PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO 1. OBJETIVO 1.1
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PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO Código E20-P-002 Versión 01 Aprobado GG Fecha 2012-12-05 Página 01 de 06 1. OBJETIVO 1.1. Mantener actualizado el record de personal de la Empresa, que permite una adecuada administración de los Recursos Humanos. 2. ALCANCE 2.1. El presente Procedimiento aplica al contratado de Electrosur S.A. con la apertura del legajo hasta su remisión al archivo de la entidad. 3. DEFINICIONES 3.1. Legajo: Documento de carácter estrictamente confidencial, en el que se archivan los documentos personales y administrativos de cada trabajador de Electrosur S.A., de acuerdo a las características requeridas por la empresa, a partir de su ingreso y que se va incrementando con los documentos que se generan durante su relación laboral con la entidad. 3.2. Mantenimiento de legajos personales: Es la administración de la documentación del trabajador durante el tiempo de permanencia la Empresa. 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1. 4.2. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Reglamento Interno de Trabajo. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. 5.1.1. Del Gerente de Administración y Finanzas Es el responsable de aprobar el presente procedimiento 5.2. 5.2.1. Del Gerente de Administración y Finanzas Es el responsable de supervisar el cumplimiento del presente procedimiento 5.3. 5.3.1. Del Jefe de Recursos Humanos, Analista de Personal y trabajadores de Electrosur S.A. Son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento 6. DESARROLLO 6.1. Apertura del legajo 6.1.1. El personal responsable del Departamento de Recursos Humanos, apertura el legajo del trabajador con los documentos probatorios que presenta cuando ingresa a la Entidad, de acuerdo al marco normativo vigente. Prohibida su reproducción sin autorización del CSIG de ELECTROSUR S.A. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO Código E20-P-002 Versión 01 Aprobado GG Fecha 2012-12-05 Página 02 de 06 6.1.2. El Departamento de Recursos Humanos a través del personal responsable, es el encargado de administrar, actualizar, mantener, archivar y custodiar los legajos personales de todo el personal en la Empresa. 6.1.3. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos velará por la inviolabilidad de los legajos. 6.1.4. El trabajador es responsable de entregar todos los documentos requeridos por el Departamento de Recursos Humanos, para incorporación en su legajo personal. 6.1.5. El legajo personal se divide en secciones, las que contienen la documentación del trabajador. 6.1.6. Los legajos se clasifican en personal activo (trabajadores en ejercicio a plazo indeterminado o fijo) y personal cesante (quienes han dejado de trabajar en la entidad). 6.1.7. Los documentos se archivan en originales o en todo caso, copias legalizadas notarialmente para los casos de título profesional o DNI, para el resto de documentos pueden ser autenticados por el fedatario de Electrosur S.A. 6.1.8. El Departamento de Recursos Humanos al incorporar un trabajador a los servicios de la Empresa, verifica que la documentación presentada por el nuevo trabajador este completa, se ajuste a los requerimientos de la empresa y tenga procedencia legal. 6.1.9. Los legajos personales de los trabajadores de la Empresa deben estar en un archivo confidencial y ser manejados exclusivamente por el personal del Departamento de Recursos Humanos y/o la persona autorizada en la mas estricta confidencialidad. 6.1.10. El Departamento de Recursos Humanos, cada vez que se produzcan modificaciones en la estructura de personal de la empresa, efectúa la actualización de los datos personales del trabajador. 6.1.11. Todo trabajador debe hacer llegar por conducto regular al Departamento de Recursos Humanos, todo documento que considere necesario se incluya en su legajo personal, como diplomas o certificados de asistencia a cursos seminarios, etc. El Departamento de Recursos Humanos, procede a incluirlos en el legajo correspondiente, previa verificación de la emisión legal del mismo. 6.1.12. Al cese de un trabajador, el Departamento de Recursos Humanos incluye el legajo personal al archivo de cesantes. Prohibida su reproducción sin autorización del CSIG de ELECTROSUR S.A. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO Código E20-P-002 Versión 01 Aprobado GG Fecha 2012-12-05 Página 03 de 06 6.2. Custodia de los legajos 6.2.1. Sólo tendrán acceso a los legajos, el responsable asignado y el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, salvo autorización expresa por el Gerente General o el Gerente de Administración y Finanzas. 6.3. Del mantenimiento de los legajos 6.3.1. Los legajos serán dispuestos en estantes o archivadores, separados en función a su clasificación y ordenados alfabéticamente, con señaladores que faciliten su rápida identificación. 6.3.2. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos dispondrá que los legajos se mantengan en condiciones adecuadas de almacenamiento, tomando previsiones contra riesgos que pudieran ocasionar el deterioro o la destrucción de la documentación. 6.3.3. Los documentos que se solicitan en el proceso de ingreso de personal y que forman parte del legajo se registrarán en el sistema que maneja el Departamento de Recursos Humanos, como medida de control y medio de consulta. 6.4. Actualización de los Legajos 6.4.1. El Jefe de Recursos Humanos es el encargado de solicitar por escrito los documentos faltantes en los legajos. 6.4.2. Es obligación de los trabajadores proporcionar la documentación que le fuere solicitada, así como aquella que considere permita mantener actualizado su legajo. 6.4.3. El responsable asignado es quien revisa y controla los documentos de ingreso que pasan a formar parte de cada legajo y se encarga de verificar que se encuentren completos y debidamente archivados. 6.5. De la eliminación de los documentos 6.5.1. El Jefe de Recursos Humanos dispone de las acciones de depuración y eliminación de documentos obsoletos y aquellos que no cumplen con las especificaciones, así mismo determina qué documentos y en qué oportunidad pueden ser devueltos al trabajador. Estas acciones se llevan a cabo una vez al año para cada legajo. Prohibida su reproducción sin autorización del CSIG de ELECTROSUR S.A. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO 7. REGISTRO / ANEXOS 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. Legajo del Personal Ficha de Registro del sistema de Recursos Humanos Control de Movimiento de Legajos Anexo 01: Control de Movimiento de Legajo Anexo 02: Control de Cambios Código E20-P-002 Versión 01 Aprobado GG Fecha 2012-12-05 Página 04 de 06 Prohibida su reproducción sin autorización del CSIG de ELECTROSUR S.A. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO Código E20-P-002 Versión 01 Aprobado GG Fecha 2012-12-05 Página 05 de 06 ANEXO 01: CONTROL DE MOVIMIENTO DE LEGAJO Fecha de Solicitud Gerente/Jefe de Área solicitante Legajo Solicitado Motivo de la Solicitud Fecha de entrega del legajo Prohibida su reproducción sin autorización del CSIG de ELECTROSUR S.A. Fecha de devolución del legajo PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LEGAJO Código E20-P-002 Versión 01 Aprobado GG Fecha 2012-12-05 Página 06 de 06 ANEXO 02 CONTROL DE CAMBIOS COD. DE CAMBIO NUEVA REVISION/ FECHA NUEVA REVISION OBSERVACIONES: DESCRIPCION DE LA NATURALEZA DEL CAMBIO C7 SI 05/12/2012 Se elimina el Anexo de Documentos obligatorios en el Legajo de personal y se incluye en el E20-P-002 AGREGA Leyenda del Código de Cambio C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 Modificaciones del Objetivo del Procedimiento Modificaciones en el Alcance del Procedimiento Modificaciones de las Definiciones en el Procedimiento Modificaciones en los Documentos de Referencia Modificaciones en las Responsabilidades del Procedimiento Modificaciones en el Desarrollo del Procedimiento Modificaciones en los Registros o Anexos del Procedimiento C8 Modificaciones en Temas de Medio Ambiente del Procedimiento C9 Modificaciones en las Observaciones del Procedimiento C10 Modificación en temas de Seguridad del Procedimiento C11 Modificaciones por cambio en la Codificación y/o Titulo del Procedimiento C12 Modificaciones por Errores Ortográficos en el Procedimiento C13 Modificaciones en las Especificaciones Técnicas de las Hojas de Proceso Prohibida su reproducción sin autorización del CSIG de ELECTROSUR S.A. OMITE X MODIFICA
