Presentación Tema y subtemas Objetivos específicos

Semana 6
Unida d I I I. L a comunicación inter na
Presentación
E
n este apartado continuaremos con la comunicación interna, abordando las
reuniones de trabajo y las publicaciones. En toda empresa es primordial e imprescindible tener una buena gestión que haga funcionar los planes y objetivos,
aplicando todos los recursos humanos y hacer del conocimiento de ellos, los puntos mencionados; así como el grado de participación y esfuerzo que se requiere en
esa tarea. Si la comunicación interna no es la adecuada no sabrán los empleados
qué ruta seguir, a dónde dirigirse y qué acciones ejecutar.
De ahí que deban mantenerse canales abiertos en la comunicación, para informar, promover y dar a conocer toda clase de contenidos relativos a lo que se
quiere hacer; y darle cauce o inducción para impulsar y lograr la participación de
su personal con las opiniones y sugerencias que puedan ser importantes para el
buen funcionamiento de la empresa.
Objetivos específicos
• El estudiante comprenderá el concepto de reuniones de trabajo en una organización.
• El estudiante conocerá diversas publicaciones empleadas en el proceso de comunicación organizacional.
Tema y subtemas
I. Comunicación interna
III
III.3
Reuniones de trabajo
III.4
Publicaciones
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Comunicación orga niz aciona l
III.3 Reuniones de trabajo
¿Qué fortalezas y debilidades tiene una reunión de trabajo
en una organización?
Objetivo de la reunión
de trabajo
“Reuniones y más reuniones de trabajo”. Cuántas veces no llegamos a escuchar
esta frase, en ocasiones con un sentido de ironía y otros con un tono formal. Pero
indistintamente de su finalidad es una herramienta importante en la comunicación interna para lograr la integración y participación de los empleados.
En ocasiones puede ser una pérdida de tiempo si no se toman en cuenta algunos lineamientos formales para el buen funcionamiento. Además de utilizarse de
manera constante y sea excesivo la demanda de las reuniones de trabajo. A veces
no hace falta reunirse, por el tipo de información y problemática que se va a tratar
se puede manejar vía correo o telefónica. En otras situaciones es importante y
necesaria la convocatoria para resolver algún problema dentro de la empresa.
Así podemos ver que las reuniones en una organización trabajo permiten diseñar estrategias laborales, planes de trabajo, evaluar el desempeño y el fomento
de la participación entre los empleados.
Al tener claro los objetivos y propósitos de una reunión, es posible llevar
un orden en la secuencia de participación de los integrantes, definir los responsables de acciones específicas, determinar los mecanismos de intervención y el
seguimiento de todo lo propuesto y la evaluación de su cumplimiento (Adler,
2005:250).
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Fallas de la reunión
de trabajo
A continuación se mencionan algunas fallas comunes en la organización de
reuniones de trabajo:
• Qué no se tomen las reuniones con seriedad debida, por llegar tarde o irse
temprano; y en su mayoría no prestar atención al desarrollo de la reunión.
Es importante hacer énfasis en la convocatoria a reunirse y el profesionalismo que se requiere para su desarrollo.
• Que sean demasiados largas, cuidar que su duración no rebase 90 minutos. Es importante mencionar una frase que es cierta: “el tiempo es oro”.
• No divagar en el tema: el ser humano tiende a perderse del punto de vista
de la reunión en cosas simples que nada tiene que ver con el tópico inicial.
• Convertir en decisiones parte de lo que se platica en la reunión. Para que
se tome seriedad el por qué de las reuniones de trabajo.
• Indistintamente de los factores que causen un problema en la reunión de
trabajo, lo más importante es considerar que se efectúa en beneficio de la
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empresa y de cada uno de los integrantes. Al realizarse periódicamente, se
generan cambios importantes en las áreas de trabajo involucradas (Matson, 1996: 122).
III.4 Publicaciones
¿Qué importancia tiene para la empresa la comunicación
unidireccional en organización?
Otro medio escrito importante son las publicaciones que la empresa maneja
tanto a nivel interno como externo. Podemos encontrar diferentes tipos de publicaciones internas según su periodicidad, soporte, forma de difusión y contenido.
Siendo su objetivo común mantener informados a la comunidad empresarial.
Objetivo
Se maneja información que sea relevante para el empleado, desde el mejor
empleado del mes, ventas logradas, próximos cumpleaños, eventos importantes
de la empresa, historia, misión y visión de la institución. La difusión deberá ser de
manera unidireccional ( Jablin, 1982:190).
Lo que se encuentra escrito forma parte de la imagen de la empresa y se puede
consultar en cualquier momento, para releerse, consultarse o ser una fuente de
apoyo e información vigente.
La información es única y puede trascender tanto a nivel interno como externo, por lo que se debe cuidar mucho su contenido, imágenes, redacción y la línea
de redacción.
Las revistas internas son las más convencionales, su periodicidad y extensión
dependerá de lo que quiera la empresa y del presupuesto disponible. Otra publicación utilizada son los circulares internas, en éstas se comunica algo que debe
tenerse en cuenta para una acción o en determinado asunto, esta información es
básica y esencial para que sea práctica y directa.
Encontramos también el tablón de anuncio, que se utiliza de manera estratégica
para colocar anuncios, carteles, fotografías que sean importantes. Su ubicación y
visualización permitirá la lectura oportuna de los eventos (Matson, 1996: 120).
Siempre al elaborar una publicación se debe tomar en cuenta, el nombre que
se le asigna, facilidad para su identificación, que sea representativo de la empresa,
manejar secciones en orden de importancia y que posea fácil lectura.
Siempre debe tenerse cuidado en el diseño y contenido de lo que se va a presentar, se recomienda que sea acorde con la imagen institucional. Por último encontramos el cartel, su finalidad es atraer la atención del personal de la empresa, su
principal uso es para que capte la información de manera general pero concreta.
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Revistas, carteles,
circulares, tablón y
anuncio
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Conclusión
Al hablar de reuniones de trabajo y publicaciones se puede reforzar la confianza y autoestima del empleado, para lograr su mejor desempeño y productividad.
Cuando el personal se siente parte de la empresa su función laboral se vuelve más
participativa y propositiva.
A través del reconocimiento y logros tanto individual como en equipo, se logra mantener un trabajo en equipo. Por lo que las jornadas laborales se vuelven
cordiales y funcionales. ¿Cómo se logra?, manteniendo canales estratégicos de
comunicación; a través los aspectos tratados; para que el empleado se entere de
las actividades que se realizan, como por ejemplo: cambios, mejoras y proyectos
de la organización.
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Glosario
Boletín informativo: Pequeña publicación mensual en donde se puede encontrar infamación de acontecimientos importantes de reuniones y cambios
de puestos.
Cartel: Espacio destinado a llamar la atención del lector de manera llamativa.
Falla: Algo que no procede como debe de ser. Error o interrupción de las cosas.
Tablón de anuncio: Se utiliza de manera estratégica para colocar anuncios, carteles, fotografías que sean importantes.
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Reactivos de autoevaluación
Instrucción. En cada uno de los siguientes enunciados escribe en el paréntesis la letra que corresponda a la respuesta
correcta.
1. Es similar al memorándum y se comunica a todo el personal.
a) Circulares internas
b) Comunicación interna
c) Cartel
d)Revista
2. Son las más convencionales, su periodicidad y extensión dependerá de lo que quiera la empresa y
del presupuesto disponible.
a) Revista
b) Carta comercial
c) Boletín informativo
d)Memorando
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3. Su finalidad es atraer la atención del personal de la empresa, para que capte la información de
manera general pero concreta.
a) Memorando
b) Cartel
c) Revista
d)Tablón de anuncio
( )
( )
( )
4. Su ubicación y visualización permitirá la lectura oportuna de los eventos.
a) Tablón de anuncios
b) Cartel
c) Revista
d)Circular
( )
5. Forma parte el no tomar las reuniones con seriedad por llegar tarde.
a) Irresponsabilidad
b) Falla
c) Comunicación
d)Personalidad
( )
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Instrucción: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. Las reuniones de trabajo permiten diseñar estrategias, elaborar planes de trabajo.
_____
2. Una reunión debe durar 90 minutos.
_____
3. La información es unidireccional en la publicación interna.
_____
4. Se utiliza de manera poco estratégica el tablón de anuncio para colocar anuncios, carteles,
fotografías que sean importantes.
_____
5. Lo que se encuentra escrito forma parte de la imagen de la empresa.
_____
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Fuentes de información
Adler, R.; Marqueardt, J. (2005). Comunicación organizacional. México:
McGraw-Hill.
Andrade, H. (1991). Hacia una definición de la Comunicación organizacional en:
La comunicación en las organizaciones. México: Trillas.
Conquergood, D. (1991). Ethnography, Rheroric and Performance. Quartely Journal of Speech.
Eisenberg, E. M.; Goodall, H. L. (1993). Organizational Communication. Nueva
York: St. Martin Press.
Fernández Collado, C. (2001). La comunicación humana en el mundo contemporáneo. México: McGraw-Hill.
Goldhaber, G. M. (1986). Comunicación organizacional. México: Diana.
Griffin, E. (2000). A First Look at Communication Theory. Nueva York:
McGraw-Hill.
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Griffin W. R.; Moorhead, G. (2010). Comportamiento organizacional. México:
Cengage Learning Editores.
Hodgetts, R. M.; Altman, S. (1981). Comportamiento en las organizaciones.
México: Interamericana.
Jablin, F. M. (1982). Organizational Communication: An Assimilation Approach,
Social Cognition and Communication. Beverly Hills: Sage.
Martínez de Velasco, A.; Nosnik, A. (2002). Comunicación organizacional
práctica. Manual gerencial. México: Trillas.
Matson, E. (1996). The Seven Sins of Deadly Meetings. En: Fast Company.
Robbins, S. P. (2004). Comportamiento organizacional. México: Pearson Educación.
Tomkins, P. K. (1985). Communication an Unobstrusive Control in contemporary
Organizations. Beverly Hills: Sage.