DIA_2_Lista desplegable con datos de otra hoja

Lista desplegable con
datos de otra hoja en
Excel
Las listas desplegables en Excel son esenciales para facilitar al usuario la
elección de valores y mantener la consistencia de nuestros datos. En
ocasiones necesitamos crear listas desplegables que tengan como fuente los
datos ubicados en otra hoja de Excel.
En este artículo analizaremos, en primer lugar, la creación de una lista
desplegable utilizando validación de datos y posteriormente analizaremos la
solución utilizando un control de formulario.
Lista desplegable con referencia a otra hoja
Si utilizamos una lista de validación de datos podemos hacer referencia a los
datos de otra hoja al momento de indicar el criterio de validación. En la
siguiente imagen puedes notar que estoy creando una lista (en la Hoja2) que
hace referencia al rango de A2:A13 de la Hoja1:
Como resultado obtendremos una lista desplegable con los valores contenidos
en una hoja diferente:
2003 VALIDAR CELDA CON UNA LISTA UBICADA EN OTRA
HOJA
Validar una celda con una lista desplegable, consiste en obligar al usuario a seleccionar o
escribir solamente en dicha celda, un texto que se encuentra en una lista previamente definida.
Por ejemplo, podemos validar una celda para que el usuario seleccione un país de una lista de
paises.
La celda C2 tiene una validación con una lista desplegable
Para validar una celda con una lista desplegable, hacemos lo siguiente:
En Excel 2003 ---> Datos/Validación/Pestaña "Configuración"/Permitir: "Lista"/y en origen
seleccionamos el rango.
En Excel 2007 ---> Es muy similar Seleccionamos Datos en la cinta de opciones/Validación
de datos/ y luego igual que en la versión 2003.
Pero, ¿Qué ocurre cuando deseamos seleccionar un rango que se encuentra en otra
hoja, distinta a la celda que estamos validando? No se puede. No obstante, en lugar de
seleccionar un rango, lo que haremos es darle un nombre al rango que se encuentra en la otra
hoja, y de esta manera podemos utilizar el nombre como origen de la lista que valida nuestra
celda.
1) Le definimos un nombre a la lista donde se encuentran los valores.
En la versión 2003, Insertar/Nombre/Definir.
Definir nombre a un rango en Excel 2003.
En la versión 2007: seleccionamos el rango/ entramos en Fórmulas/ Crear desde la selección/
Crear nombres a partir de los valores de la Fila superior.
Definir Nombre a un rango en Excel 2007.
2) En validación, seleccionamos permitir "Lista" y en origen escribimos el signo igual seguido
del nombre en cuestión. Tanto para Excel 2003 como 2007 veremos una ventana similar a la
de la siguiente imagen.
Luego de presionar aceptar, tendremos la celda validada con una lista cuyo origen posee un
nombre que hace referencia a un rango de celdas que se encuentra en otra hoja.