POLÍTICA de OpenLine de Airbus Group

POLÍTICA de OpenLine de Airbus Group
Oficina de Ética y Cumplimiento, Airbus Group
Versión 6 – 27 Octubre de 2014.
1/ Introducción
Airbus Group está comprometido con el pleno cumplimento de las leyes y altos estándares
éticos de conducta empresarial, tal como se refleja en los Estándares de Conducta
Empresarial del Grupo, Nuestros Principios de Integridad, y en las políticas relacionadas con
el mismo. Ética y Cumplimiento son responsabilidad de cada persona dentro de la empresa
y se manifiesta no sólo en cómo nos relacionamos entre nosotros, sino también con
nuestros clientes, proveedores, accionistas, y otros grupos de interés.
Airbus Group está también comprometido a desarrollar una cultura de “hablar sin miedo”
donde todos los empleados se sientan a gusto compartiendo visiones, haciendo preguntas,
señalando anomalías, expresando preocupaciones o reportando lo que sea percibido como
una violación a nuestras normas, procesos, leyes, Estándares de Conducta Empresarial o
Nuestros Principios de Integridad.
Existen diferentes canales para que los empleados pueda hablar sin miedo: sus jefes
inmediatos, el personal de Ética y Cumplimiento, los representantes de Recursos Humanos,
los miembros de la Asesoría Jurídica, o los representantes de la Alta Dirección,...
Airbus Group motiva a los empleados a hablar sin miedo, y prohíbe cualquier tipo de
represalia. Por ello, Airbus Group ha puesto a disposición de los empleados un canal seguro
y confidencial llamado OpenLine, para todos aquellos empleados que todavía pudieran
temer alguna represalia en caso de hablar sin miedo.
OpenLine es completamente opcional y voluntario y no habrá consecuencias para los
empleados que no lo utilicen.
El objetivo de esta Política es explicar cómo funciona OpenLine en Airbus Group, y definir el
ámbito del sistema y las garantías previstas para proteger a los usuarios y los datos
personales transmitidos en el proceso
2/ Características clave de OpenLine Airbus Group
Para asegurar la confidencialidad del sistema, Airbus Group ha decidido externalizar su
gestión. Airbus Group ha escogido a un proveedor externo especializado en este tipo de
servicios, “Deloitte”, situado fuera de la Unión Europea, en Sudáfrica. Las alertas serán
Traducción realizada, para información, a partir del texto original inglés,
siendo este último el único válido a efectos legales
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tratadas en un entorno seguro, por un número restringido de empleados del proveedor de
servicios, que habrán recibido una adecuada formación profesional. La información
proporcionada por los empleados de Airbus Group a través de OpenLine, incluidos los datos
personales, se capturará localmente y se almacenará únicamente en Francia, en los
servidores informáticos de Deloitte France.
Los empleados que usen el sistema entran directamente en contacto con el proveedor de
servicios, bien por teléfono o a través de la página web.
3/ Actuando de buena fe
Los usuarios del OpenLine deben actuar de buena fe y no deben hacer deliberadamente
acusaciones falsas al presentar sus inquietudes (el empleado no puede inventar un informe
o realizar cualquier falsificación).
La buena fe consiste en dar información sin malicia, sin considerar el beneficio personal y
pensando de manera razonable que la información comunicada es veraz.
Cualquier empleado que deliberadamente haga declaraciones falsas o engañosas o
revelaciones que no sean de buena fe podrá ser objeto de acciones disciplinarias, de
conformidad con las legislaciones aplicables.
Ningún empleado que haga declaraciones o revelaciones de buena fe será objeto de
acciones disciplinarias, incluso si dichas declaraciones o revelaciones resultan ser
inexactas.
4/ Definición de una alerta
Una alerta es una inquietud comunicada de buena fe por un empleado identificado, quién
actúa usando OpenLine.
5/ Responsabilidad
El Group Ethics and Compliance Officer es responsable de la actualización de esta Política y
de la supervisión de la gestión de las alertas significativas efectuadas según esta Política.
También él es responsable de contactar con todas las partes involucradas en cada alerta y
de comunicar sin demora el resultado al empleado que efectuó la alerta.
6/ Confidencialidad
A los usuarios del sistema de alerta se les requerirá identificarse al proveedor del servicio.
El proveedor del servicio reenviará el correspondiente reporte sin revelar la identidad de la
persona que ha comunicado la alerta.
Sin embargo, los usuarios pueden solicitar que su identidad sea comunicada a Airbus
Group.
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Si así fuera el caso, Airbus Group hará todo lo que sea posible para proteger la identidad de
la persona que ha creado la alerta. Todos los informes se guardarán confidencialmente, en
la medida de lo posible, atendiendo a la necesidad de realizar una investigación exhaustiva
y efectiva, y a las exigencias de la ley y de los procedimientos judiciales.
7/ Ámbito de OpenLine
En este punto, el ámbito de OpenLine se limita a asuntos relacionados con la contabilidad,
finanzas, corrupción, prácticas anticompetitivas, divulgación de información confidencial,
conflictos de interés, seguridad del producto, calidad y acoso.
El uso de OpenLine está limitado a los empleados de todas las empresas controladas por
Airbus Group y situadas en Francia, Alemania, España, Reino Unido, Australia, Brasil,
Canadá, China, México y Arabia Saudí1.
8/ Protección frente a represalias
No serán toleradas las represalias directas o indirectas por parte de cualquier empleado de
la compañía, y/o por la propia compañía, contra la persona que de buena fe haya
presentado una alerta o facilitado asistencia a las personas responsables de la investigación
de la misma. El acoso, o la adopción de medidas perjudiciales hacia cualquier empleado,
por el hecho de haber efectuado de buena fe una alerta tampoco serán tolerados.
9/ Registro de alertas e informes
Los usuarios del sistema pueden crear alertas de dos formas:
1. Pueden llamar al número de teléfono dedicado para este propósito,
2. Pueden introducirlas a través del sitio web dedicado a este efecto.
Las alertas serán recibidas por el proveedor externo y los reportes serán comunicados al
Group Ethics and Compliance Officer.
Los informes incluirán la información recabada objetivamente que esté en relación directa
con el ámbito de la investigación y sea estrictamente necesaria para la verificación de los
hechos alegados.
Todo reporte transmitido al Group Ethics and Compliance Officer no contendrá cualquier
elemento que permita identificar al empleado.
Sin embargo, la identidad del empleado se facilitará al Group Ethics and Compliance Officer
si se cumple alguna de las condiciones siguientes:
(1)
El empleado ha dado previamente su consentimiento verbal o escrito al
proveedor externo de comunicar su identidad a Airbus Group.
1
India incluido desde el 1 de Junio 2015.
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(2)
Airbus Group suministra al proveedor externo evidencia escrita de la
existencia de procesos judiciales que requieren la comunicación de la identidad del
empleado.
(3)
maliciosas.
Airbus Group acredita al proveedor externo que las alegaciones son
10/ Procedimiento de investigación
Todas las alertas son enviadas por Deloitte a la Group Ethics and Compliance Office, a
excepción de aquellas relacionadas con acoso. Esta son enviadas al Group Ethics and
Compliance Advisor de la función de Recursos Humanos, quien gestiona dichas alertas en
coordinación con las oficinas locales de Recursos Humanos.
Si resulta coherente, el informe es dado a la División y/o al Functional Head of Ethics and
Compliance.
Ellos llevarán a cabo una primera revisión y evaluación del informe, y decidirán quién
necesita conocer el informe, así como la respuesta adecuada que, en el plazo oportuno,
deba darse.
Una vez revisada la coherencia/gravedad de la inquietud, se decide si ésta se va, o no, a
investigar. Las Divisiones o los Functional Heads of Ethics and Compliance informarán de
nuevo al Group Ethics and Compliance Officer. El Head of Compliance Allegations
gestionará los informes que no se hayan asignado a una división/departamento, o que se
hayan asignado a varios, o cuando sea solicitado.
Si se lanza una investigación, se crea un equipo de investigación limitado. En algunos casos
se puede solicitar a Corporate Audit y Forensic que realicen las investigaciones.
Si se requieren recomendaciones o acciones correctivas, éstas serán decididas por el nivel
de gestión apropiado. El Group Ethics and Compliance Office es también responsables de la
supervisión de cualquiera de las acciones correctivas, que pueden incluir procedimientos
disciplinarios, de acuerdo con las regulaciones nacionales.
11/ Presunción de inocencia
Se considerará inocente cualquier empleado que esté implicado en una alerta mientras no
se hayan demostrado las alegaciones dirigidas contra él.
12/ Comunicación e información
En cuanto se haya tomado la decisión de investigar una alerta, el Group Ethics and
Compliance Office o el equipo de ética y cumplimiento la notificará a toda persona implicada
en la alerta, con el fin de permitirle sin demora ejercer sus derechos, incluyendo su derecho
de defensa.
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Sin embargo, el Group Ethics and Compliance Office tiene derecho a adoptar medidas
cautelares, por ejemplo, las medidas necesarias para evitar la destrucción de pruebas en
relación con la alerta, antes de notificarla a la persona implicada.
El equipo de investigación puede responder y comunicar con la persona que hizo la alerta a
través del proveedor externo.
El Group Ethics and Compliance Office comunicará sin demora al empleado que hizo la
alerta los resultados de la investigación a través del proveedor del servicio externo.
El proveedor externo pedirá a su vez al empleado su reacción respecto de la información
comunicada por él.
13 / Gestión de registro y derechos de acceso
La información comunicada en relación con una alerta que sea considerada ajena al ámbito
del sistema, infundada o de poca entidad se destruirá inmediatamente.
En cambio, la información que se haya considerado de entidad se conservará por un periodo
que no podrá exceder los dos meses después de la fecha de finalización de los
procedimientos de investigación. Una vez transcurrido este periodo, la información se
archivará. Eso no se aplica a los casos en los que se hayan iniciado procedimientos
disciplinarios y/o judiciales contra la persona implicada, la persona que hizo la alerta o un
tercero.
De acuerdo con las leyes nacionales, la persona implicada tiene derecho a acceder a los
datos que la conciernan y a solicitar que esos datos sean corregidos o borrados, si es el
caso.
Una persona implicada no podrá obtener información sobre terceros, tal como la identidad
de la persona que hizo la alerta, sobre la base de estos derechos de acceso.
14/ Datos de contacto
Los empleados de Airbus Group pueden ponerse en contacto con OpenLine:
- Conectándose
a
la
página
web
OpenLine
de
Airbus
www.airbusgroupopenline.com
- Llamando a los siguientes números
Group:
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País
Todo el mundo
Número gratuito
Francia, Alemania, España, Reino
Unido
Australia
00 800 27 00 00 07
Brasil
Canadá
China
México
Arabia Saudita
080 08 91 87 15
18 55 22 53 002
4001200144
0018005140205
Número con cargo fijo
+27 (0)315715424
+33 (0)567804343
18 00 24 91 39
800-844-4045
Openline es operada en inglés 24 horas, los 7 días de la semana.
Hay un operador disponible en francés, alemán, español y portugués de 07:00 a 16:00
(CET)2, y un sistema automático de mensajes de voz fuera de las horas de trabajo.
Llamadas en mandarín son recibidas en horarios de oficina china: 08:00 a 17:00 (UTC +8)3
con opción inglés 24 horas, 7 días a la semana.
Empleados en Arabia Saudita pueden dejar su mensaje en árabe a través del sistema
automático de mensajes de voz o utilizar la línea en inglés 24/7.
Las solicitudes de información adicional se deben remitir al Group Ethics and Compliance
Officer:
Pedro Montoya
Group Ethics and Compliance Officer
Airbus Group
4, rue du Groupe d'Or
31701 Blagnac Cedex
France
15/ Información específica por país
Antes de utilizar OpenLine, los empleados de Airbus Group situados en Francia o en
Australia deben leer también el Anuncio de Información nacional, de acuerdo con la
legislación nacional.
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Hora Central Europea
Hora Universal Coordinada
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