Manual de procedimientos ACCION CIVICA

2015
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ACCION CIVICA Y CULTURAL
H. AYUNTAMIENTO DE PUERTO PEÑASCO,
SONORA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS 2015-2018
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« C u l t u r al
INTRODUCCION
El presente Manual de Procedimientos contempla el conjunto de normas y procedimientos
que reglamentan las actividades de la Dirección de Acción Cívica y Cultural.
El Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir como instrumento de apoyo en el
Funcionamiento Institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones realizadas por la Dirección de Acción Cívica. Contemplando la descripción de
los procedimientos realizados, así como las políticas que se rigen para la elaboración de los
procedimientos.
VISION
La Dirección de Acción Cívica y Cultural estará encaminada a promover, preservar y difundir
las tradiciones Culturales y Cívicas. Brindarle a la Comunidad a través de diferentes eventos
locales, nacionales e internacionales tiempo de esparcimiento y/o conocimiento histórico,
buscando siempre los elementos necesarios para el cumplimiento de los objetivos trazados
en Plan de Desarrollo Municipal.
MISION
Lograr que la expresión Cultural y Artísticas de nuestro municipio tenga accesible los medios
para difundirse, promover y fomentar la preservación tanto del Patrimonio cultural como
nuestra identidad regional. Planificar los Eventos Cívicos del Gobierno Municipal en plena
concordancia con autoridades educativas, militares, instituciones y civiles respetando
cuidadosamente el calendario Cívico Nacional y Estatal.
VALORES
Los principios con los cuales se desempeña la Dependencia de Acción Cívica y Cultural son:
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Honradez
Sinceridad.
Lealtad.
Imparcialidad.
Eficiencia.
Transparencia.
Compromiso.
Respeto.
Compañerismo.
MARCO JURIDICO
Todos los Servidores Públicos del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco deben realizar sus
funciones de acuerdo a lo establecido en las siguientes Leyes aplicables:
I.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
II.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora.
III.
Ley del Gobierno y Administración Municipal para el Estado de Sonora.
IV.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Sonora y de los
Municipios.
V.
Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado de Sonora.
VI.
Ley de Servicio Civil para el Estado de Sonora.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACCION CIVICA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural.
NOMBRE DEL PROCESO: Eventos Cívicos.
RESPONSABLE DEL PROCESO:
1.- OBJETIVO: Describir el proceso para la realización de Eventos Cívicos con el fin de
cumplir con los Eventos calendarizados anualmente.
2.- ALCANCE: Este mapa de procesos, tiene alcance a toda la comunidad.
3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
§ Calendarizar las fechas de los Eventos Cívicos.
§ Invitar a Funcionarios, Escuelas, Comunidad en general.
§ Que los Eventos se lleven a cabo en el lugar, hora y día que se programe.
En Responsabilidad del Solicitante:
§ Programar con esta Dependencia con anticipación los Lunes Cívicos.
§ Su asistencia en los Planteles Educativos en los Lunes Cívicos.
4.- DEFINICIONES:
•
•
•
•
•
Coordinar: Concertar medios, esfuerzos, etc., para una acción común.
Ciudadano: Persona física de sexo Femenino y/o Masculino de nacionalidad
mexicana.
Ayuntamiento:
Es el cuerpo de representación popular que ejerce el poder
Municipal, integrándose como un órgano colegiado de pleno carácter democrático,
siendo este la autoridad más inmediata y cercana del pueblo.
Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o
deportiva.
Cívico: Perteneciente o relativo al patriota o a la patria.
•
•
•
•
•
Comunidad: Conjunto de personas de un pueblo, región o nación.
Calendarizar: Fijar anticipadamente las fechas de ciertas actividades a lo largo de
un periodo.
Sector Educativo: Grupo de personas pertenecientes a la educación.
Funcionarios: Persona que se desempeña un empleo público.
Plantel: Establecimiento, lugar o reunión de gente en que se forman personas
hábiles o capaces en algún ramo del saber, profesión, ejercicio, etc.
5.- DESARROLLO.
5.1. Matriz EPS
ENTRADAS
(INSUMOS)
INFORMACION
Planeación de acuerdo de
Fechas a Conmemorar.
INSTALACIONES Y
EQUIPO
Oficina en buen estado y
Confort.
Equipo de cómputo en buen
estado.
PROCESO
(ACTIVIDADES)
ACTIVIDADES
1. Elaborar Plan Anual de
2.
RECURSOS HUMANOS
Personal requerido y
Capacitado.
MATERIALES
Material y equipo de oficina
En general.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
las fechas Cívicas a
Conmemorar.
Acción Cívica, en
coordinación con
Secretaria de
Ayuntamiento hacen la
Calendarización
bimensual para
conmemorar fechas
cívicas con toda la
comunidad y en
ocasiones con la
escuelas (Lunes Cívicos).
Coordinarse con
Instituciones Municipales
y/o Escuelas en el Evento
Cívico a realizar.
Invitar a través de oficios
a Funcionarios y
regidores para su
asistencia, así como
personal educativo y
militar.
Realizar el programa que
se llevará a cabo en el
Evento.
Llenar formato de
requerimiento de
necesidades para el
evento.
Solicitar al que le
corresponda las
necesidades materiales
y/o humanos que se
requieren.
Llevar a cabo el programa
en la fecha señalada del
evento. (Toma de
evidencias).
Hacer informe por escrito
con sus respectivas evidencias y archivarlo
SALIDAS
(PRODUCTOS
)
PRODUCTO
Realización del
Evento
Cívico.
5.2. DIAGRAMA DE FLUJO
i
.tenar
:
5.3 DIAGRAMA DE
INTERACCION
PROCESO DE
INTERACCION
RECIBE
Recursos (Material)
Recursos (Material)
Presencia
Tesorería
OFRECE
-Oficios
-Invitaciones
Secretaria Municipal
-Oficios
Invitaciones
Comunidad
-Conocimiento
-Histórico
-Valores
Presencia, Servicio de Escolta Servicio Educativo
y Banda de Guerra
-Conocimiento
-Histórico
-Valores
Servicio de Escolta y Banda
de Guerra
Autorización
Sector Militar
-Oficios
-Invitaciones
Presidencia
-Oficios
Invitaciones
-Eventos
Recursos (Material)
Administración Interna
-Oficios
5.4. CRITERIOS DEL PROCESO:
Criterio 1. Todos los eventos deben estar previamente calendarizados para su realización.
Criterio 2. Tener bien definidas las fechas, lugar y hora en la que se llevaran a cabo los
Eventos.
Criterio 3. La Dependencia debe de hacer la invitación a los Funcionarios, así como al
Sector Educativo y Comunidad.
Criterio 4. Debe de contar con la Escolta para el Evento Cívico.
Criterio 5. En programa se debe de incluir una reseña histórica alusiva a la fecha a
Conmemorar.
6. REFERENCIA DOCUMENTAL.
-Documentos Internos:
Informes por Evento.
Reglamento Interno Municipal.
-Documentos Externos:
Reporte Trimestral.
Ley de Acceso a la Información.
6.1 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION.
CODIGO
NOMBRE
Informes de los Eventos con
Evidencias.
TIEMPO DE RETENCION
1 año
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACCION CIVICA
tYKBL
ultural
88 3
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural.
NOMBRE DEL PROCESO: Eventos Culturales.
RESPONSABLE DEL PROCESO:
1.- OBJETIVO: Describir el proceso de la Organización y Elaboración para llevar a cabo los
diferentes Eventos Culturales de acuerdo a la Calendarizacion de estos.
2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General,
Sector Educativo y Funcionarios Públicos.
3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
Es responsable del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental:
§
Calendarizar los Eventos Culturales que se llevaran a cabo en todo el año. (Plan
Anual).
§ Dar a conocer a la comunidad todos los Eventos que se realicen.
§ Que estos Eventos se lleven a cabo en un lugar, fecha y hora indicada.
§ Esta dependencia tiene la autoridad de Programar sus actividades.
4.- DEFINICIONES:
•
•
•
•
•
Cultural: Conjunto de modas de vida y costumbres, conocimiento y grado de
desarrollo artístico, científico, industrial en una época o grupo social, etc.
Organización: Asociación de personas reguladas por un conjunto de normas de
función de determinados fines.
Ayuntamiento: Es el cuerpo de representación popular que ejerce el poder
Municipal, integrándose como un órgano colegiado de pleno carácter democrático,
siendo este la autoridad más inmediata y cercana del pueblo.
Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o
deportiva.
Difusión: Extensión, dilatación viciosa en lo hablado o escrito.
.
•
•
•
Calendarizar: Fijar anticipadamente las fechas de ciertas actividades a lo largo de
un periodo.
Sector Educativo: Grupo de personas pertenecientes a la educación.
Funcionarios: Persona que se desempeña un empleo público.
5.- DESARROLLO.
5.1. Matriz EPS
ENTRADAS
PROCESO
SALIDAS
(INSUMOS)
(ACTIVIDADES)
(PRODUCTOS)
ACTIVIDADES
INFORMACION
PRODUCTO
Planeación de acuerdo de De acuerdo
al
•
Plan Anual, Realización del Evento.
Fechas Calendarizadas.
se calendarizaran los
Eventos Culturales.
INSTALACIONES Y
• Se llena la hoja de
EQUIPO
requerimiento de acuerdo
Oficina en buen estado y
a las necesidades del
Confort.
Evento.
Equipo de cómputo en buen
• Se solicita la participación
estado.
de Escuelas y/o
Comunidad en general o
RECURSOS HUMANOS
compañías teatrales,
Personal requerido y
musicales, etc. Para la
Capacitado.
participación en el evento
programado.
MATERIALES
• Se hace la invitación y/o
Material y equipo de oficina
difusión a través de
En general.
medios de comunicación
y/o Escuelas (volantes,
trípticos, carteles, lonas,
etc.).
• Se solicitan las
necesidades a la
Dependencia
correspondiente.
Se invitan
a través de
•
oficios a los funcionarios
del Ayuntamiento.
Evento
Se lleva
• a cabo el
en el día, lugar y hora
señalada.
• Se hace por escrito el
informe del Evento, con
sus respectivas
evidencias y se archiva.
5.2 DIAGRAMA DE FLUJO
.
.
5.3 DIAGRAMA DE INTERACCION
RECIBE
PROCESO DE INTERACCION
Recursos (Material)
Tesorería
Recursos (Material)
Secretaria Municipal
Presencia, Baile, Canto,
Poesia, etc.
Comunidad
OFRECE
Oficios
Invitaciones
Oficios
Invitaciones
Diversión
Recreación
Esparcimiento.
Diversión
Presencia, Baile, Canto,
poesía, etc.
Servicio Educativo
Autorización
Presidencia
Recreación
Esparcimiento.
Oficios
Invitaciones
Eventos
Recursos (Material)
Administración Interna
Oficios
5.4. CRITERIOS DEL PROCESO:
Criterio 1. Todos los eventos deben estar previamente calendarizados para su realización.
Criterio 2. Tener bien definidas las fechas, lugar y hora en la que se llevaran a cabo los
Eventos.
Criterio 3. La Dependencia debe de hacer Pública a la Comunidad la realización de estos
Eventos.
Criterio 4. Debe de contar con números Culturales, baile, canto, poesía, etc.
6. REFERENCIA DOCUMENTAL.
-Documentos Internos:
Informes por Evento.
Reglamento Interno Municipal.
-Documentos Externos:
Reportes Trimestrales.
Ley de Acceso a la Información.
6.2 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION.
CODIGO
NOMBRE
Informes de los Eventos con
Evidencias.
TIEMPO DE RETENCION
1 año
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACCION CIVICA
tYKBL
ultural
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural.
NOMBRE DEL PROCESO: Talleres Culturales de la Casa de la Cultura.
RESPONSABLE DEL PROCESO:
1.- OBJETIVO: Describir el proceso de las diferentes actividades que se llevan a cabo por
la Casa de la Cultura.
2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General.
3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
§
Es responsable de esta Dependencia dar a conocer los Talleres que se imparten
en la Casa de la Cultura.
§ Dar a los usuarios, recibos de los pagos de los Talleres.
§ Es responsabilidad de los maestros de los Talleres presentarse los días y horas
señaladas para las clases.
§ Esta Dependencia tienen la autoridad de rechazar a quienes no cumplan con la
edad requerida para el curso, así como aquellos que no realicen su pago en la
fecha estipulada para ello.
Es responsabilidad del solicitante:
§
Hacer el pago de inscripción y mensualidad en las fechas señaladas por esta
dependencia.
§ Hacer por escrito la s solicitudes para un número artístico por parte de la Casa de la
Cultura.
4.- DEFINICIONES:
•
•
•
Cultural: Conjunto de modas de vida y costumbres, conocimiento y grado de
desarrollo artístico, científico, industrial en una época o grupo social, etc.
Dependencia: Oficina pública o privada, dependiente de otra superior.
Taller: Escuela o Seminario de Ciencias o de artes.
• Usuarios: Que habitualmente utiliza algo.
5. DESARROLLO.
5.1 MATRIZ EPS.
ENTRADAS
PROCESO
(INSUMOS)
(ACTIVIDADES)
ACTIVIDADES
INFORMACION
Pago de Talleres o solicitudCasa•de la Cultura
de números artísticos (baile,
organiza los Talleres que
canto, etc.).
se llevaran a cabo en el
transcurso del año.
INSTALACIONES Y
Casa•de la Cultura hace
EQUIPO
la invitación a toda la
Oficina en buen estado y Comunidad para la
Confort.
integración a sus
Equipo de cómputo en buen
Talleres.
estado.
Se recibe
al Usuario y
•
se
le da la información
RECURSOS HUMANOS requerida.
Personal requerido y
• Se acepta a los Alumnos
Capacitado.
y hacen el pago
correspondiente a su
MATERIALES
inscripción y
Instrumentos Musicales.
mensualidad.
• Se extiende recibo al
Usuario por parte de esta
Dependencia.
• El dinero recaudado por
inscripciones y
mensualidades es usado
posteriormente para el
pago de Maestros.
SALIDAS
(PRODUCTOS)
PRODUCTO
Cursos de Talleres.
Participación en otros
Eventos ajenos a esta
dependencia.
5.2 DIAGRAMA DE FLUJO
5.3 DIAGRAMA DE
INTERRACION.
RECIBE
Pago a maestros de talleres
PROCESO DE
INTERACCIO
N
Tesorería
OFRECE
-Oficios
-Copias de recibo
-Dinero
Pago de Talleres,
Asistencia
Comunidad
-Recibo Original
-Taller
Oficio
Sector Educativo
-Números artísticos
(Baile, canto, etc.)
-
5.4. CRITERIOS DEL PROCESO:
5.4.1 Actividades de la Casa de la Cultura:
Talleres.
INVITACION.
Criterio 1. La invitación a la Comunidad tiene que ser pública.
INSCRIPCION.
Criterio 2. Los alumnos deben contar con la edad establecida por el maestro.
Criterio 3. Se debe hacer el pago de inscripción y el mes a cursar, para el ingreso al Taller.
Criterio 4. Debe hacer un recordatorio a los alumnos para que se hagan los pagos
correspondientes al mes que cursan.
INVITACION.
Criterio 6. El pago a los maestros se realizara de acuerdo al monto de las inscripciones a los
Talleres.
6. REFERENCIA DOCUMENTAL.
-Documentos Internos:
Reglamento Interno Municipal.
-Documentos Externos:
No hay.
6.3 REGISTRO Y TIEMPOS DE RECEPCION.
CODIGO
NOMBRE
Oficios de petición de
Eventos, Recibidos.
TIEMPO DE RETENCION
1 año
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACCION CIVICA
tYKBL
ultural
88 3
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural.
NOMBRE DEL PROCESO: Talleres Culturales de la Casa de la Cultura.
RESPONSABLE DEL PROCESO:
1.- OBJETIVO: Describir el proceso de las diferentes actividades que se llevan a cabo por
la Casa de la Cultura.
2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General.
3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
§
Es responsable de esta Dependencia dar a conocer los Talleres que se imparten
en la Casa de la Cultura.
§ Dar a los usuarios, recibos de los pagos de los Talleres.
§ Es responsabilidad de los maestros de los Talleres presentarse los días y horas
señaladas para las clases.
§ Esta Dependencia tienen la autoridad de rechazar a quienes no cumplan con la
edad requerida para el curso, así como aquellos que no realicen su pago en la
fecha estipulada para ello.
Es responsabilidad del solicitante:
§
Hacer el pago de inscripción y mensualidad en las fechas señaladas por esta
dependencia.
§ Hacer por escrito la s solicitudes para un número artístico por parte de la Casa de la
Cultura.
4.- DEFINICIONES:
•
•
•
Cultural: Conjunto de modas de vida y costumbres, conocimiento y grado de
desarrollo artístico, científico, industrial en una época o grupo social, etc.
Dependencia: Oficina pública o privada, dependiente de otra superior.
Taller: Escuela o Seminario de Ciencias o de artes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACCION CIVICA
•Cultura l
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Acción Cívica y Cultural.
NOMBRE DEL PROCESO: Biblioteca Pública Municipal.
RESPONSABLE DEL PROCESO:
1.- OBJETIVO: Los Servicios que la Biblioteca proporciona tienen como objetivo vincular a
la comunidad con los libros y desarrollar el gusto por lectura, asi como satisfacer sus
necesidades de información y conocimiento, apoyando su desarrollo educativo y cultural.
2.- ALCANCE: Este mapa de procesos es aplicable para toda la comunidad en General.
3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
§
§
§
§
§
§
§
Es responsabilidad de esta Biblioteca mantener el orden de los libros de acuerdo a
los temas.
Ofrecer buena atención a los usuarios.
Mantener en buen estado los libros.
Dar mantenimiento a las computadoras del centro de cómputo.
Fomentar el hábito por la lectura.
Proporcionar el préstamo de libros a domicilio y entregar los requisitos para
tramitar la credencial.
Información a Usuarios.
Es responsabilidad del solicitante:
§ Traer requisitos para la credencial.
§ Para visitas guiadas se reservaran con anticipación.
4.- DEFINICIONES:
•
•
•
•
Fomentar: Impulsar y promover la lectura.
Convocatoria: Invitaciones de concursos a realizarse ya sea a nivel local o estatal.
Taller: Escuela o Seminario de Ciencias o de artes.
Usuarios: Que habitualmente utiliza algo
5. DESARROLLO.
5.1 MATRIZ EPS.
ENTRADAS
(INSUMOS)
INFORMACION
-Servicios de la Biblioteca
-Centro de Computo
-Préstamo a Domicilio
-Visitas guiadas
INSTALACIONES Y
EQUIPO
Oficina en buen estado y
Confort.
Equipo de cómputo en buen
estado.
RECURSOS HUMANOS
Personal requerido y
Capacitado.
MATERIALES
-Computadoras
-Material de oficina
PROCESO
(ACTIVIDADES)
ACTIVIDADES
1. Tramite de Credencial
para préstamo a domicilio
requisitos:
§ 2 Fotografías tamaño
infantil.
§ 1 Comprobante de
domicilio.
§ 1 Aval.
La Vigencia de la credencial
es por 2 años.
Préstamo de libros para
la Sala de Lectura.
3. Préstamo de
computadoras a los
usuarios.
4. Atender a los Alumnos de
las diferentes Escuelas
que visitan la Biblioteca.
SALIDAS
(PRODUCTOS)
PRODUCTO
Préstamo de Libros.
Atención e información a los
alumnos.
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO.
5.4 DIAGRAMA DE INTERACCION.
RECIBE
PROCESO DE
INTERACCION
OFRECE
-Estadísticas
-
Oficios, libros e
invitaciones
-
Recurso (Material)
INEGI
-Informes
Acción Cívica y Cultural
- Oficios
-Estadísticas
-
Convocatorias
Libros
Oficios
-
Oficios
Conaculta
-Participación de
escuelas
- Información
Escuelas
- Servicios de Biblioteca
5.4. CRITERIOS DEL PROCESO:
5.4.1 Actividades de la Biblioteca Pública Municipal:
Criterio 1. Información al Público en general.
Criterio 2. El fomento a la Lectura en Niños, Jóvenes y Adultos.
Criterio 3. Promover el préstamo de Libros a domicilio.
Criterio 4. Invitar a las Escuelas a Participar en conjunto con la biblioteca.
6. REFERENCIA DOCUMENTAL.
-Documentos Internos:
Reglamento Interno Municipal.
-Documentos Externos:
No hay.
6.4 REGISTRO Y TIEMPOS DE
RECEPCION.
CODIGO
NOMBRE
Informes de los Eventos con
Evidencias.
TIEMPO DE RETENCION
1 año