las condiciones de un solo sector
(salud), es que se ha previsto implementar en otros sectores de tal forma que una
evaluación operativa subsecuente pueda recomendar estándares más objetivos y
representativos del sector público. Debido que el sector educación cuenta con tantas
unidades ejecutoras como el sector salud y además que es una de las principales
prioridades en la vigente agenda de inclusión social, es que se incluyó en la Estrategia
de Implementación 2011-2015 del Proyecto que fuera aprobada a finales del 2011 por
las autoridades del Gobierno Peruano y del Banco Interamericano de Desarrollo, que
esta evaluación operativa considerara la implementación en unidades ejecutoras del
sector educación.
Los presentes términos de referencia están orientados a definir el alcance de los
servicios de quince consultores que asumirán el rol de implantadores dentro del equipo
que desde la DGPP evalúe la implementación operativa del SIGA-MEF en algunas
Unidades Ejecutoras del Sector Educación, para obtener las recomendaciones para una
implementación a mayor escala. El conjunto de estas actividades serán financiadas con
cargo al Componente III - Institucionalización de instrumentos de Gestión
Presupuestaria para mejorar la Calidad del Gasto, a la Actividad del POA III.3.1
“Evaluación Operativa del funcionamiento del SIGA en unidades ejecutoras del sector
educación”.
II.
OBJETIVO
Contratar a quince (15) consultores que se desempeñen como Implantadores dentro del
equipo multidisciplinario que está organizando la DGPP para la implementación y
funcionamiento por 18 meses del SIGA-MEF en 30 Unidades Ejecutoras del Sector
Educación dependientes del Gobierno Nacional y Gobierno Regional.
III. ALCANCE DE LOS SERVICIOS
El Equipo multidisciplinario que la DGPP ha previsto que el Proyecto SIAF II contrate
está conformado de la siguiente manera:
·
Contratar un coordinador por 18 meses.
·
Contratar 15 implantadores por 6 meses cada uno.
·
Contratar 4 residentes por 12 meses cada uno.
Se prevé que se requerirá contratar 15 especialistas en implantación del SIGA, los
cuales en promedio se harán cargo de entre 1 y 3 Unidades Ejecutoras. El proceso de
implantación tomará aproximadamente 6 meses y supone las tareas detalladas en el
siguiente cuadro:
Objetivos
Tareas
1.1
Realizar 1.1.1 Estructura Organizacional
diagnóstico
2
Productos
Diagnóstico
situacional
realizado
Objetivos
Tareas
Productos
Situacional de la
1.1.2 Análisis de Procedimientos Administrativos
U.E.
1.1.3 Estructuración de Centros de Costo
1.1.4 Estructuración de Tabla de Personal
1.1.5 Estructuración de Tabla de Proveedores
1.1.6 Evaluación y preparación de información
para migrar tablas
1.2
Instalar
1.2.1 Instalar el Software SIGA
Software SIGA
Software
instalado
1.3.1 Registro de Centros de Costo
1.3 Implantar
en la UE el Sub 1.3.2 Registro de tabla de Personal
Modulo de Tablas
1.3.3 Registro de Tabla de Proveedores
Registro
o
migración
1.4.1 Registro de Techo Presupuestal
1.4.2 Registro de Cuadro de Necesidades
1.4 Implantar el
1.4.3 Registro de Cuadro de Necesidades
sub Módulo de
aplicación WEB
Programación
1.4.4 Generación del Plan Anual de Obtención
1.4.5 Requisiciones del P.A.O.
Cuadro de
Necesidades
Generado
mediante el
sistema
PAO y PAAC
generado.
1.5.1 Registro de Pedidos programados y no
programados
1.5.2 Registro de Pedidos aplicación WEB
1.5 Implantar el 1.5.3 Autorización de Pedidos
sub Módulo de
Pedidos
1.5.4 Consolidado de Pedidos
1.5.5 Registro de Gastos Generales
1.6.1 Registros de Procesos de Selección
1.6 Implantar el
1.6.2 Evaluación de los Procesos de Selección
sub Módulo de
Procesos de
1.6.3 Adjudicación de postores
Selección
1.6.4 Generación de Contratos
Sub módulo de
Pedidos
implantado
Sub módulo de
Procesos de
Selección
implantado
1.7.1 Generación de Cuadro de Adquisición
1.7 Implantar el 1.7.2 Generación de Órdenes de Compra
sub Módulo de
1.7.3 Generación de Ordenes de Servicio
Adquisiciones
1.7.4 Secuencia de Fase de Adquisiciones
3
Generación de
O/C y O/S con
interfase SIAF
Objetivos
Tareas
Productos
1.7.5 Interface SIAF
1.8.1 Registro de Inventario Inicial de Almacén
1.8.2 Generación de Entradas a Almacén
1.8 Implantar el 1.8.3 Generación de Salidas a Almacén
sub Módulo de
Almacén
1.8.4 Transferencia Contable
Sub módulo de
Almacén
implantado
1.8.5 Movimiento de Kárdex y reportes
1.8.6 Cierre de Mes y Anual
1.9.1 Registro de Inventario Inicial
1.9.2 Generación de Altas Institucionales
1.9.3 Generación de Bajas Institucionales
1.9.4 Asignación de Bienes
1.9
Implantar el 1.9.5 Desplazamiento de Bienes
Módulo de
1.9.6 Registro de Salidas de Activos
Patrimonio
Modulo de
Patrimonio
1.9.7 Actualización de Información de Activos
1.9.8. Reporte y consultas
1.9.9 Cierre de Periodo
1.9.10 Interface S.B.N.
1.10
Uso de
1.10.1 Utilización de Utilitarios
Utilitarios
Uso de
utilitarios
1.11.1 Pedido de Viáticos
1.11 Implantar
el sub Módulo de 1.11.2 Planillas de Viáticos
Viáticos
1.11.3 Ordenes de Pasaje
Sub módulo de
Viáticos
1.12 Implantar
el sub Módulo de 1.12.1 Generación de Contratos SNP
SNP
Sub módulo de
SNP
Específicamente se espera que los implantadores realicen las siguientes tareas:
a) Coordinar con el Consultor contratado para hacerse cargo de la Coordinación y
evaluación de la operatividad del SIGA en el sector educación, acerca del
planificación y seguimiento de las actividades a cumplir.
b) Realizar diagnóstico de las condiciones existentes en la Unidad Ejecutora y
proponer recomendaciones para la implementación del SIGA.
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c) Implantar los distintos módulos del SIGA en los equipos dispuestos en base a la
coordinación con los funcionarios pertinentes.
d) Capacitar a los usuarios (funcionarios de las unidades ejecutoras) de cada uno
de los módulos del SIGA instalados.
e) Elaborar informes parciales y un informe del resultado final de la implantación del
SIGA en la Unidad Ejecutora, señalando las recomendaciones para alcanzar un
mejor desempeño.
f)
Participar en la capacitación a los residentes a contratar.
Cada uno de los quince implantadores contratados, deberá generar y entregar los
siguientes productos:
1. Plan de trabajo detallando las actividades que van a realizar.
2. Informes Parciales mensuales ejecutivos que den cuenta del cumplimiento del plan
de trabajo, los factores que impiden un mejor desempeño y las recomendaciones
para atender tales factores.
3. Un Informe Final que dé cuenta de las actividades realizadas; el grado de
cumplimiento del Plan de Trabajo; y las conclusiones y recomendaciones del trabajo
realizado.
IV. ENTREGABLES
Primer
Entregable
A ser presentado como máximo a los 15 días de iniciada la
consultoría, conteniendo el Plan de Trabajo descrito en el
Numeral III “Alcance de los servicios”.
Segundo
Entregable
A ser presentado como máximo a los 30 días de iniciada la
consultoría, conteniendo la tarea a) señalada en la sección III
“Alcance de los servicios”.
Tercer
Entregable
A ser presentado como máximo a los 60 días de iniciada la
consultoría, conteniendo el primer Informe Parcial (tarea e)
señalado en la sección III “Alcance de los servicios”,
correspondiente al avance en las tareas b), c) y d) y dando
cuenta de la culminación de la implantación de al menos 1 submódulo de los 12 enumerados.
Cuarto
Entregable
A ser presentado como máximo a los 90 días de iniciada la
consultoría, conteniendo el segundo Informe Parcial (tarea e)
señalado en la sección III “Alcance de los servicios”,
correspondiente al avance en las tareas b), c) y d) y dando
cuenta de la culminación de la implantación de al menos 2 submódulos distintos al reportado en el entregable anterior, de los
12 enumerados.
Quinto
Entregable
A ser presentado como máximo a los 120 días de iniciada la
consultoría, conteniendo el tercer Informe Parcial (tarea e)
señalado en la sección III “Alcance de los servicios”,
correspondiente al avance en las tareas b), c) y d) y dando
cuenta de la culminación de la implantación de al menos 3 submódulos distintos a los reportados en los entregables
anteriores, de los 12 enumerados.
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Sexto
Entregable
A ser presentado como máximo a los 150 días de iniciada la
consultoría, conteniendo el cuarto Informe Parcial (tarea e)
señalado en la sección III “Alcance de los servicios”,
correspondiente al avance en las tareas b), c), d) y f) y dando
cuenta de la culminación de la implantación de al menos 4 submódulos distintos a los reportados en los entregables
anteriores, de los 12 enumerados.
Entregable
Final
A ser presentado como máximo al finalizar el plazo contractual,
conteniendo el Informe Final (tarea e) señalado en el Numeral
III “Alcance de los servicios”, dando cuenta de la tarea f)
cumplida en el mes que se da cuenta, así como de la
culminación de la implantación de los sub-módulos pendientes
de los 12 enumerados. El Informe debe incluir una sección de
conclusiones y recomendaciones debidamente sustentadas.
V. PLAZO
El plazo para cada uno de 15 implantadores no será mayor de ciento ochenta (180) días,
contados al día siguiente de la fecha de suscripción del contrato.
VI. PERFIL
Formación académica:
Profesional o técnico en las carreras de Ingeniería,
Economía, Contabilidad, Administración o afines, con
conocimiento de herramientas de computación.
Experiencia general:
Experiencia laboral mínima de 3 años en entidades
públicas o privadas, en áreas relacionadas al
Abastecimiento, Logística o Control Patrimonial.
Experiencia específica:
Experiencia mínima de 02 años en unidades ejecutoras o
entidades donde se ha implementado el SIGA-MEF o
cualquier otro sistema equivalente.
VII. COSTO Y FORMA DE PAGO
El costo de los servicios de cada implantador, por concepto de honorarios profesionales
por los servicios contratados y como toda retribución, incluidos los impuestos de ley,
será la suma de S/. 27,000 (Veintisiete mil nuevos soles). El pago se realizará de
acuerdo al siguiente detalle:
·
S/. 4,500 (cuatro mil quinientos nuevos soles) luego de la presentación y aprobación
del primer y segundo Entregable señalados en la sección IV.2, por parte del Jefe del
Equipo Ejecutor del Proyecto y la UCPS.
·
S/. 4,500 (cuatro mil quinientos nuevos soles) luego de la presentación y aprobación
de cada uno de los Informes Mensuales Ejecutivos correspondientes al Tercer,
Cuarto, Quinto y Sexto Entregable señalados en la sección IV.2, por parte del Jefe
del Equipo Ejecutor del Proyecto y la UCPS.
·
S/. 4,500 (cuatro mil quinientos nuevos soles) luego de la presentación y aprobación
del Entregable Final señalado en la sección IV.2, por parte del Jefe del Equipo
Ejecutor del Proyecto, la UCPS y el BID.
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Las aprobaciones a cargo del Jefe del Equipo Ejecutor del Proyecto estarán referidas al
cumplimiento de los aspectos técnicos y de la ejecución de los Servicios, en
coordinación con la Dirección General de Presupuesto Público, en tanto que las que
están a cargo de la UCPS estarán referidas al cumplimiento de los aspectos formales y
administrativos, vinculados a la utilización de los recursos, necesarios para proceder a
efectuar los pagos acordados.
VIII. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN
El control y seguimiento de las actividades estará a cargo del Especialista en el Área
Funcional de Presupuesto del Equipo Ejecutor, en coordinación con los funcionarios de
la Dirección de Presupuesto Temático encargados de coordinar con el sector educación.
En función a este control y seguimiento, el Jefe del Equipo Ejecutor otorgará la
aprobación de los entregables según lo señalado en la sección VII – Costo y Forma de
Pago.
IX. LUGAR DE SERVICIOS
El servicio será realizado en la ciudad donde funcionen las Unidades Ejecutoras a
realizar la implantación del SIGA, para la cual ha sido contratado. Los desplazamientos
entre las Unidades Ejecutoras asignadas, serán cubiertos por el mismo consultor con
cargo a los honorarios otorgados.
En caso sea necesario que asista a una reunión técnica vinculada a la implementación
del SIGA, efectuará los viajes respectivos, para lo cual la UCPS, previa solicitud del Jefe
del Equipo Ejecutor del Proyecto, asumirá el costo de los pasajes y viáticos, los que
serán determinados sin exceder los máximos establecidos por la normativa aplicable y
con sujeción a los procedimientos internos de la UCPS para los mismos efectos. A su
regreso, el Consultor deberá presentar la justificación de sus gastos por concepto de
viáticos, adjuntando la respectiva documentación sustentatoria y el correspondiente
informe de viaje.
Lima, agosto de 2012
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