reglamento de comités - American Chamber Mexico

REGLAMENTO DE COMITÉS
AMERICAN CHAMBER/MEXICO
La misión de AMERICAN CHAMBER OF COMMERCE OF MEXICO, organización fundada en 1917, consiste
en promover el comercio y la inversión entre México y Estados Unidos. Como parte de este
compromiso, AMERICAN CHAMBER/MEXICO apoya a sus socios influyendo en políticas públicas en
ambos países, fomentando el comercio y la inversión y promoviendo un ambiente
responsable de negocios.
A través de su afiliación a la U.S. Chamber of Commerce y a la Asociación de Cámaras
Americanas de Comercio en Latinoamérica (AACCLA, por sus siglas en inglés), AMERICAN
CHAMBER/MEXICO extiende el rango de influencia y representatividad de su membresía a
EE.UU. y a lo largo de toda América Latina.
AMERICAN CHAMBER/MEXICO es:
 Independiente, no lucrativa y apartidista.
 Más de 1,500 socios corporativos, que representan el 70% de la inversión privada
estadounidense en México.
 Oficinas corporativas en la Ciudad de México y divisiones en Guadalajara y Monterrey.
 Una red de más de 1,200 ejecutivos voluntarios en 25 comités y 2 task forces destinados al
análisis de diversos temas de interés por sector empresarial.
 De la fuerza laboral, aproximadamente el 30% es empleada directa o indirectamente por
socios de AMCHAM.
 Una organización con enfoque vanguardista y estratégico, que representa a aquellas
compañías capaces de demostrar los más altos estándares de calidad y operatividad
industrial.
AMERICAN CHAMBER/MEXICO en acción es:
 La voz de los negocios entre México y Estados Unidos.
 Un líder a favor del impulso al comercio y la inversión entre México y EE.UU.
 Un vínculo activo de comunicación entre sus socios y los gobiernos de México y EE.UU.
 Un foro para la discusión de los asuntos comerciales y de inversión más relevantes.
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Fecha de revisión: junio de 2012
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Introducción
Los comités permiten una participación más amplia de la membresía de AMERICAN
CHAMBER/MEXICO y una forma de lograr que las metas y los objetivos de la misma sean
alcanzados, reflejando directamente los intereses y preocupaciones de sus socios.
Los comités de AMERICAN CHAMBER/MEXICO están formados por ejecutivos voluntarios de las
compañías socias de la Cámara, mismos que tienen la oportunidad de participar en los
comités para garantizar un alto nivel en la toma de decisiones al interior de cada comité de
AMERICAN CHAMBER/MEXICO.
Con el fin de contribuir al buen funcionamiento de los comités, se asigna a cada
grupo/comité un miembro del personal del área de Relaciones Externas y Comités de la
Cámara, quien trabaja conjuntamente con los voluntarios y apoya en las actividades del
comité.
El área de Relaciones Externas y Comités de AMCHAM se encarga de dar seguimiento y apoyo
a todas las propuestas e inquietudes de los comités y trabaja en conjunto con los presidentes
y vicepresidentes de cada comité, asegurando el cumplimiento de los objetivos y las reglas
que se describen en este documento.
Capítulo I: Los objetivos y el trabajo de los comités
A. Creación y disolución de un comité
a. Creación de un task force
B. Membresía de comités
C. Desarrollo de planes de trabajo
D. Reuniones de comité y asistencia
E. Política de invitados
Capítulo II. Responsabilidades de los presidentes, vicepresidentes y socios voluntarios
de los comités
A. Nombramiento de los presidentes y vicepresidentes de los comités
B. Responsabilidades de los presidentes de los comités
C. Responsabilidades de los vicepresidentes de los comités
D. Responsabilidades de los socios voluntarios de los comités
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Capítulo III. Responsabilidades del área de Relaciones Externas y Comités de AMCHAM
Capítulo IV. Procedimientos para relaciones externas
A. Creación de posicionamientos de comités
B. Lineamientos de relaciones externas
C. Reglas relacionadas con cabilderos externos
D. Retroalimentación y continuidad de relaciones externas
Anexo 1. Reglas internas de AMCHAM respecto a las convocatorias para los entrenamientos
con autoridades aduanales u otros
Anexo 2. Requisitos para ingresar Task Force de Energía
Anexo 3. Formato de inscripción al Task Force de Energía
Anexo 4. Lineamientos para reuniones de relaciones gubernamentales
Capítulo I: Los objetivos y el trabajo de los comités
AMERICAN CHAMBER/MEXICO se caracteriza por ser una cámara binacional que maneja un sistema
de comités de los cuales surgen posturas con respecto a políticas públicas y proyectos que
buscan mejorar el entrono de negocios en México y a nivel binacional. El trabajo de los
comités depende de la participación de los voluntarios ―colaboradores de las empresas
socias― quienes ofrecen su tiempo y conocimiento en beneficio de la Cámara y la
comunidad de negocios binacional.
Los comités de AMERICAN CHAMBER/MEXICO tienen las siguientes metas/objetivos en general:
a. Mantener a la membresía actualizada sobre los últimos acontecimientos y los
aspectos más relevantes de las diferentes industrias y temas que se hayan establecido
de acuerdo a los objetivos de cada comité en su plan de trabajo anual.
b. Ofrecer información clave a la membresía de la Cámara y a la comunidad
empresarial a través del desarrollo de posturas (posicionamientos o investigaciones
de mayor envergadura: white papers), que en su oportunidad serán presentadas ante
autoridades y/o medios de comunicación.
c. Desarrollar estrategias de asuntos públicos, utilizando la información que se
genera en los posicionamientos de los comités, para poder influir en la creación de un
mejor ambiente de negocios en México y a nivel binacional.
A. Creación y disolución de un comité
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1. Un comité puede formarse si tiene un propósito significativo y consistente con la misión
de la Cámara y es de utilidad para la comunidad empresarial. Para considerar la creación
de un nuevo comité, el área de Relaciones Externas y Comités desarrollará, junto con un
grupo de trabajo formado por algunas de las empresas interesadas en la creación de dicho
comité, una propuesta formal incluyendo propósito, objetivos y programa de trabajo, para
estudiar la viabilidad del proyecto y presentar la propuesta al Steering Group, al Comité
Ejecutivo y finalmente al Consejo de la Cámara para su aprobación.
2. El Steering Group, el Comité Ejecutivo y, finalmente, el Consejo de la Cámara podrán
disolver un comité cuando sus objetivos no sean alcanzados, cuando el comité no satisfaga
las necesidades de la membresía o cuando no produzca información relevante a la
membresía de la Cámara o a la comunidad empresarial en general.
a. Creación de un task force
i.
ii.
iii.
La creación de un task force será para los casos o temas específicos en
que los miembros deseen formar un grupo de trabajo para realizar uno
o más proyectos de un tema en particular que puedan ser de interés
general de la membresía.
La duración de un task force será de aproximadamente un año, y servirá,
en algunos de los casos, como un “observatorio” para sondear la
posibilidad de convertirse en un comité formal, habiendo cumplido
alguno de los siguientes puntos:
a. Culminar exitosamente los proyectos piloto para los que fue
creado.
b. Generar interés en el resto de la membresía.
Otro caso en el que se podrá crear un task force será para mantener un
grupo cerrado de pocos miembros donde se toque un tema de interés
pero de alta sensibilidad. El acceso de otros miembros al grupo será
salvo previa solicitud del candidato y posterior aprobación de los
miembros integrantes.
a. Ver Anexo 2 respecto a las reglas referentes al Task Force de
Energía.
En cualquiera de los dos casos, un task force deberá contar con un presidente que reportará
las actividades del grupo al Steering Group de manera mensual.
B. Membresía de comités
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1. Para participar en algún comité de AMERICAN CHAMBER/MEXICO, el ejecutivo debe pertenecer a
una compañía socia de la Cámara.
2. No existe un límite de comités en los que un ejecutivo pueda participar.
3. El socio que desee participar en un comité abierto a la membresía lo hará por solicitud
expresa al representante del área de Relaciones Externas y Comités, quien le hará llegar un
formato de inclusión para ser llenado por el ejecutivo con sus datos. De esta manera, el
ejecutivo podrá participar en las sesiones regularmente.
C. Desarrollo de planes de trabajo
1.
Cada comité de AMERICAN CHAMBER/MEXICO es responsable de desarrollar un programa
de trabajo anual. Desarrollar este programa de trabajo significa establecer objetivos
durante un cierto periodo de tiempo, especificando las actividades y las fechas en las
que dichas actividades deben llevarse a cabo.
2.
Los programas de trabajo serán desarrollados por los presidentes y vicepresidentes
de cada comité, con el apoyo del personal del área de Relaciones Externas y Comités
de AMCHAM correspondiente, contemplando las aportaciones y el consenso de los
miembros del comité respectivo. Una vez obtenida la versión final del programa de
trabajo, deberá revisarse y aprobarse por el resto del comité. El programa de trabajo
de cada comité debe contemplar las actividades necesarias para cumplir con su
misión y objetivos.
3.
Cada comité llenará un formato en donde se especificará su programa de trabajo
anual. Los objetivos no deberán ser extremadamente ambiciosos, pero sí lo
suficientemente retadores para mantener a los socios interesados e involucrados.
Estos deberán ser relevantes, específicos y, en la medida en que sea posible,
cuantificables.
4.
Finalmente, los programas de trabajo de todos los comités son revisados y aprobados
por el Steering Group y el Comité Ejecutivo para asegurar su congruencia con la
misión de la Cámara y evitar la duplicidad de esfuerzos entre los comités.
Eventualmente, dichos programas de trabajo serán presentados en las Juntas de
Consejo para mostrar avances o recibir retroalimentación de los consejeros.
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5.
Todos los proyectos de los comités, tales como eventos, encuestas, publicaciones, etc.,
deberán ser sustentados con un presupuesto proyectado que busque, cuando menos,
alcanzar un punto de equilibrio. Si los ingresos no cubren los gastos, el
vicepresidente ejecutivo y director general deberá solicitar la autorización del
proyecto al presidente de AMERICAN CHAMBER/MEXICO.
6.
Los presidentes y vicepresidentes deberán concentrar los esfuerzos de cada comité de
acuerdo a lo establecido en sus planes de trabajo, asegurándose de involucrar a todos
los participantes de cada comité en los proyectos que se estén desarrollando.
D. Reuniones de comité y asistencia
1. Una vez que el socio haya sido aceptado en un comité, se comprometerá a asistir
regularmente a las reuniones mensuales del comité.
2. Tanto el presidente de la Cámara como el presidente del comité pueden convocar a una
reunión o junta extraordinaria en cualquier momento que lo consideren necesario, de
acuerdo a la coyuntura política o al tema que se esté tratando.
3. Los comités se reunirán periódicamente —mensualmente de preferencia— para mantener
el involucramiento e interés de los voluntarios que participan en él.
4. Cuando a los socios se les proporcionen alimentos de un menú previamente seleccionado
por AMERICAN CHAMBER/MEXICO, se les solicitará el pago de una cuota de recuperación fija, con la
finalidad de cubrir los costos necesarios para llegar, por lo menos, al punto de equilibrio.
6. Todos los integrantes de un comité deberán confirmar su participación, o bien avisar que
no les será posible asistir a la reunión, cuando menos dos días hábiles antes de la junta del
comité; de lo contrario, deberán cubrir su cuota de recuperación.
7. La participación de un miembro de comité que no haya confirmado su asistencia y se
presente a la junta del comité correspondiente estará sujeta a la capacidad del salón y no
será posible garantizar que se le podrán servir alimentos.
8. La participación en los comités es presencial. La falta de asistencia no justificada a más
del 50% de las reuniones durante el año descalifica al representante para seguir asistiendo a
dicho comité.
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E. Política de invitados
1. Un invitado No Socio puede asistir, con o sin costo, en el transcurso de un año a dos
juntas de comité como máximo (ya sea dos juntas de un mismo comité o una junta de dos
comités diferentes). Los invitados No Socios interesados en continuar asistiendo a un
comité deberán afiliarse a la Cámara y realizar el procedimiento de inclusión al comité de
su elección.
2. Cuando un invitado No Socio asista a un comité, el representante de comités de AMCHAM
responsable de dicho comité deberá dar aviso al departamento de Desarrollo de Negocios
con por lo menos dos días hábiles antes de la reunión del comité y proporcionará el nombre
y empresa del ejecutivo, comité al que asistirá, fecha e información de contacto. El
departamento de Desarrollo de Negocios deberá darle aviso a un gerente de cuentas clave
(KAM) de AMERICAN CHAMBER/MEXICO de la asistencia de este invitado para dar seguimiento.
3. En caso de que un miembro de comité tenga interés en traer a un invitado, deberá
solicitarlo por escrito a través del representante del área de Relaciones Externas y Comités
de AMCHAM encargado del comité. A los invitados se les debe recordar que participan en las
juntas con un papel de observadores y que su voto no es válido durante la junta.
4. Los invitados socios deberán también cubrir la cuota de recuperación correspondiente al
comité al que asistieron. En caso de ser una sesión abierta a la comunidad de negocios,
deberán cubrir la cuota de “No Socios”, de ser el caso.
5. Los oradores de una junta de comité no pagarán cuota de recuperación y tienen derecho a
llevar a un acompañante para que los asista. En caso de que necesiten llevar a más de un
acompañante, se le pedirá que éste cubra la cuota de recuperación correspondiente y deberá
dar aviso con anterioridad al representante del área de Relaciones Externas y Comités de
AMCHAM responsable del comité.
6. Los presidentes, vicepresidentes y personal del área de Relaciones Externas y Comités de
AMCHAM de cada comité son los responsables de que se cumpla la política que tiene la
Cámara para los invitados.
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Capítulo II: Responsabilidades de los presidentes, vicepresidentes
y socios voluntarios de los comités
Para que un comité se desempeñe de la mejor manera, es necesario que exista una buena
comunicación y una relación de cooperación y apoyo entre el presidente del comité y el
profesional que desempeña su papel de representante del área de Relaciones Externas y
Comités de AMCHAM.
Es muy importante considerar que todos los integrantes del comité trabajan de manera
voluntaria, por lo que su tiempo y compromiso merecen un respeto y reconocimiento muy
especial. Por esta razón, tanto la Cámara como el personal del área de Relaciones Externas y
Comités de AMCHAM de cada comité deben apoyar y dar seguimiento a todos los
requerimientos e inquietudes del comité y dar respuesta a los mismos a la brevedad posible.
De igual manera, el presidente del comité deberá estar consciente de que el representante
del área de Relaciones Externas y Comités de AMCHAM además de apoyar al comité, tiene
también la responsabilidad de realizar diversas actividades de acuerdo con sus funciones en
la Cámara.
Una de las actividades que el representante del área de Relaciones Externas y Comités de
AMCHAM tiene a su cargo es realizar la minuta de la junta del comité, que deberá ser breve y
enfocada hacia acuerdos, asuntos pendientes para seguimiento y próximos pasos o
actividades a desarrollar, así como los responsables de hacerlo. Las minutas sirven como
historial del trabajo del comité y también como síntesis informativo para los miembros que
por alguna razón no participaron en alguna reunión del comité en cuestión.
A. Nombramiento de los presidentes y vicepresidentes de los comités
Con el objeto de fomentar el interés e involucramiento de la membresía y dar oportunidad a
tener nuevas ideas y perspectivas, se establecen los siguientes lineamientos que
coadyuvarán a lograr un mayor dinamismo y participación de nuestros socios en la red de
comités.
1. El presidente de la Cámara, con el apoyo del presidente del Steering Group y el
vicepresidente ejecutivo y director general, nombra o ratifica a los presidentes de
comité. Esta decisión se basa en el liderazgo demostrado en la Cámara, tanto de la
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empresa como del ejecutivo en cuestión, tomando en cuenta la buena disposición del
voluntario para invertir el tiempo necesario para fortalecer el comité.
2. El nombramiento de la mesa directiva de cada comité deberá estar integrado por su
presidente y al menos un vicepresidente.
De preferencia, los presidentes y vicepresidentes deberán ser de empresas
representativas del sector. Las firmas de abogados o de consultoría, socias de la Cámara,
también pueden ocupar puestos de liderazgo (presidente o vicepresidente), pero
siempre se buscará que de preferencia dichos puestos estén a cargo de empresas. Si
fuera conveniente o aconsejable que participara una firma en alguno de estos puestos de
liderazgo, la otra deberá ser ocupada por un representante de empresa. Es decir, se
evitará que ambos puestos de liderazgo sean ocupados por firmas de abogados o
consultoría.
3. Los presidentes de comité son nombrados o elegidos para desempeñar sus funciones
por un periodo de dos años.
a. De acuerdo a su desempeño en el comité y a las necesidades de la membresía, el
presidente de comité podrá seguir ejerciendo su función por períodos adicionales
consecutivos, después de seguir el proceso electoral que se describe abajo, siempre y
cuando el presidente de la Cámara, con el apoyo del presidente del Steering Group y
el vicepresidente ejecutivo y director general, así lo ratifique.
b. Al cumplirse el mandato de dos años de un presidente de comité, el presidente de
la Cámara podrá designar a un nuevo presidente, como se menciona en el punto
anterior, o autorizar llevar a cabo una votación secreta entre los miembros del comité,
el presidente de la Cámara, el presidente del Steering Group, el vicepresidente
ejecutivo y director general de la Cámara y el director de Relaciones Externas y
Comités para refrendar por un periodo consecutivo al presidente de comité existente
o elegir un nuevo presidente.
c. Para llevar a cabo la votación para presidente de comité, se seguirá el siguiente
procedimiento:
i. El director del área de Relaciones Externas y Comités enviará una
notificación a todos los miembros del comité en cuestión, indicando que se
están solicitando postulaciones de liderazgo, anexando las características y
responsabilidades que el ocupante del puesto deberá cubrir.
ii. El director del área de Relaciones Externas y Comités confirmará el interés y
disponibilidad de los candidatos propuestos.
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iii. Una vez obtenida la autorización por parte de los candidatos y aprobada
dicha lista de candidatos por el presidente de la Cámara, se llevará a cabo la
votación anónima por medio de Survey Monkey, incluyendo una breve
biografía de cada candidato.
iv. Una vez seleccionado el nuevo presidente de comité, su asignación
comenzará de manera inmediata.
v. El anterior presidente de comité y el área de Relaciones Externas y Comités
apoyarán al nuevo presidente de comité para asegurar una entrega completa
de información y una transición ordenada y eficiente.
d. En caso de que solamente haya una postulación y no exista objeción por parte del
presidente de la Cámara, el candidato en cuestión quedará en el puesto.
4. El presidente de comité nombra al vicepresidente por un periodo de un año. Al cumplir
el año, existen tres opciones:
a. El presidente de comité tiene la prerrogativa de renovar por un año más el
mandato del vicepresidente.
b. El presidente del comité puede nombrar a un nuevo vicepresidente.
c. El presidente de comité llamará a un proceso de votación de los miembros del
comité y el director de Relaciones Externas y Comités, siguiendo el mismo proceso
que se describe arriba para presidentes de comité.
B. Responsabilidades de los presidentes de los comités
1. Nombrará a un vicepresidente cuando así se considere conveniente por el alcance y los
requerimientos del plan de trabajo. Puede nombrarse a más de un vicepresidente para
un comité. Se deberá involucrar y trabajar junto con la dirección del área de Relaciones
Externas y Comités de AMCHAM.
2. Establecerá la fecha y horario para las juntas mensuales del comité y evitará al máximo
moverlas de fecha.
3. Presidirá la junta mensual o se asegurará de que el vicepresidente la presida y cuidará
que la reunión inicie y termine en los tiempos establecidos.
a. Evitará la cancelación de la reuniones mensuales del comité, apoyándose en el
vicepresidente para que presida la junta cuando él no pueda hacerlo.
b. En caso de que el presidente y vicepresidente no puedan presidir una reunión ya
agendada y cuya cancelación resultara extemporánea, el director de Relaciones
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Externas y Comités podrá presidir, previo acuerdo con el presidente del comité en
cuestión.
4. Como norma, las reuniones de comités no deberán excederse de una hora y media.
5. Proporcionará ideas y dará seguimiento para que el comité desarrolle su programa de
trabajo al principio del año.
6. Será responsable de fomentar el interés y la participación de todos los integrantes del
comité y procurará incrementar la participación de nuevos socios en el mismo.
7. Revisará el programa de trabajo mensualmente y asumirá la responsabilidad para
cumplir los objetivos establecidos.
8. Asignará trabajos o proyectos específicos a los miembros del comité y trabajará de la
mano con el personal del área de Relaciones Externas y Comités de AMCHAM para dar
seguimiento a las actividades establecidas durante cada junta.
9. Deberá crear grupos de trabajo internos, cuando así lo considere necesario, y supervisará
que estos estén realizando las actividades que se les hayan asignado de la mejor manera
posible.
10. Promoverá la creación y desarrollo de eventos abiertos para la membresía de la Cámara
y formará parte de la planeación para dicho evento. El representante del área de
Relaciones Externas y Comités de AMCHAM tendrá que involucrar al departamento en su
conjunto desde el principio de la planeación del evento para que junto con el comité se
definan los detalles logísticos del mismo.
11. Tendrá el compromiso de leer y aprobar la minuta de la junta antes de que se envíe a
todo el comité y deberá hacerlo, a más tardar, en un plazo de dos días hábiles después
de haberla recibido por parte del representante del área de Relaciones Externas y
Comités de AMCHAM. En caso de que no le sea posible aprobarla en este plazo, le solicitará
al vicepresidente que la apruebe para que, posteriormente, el representante del área de
Relaciones Externas y Comités de AMCHAM pueda compartirla con el resto del comité. En
caso de que no se reciba respuesta por parte del presidente o del vicepresidente sobre la
minuta sometida a su consideración en el plazo establecido, se asumirá que la minuta
está correcta y se procederá a enviarla al comité.
12. Trabajará junto con el representante del área de Relaciones Externas y Comités de
AMCHAM en la preparación de la agenda para la próxima reunión del comité. La agenda
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será aprobada a más tardar una semana antes de la próxima junta del comité por el
presidente o, en su defecto, el vicepresidente del comité.
13. Incluirá en los tiempos de la agenda cinco minutos para que el personal del área de
Relaciones Externas y Comités de AMCHAM haga algunos anuncios generales sobre
AMCHAM en el punto determinado como “AMCHAM Update” dentro de la agenda.
14. Hará cumplir en todo momento tanto los Core Values de la Cámara, como las políticas y
los lineamientos establecidos para los comités.
15. Dará aviso a la dirección de Relaciones Externas y Comités de cualquier anomalía que se
presente en el comité o con cualquiera de sus integrantes o con el representante del área
de Relaciones Externas y Comités de AMCHAM.
16. Sugerirá nuevos prospectos para la Cámara que puedan enriquecer el trabajo del comité.
17. En coordinación con el representante del área de Relaciones Externas y Comités de
AMCHAM correspondiente, se asegurará de que se firma la Política de Ética de AMCHAM.
C. Responsabilidades de los vicepresidentes de los comités
Entre las responsabilidades de los vicepresidentes nombrados estarán:
1. Apoyar al presidente en todas las actividades arriba descritas.
2. Representar al presidente en las reuniones del Steering Group en ausencia y a solicitud
del presidente.
3. Representar al presidente en las reuniones del comité a las que no pueda asistir el
presidente.
4. Colaborará proactivamente en la elaboración del plan de trabajo anual del comité, así
como en las actividades propias del comité (sugerirá temas de interés, apoyará al
aumento de la membresía en el comité, sugerirá ponentes para los distintos temas, etc.)
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D. Responsabilidades de los socios voluntarios de los comités
La participación de un socio voluntario de AMERICAN CHAMBER/MEXICO dentro de un comité le
brinda la oportunidad de mantenerse al día en sus áreas de interés, reunirse con otros
profesionistas de la comunidad de negocios méxico-estadounidense, interactuar con
autoridades y expertos, y generar oportunidades de negocio para su empresa. Es
importante recordar que la Cámara promueve posturas o posicionamientos de la industria y
no la visión particular de una empresa. La meta es forjar posturas que representen un sentir
común de la comunidad de negocios que la Cámara representa.
Con el fin de promover el buen funcionamiento de un comité y lograr que los socios activos
en dicho comité aprovechen su participación al máximo, es necesario que todos sus
integrantes cumplan con las políticas y los lineamientos generales establecidos en este
reglamento.
1.
Cumplir con las políticas generales de los comités que se explican en este documento.
2.
Asistir puntual y frecuentemente a las reuniones del comité.
3.
Participar y contribuir activamente con propuestas e ideas para el plan de trabajo del
comité.
4.
Acatar las resoluciones del grupo aun cuando su preferencia no sea igual a la de la
mayoría.
5.
Estar dispuestos a lograr compromisos.
6.
Pagar la cuota de recuperación establecida por AMERICAN CHAMBER/MEXICO para cada
reunión a la que asista en tiempo y forma.
a. Confirmar su asistencia o informar de su inasistencia cuando menos dos
días hábiles antes de la junta.
b. No se acepta efectivo como pago el día del evento.
c. Si el pago no se efectúa con dos días de anticipación, no será posible
entregar la factura el día del evento, sino posteriormente.
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Capítulo III: Responsabilidades del área de
Relaciones Externas y Comités de AMCHAM
El gerente de comités, que reporta al director de Relaciones Externas y Comités, coordina el
trabajo de los representantes de comités, los cuales tienen la responsabilidad de gestionar
las actividades cotidianas de los comités como sigue:
1.
Fungir como representantes de AMERICAN CHAMBER/MEXICO y seguir sus políticas y
procedimientos durante las juntas de comité.
2.
Proveer ideas para los programas de trabajo.
3.
Trabajar con el presidente de su comité para desarrollar la agenda de cada junta.
4.
En caso de que el comité contemple o planee invitar a un orador, deberá notificar a la
dirección de Relaciones Externas y Comités el nombre del orador que se piensa
invitar. También deberá pedirle a esta misma área el machote de la carta invitación
(en papelería de AMCHAM y revisada por el área de Relaciones Externas y Comités) que
deberá ser enviada al orador para hacer la invitación formal. El personal del área de
Relaciones Externas y Comités de AMCHAM dará seguimiento a la invitación.
5.
Asegurarse de que todos los miembros del comité hayan sido notificados de la fecha
de la junta, por lo menos con una semana de anticipación.
6.
Completar las llamadas de confirmación para cada junta de comité, por lo menos dos
días hábiles antes de la junta, y recordar a los socios que deben realizar el pago de su
cuota de recuperación.
7.
Notificar a la propia área de Comités y al área de Administración y Finanzas (para
propósitos de facturación) sobre el número de confirmaciones y requerimientos para
la junta, cuando menos dos días hábiles antes de cada reunión.
8.
Mantener un registro de asistencia de las juntas en WebLink. Notificar al presidente
y vicepresidente sobre los cambios de las altas (nuevos integrantes) y bajas (socios
que dejarán de asistir al comité).
9.
Enviar al presidente del comité la minuta, a más tardar dos días hábiles después de la
junta, y darle seguimiento para que el presidente o el vicepresidente la apruebe en un
plazo no mayor a dos días hábiles después de haberla recibido.
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10.
El representante de cada comité tendrá la responsabilidad de subir, dentro de los
siguientes tres días hábiles, las minutas y otra información (presentaciones de
oradores, posicionamientos, etc.) a WebLink y al sitio Web de forma regular. El
gerente de comités se asegurará del cumplimiento de esta tarea.
11.
El representante del área de Relaciones Externas y Comités de AMCHAM responsable
del comité deberá enviar la minuta autorizada a los miembros del comité.
12.
Durante la junta del comité, un representante del área de Relaciones Externas y
Comités de AMCHAM hará algunos anuncios de carácter administrativo sobre AMCHAM,
sin excederse de cinco minutos.
13.
Tener contacto permanente con el liderazgo del área sobre el desempeño del comité,
así como de sus avances, requerimientos y cualquier anomalía que se presente
relacionada con el mismo.
14.
Durante una junta de comité, el representante del área de Relaciones Externas y
Comités de AMCHAM deberá ceder su lugar a los integrantes del comité siempre que
sea necesario.
15.
Si algún empleado de AMCHAM que no sea el personal del área de Relaciones Externas
y Comités de AMCHAM desea asistir a alguna reunión de comité, deberá pedir previa
autorización al director de su departamento y al director de Relaciones Externas y
Comités.
16.
Monitorear y dar seguimiento a las propuestas e inquietudes del comité y dar apoyo
para que éste cumpla con los objetivos establecidos.
17.
El representante de cada comité deberá mantener la base de datos de los miembros
del comité al día. El gerente de comités deberá asegurarse de que así sea.
18.
El representante de cada comité elaborará y enviará una carta de bienvenida a los
nuevos miembros de comités con la firma del Director de Relaciones Externas y
Comités.
19.
El representante de cada comité coordinará los detalles logísticos de las reuniones y
será responsable de reservar el lugar para realizar el evento, dar la garantía,
seleccionar los alimentos y pedir el material audiovisual que sea necesario para llevar
a cabo la junta.
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En cada reunión de comité, habrá una mención de eventos y logros de la Cámara por
parte del personal de Relaciones Externas y Comités (conocido como el “AMCHAM
Update”).
20.
Todos los integrantes del área de comités mantendrán comunicación constante con
los voluntarios para monitorear el adecuado funcionamiento de los mismos y
coadyuvar al cumplimiento de los programas de trabajo.
Capítulo IV. Procedimientos para relaciones externas
La intención de este capítulo es estructurar la manera en que los comités de AMERICAN
CHAMBER OF COMMERCE OF MEXICO deben interactuar con autoridades a nivel federal, estatal y
local. Los lineamientos también aplican a los voceros autorizados de cada comité de la
Cámara que interactúan con otras asociaciones y organizaciones no gubernamentales
(ONGs).
A. Creación de posicionamientos de comités
1. AMERICAN CHAMBER/MEXICO es una organización binacional con un sistema de comités que
formula posicionamientos en políticas públicas y proyectos que afectan el clima de negocios
en México y la agenda binacional. El trabajo de los comités depende de la participación de
los voluntarios de la Cámara —empleados de empresas socias— que ofrecen su tiempo y
conocimiento en beneficio de la Cámara y de la comunidad empresarial binacional.
En línea con el concepto “One AMCHAM”, los posicionamientos de la Cámara (position papers,
white papers, etc.) que se desarrollan en los comités siempre requieren del consentimiento de
las divisiones de Guadalajara y Monterrey, antes de enviarlos al Consejo Directivo para su
aprobación final. Todos estos documentos generados por la Cámara reciben
retroalimentación y aprobación del Consejo de la Cámara. Los comentarios de los miembros
del Consejo son considerados por el comité proponente.
2. AMERICAN CHAMBER/MEXICO formula un punto de vista consensuado basado en las
opiniones de sus socios, que posteriormente es enviado o presentado a las autoridades o a
otras organizaciones, de acuerdo a un plan de difusión aprobado por el Consejo.
AMERICAN CHAMBER/MEXICO no representa los intereses de socios individuales, ni posturas que
no tienen el apoyo de la mayoría de sus socios y del Consejo Directivo de la Cámara.
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Fecha de revisión: junio de 2012
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3. Si una empresa tiene interés de tratar algún tema en particular dentro de un comité de
AMCHAM con la finalidad de avanzar en una causa específica, es indispensable que el asunto
sea de interés general para todo el comité.
Si no existe un claro consenso en un comité sobre la formulación de una postura en
particular, tendrá que hacerse una votación de los miembros del comité en cuestión.
a. Es necesario tener un 75% de mayoría de votos para proceder con el
posicionamiento en cuestión.
b. Incluso cuando el 75% de los miembros del comité esté de acuerdo en enviar un
posicionamiento a las autoridades o a otras organizaciones, el posicionamiento no
puede ir en contra de los valores generales de la Cámara estipulados en sus
Estatutos. (Vea los lineamientos de los Estatutos, Sección IV, Políticas para los
voceros de la Cámara) y siempre deberá contar con la autorización previa del
Consejo.
c. Cuando un posicionamiento desarrollado por un comité requiera estar alineado
con las opiniones o propuestas de otro comité de la Cámara, será necesario llamar a
una reunión de los comités en cuestión para idear una estrategia consensuada.
4. Cuando haya diferencias de opinión con respecto a los detalles de un position paper o un
white paper y no se pueda conseguir un consenso dentro de los miembros del comité, ese
tema en particular deberá ser eliminado del texto, y el trabajo continuará con los puntos en
los que sí haya un consenso entre las empresas que conforman el comité.
5. Después de determinar que un tema es de interés general para el comité, se puede formar
un grupo de trabajo o subcomité para desarrollar los detalles del posicionamiento o el
comité completo puede realizar el trabajo.
a. A pesar de que la mejor manera para desarrollar un postion o white paper es a través
de un esfuerzo conjunto de los correspondientes comités de Ciudad de México,
Guadalajara y Monterrey, la logística y otras limitaciones pueden limitar que eso
suceda. En ese caso, el posicionamiento desarrollado por un comité en particular será
revisado por las otras dos localidades de la Cámara. Si no hay comité relacionado con
el tema en cuestión en una de las localidades, los consejos de las divisiones revisarán
y harán comentarios al documento dentro de un periodo de tiempo razonable. Se
sugiere un periodo máximo de dos semanas para la revisión.
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Fecha de revisión: junio de 2012
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b. Después de que el comité termine su posicionamiento y ya incluyendo la
retroalimentación de las divisiones, será enviado al Comité Ejecutivo y al Consejo
Directivo para recibir retroalimentación y aprobación.
6. No debe tratarse un tema que no forme parte del objetivo central del plan de trabajo de
un comité en particular. Dicho esto, la cooperación entre dos o más comités es posible y
aconsejable. Por ejemplo, el Comité Fiscal no puede desarrollar un posicionamiento sobre
derechos de propiedad intelectual a menos de que lo haga en colaboración con el Comité de
Derechos de Propiedad Intelectual.
B. Lineamientos de relaciones externas
1. El presidente y/o vicepresidente del comité presentará el posicionamiento del comité al
Comité Ejecutivo y al Consejo Directivo de la Cámara.
2. Cualquier position o white paper que sea presentado al Consejo para su autorización
deberá incluir un resumen ejecutivo, el propio documento completo, un plan (una
estrategia exhaustiva para la divulgación del posicionamiento ante las autoridades y otros
públicos) y los voceros sugeridos. El plan incluirá un calendario con responsabilidades
específicas.
3. Los socios involucrados en la estrategia de comunicación de la Cámara para el tema
específico, deben cumplir con lo siguiente:
a. Respetarán los lineamientos de AMCHAM señalados en este documento.
b. Los que representen el posicionamiento de la Cámara deben ser expertos en el
tema en cuestión y haber participado en el programa de Media Training ofrecido por
la Cámara.
c. Dedicarán el tiempo necesario para la investigación del posicionamiento y la
ejecución de la estrategia.
d. El comité o las personas que estén a cargo del position paper deben:
- Presentar la estrategia de comunicación al Consejo para su aprobación.
- Indicar los funcionarios/autoridades a los que se les presentará el
Documento.
- Identificar un objetivo/resultado claro después de la reunión.
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e. Se debe dedicar el tiempo necesario para asistir a reuniones con funcionarios u
otros grupos.
4. Cuando se programan reuniones con autoridades u otras organizaciones, la primera
comunicación oficial se hace a través del departamento de Relaciones Externas y Comités de
AMERICAN CHAMBER/MEXICO, después de haber informado al presidente y al vicepresidente
ejecutivo de la Cámara.
5. Cuando el presidente y/o el vicepresidente de un comité y otros miembros aprobados
por el Consejo representen el posicionamiento de un comité, tendrán que conducirse en
todo momento bajo los siguientes lineamientos de la Cámara:
a. No se deben mencionar nombres o casos específicos de empresas en presencia de
autoridades u otros grupos.
b. El diálogo entre los representantes de la Cámara y las autoridades u otros grupos
debe centrarse exclusivamente en el posicionamiento de la Cámara.
c. Los temas que no estén relacionados con el posicionamiento del comité en cuestión
no deben tratarse.
C. Reglas relacionadas con cabilderos externos
1. Los cabilderos que no sean socios de la Cámara no deben involucrarse en la estrategia de
relaciones externas para evitar crear confusión entre las autoridades y prevenir conflictos de
interés potenciales.
2. Si una empresa socia quiere sumar el apoyo de su cabildero, debe tomar en cuenta lo
siguiente:
a. La participación del cabildero en cuestión deberá ser presentada ante los miembros
del comité y si algún miembro tiene conflictos de interés o si hay alguna objeción
para su participación, el ofrecimiento de los servicios del cabildero será declinado.
b. Durante las reuniones con autoridades u otros grupos, los cabilderos externos no
representan la Cámara, sino simplemente acompañan al representante del comité,
que es socio de la Cámara.
c. La reunión con autoridades u otros grupos es solicitada por el departamento de
Relaciones Externas y Comités de la Cámara.
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D. Retroalimentación y continuidad de relaciones externas
1. Los miembros de comité que participen en el plan de relaciones externas deberán
desarrollar un breve resumen posterior a su reunión con autoridades u otros grupos. Dichos
resúmenes deberán ser enviados por correo electrónico al presidente del comité al día
siguiente de la reunión.
2. Los miembros que participen reportarán al comité, durante la siguiente sesión, el
contenido del diálogo sostenido, además de entregarle un resumen ejecutivo al Comité
Ejecutivo.
3. Será importante asegurarse de que cualquier información de seguimiento solicitada por
las autoridades o por otros grupos sea enviada a tiempo. Los miembros de comité podrán
solicitar apoyo al personal de AMCHAM para asegurarse de que esto suceda.
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Anexo 1
Reglas internas de AMCHAM respecto a las convocatorias para los
entrenamientos con autoridades aduanales u otros
AMERICAN CHAMBER/MEXICO coordina entrenamientos de marcas para autoridades mexicanas
(Aduanas, PGR y otros) bajo el marco de las actividades del Comité de Derechos de la
Propiedad Intelectual con el fin de combatir a la piratería.
Se establecen las siguientes reglas para la convocatoria a empresas y despachos socios de la
Cámara cuando se llevan a cabo dichos entrenamientos:
1. Los socios con membresía vigente en la Cámara tendrán prioridad de participación
con una mesa para su entrenamiento.
2. La convocatoria para participar será siempre enviada por un miembro del staff de
AMCHAM a los interesados vía correo electrónico.
3. Las reservaciones de las mesas se registrarán en orden de su recibo (first come, first
serve) y la confirmación tiene que ser por correo electrónico y no por teléfono.
4. AMCHAM tomará una decisión al respecto del número de mesas basado en el tiempo
asignado al entrenamiento y el número de oficiales que participarán en el
entrenamiento.
5. Los despachos representantes de marcas que sean socios de la Cámara tendrán
espacio de una mesa con el número de marcas que consideren prudente mostrar en
el espacio de tiempo asignado por cada mesa.
6. Tendrán prioridad los miembros del Comité de Derechos de Propiedad Intelectual,
pero en caso de que haya espacio, también podrán participar miembros de la Cámara
que no participan activamente en el comité.
7. Los asistentes se comprometerán a estar en tiempo y forma en la sede asignada para
dar el entrenamiento y podrán dotar a los oficiales de aduanas del material soporte
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respecto a su marca o productos que consideren necesarios como apoyo a sus
presentaciones.
8. No se permitirá material promocional de los despachos de abogados en los
entrenamientos, incluyendo información sobre los servicios, regalos con el logo o
“roll ups” con el logo.
Anexo 2
Requisitos para ingresar al Task Force de Energía
 Ser socio de AMERICAN CHAMBER/MEXICO.
 Ser una empresa con experiencia en el sector energético, de extracción, producción,
transformación y transportación de hidrocarburos y sus derivados, o de recursos
naturales.
 No ser una compañía de servicio, consultaría, etc. (a reserva de algunos casos muy
especiales que involucren una relación directa con el sector energético).
 Ser una empresa de presencia nacional e internacional.
 Preferentemente que la empresa sea un “stakeholder” en la reforma energética.
 Estar abiertos al diálogo con distintas fracciones políticas, económicas y sociales.
 Estar dispuestos a enviar a un ejecutivo con experiencia, compromiso al cambio y a
las actividades del task force.
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Procedimiento para ingresar
 Llenar el formato de solicitud para ingresar al task force y mandarlo al staff de
AMCHAM, que lo compartirá con los miembros del task force para su evaluación.
 Los miembros del Task Force de Energía analizarán la trayectoria de la empresa en el
sector energético, así como la solicitud de inscripción del representante de la
empresa, y emitirán su voto de manera confidencial.
 El resultado se le hará saber a la empresa a la brevedad.
 En caso de que la empresa sea aceptada, se le enviará un paquete de bienvenida, con
información relevante al task force y el Reglamento de comités.
 En caso de que algún ejecutivo de la empresa integrante del task force sea transferido
o deje de laborar en la empresa, únicamente será necesario avisar al staff de AMCHAM
y asignar a otro ejecutivo de alto nivel con experiencia en el sector energético.
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Anexo 3
Fomato de inscripción al Task Force de Energía
FORMATO DE INSCRIPCIÓN AL GRUPO DE TRABAJO DE ENERGÍA
Por favor conteste las siguientes preguntas y envíe la información a Paulina Núñez al correo electrónico:
[email protected]. Su solicitud se llevará ante el grupo de trabajo para su evaluación y recibirá una respuesta lo
antes posible.
Nombre de la empresa que realiza la solicitud
_________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
¿Qué papel desempeña su empresa dentro del sector energético en México y/o en el mundo?
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
¿Quién representará a su empresa dentro del grupo de trabajo?
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
¿Qué espera lograr de su participación dentro del grupo de trabajo? ¿Qué considera que puede aportar al grupo
de trabajo?
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
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Anexo 4
Lineamientos para reuniones de relaciones gubernamentales
Para efectos de mantener el diálogo institucional durante las reuniones con autoridades,
sugerimos los siguientes lineamientos de AMERICAN CHAMBER/MEXICO:
1) Los temas tratados durante las reuniones son a nivel de política pública, en
representación de sectores y de manera agregada a nombre de AMCHAM, por lo que
no se podrán tratar casos particulares que desvíen el tema medular de la reunión.
Los presentes podrán mencionar algún ejemplo, sólo en caso de que enriquezca la
conversación general ―posicionamiento de la Cámara―.
2) Los documentos generados en los comités o grupos de trabajo son propiedad de
AMCHAM y no podrán ser utilizados o distribuidos sin autorización previa y el
consenso del grupo de trabajo en cuestión.
3) Los miembros del Consejo Directivo que asistan a las reuniones con gobierno
hablarán como representantes de AMCHAM.
4) En caso de que algún tema sea muy técnico, el presidente de un comité podrá
designar a un representante que hable a nombre de la(s) industria(s). Esta
designación formará parte de la estrategia creada para cada reunión y la persona
designada estará acompañada en todo momento por el equipo directivo de AMCHAM.
La designación de expertos puede variar dependiendo de la estrategia de la reunión.
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