Incrementando el valor mediante la innovación de la PMO Articles.sysev.com http://articles.sysev.com/achieving-value-through-pmo-innovation/ Incrementando el valor mediante la innovación de la PMO: ¿Su PMO le ayuda o dificulta su éxito? Septiembre de 2011 Recientemente usted o alguien de su organización peleó la difícil batalla de implementar una Oficina de gestión de proyectos (PMO). Los objetivos eran claros. Para que la Organización cumpliera los objetivos estratégicos todos los proyectos tuvieron que ser gobernados de manera más coherente y cuantificable. Hoy sin embargo, Ud escucha comentarios y quejas de que la PMO puede ser la fuente de varios de los problemas que se supone debería resolver. Los administradores de proyecto han indicado que la PMO es "demasiado restrictiva", y están encontrando "medios creativos" para eludir la metodología. Aunque la alta dirección podría ser consciente y abiertamente cuestionar si la gran inversión en recursos está generando los beneficios prometidos, determinar si un programa puede o debe modificarse es una de las preguntas más difíciles que encaran los gerentes. Lo que funcionó ayer puede ser inadecuado o contraproducente hoy. Este artículo explorará cómo evaluar la eficacia de su PMO, aplicar alternativas estándar a la actual estructura de la PMO y utilizar tácticas creativas para desplegar estratégicamente un nuevo modelo de PMO. Evaluar la efectividad de su PMO Sus instintos le dicen que algo no está bien y desea evaluar objetivamente rendimiento de la PMO para determinar si ha perdido su eficacia. Si bien ninguna métrica proporcionará una respuesta absoluta, los síntomas siguientes indican que un cambio puede ser necesario: Los proyectos tardan más tiempo en implementarse y los presupuestos están aumentando, sin embargo, el alcance de los proyectos permanece relativamente sin cambios. Las unidades de negocios han desarrollado sus propios criterios para determinar cuando los proyectos se ejecutan a través de la PMO (y muchos de los proyectos se ejecutan fuera de la PMO). 1 Hay una mínima participación de los interesados (Stakeholders) en las reuniones del Comité Directivo y revisiones de Gates. Las revisiones de Gates son percibidos como una "formalidad" y los proyectos pasan por ellas sin discusión significativa. Las métricas TCO (Total Cost of Ownership) y ROI (retorno de la inversión) ya no son factores clave en la aprobación del proyecto y establecimiento de prioridades. La organización ha crecido en tamaño y ha sido objeto de restructuración desde el lanzamiento de la PMO, pero la PMO no ha sido revaluada. Cualquiera de estos indicadores puede sugerir que es el momento de repensar la salud de su PMO. Curiosamente, las empresas a menudo encuentran que el rigor introducido por procesos disciplinados, que hizo la implementación de la PMO exitosa, como un factor que puede comenzar a obstaculizar su eficacia conforme la organización madura. Un PMO no es diferente de cualquier otra parte de una organización y debe también evolucionar satisfactoriamente y continuamente generar valor. Si los síntomas listados le son familiares, revisar su PMO es una acción que definitivamente debe realizarse. Considere las alternativas Una vez que se identifican los principales problemas que obstaculizan la eficacia del PMO, puede resultar tentador tomar acciones inmediatas. Antes de tomar cualquier acción directa, es útil dar un paso atrás y analizar la información recopilada. Es probable que usted encuentre que ajustar la estructura existente o adoptar una nueva estructura puede abordar muchos de los problemas que obstaculizan el éxito. No existe ninguna fórmula secreta para reorganizar con éxito una PMO. Cuanto más cerca esté su PMO de la cultura corporativa de la empresa, será más fácil lograr sus objetivos. En este artículo consideramos cuatro modelos principales de PMO para abordar los problemas encontrados durante su evaluación (por favor consulte la tabla siguiente para obtener información acerca de las características claves de cada uno de los modelos descritos). Repositorio / modelo Starter. Es muy probable que ya tenga este modelo implementado como mínimo. Si está viendo un patrón de uso inconsistente o no uniforme de la metodología de gestión de proyectos, marco de referencia, estándares y prácticas, ponga mucha atención a este modelo para evaluar si será un buen lugar para empezar. Soporte / modelo descentralizado. Si la mayoría de los síntomas se encuentran alrededor de la falta de habilidades de administración de, seguimiento y resolución, 2 calendarización del proyecto, rendimiento y presentación de informes, este modelo puede ser un buen ajuste para abordar esas preocupaciones. Control / modelo centralizado. Si la mayoría de los indicadores apuntan a una falta de supervisión de proyectos directa y control, redundancia, identificación de bajo riesgo de toda la empresa y mitigación o desalineación entre los proyectos realizados y la estrategia general, podrán adoptarse medidas correctivas mediante la implementación de una PMO centralizada y unificada. Híbrido / modelo federación. Si ninguno de los modelos mencionados satisfacer las necesidades de su organización, la evaluación puede resultar en que una PMO centralizada establezca, normas comunes, métodos, prácticas y estrategia global mediante el uso de un modelo combinado. Puede ser que su evaluación identifica procesos demasiado conformistas e indiferentes como principales obstáculos. La retroalimentación también puede inclinarse hacia la adopción de objetivos específicos orientados a la unidad de negocio. En estas situaciones, un modelo híbrido funcionará mejor. Decidir y entregar Después de un análisis detallado de estos modelos de PMO, Ud. podrá decidir si la PMO debe someterse a un ligero reajuste para lograr la eficacia operacional. Si el análisis demuestra que es necesario un cambio más sustancial, decide abordar una mayor transformación de la estructura existente, procesos y personas. Independientemente de si el reajuste de la PMO requiere un cambio menor o mayor, consultores de Systems Evolution, Inc. (SEI) han experimentado con varias tácticas que pueden ser aprovechadas para mitigar el riesgo y asegurar un marco más sólido para el éxito. Táctica 1: Desarrollar la visión El cambio transformacional requiere un salto de fe para una organización, y por lo tanto, el papel de liderazgo siempre ha jugado un factor importante en el éxito en el desempeño de largo plazo. Los líderes tienen un lugar especial en la vida y la cultura de cualquier empresa y su visión y enfoque establece el tono para la organización como un todo. Durante la fase inicial de la transformación de PMO, es crítico que la administración esté visiblemente involucrada. Hay muchos métodos diferentes para definir y difundir una visión en toda la organización. El objetivo principal de esta táctica es para asegurar que el problema está claramente definido (¿por qué necesitamos modificar la estructura de la PMO?), para garantizar que el objetivo se entiende (¿cómo cambiará la estructura de la PMO?) y para garantizar los beneficios futuros se definen (¿cómo este cambio de la PMO hará la empresa más operacionalmente efectiva?). Una 3 vez definida, esta visión debe comunicarse a través de la organización de una manera racional y equilibrada. Táctica 2: diseño con la organización en mente Determinar qué estrategias deben aprovecharse durante el canal común de comunicación de la PMO de transformación a través de proyectos requiere una perspectiva de nivel empresarial. El propósito de esta táctica es sacar a la luz una vista completa de la organización. Las estrategias para la implementación no son todos de un tamaño de convulsiones y deben adaptarse cuando proceda. Si su empresa tiene una estructura descentralizada, las estrategias para aplicar una transformación de la PMO diferirán. Si su empresa ha atravesado numerosas adquisiciones, puede ser necesario quitarse de encima los procesos inactivos o improductivos y estructuras a fin de reducir la redundancia operativa. Independientemente de la estructura específica seleccionada de la PMO, todas las partes involucradas en la transformación deben tener en cuenta los valores fundamentales de la organización y adoptar estrategias que servirán para impulsar el valor a través de la eficacia operacional. Táctica 3-no confundir objetivos para una estrategia Una buena estrategia funciona concentrando recursos y energía en objetivos fundamentales que conducirán a una cascada de resultados deseados. Falta de foco es el síntoma más común de un plan de implementación ineficaz. Un enfoque racional para implementar una transformación de una PMO centrará energía en áreas clave que contribuyen significativamente al logro de las metas y estrategias. Mantener la visión de "primero lo primero”. Todas las implementaciones encontrarán obstáculos y desafíos. Es importante buscar oportunidades que son alcanzables dado el proyecto y las restricciones de la organización. Al centrar esfuerzos en resultados alcanzables, la implementación tendrá empuje, creará retroalimentación positiva y engendrará buena voluntad. Esta publicidad ayudará a permitir cambios en toda la organización. Si la empresa es grande y las líneas de tiempo de la implementación se extienden por uno o varios años, hay que ser diligente y centrarse en lo que debe hacerse y evitar que se desvíe por iniciativas no estratégicas. Táctica 4: aprovechar la energía creativa de equipos Hay varias razones por las qué algunas ideas creativas no se convierten en estrategias innovadoras. A veces es porque la idea, que parece brillante en concepto, es deficiente en la aplicación. Un enfoque sencillo para evaluar estrategias puede lograrse a través de varios juegos de visión que ayudan a los comités y equipos a entender el problema y la resolución. Estos juegos ayudan a estimular ideas y evaluar sus impactos. Cuando se visualiza como una sesión de colaboración entre las partes interesadas claves, este ejercicio demuestra ser una herramienta eficaz para identificar los riesgos y recompensas. El objetivo final de estas sesiones es claridad y acuerdo sobre un enfoque 4 táctico especial a la implementación. A continuación se presenta una lista de libros que describen métodos creativos para canalizar las ideas de un equipo: Innovation Games: Creating Breakthrough Products Through Collaborative Play Rapid Problem Solving with Post-It Notes Visual Meetings: How Graphics, Sticky Notes and Idea Mapping Can Transform Group Productivity Táctica 5 – desarrollar canales de retroalimentación Durante y después de la fase de implementación de la transformación de la PMO, tiempo y atención deben dedicarse a recopilar y evaluar la efectividad. La gama de enfoques va de aplicar scorecards para medir la efectividad en reuniones formales con ejecutivos clave de la PMO, hasta canales de comunicación informales como redes sociales. Un desafío creado por la apertura a la retroalimentación a un proceso más consistente es el riesgo de disminuir la calidad de los insumos. A fin de mitigar el riesgo de menor calidad, puede establecerse un marco de recompensas para alentar retroalimentación. El principal beneficio de establecer canales de retroalimentación es un potencial aumento de eficacia operacional. Nuevas ideas y percepciones pueden aprovecharse para impulsar la innovación de la PMO. Táctica 6: predicar con el ejemplo Uno de los momentos más importantes en la historia estadounidense es un intercambio relativamente desconocido entre George Washington y sus tropas. Los historiadores han señalado que este intercambio corto fue el punto de inflexión en la guerra de independencia. Después de meses de clima frío y brutal y paga muy poco, las tropas que luchaban en la guerra de independencia empezaron a preguntarse si todas las dificultades que valió la pena. El 15 de marzo de 1783 en un espacioso salón de Virginia del norte fue celebrada una reunión. En las primeras horas de esta reunión, George Washington no estuvo presente. En algún momento durante el debate sobre la guerra y la falta de pago, George Washington entró en la habitación. Para su sorpresa, a diferencia de otras veces en su carrera, no fue recibida con entusiasmo general. Fue recibido con resentimiento, vergüenza y en algunos momentos ira. Después de que las tropas desencadenaron una montaña de quejas sobre George Washington, el hizo lo que han hecho muy pocos en su posición. Escuchó tranquilamente, mostró un enorme autocontrol tranquilamente respondió a sus preguntas específicas. Una vez que las tropas habían terminado de exponer sus quejas, George Washington declaró, "Señores, me permite ponerme mis lentes porque no solo he envejecido, también me he quedado casi ciego al servicio de mi país." Esta simple declaración logra lo que su retórica y argumentos no podían. George Washington demostró que él era uno de ellos. Las tropas fueron instantáneamente empáticas y miraron a su gran 5 general con cariño y admiración. Aunque el reto de dirigir una transformación PMO no es tan complicado ni tan arriesgado como guiar tropas a través de años de batalla, la analogía de George Washington arroja luz sobre buen liderazgo. Cada organización que asume el reto de transformar la estructura existente de una PMO requerirá importantes contribuciones de los empleados en toda la empresa. Un paso importante para garantizar que la organización está corriendo a todo vapor es predicar con el ejemplo. Concluyendo Mientras una organización evoluciona, debe reconocer que la PMO exigirá cambios y revaluación para garantizar su eficacia y su alineación con los objetivos de la empresa. Hay muchos factores que indican que un cambio puede ser necesario en una PMO corporativa. En lugar de ignorar la necesidad, deben abordarse para asegurar el éxito de la Oficina. Los cambios pueden incluir ajustes a las estructuras y procesos existentes, o evaluar otras alternativas. Evaluando el rendimiento de su PMO contra criterios objetivos, Ud. identificará las áreas con oportunidades de mejora. Escuche los comentarios de la organización y separe las quejas sintomáticas de las que apuntan a una causa. Participe en revisiones selectivas e integral de la estructura de la PMO, procesos y personas, revalúe contra mejores prácticas de la industria y re examine periódicamente los aspectos anteriormente clasificados como presuntamente no óptimos. Una vez que ha identificado y priorizado sus metas, trabaje con directivos para difundir la visión y utilizar las tácticas creativas sugeridas para garantizar que su PMO permanece como un ejemplo de una gobernabilidad eficaz. 6