Autorización del Crédito

Número
CICLO DE SUCURSALES
1.1.2.3
PROCESO DE VENTAS – GESTIÓN DE VENTAS – AUTORIZACIÓN DEL
CRÉDITO
I- OBJETIVO
Asignar , autorizar un monto de crédito a los clientes, y
determinar su grado de riesgo en función de determinados parámetros.
II – ALCANCE
La presente norma tiene alcance para las operaciones realizadas
en sucursales o depósitos.
III- SECTOR RESPONSABLE:
El responsable es el Gerente de la sucursal, sin perjuicio que en
determinados casos puntuales se detallen otros responsables.
IV– ACTIVIDADES
1)- Asignación del Crédito.
2)- Autorización del Crédito.
3)- Legajo del cliente
1)- ASIGNACIÓN DEL CRÉDITOS
A)- Concepto de Crédito real otorgado:
Se entiende por CREDITO REAL OTORGADO, al monto que
surge de la sumatoria de los siguientes items:
- saldo en cuenta corriente de facturas y/o notas de débito
pendientes de cobro a los clientes.
- valores con fecha postdatada.
B)- Concepto de Asignación de crédito:
Constituye el análisis del monto máximo de crédito a asignar a un
cliente, conforme a la confiabilidad y seguridad económica y financiera
que los mismos ofrezcan, y al monto de las operaciones promedio
mensual que realicen con nuestra Empresa.
Esta función es responsabilidad del jefe administrativo de la
sucursal.
C)- Criterios para la asignación:
El monto de crédito que se le asigna a un cliente surge de la
ponderación de dos tipos de parámetros, uno objetivo y otro subjetivo.
a)- Parámetros objetivos:
Son todos aquellos elementos de juicio que ayudan a evaluar la
situación económico financiera de los clientes.
1- Capacidad de pago:
Constituye la primera fuente de pago del cliente en razón
de su liquidez y su capacidad económica de generar
ingresos. Para su evaluación se deben considerar los
siguientes ratios:
Rentabilidad
Seco de liquidez
2- Respaldo patrimonial:
Constituye la potencial fuente de pago para el caso de
que el cliente se torne insolvente.
El criterio general a tener en cuenta es que el límite de
crédito no podrá exceder el 20% de su Patrimonio Neto siempre y cuando tenga Bienes de Uso registrables por
igual valor-. Los ratios a utilizar son los de
endeudamiento y solvencia.
3- Compras promedio de los últimos 90 días:
El límite de crédito no podrá exceder el monto promedio
de compras que el cliente hubiera realizado en los últimos
90 días, proporcionados por los días de cobranza que
tiene asignada la categoría del cliente.
Promedio = (compras ult. 3 meses /90) * días según
condición de pago.
4- Garantías:
Constituyen distintos instrumentos que logran atenuar el
riesgo potencial de incobrabilidad.
b) Parámetros subjetivos:
.
Son todos aquellos elementos de juicio que ayudan a evaluar el
comportamiento ético y moral del cliente y aspectos de su
gerenciamiento y conducta en el mercado.
D)- Evaluación para la asignación del crédito:
Del análisis conjunto de los parámetros objetivos y subjetivos
realizado por el Jefe administrativo, deben surgir como resultado dos
elementos:
1- Un monto de crédito asignado, el que debe ser
actualizado todos los meses e ingresado en el sistema de
acuerdo
al
procedimiento
que
detallaremos
a
continuación.
2- Una calificación de riesgo en:
a. Alto riesgo (D)
b. Riesgo (C)
c. Riesgo moderado (B)
d. Bajo riesgo (A)
e. Sin riesgo (AA) – son de pago contado. Si bien no
constituye un crédito, se incorpora a los efectos
estadísticos.
Esta calificación se actualiza semestralmente y para su
confección se debe utilizar como guía práctica el
cuadro adjunto a la presente norma, enumerado como
Anexo 1.
Dicha calificación debe ser ingresada al sistema
computarizado.
E)- Sistema automático de Asignación de Crédito:
Para asignar el monto de crédito a cada cliente se deberá utilizar el
sistema computarizado creado a tal fin, que funciona del siguiente
modo:
Se debe ingresar por el menú Procesos – Genera Asignación
del crédito.
Ingresando los meses para los que se debe realizar el cálculo (según
la norma 3 meses), y “desde / hasta” clientes (maestros de la clase 12),
el sistema desplegará una pantalla con los siguientes datos:
Maestro y razón social de los clientes: traerá todos aquellos
clientes que han tenido operaciones en el período seleccionado. No
traerá los clientes del sistema de distribución directa ni los que no
hubieren operado en el período.
Categoría del cliente.
Cantidad de días de rotación asignada a la categoría: el
sistema muestra los días de rotación asignados a la categoría. Si por
alguna situación especial fuera necesario variar la cantidad de días de
algún cliente puntual, se debe marcar el cliente e ingresar por el
botón “cambia días”y grabar.
Crédito asignado en el mes anterior: traerá el último crédito
asignado que tenga el cliente a la fecha del análisis.
Ventas totales con impuesto (en pesos)
Crédito calculado: tomará el promedio de las ventas con
impuesto del período solicitado y lo multiplicará por la condición de
pago asignada a la categoría o, en su caso, a la condición de pago
modificada según lo detallado precedentemente.
Crédito final: es el crédito definitivo que asignará el Jefe
administrativo. Si bien repite el monto calculado automáticamente, el
mismo se puede variar ingresando por el botón que dice “cambia
crédito final” y luego grabar. Esta modificación debe surgir del
análisis crediticio realizado por los jefes administrativos.
Impresión provisoria: el sistema permite realizar una impresión
provisoria del listado para su control previo a la grabación general del
proceso, el que también tendrá una bajada a excel.
Impresión definitiva y Grabación: Luego de todo el
procedimiento descrito se deberá grabar el proceso ingresando por el
botón “Graba Imprime”. El sistema emitirá dos copias del informe
definitivo incluyendo en cada hoja en la parte inferior un espacio para
la firma de contador y otra para la firma del gerente.
Una de las dos copias firmadas se debe remitir al sector créditos en
Casa Matriz.
Los créditos asignados quedarán grabados en forma automática en
cada maestro, no
siendo necesaria su carga manual.
2)- AUTORIZACIÓN DEL CRÈDITO:
El Gerente autorizará la asignación de crédito que realizó el jefe
administrativo firmando la planilla mensual, o en cada ocasión que por
algún motivo hubiera que elevar el monto.
3)- LEGAJO DE CLIENTES:
Con el fin de mantener ordenado los antecedentes y
documentación que respaldan la Asignación del crédito de los clientes se
deberá confeccionar un legajo con la documentación que se detalla:
1- Carátula: debe contener los siguientes datos:
- fecha de la asignación de crédito
- datos a aportar por el jefe administrativo:
respaldo patrimonial, informe comercial (veraz, decidir, etc.), situación
financiera y promedio de compras.
- datos a aportar por el jefe de ventas: referencias
comerciales y opinión del vendedor.
- crédito sugerido: es el monto resultante
del análisis conjunto del jefe administrativo y el jefe de ventas que
posteriormente deberá ser autorizado por el gerente.
firma del jefe administrativo y jefe de ventas.
2- Crédito Asignado: nota firmada por la gerencia que debe
contener fecha y la siguiente expresión: de acuerdo a los antecedentes
verificados por esta gerencia, se autoriza un crédito de pesos ........ al
cliente.........
3- Datos Generales del Cliente: como mínimo se deber
informar sobre los siguientes aspectos: nombre o razón social – tipo
societario - domicilio comercial - teléfono - numero de CUIT. documentación relativa a exenciones impositivas - información sobre los
componentes de la sociedad ( nombre, domicilio particular, documento
de identidad, cargo).
Los datos detallados precedentemente deberán ser verificados
con la documentación correspondiente: estatuto societario, contrato
social, documento de identidad, algún comprobante de pago de
impuestos, formulario vigente de inscripción en AFIP-DGI, certificados
de exenciones impositivas, etc.
Además de los datos detallados precedentemente, se
deber informar sobre referencias bancarias y comerciales del cliente.
4- Información Relativa a la Situación Patrimonial y
Financiera del Cliente: se deberá requerir lo siguiente:
- Empresas Unipersonales:
. Manifestación de bienes.
. Cuadro de ingresos y egresos.
. Ultima DDJJ de impuesto a las ganancias.
. Ultima DDJJ de impuesto sobre los bienes
personales.
. Ultimas DDJJ del IVA.
. Habilitación municipal
- Sociedades de Hecho:
. Idénticos datos a los detallados precedentemente, pero
para cada integrante de la sociedad.
- Sociedades Regularmente Constituidas:
. Estados contables (estado de situación patrimonial,
estado de resultados, estado de origen y aplicación de fondos, notas y
anexos)
. Ultima DDJJ de impuesto a las ganancias.
. . Ultimas DDJJ del IVA.
Nota: las manifestaciones de bienes y estados contables
aportados por los clientes deberán, en todos los casos, estar
dictaminadas por contador público y certificadas por el consejo
profesional de ciencias económicas respectivo. Además no podrán tener
una antigüedad superior de 24 meses respecto a la fecha del análisis.