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 NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Definición y Configuración de Usuarios ¿Qué es un Usuario? ...............................................................................................................2 Definición ...................................................................................................................................................................................... 2 Características............................................................................................................................................................................. 2 Tipos de Usuario .....................................................................................................................3 Supervisor..................................................................................................................................................................................... 3 Privilegios de Acceso...............................................................................................................4 Confidenciales ............................................................................................................................................................................. 4 Acceso a Diarios Contables y Series de Facturas ......................................................................................................... 4 Preferencias............................................................................................................................5 Nuevo Usuario ........................................................................................................................5 Definición y Configuración de Usuarios ¿Qué es un Usuario? 2 Definición y Configuración de Usuarios ¿Qué es un Usuario?
Definición Usuario es la persona que utiliza el SIT. Por motivos de productividad y seguridad, se hace necesario que cada usuario esté identificado en el sistema. Por ello, al entrar en el SIT, el usuario debería identificarse mediante su nombre y contraseña. Los objetivos de esta identificación son: 1.
Control de la responsabilidad sobre la veracidad de los datos introducidos. 2.
Control sobre el acceso a la información contenida en el sistema. 3.
Solución de conflictos en la información: conocer el origen de la información es la mejor técnica para solventar los conflictos. 4.
Reducción de errores, limitando el acceso a prestaciones cuyo manejo el usuario desconoce. Por estos motivos, no es conveniente actuar de las siguientes maneras: 1.
Que varios usuarios utilicen el mismo nombre de usuario y contraseña para entrar al SIT. 2.
Permitir que otro usuario trabaje en la misma sesión del SIT que otro usuario abrió anteriormente. 3.
Dar de alta usuarios otorgándole, por defecto, todos los "Privilegios de Acceso". 4.
Utilizar usuarios anónimos tipo "Dpto. de compras", etc. Características El trabajo de un usuario en el SIT está condicionado por tres factores: 1.
Sus privilegios de acceso. 2.
Su tipo de usuario. 3.
Sus preferencias. Los Privilegios de Acceso constituyen la capacidad del usuario para entrar en las distintos ficheros del programa, en cierto grupo de registros de esos ficheros, o su capacidad para modificar o visualizar los registros. El Tipo de Usuario permitirá que el usuario utilice o no determinadas prestaciones del SIT que, por su naturaleza, están reservadas a los usuarios responsables de cada área. Las Preferencias del Usuario indican al programa como comportarse en ciertas ocasiones para adaptarse al gusto o necesidades del usuario. En la última versión del SIT se han independizado las dos primeras características del usuario: Ahora, el Tipo de Usuario y sus Privilegios de Acceso son dos herramientas independientes de control del usuario. Notas técnicas del SIT Definición y Configuración de Usuarios Tipos de Usuario 3 Tipos de Usuario
Para seleccionar el tipo de usuario del SIT, deberá ir a [GENERALES : USUARIOS : modificar usuario]. Se abre la ventana de usuarios. Seleccione el desplegable que encontrará en la parte superior derecha: Supervisor En versiones anteriores del SIT, el "Supervisor" tenía, automáticamente, todos los accesos activados. Ahora no es así: un usuario puede ser supervisor pero tener los accesos limitados. Todo ello implica que ese usuario tiene "calidad de supervisor", pero sólo en aquellas partes del SIT dónde se le permite el acceso. Por lo tanto, un usuario "Supervisor" simplemente tiene alguna atribución especial, pero siempre dentro de los accesos que le han sido asignados. El usuario "Supervisor" es un usuario que puede realizar ciertas acciones "inusuales" que precisan de un mayor control. Una acción es inusual cuando su necesidad es síntoma de que el proceso de la gestión no está suficientemente protocolarizado. En un sistema de Gestión, esas acciones inusuales deben ser reducidas al mínimo. Si una acción "inusual" es muy frecuente, es señal de que se producen desajustes en el sistema de gestión que es preciso solventar. Para el buen funcionamiento del sistema de gestión, es necesario que siempre exista un usuario supervisor disponible para llevar a cabo estas operaciones inusuales. Como norma, el usuario "Supervisor" debe valorar si la incidencia que atiende es susceptible de ser estudiada o reportada a los responsables correspondientes. Entre esas acciones inusuales, están: 1. Modificación de cabeceras de documentos comerciales (esta opción también es posible con los usuarios "Contable" y "Vendedor"). 2. Fusionar series de facturas. 3. Eliminación de apuntes contables desde extractos de cuentas. 4. Cambiar el estado de un vencimiento ya comprometido. 5. Eliminar vencimientos ya comprometidos. 6. Eliminar mensajes enviados. 7. Caja TPV: cambiar de fecha un movimiento. 8. Eliminar movimientos de TPV. 9. Eliminar comentarios Ajenos. 10. Anular Avisos ajenos. 11. Traspasar documentos comerciales de una empresa a otra. Notas técnicas del SIT Definición y Configuración de Usuarios Privilegios de Acceso 4 Privilegios de Acceso
[USUARIOS : Modificar usuario : pestaña Privilegios Acceso] Determinará los diferentes privilegios que deberá tener cada usuario para acceder, visualizar o modificar registros. Para ello, deberá hacer doble clic sobre el privilegio que necesite modificar. − Únicamente los usuarios con la opción "01 : Usuarios" en verde, podrán modificar los privilegios (suyos o de otros usuarios). − El color determina el acceso de un determinado usuario a un privilegio: o Rojo: sin acceso. o Verde: con acceso. o Naranja: acceso restringido a una determinada opción (entre paréntesis). − Usuarios TPV: Todas las opciones que comienzan por 6 otorgan o deniegan privilegios a los usuarios del módulo TPV. Confidenciales EL SIT puede delimitar el acceso de usuarios a determinados documentos (Entidades, Cuentas, Tareas y Documentos Comerciales). Este permiso controla la visualización de dichos documentos. No evita trabajar con ellos, sino que, al entrar en su ficha, los datos pueden no resultan visibles. De esta manera, el usuario conoce que un determinado documento existe aunque no acceda a su contenido. Para ello, primero hay que configurar el privilegio "0402 : Acceso a confidenciales” para establecer los privilegios de cada usuario [USUARIOS : Privilegios Acceso]. Cambie de un color a otro mediante un doble clic en el privilegio: − Verde: acceso libre a todos los documentos. − Rojo: sin acceso. − Naranja: acceso restringido únicamente a los documentos de las cuentas propias. Acceso a Diarios Contables y Series de Facturas El SIT permite restringir el acceso por diarios contables o series de facturas. Es decir, si un usuario no tiene acceso a un diario, no podrá contabilizar por dicho diario (a pesar de tener privilegios para acceder al módulo de TeleCONTA), o no podrá facturar con una determinada serie de facturas, si dicha serie no la tiene activada. Para ello, ir a [GENERALES : USUARIOS : modificar usuario : pestaña Privilegios de Acceso] y doble clic en un Diario o Serie. Se mostrará u ocultará una marca a su izquierda ("√"). También puede hacer doble clic en "Todos/as" para activar/desactivar todos los diarios y/o series: Notas técnicas del SIT Definición y Configuración de Usuarios Preferencias 5 Preferencias
[USUARIOS : Modificar usuario : pestaña Preferencias] Las diferentes preferencias que tendrá el usuario serán activadas en esta pestaña. Recuerde que más adelante, el mismo usuario podrá modificarlas de acuerdo a sus necesidades. Algunas de estas preferencias se verán en forma de ventanas como “Búsqueda rápida de contacto”, “Búsqueda rápida de apuntes”, “Gestor de tareas” o “Ventana de información de existencias”. Adicionalmente, puede elegir el formato de fechas y la serie que por defecto utilizará este usuario en las facturas. Recomendaciones (preferencias que deberían estar en color verde): − Búsqueda rápida de contactos/operaciones: Es una pequeña ventana que siempre permanecerá abierta cada vez que inicie el SIT con este usuario. Le permitirá introducir la información sobre un determinado contacto u operación, de tal manera que el SIT le mostrará toda la información relativa al dato solicitado. − Ventana TPV al inicio: Si queremos que al abrir el SIT por un usuario vendedor, vaya directamente a la ventana de TPV (únicamente usuarios con licencia de módulo TPV). − Ventana de información de existencias: Si para su gestión es importante conocer en todo momento el estado de sus existencias de almacén. − Ventana de apuntes: Para usuarios del módulo TeleCONTA, le permitirá localizar rápidamente sus asientos (debe encontrarse en [CONTABILIDAD : FINANCIERA : ASIENTOS]). La preferencia "Obviar límite de fechas (Según empresa; sólo hoy)" se aplica a los campos de fecha de los documentos de gestión, asientos contables, etc. y tiene un funcionamiento específico, ya que dispone de tres opciones o colores: − Verde: el usuario podrá introducir cualquier fecha. − Naranja: el usuario podrá introducir únicamente una fecha comprendida en el rango de fechas definido en la ventana [GENERALES : EMPRESAS : ACCESO]. − Rojo: sólo se permite la fecha de trabajo del SIT (ventana principal). Nuevo Usuario
El primer paso antes de introducir cualquier otra información en el SIT consiste en asignar un nombre de usuario y una contraseña. Así protegerá los datos y tendrá la certeza de que sólo tengan acceso al sistema las personas autorizadas. Le recomendamos crear Cuentas para cada usuario del SIT, en [GENERALES : CUENTAS : PERSONAL o PROVEEDOR]. A continuación, ir a [GENERALES : USUARIOS]. El usuario actualmente activo en el SIT es el que figura en rojo: Notas técnicas del SIT Definición y Configuración de Usuarios Nuevo Usuario 6 Puede crear nuevos usuarios en esta ventana, haciendo clic en el botón "nuevo" (su actual usuario debe tener privilegios para modificar usuarios). También puede modificar sus características mediante un doble clic en el nombre del usuario. Se abrirá la ventana del usuario. En la parte superior de la ventana de cada usuario, escribir el nombre (el SIT se lo pedirá cada vez que ejecute la aplicación) y una contraseña. Además, puede indicar un "Tipo de usuario": En la pestaña "Datos Generales", puede asignar una cuenta de personal a este usuario, o sólo escribir su nombre y apellidos. Modifique su "tipo de usuario", "privilegios" y "preferencias". − En PRIVILEGIOS (pestaña), no olvide marcar con doble clic los "diarios" y "series de facturas" a los que podrá tener acceso. − En ACCESO A EMPRESAS (pestaña), no olvide marcar las empresas a las que podrá tener acceso. Por defecto, todas las empresas estarán accesibles a este usuario. − Si además va a ser usuario TPV, en TPV (pestaña) seleccionar su caja y almacén. Notas técnicas del SIT