Presentación de PowerPoint - Pontificia Universidad Javeriana

CÓDIGO: FI-P13-G28
VERSIÓN: 1
FECHA:
Octubre de 2014
XX-XXX-XXXX
GUÍA DE USUARIO
GENERACIÓN DE COMPROBANTES
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y
conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo
autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
Esta guía tiene por objetivo indicar el proceso de elaboración de los comprobantes estándar,
directo, ajustes, reversión y pago por Anticipado, que se realiza en el módulo de Cuentas por Pagar
para usuarios internos de la Universidad.
COMPROBANTE
ESTÁNDAR
COMPROBANTE CON
VOUCHER DIRECTO
COMPROBANTE TIPO
AJUSTE
COMPROBANTE TIPO
REVERSIÓN
COMPROBANTE TIPO
PAGADO
P/ANTICIPADO
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada
uno de ellos.
Ingreso al sistema y selección de comprobante
1.1 Digite la página principal de la universidad www.javeriana.edu.co seleccione la opción Servicios > Sistema de
Información Universitaria, una vez el sistema ingrese ID Usuario y Contraseña y siga la siguiente ruta Ingreso a FN > Fn –
Finanzas > Cuentas por pagar > Comprobantes > Introducción/Actualización > Introd Comprobantes Estándar.
Busca según las
opciones de la
pantalla
la
información de
registros
ya
guardados en
el sistema.
Se utiliza para
generar
por
primera vez el
voucher en el
sistema.
Nota: El uso de comprobante estándar corresponde al registro de transacciones asociadas a pedidos y recepciones o registros por
medio de formato de voucher directo.
Captura de Información sobre Factura
1.2 Ingrese la información del proveedor, diligencie los campos Fecha Factura, No. Factura, Importe Bruto Factura e Importe
IVA Introducido y oprima el botón Añadir, la información se ubicará automáticamente en la página principal del
comprobante.
1.2.1 En el campo Ubicación de la información del proveedor digite el
No. 1, ya que el No. 2 corresponde a registros con proveedores
creados por la seccional Cali.
1.2.4 En el campo No. Nota Recep
seleccione el No. de recepción
informado en la factura.
1.2.3 En los campos UniNeg PO
y UN Recep Seleccione la
opción PUJB.
1.2.5 De clic en el botón Buscar.
1.2.2 En el campo Opción Hoja
Copia de trabajo, elija N
Recepción Pedido.
Captura de Información sobre Factura
1.3 Al dar clic en el botón buscar se mostrará la información que contiene la recepción (valores sin IVA) para lo cual
seleccione las Líneas Nota Recepción que desea copiar al comprobante página de Información sobre Factura, luego
seleccione el botón Copiar a Comprobante.
1.4 Al asociar la recepción al comprobante revise:
 Que la información de claves contables en la
pestaña de CC GL y Distribución IVA sea la
misma
 Que la Cuenta contable corresponda al servicio
o bien adquirido.
 Que en el campo Total este el valor por el total
de la factura.
 Que en el campo Importe IVA este incluido el
valor correspondiente al IVA.
 Que la fecha contable sea la misma fecha
presupuestal para cada una de la (s) línea (s) de
factura.
Captura de Información sobre Factura
1.5 Si la factura que se registra corresponde a un Activo (esta viene con un sello que la identifica como activo), revise la
siguiente información en las pestañas CC GL y Activos:
1.5.2 Revise que incluya la
información del activo y en
el campo Tipo Coste,
seleccione la opción C.
1.5.1 Revise en las líneas de
factura que contengan la
cuenta de activos que la cuenta
inicie con el número 15.
1.5.3 Revise en el enlace IVA Línea Factura
de la Línea de Factura que el código de IVA
corresponda a la tarifa de IVA a aplicar para
esa línea.
Captura de Información sobre Factura
1.6 Revisar la información de IVA y retenciones; en los enlaces Resumen IVA, Retención y Coment (0).
1.6.1 Revise que el valor de IVA
introducido sea igual al valor de
IVA calculado, de lo contrario
deberá revisar según el Ítem 2.3.
1.6.3 Incluya la información
detallada del bien o servicio
adquirido.
1.6.2 Revise las retenciones
asociadas al proveedor y deje las
que corresponden según la calidad
tributaria del contribuyente, las
que
no
corresponden
las
elimínelas una a una por cada línea
de factura.
Captura de Información de pagos
1.7 En la pestaña de Pagos, revise que el método de pago contenga la información completa para realizar el pago. Ejemplo.
(Banco: 51, Cuenta: K223, Método: EFT, Código Grupo Pago: 01, Gestión Pagos: PN)
1.7.1 Es importante que el
método de pago este
acorde al fondo utilizado
en
la
pestaña
de
Información
sobre
factura, ya que para cada
fondo existe un método de
pago ya determinado por
la Oficina de Tesorería.
1.7.2 Si la unidad
que
solicita
el
registro
del
comprobante
requiere que el
mismo se presente
con una línea en sus
pagos por el valor de
retegarantía
para
retener el pago por
determinado valor,
agregue otra línea en
la pestaña de pagos,
incluya el valor
correspondiente y
active la opción Pago
Retenido.
Captura de Información Atributos de comprobante.
1.8 Diligencie la pestaña de Atributos de Comprobante para la cual se revisa:
 Plantilla Contable: que corresponda al servicio o bien adquirido según las opciones que presenta la lista de plantillas
contables
Nota: Tenga en cuenta que únicamente se deben utilizar las plantillas contables que comienzan por PN, PE y CXP.
Captura de Información Atributos de comprobante.
1.9 Si el comprobante requiere que sea causado a una TRM especifica (que no corresponde al día del registro) modifique los
campos Origen Cotización por la opción Especificado por Usuario, ya que la opción Uso tablas Cotización viene por defecto
y el campo Cotización por la TRM con la que se desea realizar la causación, debido a que trae la que este parametrizada para
ese día en el sistema.
Guarde el comprobante y luego ejecute los procesos de presupuesto, paridad y contabilización, como se indica más adelante
en la presente guía.
Nota: La parametrización de la TRM la realiza la Oficina de Tesorería.
Esta guía tiene por objetivo indicar el proceso de elaboración de los comprobantes estándar,
directo, ajustes, reversión y pago por Anticipado, que se realiza en el módulo de Cuentas por Pagar
para usuarios internos de la Universidad.
COMPROBANTE
ESTÁNDAR
COMPROBANTE CON
VOUCHER DIRECTO
COMPROBANTE TIPO
AJUSTE
COMPROBANTE TIPO
REVERSIÓN
COMPROBANTE TIPO
PAGADO
P/ANTICIPADO
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada
uno de ellos.
Ingreso al sistema y selección de comprobante tipo estándar
2.1 Ingrese al comprobante tipo estándar como se indica en numeral 1.1 de la presente guía, en el campo tipo de
comprobante de la pestaña Añadir un Valor seleccione Estándar, luego oprima el botón Añadir.
2.2 Ingrese la información del proveedor como se indica en el numeral 1.2.
2.2.1 Luego de incluir la información de Id proveedor (tenga en cuenta que en el campo Ubicación de la información del
proveedor tenga el No. 1, ya que el No. 2 corresponde a registros con proveedores creados por la seccional Cali), No.
Factura, Fecha Factura.
Captura de Información Sobre Factura
2.2.2Incluya la información en los campos Total y las Líneas Factura así:
Corresponde al fondo al
cual
corresponde
el
departamento
y
el
proyecto (La universidad
contempla
actualmente
nueve fondos, los más
utilizados son el Fondo
General - FGEN, Fondo de
Investigación – FINV y el
Fondo de Capacitación –
FCAP.
Corresponde al valor total
de la factura y/o voucher
directo
Corresponde al valor o
valores
que
puedan
componer el valor del
importe extendido (el uso
de diferentes importes en
las líneas de distribución
corresponde al uso de
diferentes claves contables
o tarifas de IVA).
Corresponde a valores sin
impuestos incluidos, es
decir los subtotales de
factura.
Corresponde a la unidad
de negocio asociada a
proyectos que siempre
será PUJAV.
Clave Contable: La clave
contable la compone los
campos de Cuenta, UExpl,
Dpto, UniNeg PC, Proy
Corresponde a la cuenta
contable del servicio o
bien adquirido.
Corresponde al código
designado
para
cada
unidad de la Universidad,
contiene diez dígitos.
Corresponde al código
designado para proyectos
de
la
Universidad,
contiene catorce dígitos.
Captura de Información Sobre Factura
2.3 Luego de incluir la información, revise:
 Que la información de claves contables en la pestaña de CC GL y Distribución IVA sea la misma, a menos que la unidad
solicitante del registro comunique que debe ir con claves contables diferentes.
2.3.1 Continúe con el proceso de captura de información sobre factura siguiendo los pasos 1.4 al 1.6
Captura de Información Pagos y Atributos de Comprobante
2.4 Realice los pasos descritos en los numerales 1.7 y 1.9 de la presente guía.
Esta guía tiene por objetivo indicar el proceso de elaboración de los comprobantes estándar,
directo, ajustes, reversión y pago por anticipado, que se realiza en el módulo de Cuentas por Pagar
para usuarios internos de la Universidad.
COMPROBANTE
ESTÁNDAR
COMPROBANTE CON
VOUCHER DIRECTO
COMPROBANTE TIPO
AJUSTE
COMPROBANTE TIPO
REVERSIÓN
COMPROBANTE TIPO
PAGADO
P/ANTICIPADO
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada
uno de ellos.
Ingreso al sistema y selección de comprobante tipo ajuste
3.1 Ingrese al comprobante tipo estándar como se indica en numeral 1.1 de la presente guía, en el campo tipo de
comprobante de la pestaña Añadir un Valor seleccione Ajustes, luego oprima el botón Añadir.
3.1.1 Ingrese la información del proveedor como se indica en el numeral 1.2.
Nota: El uso del comprobante ajuste corresponde al registro de transacciones para aumentar o disminuir los registros de
comprobantes tipo estándar (Ej. notas débito o crédito).
Captura de Información Sobre Factura
3.2 Luego de incluir la información de Id proveedor (tenga en cuenta que en el campo Ubicación de la información del
proveedor tenga el No. 1, ya que el No. 2 corresponde a registros con proveedores creados por la seccional Cali), No.
Factura, Fecha Factura, en el campo ID Comprobante seleccione el comprobante del cual se requiere realizar el ajuste.
Oprima el botón Copiar Doc
en Comprobante.
Realice las modificaciones
que considere pertinentes en
valores, fechas, información
de IVA, información de
retenciones y comentarios en
la pestaña de Información
Sobre Factura.
Captura de Información Pagos y Atributos de Comprobante
3.3 Realice los pasos descritos en el numeral 1.4 al 1.9 para este proceso.
Nota: El sistema carga automáticamente todos los datos
del comprobante que desea ajustar.
Esta guía tiene por objetivo indicar el proceso de elaboración de los comprobantes estándar,
directo, ajustes, reversión y pago por anticipado, que se realiza en el módulo de Cuentas por Pagar
para usuarios internos de la Universidad.
COMPROBANTE
ESTÁNDAR
COMPROBANTE CON
VOUCHER DIRECTO
COMPROBANTE TIPO
AJUSTE
COMPROBANTE TIPO
REVERSIÓN
COMPROBANTE TIPO
PAGADO
P/ANTICIPADO
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada
uno de ellos.
Ingreso al sistema y selección de comprobante tipo reversión
4.1 Ingrese al comprobante tipo estándar como se indica en numeral 1.1 de la presente guía, en el campo tipo de
comprobante de la pestaña Añadir un Valor seleccione Reversión, luego oprima el botón Añadir.
4.1.1 Ingrese la información del proveedor como se indica en el numeral 1.2.
4.2 Luego de incluir la información de Id proveedor (tenga en cuenta que en el campo Ubicación la información del
proveedor tenga el No. 1, ya que el No. 2 corresponde a registros con proveedores creados por la seccional Cali), No. Factura
(coloque el mismo No de factura del comprobante a revertir seguido de “_1”, Ej. 58587_1), Fecha Factura, en el campo
Cprbte para Revertir seleccione el comprobante del cual requiere realizar la reversión.
Nota: Si el comprobante contabilizado no contiene retenciones y ya no es necesario su pago, ejecute el proceso de cierre de
comprobante.
Si el comprobante contiene retenciones, es necesario su pago y se desea reversar el registro realizado para posibles modificaciones,
realice el proceso de descontabilización de comprobantes. Remítase a la guía Procesos asociados a Comprobantes (FI-P13-G30)
Captura de Información Sobre Factura
4.3 Luego, oprima el botón Copiar a Cprbte.
4.3.1 Revise que la información de retenciones, información de IVA y comentarios (agregue los que crea convenientes) de la
pestaña de Información Sobre Factura sea igual al comprobante que va a revertir.
Nota: El sistema que carga automáticamente todos los datos del comprobante que desea reversar con el signo contrario en valores.
Captura de Información Pagos y Atributos de Comprobante
4.4 Realice los pasos descritos en los numerales 1.7 y 1.8 para este comprobante.
Cruce comprobante estándar con comprobante reversión
5.1 Informe a tesorería a través de correo electrónico al analista de egresos, que se debe realizar el pago efecto cero de los
comprobantes estándar y de reversión realizados.
Nota: Teniendo en cuenta que al elaborar un comprobante de reversión se tiene en cuenta la asociación de un comprobante estándar que está
pendiente de pago y que no se desea pagar (pero que contiene retenciones) se realiza el comprobante de reversión (signo contrario) para luego cruzar
con el comprobante estándar y que el pago sea efecto cero.
Esta guía tiene por objetivo indicar el proceso de elaboración de los comprobantes estándar,
directo, ajustes, reversión y pago por anticipado, que se realiza en el módulo de Cuentas por Pagar
para usuarios internos de la Universidad.
COMPROBANTE
ESTÁNDAR
COMPROBANTE CON
VOUCHER DIRECTO
COMPROBANTE TIPO
AJUSTE
COMPROBANTE TIPO
REVERSIÓN
COMPROBANTE TIPO
PAGADO
P/ANTICIPADO
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada
uno de ellos.
Nota: El uso de comprobante pagado p/anticipado corresponde al registro de transacciones asociadas a giros de anticipos a contratistas y se realizan
dejando como soporte un voucher directo donde la unidad que lo requiere lo elabora y aprueba para su registro.
Deberá revisar que en los soportes indiquen el Id de pedido que soporta el giro del anticipo, ya que se debe asegurar que los recursos que luego
legalizaran se encuentren reservados en el presupuesto; el Id de pedido no se utilizara en el giro del anticipo solo en el momento de la legalización.
Ingreso al sistema y selección de comprobante tipo estándar
6.1 Ingrese al comprobante tipo estándar como se indica en numeral 1.1 de la presente guía, en el campo tipo de
comprobante de la pestaña Añadir un Valor seleccione Pagado p/Anticipado, luego oprima el botón Añadir.
6.2 Ingrese la información del proveedor como se indica en el numeral 1.2.
Captura de Información Sobre Factura
6.3 Luego de incluir la información de Id proveedor (tenga en cuenta que en el campo Ubicación de la información del
proveedor tenga el No. 1, ya que el No. 2 corresponde a registros con proveedores creados por la seccional Cali), No.
Factura, Fecha Factura, nótese que el comprobante automáticamente trae la cuenta 13301001 que corresponde a la cuenta
contable donde se debe registrar los comprobantes tipo pagado p/anticipado y no se debe modificar.
6.3.1Incluya la información en los campos Total y las Líneas Factura como se indica en el numeral 2.2.1 de la presente guía.
6.3.2 Revise en el enlace IVA
Línea Factura de la Línea de
Factura que el código de IVA
corresponda a la tarifa cero ya
que el comprobante no debe ir
con valores de IVA.
6.4 Revisar la información de IVA y retenciones; en los enlaces Resumen IVA, Retención y Coment (0) como se indica en el
numeral 1.6 de la presente guía. Para retenciones se deben desasociar todas ya que los comprobantes pagados por
anticipado no llevan retenciones y no deberá incluir tarifas de IVA en Resumen IVA.
Captura de Información Pagos y Atributos de Comprobante
6.5 Realice los pasos descritos en el numeral 1.7 al 1.9 para el comprobante pagado p/ anticipado.
Nota: Tenga presente que la Cuenta corresponde a la cuenta contable traída automáticamente del sistema (cuenta 13301001 –
anticipos a contratistas)
Esta guía tiene por objetivo indicar el proceso de elaboración de los comprobantes estándar,
directo, ajustes, reversión y pago por anticipado, que se realiza en el módulo de Cuentas por Pagar
para usuarios internos de la Universidad.
COMPROBANTE
ESTÁNDAR
COMPROBANTE CON
VOUCHER DIRECTO
COMPROBANTE TIPO
AJUSTE
COMPROBANTE TIPO
REVERSIÓN
COMPROBANTE TIPO
PAGADO
P/ANTICIPADO
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada
uno de ellos.
Revisado por
Aprobado por
Analista de Cuentas por Pagar
Director Financiero