IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS CRÍTICOS Y

DIAGNÓSTICO Y MODELO
PARA
RED DE INTERCAMBIO DE
CONOCIMIENTO
20/10/2010
INFORME 1
Índice
Diagnóstico y Modelo para Red de Intercambio de Conocimiento
Informe 1
1.
ANTECEDENTES .............................................................................................................................. 1
2.
ACTIVIDADES Y EQUIPO DE TRABAJO.......................................................................................... 2
3.1 GANTT DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO ...................................................................................... 3
3.2 CALENDARIO DE VIAJES ................................................................................................................ 4
4. INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .................................................................. 5
4.1 Datos Personales .................................................................................................................................................. 5
4.2 Lugar de Trabajo – Cargo ................................................................................................................................. 5
4.3 Revisión institucional ............................................................................................................................................. 6
RECURSOS HUMANOS .......................................................................................................................... 9
5. RECOMENDACIONES METODOLÓGICAS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES ENTRE CPLT
- IFAI .................................................................................................................................................... 14
5.1 Inicio de Actividades de Intercambio CPLT - IFAI .........................................................................................14
5.2 Áreas de Interés de las Instituciones. ..............................................................................................................15
5.3 Recomendaciones Metodológicas para el Inicio de las Actividades ........................................................15
ANEXOS .............................................................................................................................................. 18
Diagnóstico y Modelo para Red de Intercambio de Conocimiento
1. ANTECEDENTES
El Consejo para la Transparencia (CPLT) es una institución productora y consumidora de conocimiento.
Dado que su activo más importante es el conocimiento, entonces resulta primordial que cuente con una
estrategia que le permita sacar el máximo partido posible del conocimiento que posee y, al mismo
tiempo, incorporar el conocimiento del que no se dispone pero resulta fundamental para el logro de sus
objetivos. Para ello debe actuar en dos ámbitos principales:
1. El ámbito interno de los procesos requeridos para prestar servicios a sus clientes
2. El ámbito externo formado por aquellos agentes con quienes se relaciona y entre ellos, sus
instituciones pares en otros países de la zona.
En el marco del proyecto de Fortalecimiento del Consejo para la Transparencia, uno de los
componentes es: “Apoyar el establecimiento de un sistema de manejo de conocimiento para facilitar el
acceso al conocimiento de los pares”. Las instituciones pares consideradas para el presente proyecto
son las que se encuentran a nivel regional y pertenecen a los siguientes países: Uruguay, Bolivia, Perú,
México y Canadá.
Un sistema de manejo del conocimiento busca hacer realidad la Gestión del Conocimiento entre los
miembros de la Red de Intercambio. Para proponer este sistema es necesario acometer una actividad
fundamental:
Identificar los activos de conocimiento disponibles en cada una de las instituciones tanto a nivel de
fortalezas que se posean para convertirse en proveedores de Conocimiento como a nivel de
necesidades, siendo en ese caso clientes de Conocimiento. Esta identificación de activos de conocimiento
se realiza mediante diferentes acciones:





La revisión de las características institucionales
Sus capacidades
Los desafíos estratégicos
Las principales áreas de interés y
Considerando el entorno jurídico que sustenta la existencia de cada institución.
En función de lo indicado, se realizará una primera etapa de la consultoría tendiente al levantamiento
de la información indicada para realizar el Diagnóstico.
Finalizado el Diagnóstico se procederá a elaborar un Modelo de Gestión del Conocimiento, consistente
en el marco conceptual que permitirá gestionar el conocimiento. Este modelo considera tanto estrategia
de GC y los indicadores asociados, como también las actividades y herramientas que darán soporte al
modelo.
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2. ACTIVIDADES Y EQUIPO DE TRABAJO
Las actividades a desarrollar en la presente consultoría corresponden a las presentadas y definidas en
la propuesta presentada por Catenaria las cuales se listan a continuación:
2.1.- Revisión Documental
2.2.- Definición de Instrumentos de Levantamiento y Diagnóstico
2.3.- Revisión Trabajo bipartito entre CPLT e IFAI
2.4.- Identificación de Actores claves
2.5.- Revisión de Agenda de Trabajo
2.6.- Visita a Instituciones
2.7.- Diagnóstico de Situación
2.8- Diseño de un modelo de Gestión del Conocimiento inter- institucional
2.9.- Taller de Validación o presentación al CPLT
Como entregables, de acuerdo a los términos de referencia, se consideran los siguientes productos:



Informe 1 – Propuesta y plan de trabajo definitivo
Informe de Avance
Informe Final y presentación al CPLT
El equipo de trabajo estará conformado por un consultor principal, quien ejercerá el rol de responsable
del proyecto y 2 consultores de Gestión del Conocimiento. La dedicación de estos profesionales será
parcial y se ajustará al programa de actividades propuestos y a las tareas de gabinete necesarias
para la elaboración de los entregables.
Javier Martínez Aldanondo – Responsable del Proyecto
Adrián Colazo - Consultor en Gestión del conocimiento
Braulio Gaete
- Consultor en Gestión del conocimiento
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3.1 GANTT DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO
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3.2 CALENDARIO DE VIAJES
Se utilizará la última semana de octubre para realizar una ronda de entrevistas en Chile.
- Miercoles 3 y jueves 4 de noviembre: Uruguay.
- Lunes 8 y martes 9 noviembre: Bolivia.
- Miércoles 10 por la tarde, Jueves 11 y viernes 12: Perú.
- Martes 16 y miércoles 17 (y si hace falta jueves 18 por la mañana) Canadá.
- Viernes 19, lunes 22 y si hace falta martes 23 por la mañana, México
Noviembre 2010
LUNES
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
VIERNES
SÁBADO
DOMINGO
1
2
3 Uruguay
4 Uruguay
5
6
7
8 Bolivia
9 Bolivia
10 Perú
11 Perú
12 Perú
13
14
15
16 Canadá
17 Canadá
18 Canadá
19 México
20
21
22 México
23 México
24
25
26
27
28
29
30
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4. INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Como instrumento de recolección de información, a continuación se presentan las plantillas que se
utilizarán en las entrevistas y permitiran el levantamiento de información en los siguientes ámbitos:
4.1 Datos Personales
ENTREVISTADO
(*)
Nombre Apellido
FECHA
Lunes xx/xx/2010
00:00
LUGAR
Oficina del Ministerio, Agencia, Institución
ENTREVISTADOR
Javier Martinez
HORA
INICIO
[email protected]
MAIL (*)
TELEFONO
HORA
TERMINO
(56)(2)xxxxxxxxx
SKYPE
00:00
xxxxx
(*) datos obligatorios
Nota: Los datos de la Ficha son capturados para mantener contacto con la persona en forma posterior a la realización de la entrevista.
4.2 Lugar de Trabajo – Cargo
INSTITUCION
Consejo para la Transparencia
CARGO
Reclamos
DIVISION
TELEFONO
Jefe División
(56)(2)
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4.3 Revisión institucional
4.3.1 REVISAR ATRIBUCIONES LEGISLATIVAS
NOMBRE LEY
Consejo para la Transparencia
NUMERO LEY
FECHA DE
PROMULGACIÓN
NOMBRE DEL
REGLAMENTO
NUMERO
REGLAMENTO
FECHA DE
PROMULGACIÓN
RESUMIR EL CONTENIDO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA
ORIENTACIÓN – TEMÁTICAS QUE ABORDA
Nota: Adjuntar el texto de la ley de transparencia y del Reglamento que regula su implementación (o link)
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4.3.2 DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN
DESCRIPCION DE ÁREAS Y ACTIVIDADES
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
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4.3.3 DESAFÍOS INSTITUCIONALES
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
(TRANSPARENCIA, PROTECCIÓN DE DATOS,
CORRUPCIÓN, ATENCIÓN DE RECLAMOS,
AUDITORÍAS A INSTITUCIONES, ETC.)
INDICADORES DE GESTIÓN (BSC A NIVEL
DESCRIPTIVO)
4.3.4 CAPACIDADES INSTITUCIONALIDADES
HABILIDADES NECESARIAS PARA REALIZAR
LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA
INSTITUCIÓN
CONOCIMIENTOS MÁS RELEVANTES QUE
SOSTIENEN LA OPERACIÓN (JURIDICOS,
GESTION DE REDES CON INSTITUCIONES,
TECNOLOGICOS, ETC.)
EXPERIENCIAS PREVIAS NECESARIAS DE LOS
FUNCIONARIOS PARA CUMPLIR LOS
DESAFIOS (EXPERIENCIA EN EL PODER
JUDICIAL, EN LA INSTITUCION, EN EL
AMBITO LEGISLATIVO PARA LA
INSTERPRETACION DE LEYES, ETC.)
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4.3.5 IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS TEMÁTICAS DE INTERÉS PARA
EL INTERCAMBIO
Aplicación de una encuesta ad-hoc para medir el grado de interés en intercambiar opiniones y
experiencias, analizar capacidades, debatir criterios aplicables al quehacer de las instituciones,
formas de organización, desafíos organizacionales y otras posibles áreas de interés.
Establecer alcances y objetivos de las mismas.
(Esta encuesta se refleja luego en el Diagrama del Río)
AREA
INTERESADA
DEL CPLT
Dirección
General
AREAS DE INTERÉS
ALCANCES
OBJETIVOS
ESTADO
ACTUAL
ESTADO
DESEADO
(ESCALA 1-10)
(ESCALA 1-10)
MODELO ORGANIZACIONAL
Al ser organizaciones jóvenes, se está
atravesando un proceso permanente de
aprendizaje


Dirección
General
PRESUPUESTO


Dirección
General
Procesos
Planificación
Relacionado con tema Modelo
Organizacional
Presupuesto como reflejo de la
importancia, como indicador de la
voluntad política
RECURSOS HUMANOS
Relacionado con Modelo Organizacional


Estructura organizacional
Política de RRHH
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Resolución
de conflictos
JURISPRUDENCIA
Susceptible de ser transferible y
compartida entre las distintas
instituciones.
Fiscalización
MODELOS DE FISCALIZACIÓN Y
SEGUIMIENTO



Normativa y
Fiscalización
Modelos y Metodologías
Plataformas
Incentivos al cumplimiento
TRANSPARENCIA ACTIVA



Actividades de difusión y educación
Buenas prácticas
Open government/open data
DIFUSIÓN DEL DERECHO
Promoción
Clientes
Relacionado con el 2. Transparencia activa.
Comunicacio
nes
Estudios



Plan de comunicación externa
Capacitación a otras instituciones
Mecanismos para asegurar cobertura
INDICADORES/MEDICIÓN DE IMPACTO

No existen y son esenciales
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
Secretaría
Técnica
10. RELACIÓN/VINCULACIÓN
INSTITUCIONAL


RRHH
Comunicacio
nes
Procesos y
Sistemas
Cómo medimos el cumplimiento de
nuestros objetivos, como se mide la
agregación de valor al desempeño de
las instituciones, como se mide el logro
de llegar a la ciudadanía
Relación con otros países
Relación con otras instituciones
COMUNICACIÓN INTERNA



Relaciones entre las distintas áreas
Prácticas de trabajo colaborativo
Gestión del conocimiento
11. DESARROLLO TECNOLÓGICO
Transversal a todas las áreas



Compartir prácticas
Modelos de acceso a la información
Gestión de archivos
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4.3.6 RECOPILACIÓN DE EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO
EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO
REALIZADAS POR LA INSTITUCIÓN
DESCRIBIR CASOS
BARRERAS Y DIFICULTADES DETECTADAS
4.3.7 LECCIONES APRENDIDAS
LECCIONES APRENDIDAS EN EXPERIENCIAS
DE INTERCAMBIO
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE REGISTRO
DE LAS LECCIONES APRENDIDAS.
Nota: Este ítem registra la existencia –o la falta- de una memoria corporativa y de un modelo de aprendizaje organizacional. Adjuntar
ppt, pdf u otro disponible que describan las acciones que realiza la Institución en estas materias
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4.3.8 CAPACIDAD DE PARTICIPACIÓN EN LA RED
Se elabora una Encuesta on line (Survey-Monkey), que será enviada para ser completada por
todo el personal que pudiese participar en la Red de Intercambio, con el objeto de realizar un
levantamiento de capacidades personales y de soporte tecnológico.
Esta encuesta medirá lo siguiente:



Habilidades y capacidades personales de los funcionarios de la Institución para el
intercambio.
Manejo de tecnología (correo, multiconversación vía skype, trabajo colaborativo vía
sharepoint o similar)
Soporte informático disponible en la Institución y planes de inversión.
Nota: Encuesta tipo multiple choice para completar en un tiempo de 10 – 12 minutos.
4.3.9 INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA ENTREVISTAS EN
LAS INSTITUCIÓN



Se entrevistarán personas que tengan la visión conceptual de las actividades que realiza
cada Institución.
Las personas a entrevistas tiene que ser futuros integrantes de la Red de Intercambio.
Se estima entrevistar entre 3 y 5 personas por Institución
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5. RECOMENDACIONES METODOLÓGICAS PARA EL DESARROLLO
DE ACTIVIDADES ENTRE CPLT - IFAI
5.1 Inicio de Actividades de Intercambio CPLT - IFAI
Dentro del marco del convenio entre el CPLT y el IFAI, se realizó una primera teleconferencia
entre estas instituciones el día 05 de octubre.
De la misma participaron, por el CPLT:

Raúl Ferrada – Director General

Andrea Aylwin – Jefa de Secretaría Técnica

María José Méndez – Jefa de Planificación y Calidad

Eduardo González - Director de Procesos y Sistemas
Por el IFAI participaron:

Alejandro

Eduardo

Arturo
Por el BID:

Marco Mendiburu
Por Catenaria estuvieron presentes:

Javier Martínez – Gerente KM

Adrián Colazo – Consultor KM
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5.2 Áreas de Interés de las Instituciones .
Ambas instituciones propusieron los temas o áreas de interés a tratar en una primera etapa, los
que constan en detalle en el acta de reunión, acordándose finalmente iniciar una primera fase de
trabajo conjunto en los siguientes temas:

Desarrollo organizacional

Impacto de la incorporación de la Protección de datos en el mandato institucional
5.3 Recomendaciones Metodológicas para el Inicio de las
Actividades
Como parte de la consultoría de Diagnóstico y Modelo de Red de Intercambio de Conocimiento
contratada por el CPLT al consultor Javier Martínez, se hará el acompañamiento metodológico de
las actividades a realizar entre el CPLT y el IFAI.
Se detallan a continuación las primeras actividades recomendadas a realizar para el inicio de la
colaboración inter institucional:
5.3.1 DESIGNACIÓN DE COORDINADORES Y EQUIPOS DE
TRABAJO
Se designará 1 (una) persona por cada Institución como la coordinadora de cada área de interés
con la responsabilidad de llevar adelante la dinamización del proyecto.
Habiéndose acordado focalizar la actividad en 2 (dos) áreas de interés en esta primera fase
piloto, se designarán en consecuencia 2 (dos) coordinadores en cada Institución.
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Estas personas serán las responsables de la elaboración de las actas de reunión, del
almacenamiento de archivos de trabajo, de la interacción con la contraparte, de la convocatoria
a reuniones ampliadas, de la recopilación de información y otras actividades necesarias para el
adecuado desarrollo del Proyecto.
Adicionalmente se definirán quienes conformarán el Equipo de Trabajo de cada Institución, es
decir quienes participarán durante la etapa ejecutivas del proyecto.
5.3.2 ALCANCES Y OBJETIVOS DE CADA ÁREA DE INTERÉS.
La primera actividad a realizar consiste en establecer para las 2 áreas de interés acordadas:
1. Los alcances
2. Los objetivos.
Cada institución realizará esta actividad por separado.
La propuesta de alcances y objetivos establecidos por cada Institución serán enviados al
coordinador de la contraparte, a efecto de tomar conocimiento mutuo de las propuestas.
Una vez intercambiadas las propuestas se acordará realizar una videoconferencia entre los
equipos de trabajo del CPLT y el IFAI para llegar a un consenso sobre alcances y objetivos.
Aunque se estima poco probable de ocurrir en esta ocasión, se debe considerar como un
escenario posible para un área de interés que se presenten diferencias sustanciales entre los
alcances y objetivos propuestos por cada Institución, lo que debiese derivar en desestimar ese
tema para el trabajo conjunto.
Dado que el presente proyecto se realiza en calidad de Piloto, los alcances y objetivos deben
considerar metas de corto plazo para obtener avances mensuales o trimestrales concretos, es
decir poder medir indicadores de avance a lo menos en diciembre de 2010 y en marzo de 2011.
Estas mediciones permitirán mostrar la evolución del Proyecto Piloto en el marco del 2do
Seminario Internacional del CPLT a realizarse en el mes de abril de 2011.
Se sugiere realizar esta actividad en forma paralela, estableciendo los alcances y objetivos de
las 2 (dos) áreas de interés en cada institución por separado. Este trabajo deberá tener un
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consenso interno validado por el nivel gerencial (Director General del CPLT y el Secretario
Ejecutivo del IFAI).
5.3.3 PROGRAMA DE TRABAJO
Establecido un consenso en los alcances y objetivos de cada una de las áreas de interés, los
coordinadores procederán en forma conjunta a establecer un Programa de Trabajo,
estableciendo:
1. Resultados esperados (productos)
2. Actividades
3. Responsables
4. Plazos establecidos para el desarrollo de las mismas.
Las actividades deberán considerar instancias periódicas de intercambio de información y de
consenso entre el CPLT y el IFAI. Esto puede ser logrado ya sea por conformar comisiones mixtas
para el abordaje conjunto de determinadas actividades o bien mediante el trabajo en paralelo y
el intercambio periódico de los avances y sesiones de validación.
5.3.4 MEDICIÓN DE AVANCE E INDICADORES DE GESTIÓN
Además de medir el avance del programa de trabajo, los coordinadores de Proyectos
establecerán los indicadores de gestión que medirán el logro de los objetivos del Proyecto.
Estos indicadores serán medidos en forma mensual o trimestral, debiendo generarse y distribuirse
los reportes que den cuenta de la medición realizada.
Estos reportes serán presentados en videoconferencia, con la participación de los niveles
gerenciales de la Instituciones.
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5.3.5 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Se realizará una presentación de resultados en el mes de marzo de 2011. Esta tendrá el carácter
de validación de lo realizado hasta la fecha y será preparatoria de la presentación del Plan
Piloto en el seminario internacional a realizarse en el mes de abril de 2011.
5.3.6 APOYO TECNOLÓGICO
La empresa Catenaria pone a disposición del CPLT un sitio dentro de su plataforma Sharepoint
para el trabajo colaborativo entre el CPLT y el IFAI.
El mismo contará con carpetas de documentos compartidos, áreas de discusión, calendario y las
alertas correspondientes.
Los equipos de trabajo deben acordar un protocolo de comunicación permanente,
recomendándose tener un contacto semanal. Este puede ser realizado por videoconferencia o por
un medio de menor costo como skype.
ANEXOS
Se encuentra en elaboración, como anexo a estas recomendaciones, una Guía para el Trabajo
Colaborativo entre el CPLT y el IFAI. Esta guía es de aplicación general para este inicio de
actividades como para las futuras actividades que aborden como temas centrales otras áreas de
interés dentro marco del Convenio inter institucional.
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