I Elaboración del archivo .txt para PLE

Área Tributaria
I
Elaboración del archivo .txt para PLE
Ficha Técnica
Autor : Miguel Antonio Ríos Correa
Título : Elaboración del archivo .txt para PLE
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 276 - Primera Quincena de Abril 2013
A partir de la última semana de mayo y la primera de junio,
después de varias idas y vueltas por parte de la administración,
se dará inicio al cronograma de vencimiento para la presentación
de libros electrónicos (sistema denominado formalmente como
SLE - PLE, para diferenciarlo del SLE - SOL relacionado al Registro
de Compras y Ventas, vinculado a la factura electrónica y que a
la fecha es opcional), tanto para los contribuyentes incorporados
(PRICOS) como a los afiliados.
En la presente aplicación práctica se entregarán los pasos para
poder elaborar el archivo .txt que el aplicativo PLE validará y
enviará, utilizando para ello el Excel y los formatos que se pueden ubicar desde la página web de la Sunat. Debe quedar claro
que si usted como sujeto obligado o afiliado al PLE posee un
software que exporta esta información a un archivo Excel (.xls)
o un archivo de texto plano o Bloc de notas (.txt). La información otorgada en el presente trabajo le servirá para entender
y adecuar su información a los parámetros requeridos por la
norma y así poder cumplir con la obligación de presentar sus
libros dentro de los plazos señalados.
Antes de comenzar con la elaboración de la estructura de los
libros, existen ciertas consideraciones que no deben pasar desapercibidas y que abordaremos como una base teórica mínima
y funcional.
1. El PLE: ¿sistema de contabilidad o un software
contable?
El SLE - PLE no es un sistema de contabilidad, es un aplicativo que
permite presentar la información contable a la administración
tributaria dentro de los plazos máximos permitidos, con el fin que
los contribuyentes reduzcan costos de legalización, además de
otros costos como el de impresión, almacenamiento, etc. Es decir,
ya sea que el contribuyente se encuentre a la fecha llevando
su contabilidad a través del sistema manual o computarizado,
puede hacer uso del PLE.
Además, el PLE no es un software contable, es decir, la información que en el aplicativo se valide es entera responsabilidad del
profesional de contabilidad que elabore la referida declaración.
El aplicativo PLE solo valida que la información contenida en el
archivo .txt cumpla con los parámetros señalados en la norma
(el tipo de carácter, o la cantidad de decimales, etc.), de manera
que la consistencia entre la base imponible y el IGV o la dinámica
de cuentas para el Libro Diario y el Mayor es información que
debe ser confirmada por el declarante; PLE no informa sobre
dichos errores, y en tanto el archivo cumpla con los parámetros
el envío y la generación del Libro o Registro es posible.
De aquí se deslinda una duda generalizada, para el PLE no es
obligatorio la utilización de un software; si se trata de un contribuyente con un número pequeño de operaciones de compras
y ventas en el mes, es perfectamente posible que se elabore
la información en un archivo Excel, respetando los parámetros
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Primera Quincena - Abril 2013
requeridos, llevado a un archivo .txt, para posteriormente
validar y presentar dicha información a través del PLE. No
obstante, si el número de las operaciones es considerable, el
software se hace necesario (para obtener la información de las
operaciones) pero no obligatorio.
Importante:
Al validarse el archivo .txt en el PLE se genera un resumen, el
mismo que es enviado a través del aplicativo mismo, asignándosele un algoritmo o código único de seguridad denominado
HASH. De aquí se advierte que lo que finalmente llega a la
Sunat, no es la totalidad de la información, sino solo se trata de
un resumen, razón por el contribuyente se encuentra obligado
a conservar o almacenar el archivo .txt validado. Por su parte,
la administración tributaria conserva la facultad de fiscalizar la
información enviada así como la información física que sustenta
los registros validados y enviados a través del PLE.
Además, habiéndosele otorgado un código de seguridad (hash),
Sunat, dentro de un procedimiento de fiscalización o verificación,
queda facultada a confrontar el archivo que el sujeto conserva
con el enviado, ello con el fin de comprobar la veracidad de la
información almacenada.
2. Sujetos incorporados vs. afiliados
No solo para nuestro idioma, también para la norma del PLE
(Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y modificatorias) son dos términos distintos y que originalmente
disponían de efectos diferentes. Por sujetos incorporados se
entiende a aquellos que se encuentran obligados a utilizar el
PLE por el imperio de la norma, y por afiliados se entiende a
aquellos que voluntariamente se acogieron al referido aplicativo.
No obstante, con la última modificación incorporada a la norma
del PLE a través de la Resolución de Superintendencia N° 0082013/SUNAT, las obligaciones para ambos son exactamente las
mismas, esto es, la obligación de llevar el Registro de Compras
y Registro de Ventas e Ingresos (a partir del 01.01.13) y el Libro
Diario, el Libro Mayor o el Libro Diario de Formato Simplificado
(a partir del 01.06.13), con la atingencia que aquellos considerados como PRICOS (obligados a llevar el PLE) desde el 29.12.12
a través de la Resolución de Superintendencia N° 309-2012/
SUNAT tiene la obligación de llevar el Registro de Compras y
Ventas desde el 01.03.13.
No obstante lo anterior, una condición propia de los incorporados (no exigible para los afiliados) es la obligación de comunicar
una segunda dirección donde se archiven o almacenen en formato digital u óptico los archivos enviados a través del PLE. Segunda
dirección que no contiene mayor requerimiento, pudiendo ser
un establecimiento anexo de la misma empresa, el domicilio
declarado para otra empresa o cualquier otro domicilio.
3. Cronograma de atraso máximo
De la misma forma, tanto para incorporados (PRICOS) como para
afiliados (voluntarios), de acuerdo a la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/SUNAT, existe un plazo excepcional para
la presentación del Registro de Compras y el Registro de Ventas
e Ingresos para el 2013, el mismo que se determina en función
al último dígito del RUC, tal como se aprecia a continuación:
Actualidad Empresarial
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I
Actualidad y Aplicación Práctica
Mes(*) / RUC
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Fecha máxima de atraso según el último dígito del RUC
3
4
5
6
0
1
2
7
8
9
24.05.13
06.06.13
05.06.13
04.06.13
03.06.13
31.05.13
30.05.13
29.05.13
28.05.13
27.05.13
24.06.13
05.07.13
04.07.13
03.07.13
02.07.13
01.07.13
28.06.13
27.06.13
26.06.13
25.06.13
23.07.13
06.08.13
05.08.13
02.08.13
23.08.13
24.09.13
24.10.13
25.11.13
24.12.13
24.01.14
06.09.13
07.10.13
07.11.13
06.12.13
08.01.14
06.02.14
05.09.13
04.10.13
06.11.13
05.12.13
07.01.14
05.02.14
04.09.13
03.10.13
05.11.13
04.12.13
06.01.14
04.02.14
01.08.13
31.07.13
30.07.13
26.07.13
25.07.13
24.07.13
03.09.13
02.10.13
04.11.13
03.12.13
03.01.14
01.02.14
02.09.13
01.10.13
31.10.13
02.12.13
02.01.14
31.01.14
29.08.13
30.09.13
30.10.13
29.11.13
31.12.13
30.01.14
28.08.13
27.09.13
29.10.13
28.11.13
30.12.13
29.01.14
27.08.13
26.09.13
28.10.13
27.11.13
27.12.13
28.01.14
26.08.13
25.09.13
25.10.13
26.11.13
26.12.13
27.01.14
(*)
En el caso del Registro de Compras se refiere al mes al que corresponde el registro de operaciones según las normas de la materia.
En el caso del Registro de Ventas e Ingresos se refiere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo
Aquí se habla de un plazo excepcional por el ejercicio 2013,
toda vez que la norma en principio plantea como plazo de atraso
máximo el mismo que se encuentra legislado en la norma general
de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, (Resolución
de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT), que sobre este extremo fue modificada por la Resolución de Superintendencia N°
111-2011/SUNAT; disponiéndose que para el caso del Registro
de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos llevados de manera
electrónica, el plazo máximo de atraso es de 18 días hábiles del
mes siguiente al que corresponda el registro de las operaciones, o a
aquel en que se emita el comprobante de pago, respectivamente.
Cabe precisar que este plazo excepcional es solo para el Registro
de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos. Para el Libro
Diario, el Libro Mayor o el Libro Diario de Formato Simplificado (exigibles desde las operaciones del 01.06.13), el plazo
es el mismo que se encuentra en la norma general, es decir, 3
meses contados desde el primer día hábil del mes siguiente de
realizadas las operaciones. Siendo así, el plazo máximo para el
primer periodo (06/2013) recién vencería el 30 de setiembre de
2013, tanto para incorporados (PRICOS) como para los afiliados
(voluntariamente acogidos).
4. Otras obligaciones
Adicionalmente a lo anotado se debe tener en cuenta:
a) Plazo para el domicilio adicional: La norma no ha señalado
una fecha exacta para que los incorporados (PRICOS) cumplan
con la obligación de señalar el domicilio adicional, considerando que el mismo debe estar declarado antes de la generación
del primer Registro o Libro. No obstante, si el legislador ha
señalado un plazo para comunicar la MODIFICACIÓN de la
referida dirección adicional, se dispone de un máximo de dos
(2) meses contados desde el día siguiente a dicho cambio.
b) Anotación de forma conglomerada: Si bien las normas generales (artículo 14° del Reglamento de Comprobantes de Pago
y los numerales 3.3, 3.4 y 3.6 del artículo 10° del Reglamento
de la Ley del IGV) permiten la anotación de operaciones que no
otorguen derecho a crédito fiscal (boletas de ventas y tickets que
no discriminen el IGV) de forma consolidada por día y punto de
emisión, tanto para el Registro de Ventas e Ingresos como para
el Registro de Compras, ya sea para la contabilidad manual o
computarizada, en el caso del PLE, los formatos solo han dejado
esta posibilidad para el Registro de Compras, mientras que para
el Registro de Ventas e Ingresos exige la anotación individual por
cada boleta de venta, pudiendo anotar de forma conglomerada
por día y punto de emisión solo los tickets o cintas emitidos
por máquinas registradoras que no otorguen derecho a crédito
fiscal.
c) Tipo de moneda: Como es sabido, la norma general de Libros y Registros vinculados a asuntos tributario, Resolución de
Superintendencia N° 234-2006/SUNAT ha establecido como
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regla la contabilización en moneda nacional (nuevos soles),
salvo lo señalado por el numeral 4 del artículo 87° del TUO
del Código Tributario. A la fecha, de acuerdo al Decreto Supremo N° 151-2002-EF (26.09.02), solo los contribuyentes que
han suscrito contratos con el Estado y recibido y/o efectuado
inversión extranjera directa, puedan llevar contabilidad en
moneda extranjera. Para ello, es necesaria la presentación del
Formulario 2305 ante la Sunat. Cabe precisar que el tipo de
moneda se identifica en la nomenclatura del Libro o Registro.
d) Obligación de conservar la información: De acuerdo al
numeral 7 del artículo 87° del TUO del Código Tributario,
el contribuyente tiene la obligación de almacenar, archivar y
conservar los libros y registros, llevados de manera manual,
mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos
susceptibles de generar obligaciones tributarias, mientras el
tributo no este prescrito, esto es, 4 años si las obligaciones se
han declarado, 6 años si las obligaciones no se han declarado
o 10 años si se tratan de tributos retenidos o percibidos. Por
su parte, el artículo 5° del Decreto Ley N° 25988, modificado por el artículo 1° de la Ley N° 27029, dispone que las
empresas cualquiera sea su forma de constitución estarán
obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros
documentos relacionados con el desarrollo de su actividad
empresarial, por un periodo que no excederá de 5 (cinco)
años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión
del documento. No obstante, las normas antes glosadas, el
Informe N° 162-2006-SUNAT/2B0000 ha dispuesto que: “La
Administración Tributaria se encuentra facultada para exigir la
exhibición de libros y registros contables, así como documentos y antecedentes de situaciones u operaciones ocurridas en
periodos prescritos, en tanto contengan información que se
encuentra relacionada con hechos que tengan incidencia o
determinen tributación en periodos no prescritos materia de
fiscalización”. En función al criterio anterior, la recomendación
es almacenar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios por un periodo de 10 años, que es el plazo que el artículo
2001° del Código Civil ha diseñado para la prescripción de
la acción personal o real, recomendación que alcanza a los
libros generados y enviados a través del aplicativo PLE.
e) Modificación de la información: Tal como se ha señalado,
al generar y enviar el archivo .txt el aplicativo PLE le asigna
un código de seguridad (hash), de manera que el archivo
enviado debe ser inmodificable. En el caso que posteriormente
se advierta de errores en la información anotada y enviada a
través del PLE, dicha información se anotará y enviará junto a
la información del periodo en que se haya advertido de dicho
error señalando determinado código que la identificará como
una corrección de datos y no como una operación del periodo
declarado, en suma, para corregir errores no se presentaran
declaraciones rectificatorias. Por ejemplo, si ya se ha presentado el Registro de Ventas de enero de 2013, y en el mes de
octubre de 2013 se advierte de un error, en dicho periodo
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Área Tributaria
(octubre de 2013) al consignar la información de las ventas,
se volverá anotar la venta de enero, corrigiéndose el error y
señalando el código o estado que indica la oportunidad de
la anotación “9”, haciendo referencia que la operación de
venta corresponde a un periodo anterior. El mismo código “9”
identifica la corrección de errores para el Registro de Compras.
5. Descarga del PLE
La versión del PLE vigente es la 3.0.1, actualizada al 27.03.13,
la misma que se puede descargar desde la página de la Sunat,
en la siguiente ubicación:
I
(5) Código de oportunidad de presentación del Estados Financieros, aplica solo al Libro de Inventarios y Balances, para los
demás consigne 00 (como en el caso propuesto al tratarse
del Registro de Ventas).
(6) Indicador de operaciones: 1 Empresa o entidad operativa;
2 Cierre del libro - no obligado a llevarlo; 0 Cierre de operaciones - baja de inscripción en el RUC.
(7) Indicador del contenido del libro o registro: 1 Con información; 0 Sin información.
(8) Indicador de la moneda utilizada: 1 Nuevos soles; 2 US
dólares.
(9) Es un código fijo, siempre se señala el “1” como indicador
de libro electrónico generado por el PLE.
7. Elaboración del archivo .txt
A efectos del caso práctico desarrollaremos como ejercicio el
Registro de Ventas e Ingresos. La recomendación es trabajar
sobre los mismos formatos publicados en la norma. Para ello,
debemos seguir los siguientes pasos:
a) Descargar los formatos publicados con la Resolución de
Superintendencia N° 248-2012/SUNAT
6. Estructura de la nomenclatura
Tan importante como la información que se asignará dentro del
archivo .txt es el nombre que se le debe otorgar al archivo, caso
contrario el aplicativo PLE no lo podrá incorporar ni validar. El
nombre o rotulo del archivo .txt debe estar compuesto de la
siguiente manera:
LE 2046645464920130100140100001 1 1 1.TXT
(1)
(2)
(3)
(4)
b) Abrir el archivo anexos 2.rs248-2012.xls, ubicar la hoja
titulada 14 Registro de Ventas:
(5)(6)(7)(8)(9)
Donde:
(1) LE es un código fijo, es decir, se repetirá para todos los libros
y registros.
(2) RUC del generador o contribuyente incorporado (PRICO) o
afiliado.
(3) Periodo al que corresponde el libro bajo el formato Año, Mes,
Día. No obstante, la información del día solo se utiliza para
el Libro de Inventarios y Balances, para los demás, siempre
será 00.
(4) Código del Libro, de acuerdo al Anexo 2 de la Resolución
de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT, modificado por
la Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT:
- 140100 identifica al Registro de Ventas e ingresos, como
en el caso propuesto.
- 080100 Registro de Compras
- 050100 Libro Diario
- 050200 Libro Diario formato simplificado
- 060100 Libro Mayor
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c) Copiar desde la celda A4 hasta la G43
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Actualidad y Aplicación Práctica
d) Dentro del mismo archivo, abrir una hoja nueva. Ubicarse en
la celda A1 y con clic derecho (anticlic) seleccionar “pegado
especial”. A continuación, tal como señala en la imagen,
seleccionar la opción “Trasponer”:
La información por defecto que debe consignarse en caso
no exista información, de acuerdo a las reglas generales dispuestas por el Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia
N° 248-2012/SUNAT, es la siguiente:
e) Eliminar todas las columnas que no contengan numeración
en su encabezado, tal como se señala a continuación:
Default de texto
De NO haber información, consignar el carácter
guión “-”
Default de monto
De NO haber información, consignar “0.00”
Default de cantidad
De NO haber información, consignar “0”
Default de fecha
De NO haber información, consignar “01/01/0001”
i) Especial mención merecen las denominadas celdas llaves,
que para el caso del Registro de Ventas e Ingresos se ubican
en la columna B y C (campos 1 y 2). Estas celdas llaves son
códigos únicos para cada registro (fila), la información en
ella consignada no puede ser repetida en toda la fila.
j) Registraremos una factura de venta, bajo los siguientes datos:
f) Reducir el tamaño de las filas, hasta que el archivo Excel
permita consignar información en la parte inferior.
g) Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde
la columna A hasta la AD). Seleccionar “formato de celdas”.
Seleccionar la opción “Texto”. Esto permitirá que cuando se
consignen ceros a la izquierda, o formatos de fecha, Excel
los respete y con ello se pueda cumplir con los parámetros
solicitados por el PLE.
h) Adviértase que todas las columnas necesitan información,
excepto la columna E (campo 4) y la columna AC (campo
28). Incluso en las columnas en donde no tenga información
por consignar, debe anotar información por defecto, de tal
forma que las columnas contengan algún dato.
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Instituto Pacífico
- Columna B (campo 1): Periodo 20130100. Formato año, mes, día.
Como se ha señalado antes, el día es utilizado solo para el Libro de
Inventarios y Balances, para los demás casos (como en nuestro ejemplo
por tratarse del Registro de Ventas e Ingresos) se debe consignar 00.
- Columna C (campo 2): 150001. Número correlativo del registro o
el código único de la operación. Este es un código interno de cada
empresa o negocio, el mismo que puede ser alfanumérico.
- Columna D (campo 3): 10.01.13. Fecha de emisión del comprobante.
- Columna F (campo 5): 01 – Factura. Tipo de comprobante de pago o
documento. Los códigos de los tipos de comprobantes se ubican en la
Tabla 10 del Anexo 3 el mismo que puede encontrarse en el numeral
10 de la ruta señalada en el punto 5 de la presente aplicación práctica,
bajo el título “10. Estructuras de los Libros Electrónicos para la Versión
3.0 del PLE – Vigente a partir del 01.01.13”.
- Columna G (campo 6): 0001. Número de serie del comprobante de
pago. Aquí debe advertirse que a pesar de lo señalado en la numeral
4.1 del artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie
debe estar compuesta de cuatro dígitos (no de tres).
- Columna H (campo 7): 126. Número del comprobante de pago
- Columna J (campo 9): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del
cliente. Ver Tabla 2 del Anexo 3.
- Columna K (campo 10): 10428409600. Número de Documento de
Identidad del cliente.
- Columna L (campo 11): SOTO PEREZ VALERIA MURIEL. Apellidos y
nombres, denominación o razón social del cliente.
- Columna N (campo 13): 1500.00. Base imponible de la operación
gravada
- Columna R (campo 17): 270.00. IGV y/o IPM.
- Columna V (campo 21): 1770.00. Importe total del comprobante de
pago
- Columna AB (campo 27): 1. Estado que identifica la oportunidad de
la anotación 1 cuando la operación corresponde al periodo.
- Columna AC (campo 28): GR001/125. Campos de libre utilización.
En los demás campos, anotar la información que por defecto corresponde
a los campos en donde no se tiene información por consignar.
- Columna I (campo 8): “0” (default de cantidad).
- Columna M (campo 12), O (campo 14), P (campo 15), Q (campo 16),
S (campo 18), T (campo 19), U (campo 20): 0.00 (default de monto).
- Columna W (campo 22): “0.000” (tipo de cambo a tres decimales).
- Columna X (campo 23): “01/01/0001” (default de fecha).
- Columna Y (campo 24): “00”.
- Columna Z (campo 25), AA (campo 26): “-” (default de texto).
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Primera Quincena - Abril 2013
Área Tributaria
k) Una vez llenados todos los parámetros del Registro de Ventas
e Ingresos, debemos pasar la información del Excel al formato .txt. No obstante, debe advertirse que cada campo en el
archivo de texto plano (.txt) debe separarse por el signo “|”
(palote). Para ello, podemos utilizar la función “concatenar”
del Excel, o mejor; se puede cambiar la configuración del
equipo para que de forma automática separe los campos
con el signo “|”.
Para ello, es necesario ingresar a “Panel de control”, después
a “Reloj, idioma o región”, “Configuración regional y de idioma”, “Configuración adicional”, y en la opción “Separador
de listas” cambiar la “,” por un “|”. Después aceptar a todo.
Ahora se debe copiar desde el archivo Excel trabajado las
celdas B8 hasta AC8.
l) Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el
archivo original). Sobre la casilla A1 se debe pegar la información antes copia.
I
Se debe “Guardar” y posteriormente cerrar el archivo .txt
generado.
ñ) Ingresamos al aplicativo PLE descargado siguiendo los pasos
del punto 5 del presente, el mismo que ya debe aparecer el
Escritorio de su PC. Recodemos que para poder validar y enviar
el archivo .txt se debe ingresar al PLE a través del usuario y
clave SOL, caso contrario solo se podrá validar el archivo.
o) Se debe ingresar a la opción “Validar” y enviar. Después
a la opción “Añadir archivo”. Buscar la ruta en donde ha
guardado el archivo .txt. A continuación “Abrir” y después
en la opción “Validar”, tal como se muestra a continuación
ll) Se debe guardar el nuevo archivo. Opción “guardar como”
(ubicar por ejemplo el escritorio o mis documentos o la
carpeta de su elección), y en tipo seleccionar el formato CSV
(delimitado por comas,*.csv). A continuación “Guardar”, al
siguiente mensaje “Aceptar”, y al siguiente “Si”. Cerrar el
archivo creado (a la pregunta “¿Desea guardar los cambios?”,
responder NO).
p) Como se aprecia, el archivo no presenta errores, es decir,
cumpliendo los pasos señalados, el archivo ha sido elaborado
correctamente y esta listo para su envío. También se puede
ver la constancia y los totales de control.
m) Sobre el archivo generado, debe darle clic derecho, selección
“abrir con”, y tomar la opción “bloc de notas”. Se generará
el archivo .txt con la información de los campos delimitada
por el signo |.
n) Ahora debemos ir a “Archivo”, “Guardar como” y en el
nombre se le debe consignar la nomenclatura señalada en
el punto 6 de la presente aplicación práctica.
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q) Finalmente, al enviarse el resumen generado, se obtendrá
la “Constancia de recepción”, la misma que constituye la
prueba de haber cumplido con la obligación.
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