SISTEMA ELECTRONICO PARA EL CUIDADO DE SU NINO (ECC)

“Caring for Today’s Families & Tomorrow’s Future”
SISTEMA ELECTRONICO PARA
EL CUIDADO DE SU NIÑO
(ECC)
ENTRENAMIENTO PARA
PADRES Y PROVEEDORES
“Caring for Today’s Families & Tomorrow’s Future”
Beneficios del Sistema de Registro
de su niño (E-Child Care)
• Un Sistema de transacciones mas
precisas para la asistencia del niño.
• Automatiza y reduce los procesos
manuales para los proveedores , CCR&R
y el Estado.
• Agiliza el pago para los Proveedores.
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Prohibiciones para los padres:
• Darle la tarjeta al Proveedor.
• Dejar su tarjeta en el centro de cuidado o
en la casa del proveedor.
• Enviar la tarjeta con su hijo para ser
dejada en el Centro o en la casa del
proveedor.
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Su tarjeta no puede ser dejada con nadie
diferente a usted y las personas autorizadas
a tener la tarjeta. Si la tarjeta es encontrada
en el centro de cuidado o en la casa del
proveedor, el padre puede perder los
beneficios de ayuda financiera.
Los padres que se rehusen a utilizar el
sistema electronico para el cuidado del niño
(ECC) tambien pueden perder del beneficio
de ayuda financiera.
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Como funciona el sistema
electronico para el cuidado de
su niño (E-child Care)
Los hogares y centros que brindan cuidado
de niños con cinco o menos niños que
reciben subsidios utilizarán el sistema de
registro telefónico IVR.
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• Los centros de cuidado de niños que poseen
licencias, y tienen más de cinco niños que
reciben subsidio del estado, cuentan con una
maquina lectora de tarjeta conocida como
(POS).
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• Sin importar si usted esta usando el
sistema respuesta interactiva de Voz (IVR)
o la maquina lectora de tarjeta (POS). Los
padres deben registrar la entrada y la
salida del niño diariamente para que el
estado pueda pagarle al proveedor.
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Recuerde que:
• El padre y 2 personas designadas pueden
recibir tarjetas.
• Si el padre tiene ya la tarjeta de Families
First Card, Child and Family Resources
puede unir los dos beneficios en su tarjeta.
Ambos sistemas IVR y POS pueden usar la
tarjeta de Familie First. Usted solo necesita
comunicarse con la oficina de Child and
Family Resources.
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• Padres no pueden tener como personas
designadas a tener tarjeta a su proveedor o a
alguien relacionado con el proveedor.
• Recuerde, los beneficios de su niño son
dados a traves de esta tarjeta. Por seguridad
usted necesita proteger esta tarjeta como si
fuera una tarjeta debito o credito. Usted no
dejaria su tarjeta debito en la tienda? De
igual manera usted no deberia dejar su
tarjeta con su proveedor.
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Para alguien que necesite activar su tarjeta
(POS o IVR)
Estos son los pasos a seguir:
•Usted necesita elejir una identificacion personal de 4 numeros,
conocida como su clave personal.
•Se llama al 1-800-997-3333.
•Usted sera conectado con el sistema de respuesta
automatizada (IVR)
•Le pediran que entre los 16 numeros de su tarjeta.
•Luego le preguntaran por su fecha de nacimiento.
•Adicionalmente le pediran los 4 numeros elegidos, conocidos
como su clave.
•Cuando esto termina, la tarjeta estara activada y lista para usar.
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Pasos para reportar la asistencia de su
niño con el sistema IVR
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Usted debe llamar al 1-800-997-3333 de la linea de telefono registrada de su
proveedor. Luego usted sigue las instrucciones.
Precione 2 para cuidado del niño
Entre su numero de tarjeta
Luego entre la clave
Usted tendra que seleccionar una de las opciones dadas por el IVR, estas son:
– Entrada
- Salida
– Entrada Anterior
- Salida anterior
– Dia Ausente
- Dia de enfermedad
Luego debe entrar el numero asignado de su niño (01, 02,03 etc)
Su transaccion es enviada para verificacion. Si su informacion es correcta la
transaccion es aprovada.
Si la informacion es incorrecta, la transaccion es rechazada. Estaremos hablando de
los mensajes de error despues de esta presentacion.
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Revisemos que se necesita hacer cuando
se usa el sistema POS.
•
•
•
•
Cuando usted o la persona designada deja o retira el niño del proveedor, usted necesita deslizar
su tarjeta en la maquina del POS.
Asi luce la maquina del POS
Despues de que usted deslice su tarjeta usted necesitara entrar su clave.
Luego usted necesitara escoger la transaccion que desea hacer. Estas optiones son:
o Entrada
o Salida
•
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•
•
•
o Entrada Anterior
o Salida anterior
o Dia ausente
o Dia de enfermedad
Despues de entrar el tipo de transaccion, usted debe ingresar los dos numeros asignados de su
niño (01, 02, 03, etc) el cual fue asignado por el estado.
Para la entrada y la salida, usted debe precionar el boton verde en el POS y la transaccion sera
completada.
El POS enviara la transaccion al ECC para verificacion. Si la informacion es correcta la
transaccion sera aprovada.
Si la informacion es incorrecta la transaccion sera negada.
El promedio de hacer una transaccion de salida y de entrada dura aproximadamente 20
segundos.
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Ahora hablemos un poco de los
periodos de retroactividad (back
swipe period)
POS y IVR
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•
Padres/designados tienen la habilidad de hacer registrar transacciones de
dias anteriores incluyendo ausencias. Esto es comunmente llamado
registro con retroactividad (back swipe).
•
Padres/designados tienen 2 semanas (hoy mas los 13 dias anteriores) para
entrar transacciones faltantes a traves del IVR o POS.
•
Si hay un problema con la linea de telefono por perdida de electricidad, o
porque el telefono no sirve; padres/designados pueden usar el periodo con
retroactividad para resolver el problema.
•
Para el dispositivos POS, si el POS esta trabajando pero hay un problema
con la comunicacion (problemas con la linea de telefono o el servicio de
internet) el dispositivo POS puede guardar transacciones hasta por 30 dias.
Todas esas transacciones seran transmitidas cuando el problema sea
resuelto. Esto es conocido como “Store Forward” o modo SAF.
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MENSAJES DE ERROR
• Mensajes de error ocurren cuando usted
ha olvidado registrar la entrada o la salida
de su niño con el proveedor.
• El sistema no le permitira entrar ninguna
informacion hasta que la transaccion
faltante sea entrada o corregida.
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Hablemos de errores especificos y que se debe
hacer.
•
•
Si usted recibe un mensaje de error ‘(DD) ckeck-in Exists (entrada ya
existe) en la maquina de POS, significa que usted registro la entrada del
nino pero no registro la salida.
Por ejemplo, Maria registra la entrada de su hijo el Lunes en la manana,
pero olvida registrar la salida el nino el Lunes en la noche. El Martes, ella
trata de registrar la entrada del Martes, la maquina le da un mensaje de
“DD” mensaje de error y no aprueba la transaccion.
– Maria debe hacer la salida anterior del Lunes en la noche y
– Luego registrar la entrada del Martes en la manana.
•
Si ademas de olvidar hacer la salida del Niño de la noche del Lunes, Maria
se acordo que tambien habia olvidado hacer la entrada y la salida del
Jueves pasado, el cual todavia se encuentra en el tiempo de registro con
retroactividad. Entonces lo que Maria debe hacer primero es arreglar la
transaccion del Lunes y luego ella puede arreglar la transaccion del Jueve
haciendo una entrada anterior y una salida anterior.
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• Recuerde, cada entrada debe tener una
salida. El sistema de registro electronico
(E-CHILD CARE) quiere todas las
transacciones en pares. El sistema busca
transacciones que esten solas y no deja
registrar nada mas hasta que se entre la
parte del par.
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• No trate de arreglar en un solo dia todas
las transacciones faltantes que ocurrieron
mas de 24 horas atras. Arregle primero
las transacciones recientes.
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• Que hacer si usted recibe un mensaje de
erro “(ED) check-in not found (entrada no
encontrada)?”
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• En este ejemplo. Maria trae su nino para el cuidado el dia
Lunes en la manana, pero olvido registrar la entrada, el Lunes
en la tarde ella trata de hacer la salida pero el sistema le da
mensaje de error “ED- check in not found” (entrada no existe).
• Para corregir esto, Maria debe hacer una entrada anterior y
luego ella podra hacer la salida del nino.
• Si ademas Maria recuerda que el pasado Jueves ella olvido
registrar la salida o la entrada del nino. Ella primero deberia
hacer el registro de entrada anterior del dia Lunes, luego la
salida del nino del Lunes en la tarde, entonces ella podra
arreglar las transacciones del dia Jueves. De nuevo, usted
necesita arreglar la transaccion faltante reciente antes de
arreglar las transacciones ya pasadas.
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• Si a usted le gustaria tener una
informacion adicional del sistema
electronico para el cuidado de su
nino (E-CHILD CARE), usted puede
tener acceso a la pagina de internet:
www.echildcarenj.org.
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La presentacion formal ha sido completada. Me
gustaria que se quedaran unos minutos adicionales
para:
1. Activar su tarjeta si todavia no lo ha hecho.
2. Si usted tiene una tarjeta de Families First Card, y
si no ha sido conectada con el programa de ECHILD por favor hagalo ahora, nosotros podemos
ayudarle.
3. Usted puede usar el simulador de el POS y el IVR
y asi se puede familiarizar con su uso.
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• Antes de terminar, Alguna pregunta?
“Caring for Today’s Families & Tomorrow’s Future”
Gracias!
Child & Family Resources
111 Howard Blvd. Suite 201
Mount Arlington, NJ 07856
973-398-1730
www.childandfamily-nj.org