ProsPecto sobre el Patrocinio

www.wfc2015.org.za
FAO/Elena Grossi
Prospecto sobre el patrocinio
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto
Introducción al WFC2015
El XIV Congreso Forestal Mundial (WFC2015), que se celebrará del 7–11
de Septiembre de 2015 en Durban, Sudáfrica, es una gran oportunidad
para que para los técnicos forestales del mundo, los partidarios de los
bosques y socios intersectoriales se reúnan, compartan conocimientos
y experiencias, y proyecten una visión sobre el futuro papel de los
bosques en el desarrollo sostenible global. El Congreso – el primero que
se celebra en África – incluye a personas de todo el mundo, regiones
y sectores, ya pertenezcan a organizaciones gubernamentales, ONG,
compañías privadas, a organismos profesionales o científicos, a
asociaciones forestales, o simplemente tengan un interés personal
en asistir a la cita. Promueve la amplia participación de los sectores
forestales, Se fomenta una participación amplia – por parte de los
sectores forestales, agrícolas, ganaderos, energéticos e hidrológicos,
el sector público, la sociedad civil e instituciones académicas y de
investigación, y en especial la participación de las mujeres, los jóvenes
y del sector privado. Los Congresos Forestales Mundiales atrajeron
hasta a 7,000 participantes, y el Gobierno de Sudáfrica anticipa un
récord de asistencia al Congreso en 2015.
WFC2015 quiere:
 posicionar a la silvicultura como parte integral del desarrollo
sostenible a todos los niveles – nacional, regional y global;

identificar y revisar los problemas más importantes a los que se
enfrenta el sector y proponer intervenciones técnicas, científicas y
políticas que promuevan la sostenibilidad forestal;

proporcionar un foro abierto en el que toda la comunidad forestal
mundial y los socios de otros sectores relacionados puedan
compartir y debatir su conocimiento, puntos de vista y últimos
resultados, y puedan establecer y consolidar asociaciones y redes
de trabajo;

mostrar los últimos desarrollos e innovaciones en el sector forestal
global, mediante el uso de plataformas multimedia que ilustren
aplicaciones prácticas y vínculos; y

asegurarse de que se abordan temas críticos y de que todas las
partes interesadas, en particular los jóvenes, los estudiantes, los
profesionales, las mujeres y las comunidades locales, tengan una
plataforma en la que expresar las ideas y preocupaciones de sus
circunscripciones.
Estadísticas del Congreso
Trabajos presentados: 2,500
Trabajos aceptados para el programa final: 1,800
Países que contribuyen al programa: 70+
Asistencia general esperada: 5,000
Asistencia esperada del sector académico:
2,100
Asistencia esperada del sector industrial:
400
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto
El tema central del WFC2015 Los bosques y la
gente: La inversión en un futuro sostenible. El
propósito es demostrar que invertir en silvicultura
es una inversión para las personas y, a la vez, una
inversión para el desarrollo sostenible. WFC2015
enfatizará el papel de los bosques en la creación
de ingresos, empleo e igualdad, y mostrará los
vínculos vitales entre los bosques y el cambio
climático, la conservación de la biodiversidad
y los recursos acuíferos sostenibles. Explorará
estructuras de gobernanza que promuevan mejor
la implementación de la gestión sostenible de todo
tipo de bosques.
WFC2015 tendrá como enfoque transversal clave
la inversión en silvicultura. WFC2015 examinará la
necesidad y las ventajas de invertir en:
 un entorno propicio – especialmente en cuanto a
lo político y a lo institucional;
 las personas – desarrollar la capacidad a todos
los niveles, el conocimiento y la educación en
silvicultura, instituciones forestales basadas en
las comunidades, y otro tipo de capital humano;
recursos – tales como los bosques y la
producción con valor agregado por parte del
sector privado.
El programa del Congreso será muy gratificante
tanto en lo cultural como en lo profesional, y
contará con una variedad de sesiones, eventos y
diálogos que asegurarán la participación de todos
los participantes en la definición de la visión y de
las estrategias de cara al futuro sostenible de los
bosques y de la silvicultura.
Esperamos darle la bienvenida a Durban!
PATROCINIO
Impacto del Patrocinio
El beneficio primario más palpable es el reconocimiento de la compañía
Sponsorship
andweb
Exhibition
Prospectus
u organización en la página
del Congreso, boletines
y otro material
promocional. Antes del Congreso, se incluirá a los patrocinadores en
los mensajes de promoción a la comunidad forestal global, con más
de 20,000 individuos, servidos por la FAO y el DAFF. Durante el
Congreso, los patrocinadores estarán expuestos a una cifra de unos
5,000 delegados: profesionales, teóricos, investigadores y estudiantes
relacionados con el gran campo de la silvicultura.

Las compañías pueden reforzar su reputación, aumentar sus ventas
y afianzar su marca en el Congreso, el cual atrae a la industria y la
investigación de vanguardia y a los legisladores del sector forestal.

Las empresas locales de talla internacional podrán mostrar su
orgullo patrio al apoyar un evento internacional de prestigio.

Todas las compañías pueden beneficiarse de dar acceso a líderes
potenciales dentro de sus compañías, ya que como al evento
asistirá un grupo altamente capacitado de ingenieros forestales,
ingenieros forestales y otros estudiantes y profesionales con un
gran conocimiento en silvicultura.
Patrocinio
Al convertirse en patrocinador, su organización puede ayudar a que
WFC2015 sea un éxito, y juntos podremos crear una experiencia
memorable para todos los participantes y asistentes. Al patrocinar este
evento único en el mundo, su organización se verá promocionada ante
los 5000 participantes que se espera que asistan al Congreso, abriendo
la puerta a nuevos clientes, colaboradores y seguidores.
Los patrocinadores pueden contribuir a uno de seis niveles: Diamante;
Platino; Oro; Plata; Bronce; y Promotor. El nivel de su compromiso
determinará la presencia de su marca en las exposiciones, materiales de
información y en las áreas en el Recinto del Congreso, y le dará acceso
al Congreso en sí. Hay oportunidades específicas para apoyar para
apoyar los enfoques innovadores de los medios; y para proporcionar
apoyo financiero a varios aspectos de la puesta en escena del evento.
Esperamos poder ayudarle a decidir qué paquete sería el idóneo para
su compañía.
Si desea apoyar al Congreso de una forma que no se haya
especificado aquí, no dude en contactar a la directora de patrocinio
Lisa Vickers ([email protected]).
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto
Razones para convertirse en
patrocinador
 El patrocinio supone una excelente oportunidad
para promover su nombre, apoyar a sus marcas
y para mantener un perfil muy alto antes, durante
y después del Congreso.
 Su participación activa en el Congreso le permitirá
vincular su empresa con el esfuerzo global para
asegurar un planeta sostenible, y para alinear
su programa de responsabilidad social con los
objetivos de sostenibilidad ambiental.
 Los
participantes
del
Congreso
están
dispuestos a mejorar sus conocimientos y su
contribución a la sostenibilidad global. Hacer
que su organización sea partícipe directa de esta
experiencia educativa tan influyente y poderosa
demuestra su compromiso personal para ayudar
a su desarrollo.
 Sus representantes pueden mezclarse de
manera informal con participantes de todo el
mundo.
 La participación, el compromiso y el apoyo de
su organización al WFC2015 serán ampliamente
reconocidos como se ha resaltado en este
Prospecto.
 Su organización se beneficiará significativamente
de la exposición a un público influyente muy
interesado, relevante y, sobre todo, en un
ambiente educativo fuera de la competencia de
las distracciones cotidianas.
 El patrocinio contribuye a la promoción, la
planificación y puesta en escena del WFC2015,
reduciendo el coste general de gestión y
ejecución del evento, y permite un mayor nivel
de participación por parte de delegados de
países en vías de desarrollo y de sectores con
baja representación, incluyendo a la juventud.
Patrocinio
DIAMANTE
Para el patrocinio que iguale o exceda
la cantidad de
PLATINO
ORO
Para el patrocinio que iguale la
cantidad de
ZAR 1,000,000
Para el patrocinio que iguale la
cantidad de
ZAR 700,000



36m2 de stands de exposición tipo “llave
de mano”.
Registro gratuito de hasta 6 delegados.
Logo del patrocinador mostrado en los
boletines de WFC2015
ZAR 500,000
 18m2



Logo del patrocinador mostrado en
la página web de WFC2015 con un
hipervínculo desde el logo a la página
web que hayan seleccionado

Promoción y reconocimiento de la marca
del patrocinador en un banner en la
zona de registro.

Promoción de la marca en el manual del
Congreso.


Proyección de la marca antes y después
de todas las sesiones


Objeto promocional en las bolsas de los
delegados



de stands de exposición tipo
“llave de mano”.
Registro gratuito de hasta 5 delegados.
Logo del patrocinador mostrado en los
boletines de WFC2015
Logo del patrocinador mostrado en
la página web de WFC2015 con un
hipervínculo desde el logo a la página
web que hayan seleccionado
Promoción y reconocimiento de la
marca del patrocinador en un banner en
la zona de registro.
Promoción de la marca en el manual del
Congreso.
Proyección de la marca antes y
después de todas las sesiones
Objeto promocional en las bolsas de los
delegados







9m2 de stands de exposición tipo
“llave de mano”.
Registro gratuito de hasta 4
delegados.
Logo del patrocinador mostrado en
la página web de WFC2015 con un
hipervínculo desde el logo a la página
web que hayan seleccionado
Promoción y reconocimiento de la
marca del patrocinador en un banner
en la zona de registro.
Promoción de la marca en el manual
del Congreso.
Proyección de la marca antes y
después de todas las sesiones
Objeto promocional en las bolsas de
los delegados
PLATA
Para el patrocinio que iguale la
cantidad de
BRONCE
ZAR 300,000





Registro gratuito de hasta 4
delegados.
Logo del patrocinador mostrado en
la página web de WFC2015 con un
hipervínculo desde el logo a la página
web que hayan seleccionado
Promoción y reconocimiento de la
marca del patrocinador en un banner
en la zona de registro.
Promoción de la marca en el manual
del Congreso.
Proyección de la marca antes y
después de todas las sesiones
Para el patrocinio que iguale la
cantidad de
PROMOTOR
ZAR 200,000
Para el patrocinio que iguale la
cantidad de
Registro gratuito de hasta 2
delegados.
 Logo del patrocinador mostrado en la
página web de WFC2015
 Promoción y reconocimiento de la
marca del patrocinador en un banner
en la zona de registro.
 Promoción de la marca en el manual
del Congreso.
ZAR 50,000


1 Registro gratuito de 1 delegado.

Logo del patrocinador mostrado en la
página web de WFC2015

Promoción de la marca en el manual
del Congreso.
Si desea apoyar al Congreso de una forma que no se haya especificado aquí, no dude en contactar a la directora de patrocinio Lisa
Vickers ([email protected]).
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto
Patrocinio de productos
Existe una gama de productos para el patrocinio con Derechos Exclusivos. Los Patrocinadores disfrutarán de derechos exclusivos
para promocionar el evento o el producto elegido o en el Congreso. Los productos y eventos para el patrocinio se asignan por orden
de solicitud.
Sponsorship and Exhibition Prospectus
Tecnología y comunicaciones
Eventos sociales / Catering
Internet Café/Wi-Fi
ZAR 500,000
Cena de clausura
ZAR 375,000
Tiene la oportunidad de patrocinar el servicio Wi-Fi y el exclusivo Internet
Café operado adyacente a su stand, en una zona privilegiada dentro del
área de exposición. Los delegados, panelistas y expositores usarán el
internet café de forma regular. El acceso Wi-Fi será gratuito para todos os
delegados en todo el recinto.
La Cena de Clausura de Congreso será el punto culminante del
Congreso y se espera la participación de alrededor de 1000
participantes. Será una noche de excelente entretenimiento
donde disfrutar de la exquisita cocina sudafricana; un clímax
social apropiado para el Congreso.
Beneficios del patrocinador:


Derecho completo de promoción de la marca en el internet café y en
la página de inicio de los usuarios que usen el servicio Wi-Fi
Oportunidad de distribuir material promocional relacionado desde el
área del internet café
Sala de prensa
ZAR 200,000
Esta sala será usada por todos los medios que cubran el WFC2015 y
proporciona una oportunidad de promoción de la marca muy específica. El
patrocinador de este producto podrá proporcionar cuadernos y bolígrafos
para que la prensa autorizada los use en la sala.
Beneficios del patrocinador:

Derecho de promoción de la marca en la zona y en las pantallas
proporcionadas

Oportunidad de distribuir material promocional relacionado desde el
área
Beneficios del patrocinador:

Oportunidad de realizar un pequeño discurso de bienvenida

Aportar opiniones a la planificación del evento

Promoción de la marca en todo el recinto donde se celebrará
la Cena de Clausura
Recepción de Bienvenida
ZAR 300,000
EL Congreso comenzará con la Recepción de Bienvenida, a la
que acudirán todos los participantes al Congreso. La recepción
creará una atmósfera de energía y de emoción, estableciendo el
escenario para un Congreso exitoso.
Beneficios del patrocinador:

Oportunidad de realizar un pequeño discurso de bienvenida

Aportar opiniones a la planificación del evento

Promoción de la marca en todo el recinto donde se celebrará
la Recepción de Bienvenida
Sala de preparación de los panelistas
ZAR 200,000
Esta sala será usada por todos los panelistas del WFC2015 y
proporciona una oportunidad de promoción de la marca muy específica.
Beneficios del patrocinador:

Oportunidad de proporcionar cuadernos y bolígrafos para los
panelistas que usen la sala

Oportunidad de promocionar la marca en las pantallas de la sala y de
proporcionar ropa con la marca al personal de la sala.
Aplicación del Congreso
ZAR 175,000
Todos los delegados podrán descargar la Aplicación del Congreso, la cual
contendrá información importante que incluirá el Programa del Congreso,
mapas del Recinto, biografías de los panelistas, información de los stands
de exposición y otras funcionalidades interactivas.
Beneficios del patrocinador:

Derecho completo de promoción de la marca en la Aplicación del
Congreso con visibilidad privilegiada en la página de inicio y banner
de patrocinio en otras zonas
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto
Ceremonia de apertura
ZAR 250,000
EL Congreso comenzará con una espectacular actuación
sudafricana.
Beneficios del patrocinador:

Representación en el grupo VIP

Reconocimiento desde el podio

Promoción de la marca en todo el recinto donde se celebrará
la Ceremonia de Apertura
Productos para el patrocinio
Sponsorship and Exhibition Prospectus
Servicios a los delegados
Botellas de agua rellenables
ZAR 250,000
Como patrocinador de las botellas de agua, se dará una botella con
su marca a cada delegado. Habrá estaciones de agua a lo largo del
Recinto del Congreso para que los delegados rellenen sus botellas
de agua a lo largo del Congreso.
Beneficios del patrocinador:

Derechos completes de promoción en las botellas
Bolsas de los delegados
ZAR 250,000
Cada delegado registrado recibirá una Bolsa Oficial del Congreso
una vez registrados. Se elegirá una bolsa de calidad para que se
prolongue su uso entre los delegados. Además, los delegados
tendrán la oportunidad de donar sus bolsas, las cuales se donarán
a un programa para jóvenes, realizando por consiguiente una última
contribución al desarrollo de la comunidad.
Beneficios del patrocinador:

Oportunidad de colocar su logo de una posición visible de la
bolsa (junto a los anfitriones)
Servicios de voluntariado
ZAR 50,000
Un Congreso de esta magnitud necesita del apoyo de grupos
de voluntarios que aseguren un servicio impecable; además,
proporciona la oportunidad a la gente joven, muchos
proveniente de contextos desfavorecidos, de ser parte del
Cordones
ZAR 80,000
intercambio de conocimiento y de experiencia al tiempo que
Cada participante obtendrá un cordón para sujetar sus tarjetas
identificativas durante el Congreso. Los delegados deberán llevar
sus tarjetas durante la duración del Congreso, los que permitirá
el acceso a todas las sesiones científicas, funciones sociales y la
exposición. Los cordones son productos populares y muy visibles
que a menudo se guardan por periodos largos de tiempo tras el
Congreso.
Beneficios del patrocinador:
apoyan con su trabajo al Congreso.
Beneficios del patrocinador:
 Oportunidad de promoción de la marcar en el cordón (junto a los
anfitriones)
Estación de recarga
ZAR 75,000
Habrá una estación con un dispositivo para la recarga equipada con
una variedad de adaptadores de energía en las que los participantes
podrán conectar y recargar sus dispositivos.
Beneficios del patrocinador:

Oportunidad de mostrar el logo del patrocinador y banners en
toda la zona

Oportunidad de distribuir material promocional del tipo
electrónico en la zona
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto

Oportunidad de promocionar su marca en la ropa de los
voluntarios
Si desea apoyar al Congreso de una forma
que no se haya especificado aquí, no dude en
contactar a la directora de patrocinio Lisa Vickers
([email protected]).
Lista de compras
PAQUETE DE PATROCINIO

Diamante
≥ ZAR 1,000,000
Platino
≥ ZAR 700,000
Oro
≥ ZAR 500,000
Plata
≥ ZAR 300,000
Bronce
≥ ZAR 200,000
Promotor
≥ ZAR 50,000
PRODUCTOS DE PATROCINIO EXCLUSIVOS
PRECIO
Tecnología y Comunicaciones
Internet Café/Wi-Fi
ZAR 500,000
Sala de prensa
ZAR 200,000
Sala de preparación de los panelistas
ZAR 200,000
Aplicación del congreso
ZAR 175,000
Eventos Sociales/Catering
Cena de Clausura
ZAR 375,000
Recepción de bienvenida
ZAR 300,000
Ceremonia de apertura
ZAR 250,000
Servicios a los delegados
Botellas de agua rellenables
ZAR 250,000
Bolsas de los delegados
ZAR 250,000
Cordones
ZAR 80,000
Estación de recarga
ZAR 75,000
Servicios de voluntariado
ZAR 50,000
IMPORTE GENERAL
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WFC 2015 • PATROCINIO prospecto

FORMULARIO DE RESERVA
Compañía/Organización:
Dirección postal:
Código postal:
Persona de contacto en el recinto:
Fax:
Teléfono:
Email:
Móvil/celular:
CPersona de contacto para la facturación / pago:
Fax:
Teléfono:
Email:
Móvil/celular:
FIRMA
Al firmar abajo, confirmo que:
a. he leído y entendido los Términos de referencia aquí expresados.
b. Cuento con la debida autorización para firmar y por la siguiente obligar a la compañía/organización a cumplir con las obligaciones de
este contrato; y
c. Las selecciones realizadas arriba son las deseadas y se han seleccionado correctamente.
Nombre:
Fecha:
Firma:
TÉRMINOS Y CONDICIONES
EXPOSITORES
Una vez los Organizadores del Congreso hayan recibido el Formulario de Reserva
del expositor pertinente, se hará reserva de los artículos listados en el mismo. La
presentación de este formulario por parte del expositor se considerará como compromiso
de compra de los productos seleccionados. Una vez se haya recibido el formulario de
reserva se enviará contrato y factura al Patrocinador. El contrato deberá firmarse y
devolverse junto con prueba de pago de a cantidad total adeudada a la Organización
del Congreso.
CONDICIONES DE PAGO
El pago debe realizarse una vez recibida la factura. Todos los pagos deberán haberse
realizado antes del comienzo del Congreso (7 de septiembre de 2015). Si el expositor
no realizara el pago completo antes del 7 de septiembre de 2015, la Organización del
Congreso tendrá derecho a cancelar la reserva, lo que conllevará la cancelación de las
tarifas tal y como se describe abajo.
POLÍTICA DE CANCELACIÓN/MODIFICACIÓN
La cancelación o modificación de la exposición o de los artículos a exponer se deberá
realizar por escrito a la Organización del Congreso. La Organización del Congreso
retendrá:
• El 15% de la cantidad facturada si la cancelación o modificación se realiza antes del
8 de junio de 2015 (inclusive)
• El 50% de la cantidad facturada si la cancelación o modificación se realiza entre el 9
de junio de 2015 y el 10 de julio de 2015 (inclusive)
• El 100% de la cantidad facturada si la cancelación o modificación se realiza después
del 11 julio de 2015
LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
La Organización del Congreso (la cual incluye al DAFF y la Secretaría del Congreso
WFC2015 y a sus directores, agentes y representantes) no se harán responsables por
ninguna lesión, pérdida o daño sufrido por el Patrocinador o sus empleados o propiedad
antes, durante o después de las fechas del Congreso, a no ser que dicha lesión, pérdida
o daño se deba a la negligencia o acto voluntario de la parte mencionada.
La Organización del Congreso no se hará responsable del fallo en la ejecución de sus
responsabilidades debido a huelgas, disturbios, actos de fuerza mayor, o cualquier otra
causa fuera de su control. En el caso de terminación dichas causas, el Patrocinador
renuncia a reclamar por daños y perjuicios, y acepta que la Organización del Congreso,
tras deducir todos los costes y los daños, incluyendo una reserva para reclamaciones,
reembolse al expositor, en concepto de liquidación completa y descarga de todos los
reclamos y demandas del expositor, el importe proporcional de todos los fondos pagados
por el Patrocinador.
Complete el siguiente formulario y entréguelo a la Secretaría del Congreso WFC2015:
AFRICAN AGENDA • Suite 231, Private Bag X18, Rondebosch 7701, South Africa
W: www.wfc2015.org.za T: +27 (0)21 683 2934 F: +27 (0)86 542 4191
E: [email protected]
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