Guía Acuerdos - Universidad Nacional de Colombia

GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA.
Documento 5 . Serie Documental: ACUERDOS.
Elaborado: Diciembre de 2004
Última revisión: Febrero de 2006
(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado,
Esp. Derecho Público. Contratista años 2004-2005. )
a) Contenido:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación y justificación.
Marco normativo básico.
Definición de la serie documental.
Clasificación.
Contenidos.
Organización técnica.
-Ordenación.
-Marcación.
-Depuración.
-Selección y valoración.
-Trámite y vigencia.
-Tiempos de Retención.
-Disposición final.
7. Unidades de conservación.
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información.
9. Acceso y seguridad.
-En archivos de gestión.
-En archivos satélites.
1. Presentación y justificación
Los Acuerdos son una serie misional1 por cuanto son documentos que
contienen manifestaciones de voluntad de la administración, de sus cuerpos
colegiados directivos más altos (Consejo superior Universitario y Consejo
académico), son los actos que determinan el curso de la Universidad, regulan y
afectan a las grandes áreas de la vida institucional con vocación de
universalidad y permanencia.
Marco Normativo.
Constitución Nacional Arts. 1°, 2°2
1
Por cuanto la Universidad es una comunidad de carácter académico cuya misión esencial es
la creación, desarrollo e incorporación de conocimiento y su vinculación con la cultura. Acuerdo
13 de 1999 del C. S. U. Art. 1°.
2
Señalan que Colombia es un Estado Social de Derecho, esta última característica implica que
el funcionamiento del aparato estatal es reglado, ello como garantía contra la arbitrariedad, de
igual forma señala como objetivo del Estado promover la participación de todos los ciudadanos
en las decisiones que afectan a los ciudadanos en todo orden, para lo cual sin duda las actas
1
Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, artículo 20°
numeral 1.
3. Definición de la serie documental.
Los Acuerdos pueden definirse como actos administrativos de carácter
regulatorio y/ o decisorio de gran valor legal e histórico expedidos por El
Consejo superior Universitario y El Consejo Académico 3 en los cuales se
tratan los asuntos de dirección universitaria académica o administrativa.
En algunos momentos históricos y en la actualidad los Consejos de Sede y
Facultad de algunas Sedes como Medellín y Bogotá elaboran actos
administrativos denominados “Acuerdos”, por tratarse de un asunto
administrativo aún sin definición total por parte de las directivas, estos
documentos pueden aparecer así denominados en la TRD y para su
organización aplicarse los presente criterios.
4. Clasificación.
En la TRD de la Secretaría General de la Universidad encontraremos esta
serie:
ACUERDOS
ACUERDOS CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
Acuerdo
ACUERDOS CONSEJO ACADÉMICO
Acuerdo
En las Secretarías de Sede:
ACUERDOS
ACUERDOS CONSEJO DE SEDE
Acuerdo
5. Contenidos.
Los Acuerdos materializan las decisiones de las máximas autoridades
administrativas y académicas de gobierno en la Universidad, por ello tienen un
contenido normativo en su totalidad, carecen de soportes u otros tipos
documentales ya que es la serie Actas la que recopila tanto el registro de las
discusiones como los soportes con base en los cuales tanto el Consejo
como soporte de tales decisiones tienen estrecha relación con la democratización de la
sociedad.
3
En algunos consejos de Facultad y Sede se considera que los Consejos de estos niveles
pueden expedir acuerdos, sin embargo quien elabora el presente estudio considera que a luz
del Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario ello no es adecuado ya que solo
los consejos máximos de dirección pueden afectar de manera permanente las grandes
regulaciones y estatutos de la entidad y sus decisiones tienen vocación de permanencia, los
Consejos de Sede y Facultad tienen competencias subordinadas y/ o delegadas por lo cual sus
pronunciamientos se recogen en Resoluciones.
2
Superior Universitario como el Académico (de Sede) oficializan a través de
Acuerdos.
6. Organización técnica.
Ordenación. Los Acuerdos son unidades documentales simples (es decir no
se acompañan de otros documentos) de la misma forma se encuentran
numerados de acuerdo con el orden de su producción del 01 al numero
consecutivo que se llegue por año, esta numeración concuerda con el orden
cronológico que debe respetarse para la organización desde el primer
Acuerdo producido y hasta la último debe foliarse4
Sobre la marcación e identificación.
El marbete de marcación registrará el nombre de la serie y subserie
respectiva, el año de producción y el rango de Acuerdos que guarda Ej.
ACUERDOS CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO 01 A 050 año 2002
Depuración.
Se realizará una vez el expediente agote su tiempo de retención en el
Archivo de Gestión. Se deben retirar las copias, documentos borrador
(manuscritos o en computador pero con correcciones y anotaciones de
ajuste). Solo los Acuerdos originales debidamente firmados deben conformar
la serie.
Deben retirarse las notas adhesivas o sueltas que se adjunten con ganchos u
otro elemento.
Trámite y vigencia.
Entendemos por tiempo de trámite del expediente el que transcurre desde la
expedición del acuerdo (acto de firma del original y remisión de copia a las a
instancias pertinentes, así como publicación del mismo5). Este tiempo es el
mismo año de la producción.
4
“Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control”. Acuerdo
042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. “La documentación deberá
numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1)
en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y
sin
enmendaduras” ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Minimanual N ° 4 de
Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión actualizada). Bogotá D. C, año
2001, Pág. 37
5
ley 962 de 2005 Artículo 7°. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por
la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a
través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o
documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días
siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario
Oficial.
3
Tiempos de Retención
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este tiempo se
resolverán las solicitudes de información, la consulta interna y la posible
impugnación por vía jurisdiccional6.
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de quince (15) años. Este lapso se
establece considerando que esta serie, por sus características informativas
tiene niveles de consulta altos en el mediano plazo y es misional e Histórica
desde el momento mismo de su creación o nacimiento.
Disposición final
A esta serie se aplicará el procedimiento de conservación total en el Archivo
Histórico de la Universidad. El procedimiento lo aplicará cada Unidad de
archivo.
7. Unidades de conservación.
Serán las carpetas de dos tapas plastificadas, con aletas , marbete y cordones
de cierre, estos expedientes no pueden ser perforados y tampoco se
empastarán, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en
Archivo de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al
Archivo Histórico se conservarán en las carpetas que para esta fase aprueben el
Comité de Archivo y la Unidad Nacional de Archivo.
8. Soportes, Digitalización, sistemas de información.
Los Acuerdos son documentos de valor histórico, por ello su producción en
papel se hace indispensable para garantizar la mayor perdurabilidad posible en
el tiempo, si bien su copia o versión electrónica puede ser usada para consulta
de las instancias internas o externas interesadas y/ o para su difusión7 evitando
una duplicación innecesaria, el original debidamente firmado se producirá y
conservará en papel.
9. acceso y seguridad.
En Archivos de Gestión y Satélite.
6
Gubernativa: Jurisdiccional: demandas contencioso administrativas de nulidad .
Ley 962 de 2005 Artículo 7°. “Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos
por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público,
a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general
o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días
siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario
Oficial”.
7
4
Su producción y conservación en Archivo de Gestión corresponde a la
Secretaría del Nivel respectivo: General y de Sede ya que dicha responsabilidad
está expresamente consignada en el Estatuto General.
En Archivo Central.
Corresponde a la División o Sección de la Sede. El acceso al expediente en los
depósitos es reservado al funcionario que asigne el jefe de la Unidad de Archivo,
en cuanto al público la serie no es reservada por mandato constitucional ni legal
por tanto la consulta al público es libre pero siempre tomando las medidas de
seguridad y control que garanticen que el consultante no altere ni dañe el
documento.
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