CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA
CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO
CONTROL DE COMPRAS
1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una
persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la
administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores.
Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables
fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con
los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC.
Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como
comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos
formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR.
Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar
pérdidas y a mantener los costos.
Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los
elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el
TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc.
En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de
hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando
en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar.
Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como
despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como
aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración.
Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:
*.- Tamaño del negocio
*.- Estructura del menú
*.- Capacidad de almacenamiento
*.- Capacidad de pago
*.- Volumen de ventas
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
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JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO
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CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO
*.- Condiciones o características del producto
2.- MÉTODOS DE COMPRA
.*- MERCADO ABIERTO:
Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y
para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el
caso.
Se dividen en:
COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de
ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se
ponen a consideración de la Junta de compras o el Dueño del negocio. Por lo general en un
cuadro de clasificación que reúne esta información:
PROVEEDOR
CALIDAD
PRECIO
CREDITO
CANTIDAD
SERVICIO
MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en
plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el
precio, el tamaño, el peso por unidad y la presentación del producto; como es lógico no se
pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.
*- CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener
almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características
especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos
debemos fijar con anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y
la frecuencia con la que nos los deben entregar.
3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
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CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO
Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a
través de los siguientes formatos:
LISTA DE MERCADOS:
Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o también llamados de
consumo diario o compras de cocina.
El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el
almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que
se deben comprar de ellos.
Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los
precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar.
Este formato lo termina de llenar el encargado de recibos anotando en el las cantidades que
realmente llegaron.
SOLICITUD DE COMPRAS
El almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales debe hacer el
pedido de mercancía, para evitar que se interrumpa la producción y que le fallemos a los
clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de
almacenaje, la existencia, el consumo en el período, la cantidad que requiere y el nombre
del artículo y la envía al encargado de compras para que el llene los datos de la última
compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene.
Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que el marque la cotización que el
autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al
proveedor.
Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos
formas más: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales
el proveedor no da factura (frutas y verduras en plazas de mercado) y con ello se justifica el
egreso. El otro formato ya lo mencionamos que es la orden de compra, la cual se realiza
para productos de fácil almacenaje o los conocidos como no perecederos.
4.- CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES
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Proveedores elegidos:
Proveedores Obligados:
Desestimados:
Potenciales:
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Habituales
Ocasionales
Reserva
Monopolio
Circunstancias de lugar
No tenemos contactos comerciales
Supermercados
Cooperativas
Carnicerías
Tiendas
etc.
5.- FORMATOS
*.- ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDARD
*.- CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO
*.- LISTA DE MERCADO
*.- SOLICITUD DE COMPRA
*.- ORDEN DE COMPRA
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RESTAURANT – ITO
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR
ARTÍCULO
PRESENTACIÓN
PESO
PROMEDIO
UNIDAD
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
FACTORES
DESEABLES
5
FACTORES
DESCARTABLES
ÉPOCA DE
ABUNDANCIA
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CONTROL DE RECIBO
RESTAURANT - ITO
CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO
ARTÍCULO:
MARCA
GRUPO DE INVENTARIOS
PROVEEDOR TELÉFONO DIRECCIÓN
REALIZADO POR
ÚLTIMA COMPRA
FECHA CANTIDAD PRECIO
REVISADO POR
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UNIDAD
OBSERVACIONES
V.B. GERENCIA
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LISTA DE MERCADO PARA VERDURAS Y LÁCTEOS I
CANTIDAD
PEDIDA
PAR STOCK
ARTÍCULO
UNIDAD
EXIST.
FECHA: DD/MM/AA
PRECIOS
A
B
C
CANTIDAD
RECIBIDA
AJÍ
AJO
APIO
ARVEJAS
BERRO
BIZCOCHOS
BRÓCOLI
CEBOLLA CABEZONA BLANCA
CEBOLLA LARGA
CEBOLLA PUERRO
CILANTRO
GUASCAS
HABICHUELAS
HUEVOS AA
HUEVOS DE CODORNIZ
LAUREL
LECHE
LECHUGAS
MAZORCA
PAN FRANCÉS
PAN TAJADO
PAPA CRIOLLA
PAPA PASTUSA
PAPA SABANERA
PEPINO COHOMBRO
PEREJIL
PIMENTÓN
PLÁTANO MADURO
PLÁTANO VERDE
REPOLLO MORADO
TOMATE CHONTO
TOMATE MILANO
TOMILLO
TORTAS
YUCA
ZANAHORIA
PROVEEDORES:
A
REALIZADO POR
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B
C
REVISADO POR
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V.B. GERENCIA
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RESTAURANT – ITO
LISTA DE MERCADO PARA FRUTAS Y OTROS
CANTIDAD
PEDIDA
ARTÍCULO
PAR STOCK
UNIDAD
EXIST.
FECHA: DD/MM/AA
PRECIOS
A
B
C
CANTIDAD
RECIBIDA
AGUACATE
ANON
BANANO
BANANO BOCADILLO
BREVAS
CHIRIMOYA
CIRUELAS
COCOS
CURUBA
DURAZNO
FRESAS
GRANADILLA
GUANABANA
GUAYABAS
LIMON
LULO
MANDARINA
MANGO
MANZANA
MARACUYA
MELON
MORA
NARANJA COMUN
NARANJA TANJELO
PAPAYA
PATILLA
PERA
PIÑA
TAMARINDO
TORONJA
UVA BLANCA
UVA NEGRA
ZAPOTE
OTROS DE FRUTAS Y VERDURAS
PROVEEDORES:
A
REALIZADO POR
B
C
REVISADO POR
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V.B. GERENCIA
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RESTAURANT – ITO
SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS DE ALMACÉN
FECHA DE PEDIDO
(DD/MM/AA)
FECHA REQUERIDA
ALIMENTOS
ALMACÉN
EXIST.
PROVEEDORES
UND
CONSUMO
PERÍODO
No.
BEBIDAS
SUMINISTROS
COMPRAS
CANT.
REQ.
ARTÍCULO
ÚLTIMA COMPRA
FECHA
CANT.
PRECIO
COTIZACIONES
PROVEEDOR
A
B
A
ALMACENISTA
B
COMPRAS
C
JEFE AYB
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OBSERVACIONES
C
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ORDEN DE COMPRA
SEÑORES:
SOLICITUD No.
FECHA
ELABORACIÓN
DIRECCIÓN
DD/MM/AA
TELÉFONO
CIUDAD
UNIDAD
FECHA ENTREGA
CANT.
DESCRIPCIÓN
1. EL PLAZO DE ENTREGA ES IMPRORROGABLE
2. LA MERCANCÍA SE ENTIENDE PUESTA EN EL
RESTAURANTE
3. EL PEDIDO DEBE SER ACOMPAÑADO POR ESTA
ORDEN
4. ROGAMOS ENVIAR FACTURA ACOMPAÑADA DE LA
PRESENTE ORDEN PARA SU CANCELACIÓN
JEFE DE COMPRAS
V.B. GERENCIA
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PRECIO
UNITARIO
VALOR
TOTAL
SUB TOTAL
DESCUENTO( %)
IVA ( %)
TOTAL
CONDICIONES DE PAGO
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CONTROL DE RECIBO
CONTROL DE RECIBOS
1.- PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO
 Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado.
 Mantener el área de recibo limpia y ordenada
 Haber recibido copias de lista de mercado o de orden de compra, según el caso, para
conocer cuando llegará la mercancía.
 Realizar el conteo físico de cada artículo que se este recibiendo, verificar las cantidades
con la copia de la orden de compra o la lista de mercado.
 Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los
mismos que el proveedor anotó en la factura.
 Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estándar.
 Pasar la mercancía al almacén una vez cumplido el proceso de información.
2.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercancía, dentro del
establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificación específica y
un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero).
Veamos esta clasificación:
TIPO
GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO
Carnes y Salsamentaria
CS
Inventario
Pescados y Mariscos
PM
Inventario
Perecedero
Aves y Caza
AC
Inventario
Lácteos 1
L1
Directo
Frutas y Verduras
FV
Directo
Lácteos 2
L2
Inventario
Enlatados y Envasados
EE
Inventario
Granos
G
Inventario
Licores
LC
Inventario
No
perecedero
Vinos
V
Inventario
Cervezas
C
Inventario
Gaseosas
GS
Inventario
Cigarrillos
CG
Inventario
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CONTROL DE RECIBO
3.- PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA
Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercancía.
 Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a
llegar y así preparar la zona de recibo.
 Clasificar esta información por fecha de llegada.
 Seleccionar las especificaciones de compra estándar para hacer un correcto recibo.
 Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor.
 Realizar el conteo físico de la mercancía.
 Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de
compra hacer un memo de corrección de factura.
 Aceptar la mercancía y firmar la copia de la factura del proveedor.
 Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes.
 En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercancía
recibida sin factura.
 Llenar el comprobante de recibo de mercancías.
 Si se han recibido carnes elaborar el meat tag.
 Pasar la mercancía al almacén con su correspondiente documentación.
 Al finalizar el día recopilar toda la información en el reporte diario de recibo de
mercancías.
4.- FORMATOS
*.- MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA
*.- MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA
*.- REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCIAS
*.- MEAT TAG
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MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA N°
SEÑORES:
C.C. O NIT
FACTURA N°
FECHA DE RECIBO
DIRECCIÓN
TELÉFONO
DD/MM/AA
CIUDAD
UNIDAD
CANT.
VALORES
UNITARIO
DESCRIPCIÓN DE LA
MERCANCÍA DEVUELTA
TOTAL.
VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA NO ACEPTADA O NO RECIBIDA SIN IVA
VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A LA MERCANCÍA DEVUELTA O NO RECIBIDA
VALOR INICIAL DE LA FACTURA SIN IVA
VALOR INICIAL DEL IVA EN LA FACTURA
NUEVO VALOR A CANCELAR POR LA FACTURA SIN IVA
NUEVO VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A ESA FACTURA
TOTAL A CANCELAR POR ESTA FACTURA
MOTIVO (S) DE ESTE MEMO DE CORRECCIÓN
ENCARGADO DE
RECIBOS
FIRMA DEL PROVEEDOR O SU
REPRESENTANTE Y SELLO
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INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA
FORMA PARA SU CANCELACIÓN, ACOMPAÑADA
DE LA FACTURA ORIGINAL
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RESTAURANT - ITO
MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA N°
SEÑORES:
FECHA DE
RECIBO
C.C. O NIT
DIRECCIÓN
DD/MM/AA
TELÉFONO
CIUDAD
UNIDAD
CANT.
DESCRIPCIÓN DE LA
MERCANCÍA DEVUELTA
VALORES
UNITARIO
TOTAL.
VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA ANTES DE IVA
DESCUENTOS
IVA
VALOR TOTAL
ENCARGADO DE RECIBOS
FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y
SELLO
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INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA FORMA
PARA SU CANCELACIÓN, ACOMPAÑADA DE LA FACTURA
DEL PROVEEDOR
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CONTROL DE RECIBO
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No.:
TRATAMIENTO DE
LA COMPRA
HOJA No.:
INVENTARIO
ALIMENTOS
BEBIDAS
CIGARRILLOS
SUMINISTROS
LC
V
C
GS
TOTAL BEB.
GRUPO INVENTARIOS
DIRECTO
VALOR TOTAL COMPRADO
PROVEEDOR
GRUPO DE INVENTARIO
UNIDAD
CANTIDAD RECIBIDA
N°
FACTURA
No.
OC / LM N°
REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCÍAS
CG
V.B.
1
2
3
4
5
AC
FV
L1
L2
G
EE
TOTAL
RECIBIDO POR:
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REVISADO POR:
16
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SUMINISTRO
S
PM
INVENTA
DIRECTO
RIO
CS
TOTAL ALM.
TOTALES
RECOPILACIÓN
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MEAT TAG N°
CLASE
GRUPO DE INVENTARIO
CALIDAD
PESO TOTAL
N° DE PORCIONES O N° DE
PIEZAS
COSTO KILO
PROVEEDOR
COSTO TOTAL
FECHA DE RECIBO
REPORTE DIARIO DE RECIBO N°
FECHA MÁXIMA DE
CONSUMO
RESTAURANT - ITO
MEAT TAG N°
CLASE
GRUPO DE INVENTARIO
CALIDAD
PESO TOTAL
N° DE PORCIONES O N° DE
PIEZAS
COSTO KILO
PROVEEDOR
COSTO TOTAL
FECHA DE RECIBO
REPORTE DIARIO DE RECIBO N°
FECHA MÁXIMA DE
CONSUMO
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