estudio previo - Superintendencia de Industria y Comercio

ESTUDIO PREVIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE IMPRESORAS LANIER DE LA SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO
(Artículo 3º Decreto 2474 de 2008)
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
De conformidad con lo establecido en el artículo 1° del Decreto 2153 de 1992, el artículo 71 de la Ley 1151 de 2007
y el Decreto 3523 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo de carácter técnico con
personería jurídica, que goza de autonomía administrativa, financiera, presupuestal y cuenta con patrimonio propio,
denominada entidad estatal para efectos contractuales de acuerdo con lo señalado en el literal b) del numeral 1 del
artículo 2 de la Ley 80 de 1993.
La Superintendencia de Industria y Comercio, como ente responsable de la formulación de políticas y divulgación de
las mismas, requiere la elaboración de diferentes documentos, como resoluciones, memorandos, circulares, oficios,
informes y actos administrativos. Además, no es solo responsable de brindar las herramientas necesarias a los
funcionarios para la realización de este tipo de funciones, sino también de mantener dichas herramientas en óptimas
condiciones.
Por lo anterior se cuenta con cuatro impresoras marca LANIER, las cuales necesitan un mantenimiento preventivo y
correctivo periódico para garantizar su correcto funcionamiento.
Para cubrir dicha necesidad es preciso contratar el servicio especializado de mantenimiento de las impresoras, el
cual incluya los repuestos que deban suministrarse para las reparaciones requeridas, ya que la superintendencia no
cuenta con personal capacitado que realice esta tarea.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES
2.1. OBJETO: Contratar la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de
repuestos, de tres (3) fotocopiadoras marca LANIER LD-145 y una (1) fotocopiadora marca LANIER LD115 de propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO
El proponente al cual sea adjudicado el contrato, se obliga para con la Superintendencia de Industria y Comercio
a prestar los siguientes servicios:
1. Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las siguientes impresoras:
TIPO DE IMPRESORA
LANIER LD 115
LANIER LD 145
TOTAL
CANTIDAD
1
3
4
2. Realizar el mantenimiento con personal técnico especializado y capacitado.
1
3. Suministrar los repuestos originales necesarios. (Deberá presentar el repuesto original y hacer la
devolución del repuesto reemplazado).
4. Atender los requerimientos solicitados por el Supervisor del contrato, en un tiempo de respuesta no mayor a
una (1) hora.
5. Prestar el servicio en las instalaciones de la Superintendencia.
6. Ofrecer garantía por los repuestos y trabajos realizados.
7. Reemplazar o cambiar cualquier repuesto que no satisfaga plenamente las necesidades de la
Superintendencia, ante la solicitud del supervisor del contrato
8. Presentar al supervisor del contrato un informe técnico de las labores realizadas durante cada visita técnica.
9. El contratista deberá acreditar la afiliación del personal que destinará para la prestación del servicio al
sistema de seguridad social integral e igualmente estar al día en el pago de los aportes y en el pago de sus
obligaciones parafiscales, durante la vigencia del contrato, según sea el caso.
10. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.
2.3. DOCUMENTOS TÉCNICOS
2.3.1. Certificación del fabricante de las fotocopiadoras marca LANIER modelos LD 145 y LD 115, objeto de
mantenimiento preventivo y correctivo, como distribuidor autorizado y avalado por el fabricante de los elementos
suministrados a los equipos objeto del contrato, con vigencia durante la ejecución del contrato y hasta su
terminación.
2.3.2. Tres (3) certificaciones de experiencia de contratos ejecutados o en ejecución dentro de los últimos tres
(3) años anteriores a la fecha de presentación de la oferta en el presente proceso de selección, cuya sumatoria
sea igual o superior a 60 SMMLV, relacionadas con el objeto del mismo.
Cada certificación debe contener como mínimo:
Entidad contratante
Persona a la que certifican y el número de identificación
Objeto del Contrato
Valor del contrato.
Fecha de iniciación del contrato y fecha de terminación
Porcentaje de participación en caso de Unión Temporal o Consorcio
Suscripción por parte de la persona que expide la certificación, que deberá representar a la contratante para
el efecto. Las certificaciones deberán contener adicionalmente el nombre y cargo de quien la firma,
dirección, teléfono y fecha de expedición.
El porcentaje de ejecución del contrato, el cual debe haberse ejecutado como en más de un 50% a la fecha
de presentación de la propuesta.
NOTAS:
Cuando se trate de consorcios o uniones temporales se deberá especificar el porcentaje de participación en
cada certificación allegada y para efectos de la certificación se tendrá en cuenta únicamente el porcentaje
de participación del proponente.
2
De haberse iniciado antes del término anterior, se tomará para efectos de la verificación el porcentaje
ejecutado dentro de la vigencia establecida en este pliego. (Tres años anteriores a la fecha de cierre del
proceso).
De terminar el contrato con posterioridad a la fecha del cierre de igual manera se tomará para efectos de la
verificación el porcentaje ejecutado dentro de la vigencia establecida en estos términos. Para cuyo efecto
deberá allegar el corte respectivo. (Hasta la fecha de cierre del proceso).
Si no se cuenta con la certificación, puede presentarse fotocopia del contrato junto con el acta de recibo
final o el acta de liquidación, donde se pueda obtener toda la información requerida.
Si la certificación incluye varios contratos adicionales a un contrato principal se contará como una sola
certificación.
Si la certificación incluye varios contratos principales suscritos con la misma entidad se contará cada
contrato por separado, es decir que cada contrato constituirá una certificación.
Los valores de las certificaciones deben ser expresados en pesos colombianos, no obstante si dichos
valores se expresan en dólares americanos los mismos se convertirán a la tasa de cambio del dólar
americano a la fecha de iniciación del respectivo contrato.
Para calcular el número de los salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) en el (los) año (s) de
ejecución del contrato, se procederá así:
2.3.2.1 Contratos ejecutados:
Si el contrato fue ejecutado en una misma vigencia fiscal, se dividirá el valor total del mismo en el valor del
salario mínimo mensual legal vigente del año de ejecución.
Si el contrato se ejecutó en más de una vigencia fiscal, se dividirá el valor total del mismo en el número de días
de ejecución de éste, el resultado se multiplicará por el número de días ejecutados en cada vigencia para
obtener el valor de ejecución de las respectivas vigencias y posteriormente se dividirá cada valor en el salario
mínimo mensual legal vigente del año respectivo. Por último se sumarán los resultados de los salarios mínimos
para obtener el valor total en salarios mínimos de la certificación.
2.3.2.2 Contratos en ejecución:
Si el contrato está siendo ejecutado en una misma vigencia fiscal, se dividirá el valor total del mismo en el
número de días del plazo de ejecución del contrato, dicha suma se multiplicará por el número de días contados
desde la fecha de iniciación de éste hasta la fecha de la certificación del tiempo y valor ejecutado, el anterior
resultado se dividirá en el valor del salario mínimo mensual legal vigente del año de ejecución.
Si el contrato está siendo ejecutado y dicha ejecución cubre más de una vigencia fiscal, se dividirá el valor total
del mismo en el número de días de ejecución de éste, el resultado se multiplicará por el número de días
ejecutados en cada vigencia para obtener el valor de ejecución de las respectivas vigencias y posteriormente se
dividirá cada valor en el salario mínimo mensual legal vigente del año respectivo. Por último se sumarán los
resultados de los salarios mínimos para obtener el valor total en salarios mínimos de la certificación. En este
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evento, los días ejecutados, corresponderán a los comprendidos entre la fecha de iniciación y la fecha de la
certificación del tiempo y valor ejecutado.
NOTA:
Se entiende por vigencia fiscal el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del
mismo año.
La SIC se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados.
Los periodos de suspensión de los contratos no serán tenidos en cuenta, al igual que los tiempos para liquidar
los contratos.
2.3.3. Las siguientes son las especificaciones mínimas técnicas que debe cumplir la propuesta para la
prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos de tres (3)
fotocopiadoras marca Lanier LD-145 y una (1) fotocopiadora marca Lanier LD-115”
En el formato donde se especifican las característica técnicas mínimas, el oferente debe diligenciar la columna
cumple (s/n), especificando si la oferta cumple o no con ese requerimiento exigido.
Este formato no podrá ser alterado o modificado en detrimento de las especificaciones que allí se consignan.
CUADRO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS
CUMPLE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS
(S/N)
1. Presentación de un cronograma para la realización de los trabajos que sirva de base para el
desarrollo del contrato, el cual debe ser aprobado por la persona encargada de la supervisión del
contrato perteneciente a la Dirección Administrativa y Financiera de la Superintendencia de
Industria y Comercio. Dicho cronograma puede variar de acuerdo con las necesidades de la
Superintendencia.
2. Presentación de un procedimiento óptimo para la realización de los trabajos, el cual debe ser
revisado y aprobado por la persona encargada de la supervisión del contrato perteneciente a la
Dirección Administrativa y Financiera de la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien
haga sus veces.
3. El contratista deberá garantizar mediante certificación escrita a la Superintendencia, que el
personal que empleará para la ejecución del contrato, es personal especializado en el
mantenimiento preventivo y correctivo de las fotocopiadoras marca LANIER modelos LD 145 y
LD 115.
4. Designar una persona que sirva de interlocutor entre la Superintendencia y el contratista.
5. El proponente favorecido deberá suministrar, durante la ejecución del contrato, el personal,
equipo y repuestos requeridos para efectuar los trabajos de mantenimiento contratados.
2.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato es de once (11) meses o
hasta el agotamiento de los recursos, lo que ocurra primero, contados a partir de la fecha de suscripción del
acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía única.
4
2.5. FORMA DE PAGO: La Superintendencia cancelará al contratista el valor del mantenimiento por
mensualidades vencidas, según lo facturado, previo recibo a satisfacción y presentación de constancia del
Supervisor sobre el correcto cumplimiento del objeto del contrato.
Para efectos de cada pago el contratista deberá adjuntar con la factura, la constancia del pago de los
aportes al sistema general de seguridad social integral del personal asignado para la prestación del
servicio, así como el pago de aportes parafiscales, según sea el caso.
2.6. TIPO DE CONTRATO: Prestación de Servicios.
2.7. LUGAR DE EJECUCIÓN: Superintendencia de Industria y Comercio ubicada sede Bogotá D.C.
2.8. PRESUPUESTO ESTIMADO: El valor del presupuesto oficial establecido para la presente contratación es
la suma de VEINTIOCHO MILLONES CUATROCIENTOS DIEZ MIL QUINIENTOS CUARENTA Y
CUATRO PESOS MONEDA CORRIENTE ($28.410.544.oo) M/CTE, incluido IVA, con cargo a gastos de
funcionamiento – mantenimiento de bienes muebles, equipos y enseres. Soportado en el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal N° 7011 de fecha 26 de enero de 2011.
2.9. SUPERVISIÓN: La supervisión y control de la correcta ejecución del contrato, estará a cargo de la
Coordinadora del Grupo Administrativo o por la persona que la Ordenadora del Gasto designe para tal fin.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
El presente proceso de selección se adelantará por medio de la modalidad de selección abreviada de menor
cuantía, por convocatoria pública, teniendo en cuenta la cuantía del contrato a celebrar determinada en función
del presupuesto anual asignado a la Entidad que para la actual vigencia 2011, la menor cuantía será igual o
inferior a $149.968.000.oo. Lo anterior con fundamento en lo establecido en el literal b) del numeral 2º del
Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 2025 de 2009, según la cual la menor cuantía
constituye una modalidad de excepción al principio general de la licitación pública.
4. DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y PONDERACIÓN, ASÍ COMO LOS FACTORES DE
DESEMPATE
Todas las ofertas presentadas válidamente en la presente contratación las analizarán los evaluadores designados
por la Superintendencia para tal efecto, aplicando los mismos criterios para todas ellas, procurando con ello una
selección objetiva que le permita asegurar la escogencia del ofrecimiento más favorable para la Entidad y la
realización de los fines que se buscan con la contratación.
La superintendencia en esta contratación, realizará un análisis comparativo de las ofertas teniendo en cuenta los
aspectos que se relacionan a continuación y seleccionará aquella que obtenga el mayor puntaje.
Se evaluará sobre un total de 1000 puntos de la siguiente manera:
4.1 PROPUESTA ECONÓMICA (800 Puntos): 800 puntos a la oferta que proponga el menor precio y a las demás
en forma proporcional descendente, mediante una regla de tres inversa.
4.2 MAYOR GARANTÍA OFERTADA (100 Puntos): Se calificará de acuerdo con la siguiente tabla:
5
GARANTÍA (Sin
costo adicional
para la Entidad)
PERIODO DE GARANTÍA
Entre 36 a 24 meses
Entre 23 a 12 meses
Puntos
100
50
4.3 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 puntos):De conformidad con lo establecido en la ley 816 de 2003,
se asigna dentro de los criterios de calificación un puntaje de 100 puntos a la propuesta donde se ofrezca 100%
de componente de servicios profesionales nacionales; 65 puntos al proponente que ofrezca 50% de componente
de servicios profesionales nacionales y 50% de componente de servicios profesionales extranjero y 0 puntos al
proponente que ofrezca menos del 50% de componente de servicios profesionales nacionales.
4.4 CRITERIOS DE DESEMPATE: En caso de presentarse empate entre los proponentes ubicados en primer orden
de elegibilidad, se aplicarán los siguientes criterios de desempate, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2
del Decreto 2473 de 2010:
1. En caso de presentarse empate, se preferirá al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en la
propuesta económica.
2. En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta
de bienes o servicios extranjeros.
3. Si se presenta empate o este persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la
Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura,
conformada únicamente por Mipymes nacionales.
4. Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios,
uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, este
se preferirá.
5. Si el empate se mantiene, se definirá la adjudicación del contrato mediante sorteo.
Solamente serán objeto de calificación las ofertas que cumplan con los requisitos mínimos habilitantes
establecidos.
5. ESTUDIO DE MERCADO O ANÁLISIS ECONÓMICO DEL VALOR DEL CONTRATO
La Superintendencia cuenta con 4 impresoras marca LANIER, como lo muestra el siguiente cuadro:
TIPO DE IMPRESORA
LANIER LD 115
LANIER LD 145
TOTAL
CANTIDAD
1
3
4
Para realizar la estimación del valor del contrato se realizó el estudio de precios de mercado para los mantenimientos
preventivos y correctivos teniendo en cuenta el plazo total de ejecución del contrato, con empresas especializadas
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en esta clase de servicio (RICOH, GTS, DITATEL), se calculó un valor promedio por todos los proveedores de
servicio que cotizaron, con el fin de estimar un valor promedio total para el mantenimiento preventivo y correctivo.
Los resultados se muestran en la siguiente tabla.
TIPO
CANT
LANIER LD 115
LANIER LD 145
1
3
COTIZACIÓN
RICOH
$
COTIZACIÓN
GTS
29.000.000 $
COTIZACIÓN
DITATEL
26.883.633 $
VALOR
PROMEDIO
MTTO TOTAL
29.348.000 $
28.410.544
De acuerdo con esto, para la presente contratación se estima la suma hasta por valor de VEINTIOCHO MILLONES
CUATROCIENTOS DIEZ MIL QUINIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS MONEDA CORRIENTE
($28.410.544.oo M/Cte.) incluido IVA. Con cargo al rubro de funcionamiento A-2-0-4-5-2 denominado “Mantenimiento
de bienes Muebles, Equipos y Enseres”, según Certificado de disponibilidad Presupuestal N° 7011 de fecha 26-012011.
6. SICE
En cuanto a la consulta del precio indicativo CUBS, se constató la desagregación de este servicio y se verificó que
se encuentra hasta el tercer nivel, así:
2. Servicio
2.24 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo
2.24.1 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo
Código 2.24.1
Nombre: Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo Descripción: N/A
7.
ANÁLISIS, ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN
AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
TIPO DE RIESGO
ESTIMACIÓN
ASIGNACIÓN
PROBABILIDAD DE
MAGNITUD
CONTRATISTA
ENTIDAD
OCURRENCIA
Defectos de fabricación en el
suministro de repuestos.
Menor
Ocasional
X
Demoras en la ejecución de rutinas
de mantenimiento injustificadas.
Menor
Ocasional
X
7
No contar con personal, equipos y
materiales adecuados para ejecutar
los mantenimientos.
Menor
Ocasional
X
Riesgo de daños a terceros, a
instalaciones o a equipos que se
encuentran cerca o le presten apoyo
a los equipos o elementos objeto de
la presente solicitud.
Menor
Ocasional
X
8. ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA:
Teniendo en cuenta los riesgos descritos anteriormente se hace necesario exigir mecanismos de cobertura que
permitan tomar acciones en caso que se presenten dichas situaciones. De conformidad con el artículo 7 de la ley
1150 de 2007 y el Decreto 4828 de 2008 y de acuerdo a la naturaleza de los riesgos previstos, el oferente favorecido
se debe comprometer y obligar a constituir a favor de la Superintendencia garantías que den cubrimiento a los
mismos en las siguientes condiciones:
a) El cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y legales del caso, incluido el pago de las multas y de la
cláusula penal pecuniaria, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del mismo, con una vigencia igual
al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses y diez (10) días más, contada a partir de la fecha de expedición
de la garantía.
b) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y repuestos suministrados, en cuantía equivalente al diez
por ciento (10%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y cuatro (4) meses y diez
(10) días más, contada a partir de la fecha de expedición de la garantía.
c) Calidad del servicio, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) y una vigencia igual al plazo de ejecución
del mismo y cuatro (4) meses y diez (10) días más, contada a partir de la fecha de expedición de la garantía.
d) Pago de salarios prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, en cuantía equivalente al cinco por
ciento (5%) del valor del contrato y vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres años y diez (10) días más,
contada a partir de la fecha de expedición de la garantía.
El oferente favorecido, podrá otorgar como mecanismos de cobertura, cualquiera de las garantías que establece el
articulo 3 del Decreto 4828 de 2008 en las condiciones que determina el mismo decreto para cada una.
GLORIA EDITH MARTINEZ SIERRA
Directora Administrativa y Financiera
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