lineamientos para el trámite y uso de carné

LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE CARNÉ
Bogotá D.C. Junio de 2016
LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Código: L-TH-03
Proceso asociado: Talento Humano
Versión 03
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------- 3
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DISPOSICIONES GENERALES --------------------------------------- 3
4.1
EMISIÓN DEL CARNÉ ---------------------------------------------------------------------------------------------- 4
4.1.1
Carné para personal de planta ---------------------------------------------------------------- 4
4.1.2
Carné para personal civil en comisión -------------------------------------------------------- 4
4.1.3
Carné para pasantes -------------------------------------------------------------------------- 4
4.1.4
Carné para contratistas (que no sean de Fondo Paz) ----------------------------------------- 5
4.1.5
Carné para contratistas de Fondo Paz -------------------------------------------------------- 5
4.1.6
Carné para personal en comisión en la Casa Militar ------------------------------------------ 5
4.1.7
Carné para personal VIP ---------------------------------------------------------------------- 6
4.2
REPOSICIÓN POR PÉRDIDA, DETERIORO O CAMBIO DE DEPENDENCIA Y CARGO ------- 6
4.3
DEVOLUCIÓN DE CARNÉ ---------------------------------------------------------------------------------------- 6
LINEAMIENTOS PARA EL USO ADECUADO DEL CARNÉ ------------------------------------------ 7
MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------- 7
DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------- 7
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------------ 8
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LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Proceso asociado: Talento Humano
1.
Código: L-TH-03
Versión 03
OBJETIVO
Establecer las directrices generales para fijar los lineamientos para el trámite y uso del carné dentro de las
instalaciones de la Entidad.
2.
ALCANCE
Estos lineamientos deben ser aplicados por todos los funcionarios, contratistas, pasantes, personal en
comisión, y personal VIP del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Carné: Documento oficial en que constan el nombre, la fotografía y otras informaciones relacionadas con
una persona y que sirve para identificarla.
Emisión: Proceso por el cual se pone en circulación el carné de identificación.
Dependencia competente: Dependencia a la que corresponde las tareas para la solicitud, trámite,
expedición o destrucción del carné.
Deterioro: Disminución, pérdida o desgaste de la calidad en la imagen, firmeza y textura.
Reposición: Trámite para obtener un nuevo carné.
4.
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DISPOSICIONES GENERALES
La Entidad expedirá un carné de identificación para todos los funcionarios, contratistas, pasantes, personal en
comisión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, con previo diligenciamiento del
formato F-TH-60 Acta de Compromiso.
También podrá expedirse carné a las personas que por la naturaleza de sus actividades requieran acceder en
forma periódica a las instalaciones de la Presidencia de la República previa solicitud a la Subdirección de
Operaciones.
Para la expedición del carné será requisito indispensable superar el estudio de seguridad. Ver F-SA-11 Formato
estudio de seguridad.
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LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Proceso asociado: Talento Humano
4.1
Código: L-TH-03
Versión 03
EMISIÓN DEL CARNÉ
En atención a la importancia del uso del carné para efectos de la seguridad de la Presidencia de la República, la
única dependencia competente para la emisión del carné será la Subdirección de Operaciones, para lo cual se
seguirá el procedimiento establecido en el P-TH-19 Carnetización.
En cualquier momento el personal de Seguridad podrá requerir el carné; así como, exigir su porte dentro las
instalaciones a cualquier persona que no esté cumpliendo con el uso obligatorio.
4.1.1
Carné para personal de planta
Para la expedición del carné para el personal de planta será indispensable contar con la solicitud del Jefe del
Área de Talento Humano, dirigida al Subdirector de Operaciones a través de SIGOB, que debe contener los
siguientes datos:






4.1.2
Nombre completo de la persona
Tipo de documento y número de identificación
Cargo
Dependencia
Número y fecha de Resolución de Nombramiento (Se debe adjuntar copia en el SIGOB)
Número y fecha de acta de posesión. (Se debe adjuntar copia en el SIGOB)
Carné para personal civil en comisión
Para la expedición del carné para el personal civil en comisión será indispensable contar con la solicitud del Jefe
del Área de Talento Humano, dirigida al Subdirector de Operaciones a través de SIGOB, que debe contener los
siguientes datos:
 Nombre completo de la persona
 Tipo de documento y número de identificación
 Número y fecha de Resolución por medio de la cual se confiere la comisión de servicios (Se debe
adjuntar copia en el SIGOB)
 Cargo
 Entidad de la que proviene el comisionado
 Dependencia en la cual va a prestar el comisionado sus servicios
 Vigencia de la comisión
4.1.3
Carné para pasantes
Para la expedición del carné para pasantes será indispensable contar con la solicitud del Jefe del Área de Talento
Humano, dirigida al Subdirector de Operaciones a través de SIGOB, que debe contener los siguientes datos:
 Nombre completo de la persona
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LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Proceso asociado: Talento Humano






4.1.4
Código: L-TH-03
Versión 03
Tipo de documento y número de identificación
Institución educativa de la que proviene
Dependencia en la cual va a realizar la pasantía, práctica laboral y/o judicatura ad honorem
Nombre del supervisor de la pasantía
Número de memorando de aceptación de la pasantía (Se debe adjuntar copia en el SIGOB)
Vigencia de la pasantía
Carné para contratistas (que no sean de Fondo Paz)
Para la expedición del carné para contratistas o personal que preste sus servicios al DAPRE en virtud de un
convenio o contrato, será indispensable contar con la solicitud del Jefe del Área de Contratos, dirigida al
Subdirector de Operaciones a través de SIGOB, que debe contener los siguientes datos:






4.1.5
Nombre completo de la persona
Tipo de documento y número de identificación
Número de contrato o convenio
Dependencia a la cual va a prestar los servicios
Nombre del supervisor
Vigencia del contrato o convenio
Carné para contratistas de Fondo Paz
Para la expedición del carné para contratistas o personal que preste sus servicios al DAPRE en virtud de un
convenio o contrato suscrito con el Fondo de Programas Especiales para la Paz (Fondo Paz), será indispensable
contar con la solicitud del Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz, dirigida al Subdirector de
Operaciones a través de SIGOB, que debe contener los siguientes datos:






4.1.6
Nombre completo de la persona
Tipo de documento y número de identificación
Número de contrato o convenio
Dependencia a la cual va a prestar los servicios
Nombre del supervisor
Vigencia del contrato o convenio
Carné para personal en comisión en la Casa Militar
Para la expedición del carné para el personal en comisión en la Casa Militar será indispensable contar con la
solicitud del Jefe de la Casa Militar o quien este designe, dirigida al Subdirector de Operaciones a través de
SIGOB, la cual deberá contener los siguientes datos:
 Nombre completo de la persona
 Tipo de documento y número de identificación
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LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Proceso asociado: Talento Humano
Código: L-TH-03
Versión 03
 Número y fecha de Resolución por medio de la cual se confiere la comisión (Se debe adjuntar copia en
el SIGOB)
 Cargo o grado
 Entidad de la que proviene el comisionado
 Vigencia de la comisión
4.1.7
Carné para personal VIP
Para la expedición del carné de quienes por la naturaleza y la connotación especial de sus actividades requieran
acceder en forma periódica a las instalaciones de la Presidencia de la República, será indispensable contar con
la solicitud, dirigida al Subdirector de Operaciones a través de SIGOB, que debe contener los siguientes datos:





4.2
Nombre completo de la persona
Tipo de documento y número de identificación
Justificación de la expedición
Dependencia que requiere el acceso
Vigencia de permiso de acceso
REPOSICIÓN POR PÉRDIDA, DETERIORO O CAMBIO DE DEPENDENCIA Y CARGO
La reposición del carné en los casos de pérdida, deterioro o cambio de dependencia y cargo, deberá tramitarse
ante la Subdirección de Operaciones mediante comunicación a través de SIGOB que deberá ser remitido por
Jefe Área de Talento Humano, Jefe Área de Contratos, Jefe Casa Militar, Director Fondo de Programas
Especiales para la Paz, según sea el caso.
 En caso de pérdida del carné, la solicitud deberá estar acompañada de la manifestación por escrito de
tal situación, suscrita por el titular del carné, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de
juramento en los términos del artículo 30 del Decreto Ley 019 de 2012. En todo caso se deberán tener
en cuenta las excepciones establecidas en dicha norma.
 Cuando el carné presente un grado de deterioro que no permita la identificación se deberá proceder a
tramitar la reposición del mismo, previa devolución del carné que se encuentre en estado de deterioro.
En todo caso, deberá darse aplicación a la reglamentación vigente del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República en materia de reposición de carnés.
4.3
DEVOLUCIÓN DE CARNÉ
Toda persona a la que le haya sido entregado carné del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, está en la obligación de devolverlo a la dependencia que haya efectuado la solicitud de expedición
una vez se culmine su relación con la Entidad.
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LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Proceso asociado: Talento Humano
Código: L-TH-03
Versión 03
En caso de que la persona aduzca la pérdida del carné y no lo devuelva, deberá manifestarlo por escrito y bajo
la gravedad de juramento acompañándolo de la respectiva denuncia.
Las dependencias responsables de la solicitud de trámite, deberán remitir los carné devueltos a la Subdirección
de Operaciones relacionándolos por medio escrito a través de SIGOB, con el fin de iniciar el trámite para la
disposición final de los carnés dando aplicación a la reglamentación vigente del Departamento Administrativo de
la Presidencia de la República en esta materia.
5.
LINEAMIENTOS PARA EL USO ADECUADO DEL CARNÉ
En atención a la naturaleza especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se
hace necesario fijar los lineamientos para el uso y porte del carné dentro de las instalaciones de la Entidad.
La expedición del carné y su adecuado uso constituyen una necesidad en materia de gestión del Recurso
Humano dispuesto al servicio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como,
una medida de seguridad necesaria para el control del acceso y permanencia del personal que ejerce sus
funciones o cumplen sus actividades en las instalaciones del DAPRE.
 El uso y porte del carné en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República es de
obligatorio cumplimiento.
 Deberá portarse en un lugar visible durante todo el tiempo de permanencia en las instalaciones de la
entidad.
 El carné es un documento personal e intransferible.
Queda prohibida toda utilización del carné fuera de las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República, con excepción de las reuniones o eventos donde sea requerida la identificación por parte del
personal de Seguridad.
6.
MARCO LEGAL




7.
Decreto Ley 019 de 2012
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 1083 de 2015
DOCUMENTOS ASOCIADOS
 P-TH-04 Selección y vinculación personal de planta
 P-TH-13 Retiro del servicio personal de planta
7
LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y USO DE
CARNÉ
Proceso asociado: Talento Humano






8.
Código: L-TH-03
Versión 03
P-TH-19 Carnetización
F-TH-04 Control de documentos para posesión legal del cargo
F-TH-37 Control de documentos para el retiro del servicio
F-SA-11 Formato Estudio de Seguridad
F-BS-25 Informe Final de Supervisión
F-TH-60 Acta de Compromiso
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
 Subdirector de Operaciones
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