Manual de normas y procedimientos del Departamento de

mRENAP
ViV
«I m m Pmmmm
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Ref. DE-0626-2015
Guatemala, 19 de marzo del 2015
KeQisiro Nacional de las Personas
gjRSNAP
Licenciado
mnr;7inrpi
Dante Antonio Ávalos Aguijar
D
Director de Gestión y Control Interno
Registro Nacional de las Personas -RENAP-
3TJÜ
Presente
DIRECCION DÉ
Y CONTROLINTERNO
Licenciado Ávalos:
Adjunto al presente remito Manuales Originales de Normas y Procedimientos de los seis
Departamentos que conforman la Dirección de Gestión y Control Interno, siendo ellos:
1. Organización y Métodos
2.
Planificación
3. Supervisión
4.
Servicio
5. Evaluación del Desempeño
6. Cooperación Técnica
Los anteriores se trasladan debidamente firmados por las áreas correspondientes y
aprobados por este Despacho para que continúen con la divulgación e implementación de
los mismos.
Atentamente,
RENAP
DIRECTOR
tudy Leonel Gallardo Ro
Director Ejecutivo
EJECUTIVO v
Adjunto 06 F^der
C.C. Archivo
RLGR/chr
Calzada Rooseveit 13-46, zona 7
3 Nivel Edificio RENAP CENTRAL
PBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516
www.renap.gob.gt
DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO
DTA-MNP-06-15
Registro NacionaJ de las Personas
APROBACION
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL:
DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN
TÉCNICA
IRENAP
Marzo 2015
Tí. DEPARTAMENTO DE ^
PLAN1FICACI0H
Olkinas CtnüMs ftfNAP
Guttmaü.
-17«I1 -«.A. D«nt» Antonio Ávilot AgullOf
D!RfeCClOi4 M GESTIÓN YCONTROL INTERNO
La (-Müdn y Controi Inlemo
Oficinas Canlrale» RENAP Guatemala, Guatemala
ig^AP
Departamento de Organización y Métodos
Dirección de Gestión y Control Interno
Calzada Roosevelt 13-46, zona 7
•jm
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DELDEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 2 de 25
Contenido
Introducción
..3
1. Objetivos del Manual
4
1.1. General
4
1.2. Específicos
4
2. Campo de Aplicación
4
3.
Base legal y fundamento
4
4.
Monitoreo y seguimiento del Manual
5
5. Simbología utilizada
5
6. Normas para la suscripción y aprobación de convenios por el RENAP
6
7. Descripción del procedimiento para el inicio de suscripción y aprobación de
convenios por el RENAP
7.1
9
Flujograma del procedimiento para el inicio de suscripción y aprobación de
convenios por el RENAP
8. Normas para el seguimiento de Mesas Técnicas de Trabajo y/o Coordinación
12
14
9. Descripción del procedimiento para el seguimiento de Mesas Técnicas de
Trabajo y/o Coordinación
9.1
16
Flujograma del procedimiento para el seguimiento de Mesas Técnicas de
Trabajo y/o Coordinación
ANEXOS
19
21
ANEXO No. 1. Formato de "Proyecto de Convenio"
22
ANEXO No. 2.
Formato de "Minuta General"
23
ANEXO No. 3.
Formato de "Listado de Asistencia"
24
Control de Cambios
25
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 3de 25
j
Introducción
El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Cooperación Técnica,
identifica todas aquellas actividades que se desarrollan en el Departamento de
Cooperación Técnica que es la unidad administrativa designada para el cumplimiento de lo
establecido en el Decreto 90-2005 "Ley del Registro Nacional de las Personas" en el
artículo 7 "Coordinación", indicando que para el ejercicio de sus funciones, el RENAP
deberá mantener estrecha y permanente coordinación con las diferentes entidades tales
como: Tribunal Supremo Electoral, Ministerio de Gobernación, Ministerio de Relaciones
Exteriores, Hospitales, entre otros, así como cualquier otra institución de derecho público o
privado, cuando fuere pertinente.
A su vez dentro de este documento se establecen las normas generales y específicas para
ejecutar los diferentes procedimientos durante la coordinación, suscripción y administración
de los convenios, así como la gestión de Mesas Técnicas de Trabajo o Coordinación.
También se describen los procedimientos en forma narrativa y se representan en
diagramas para facilitar la visualización y comprensión del personal que deberá aplicarlo.
Con la correcta aplicación de la normativa y los procedimientos establecidos dentro de este
documento, se fortalece la eficiencia y eficacia de las actividades del Departamento de
Cooperación Técnica, logrando así contribuir al cumplimiento de los objetivos
institucionales del Registro Nacional de las Personas.
El Manual de Normas y Procedimientos para la Gestión, Suscripción y Administración de
Convenios queda sin efecto con la aprobación del presente manual.
Marzo 2015
MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓNTÉCNICA
Versión 1
j
Página 4de 25
j
1. Objetivos del Manual
1.1.General
Identificar las directrices administrativas de cumplimiento obligatorio, normativa legal y
procedimientos que deberán de cumplirse para la coordinación con instituciones públicas,
privadas, organizaciones no gubernamentales, entidades nacionales e internacionales y de
la sociedad civil que debe cumplir el Departamento de Cooperación Técnica.
1.2. Específicos
1.2.1.
Establecer la normativa que deberá cumplirse para la correcta coordinación por
parte del Registro Nacional de las Personas -REMAR-.
1.2.2.
Diseñar los procedimientos para la coordinación, suscripción y administración de
los convenios suscritos, así como la gestión
Coordinación
con
las
instituciones
de Mesas Técnicas de Trabajo o
públicas,
privadas,
organizaciones
no
gubernamentales, entidades nacionales e internacionales y de la sociedad civil.
2. Campo de Aplicación
El presente Manual de Normas y Procedimientos es de observancia general para los
empleados del Departamento de Cooperación Técnica y del Registro Nacional de las
Personas -RENAP-, para dar cumplimiento a las funciones y objetivos de la Institución.
3. Base legal y fundamento
3.1
Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 1, 2 y 134.
3.2
Decreto número 90-2005, Congreso de la República de Guatemala, Ley del
Registro Nacional de las Personas -RENAP-, artículos 2, 6, 7, 8 y 15.
3.3
Acuerdo de Directorio del RENAP No. 101-2013, Reestructura de la Dirección de
Gestión y Control Interno.
3.4
Plan de Trabajo Institucional 2012-2017, Eje4, Cooperación Técnica.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 5 de 25
4. Monitoreo y seguimiento del Manual
Para garantizar la vigencia y efectividad del Manual, el Jefe del Departamento de
Cooperación Técnica, el Subdirector de Gestión y Control Interno yel Director de Gestión y
Control Interno, deberán mantener un proceso constante de revisión y solicitar la
actualización oportuna para realizar la Inclusión de ajustes y modificaciones que se
consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez que cualquiera de las normas y
procedimientos establecidos lo requieran.
5. Simbologia utilizada
Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan los
diagramas de flujo o flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolos
para representar las actividades. La simbologia utilizada para la elaboración es la siguiente:
RENA
Simbologia utilizada (ANSI)
tSfanbolo
Descripción
)
Inicio y Fin
Actividad
Decisión
Archivo
Llamado de procedimiento
©
Conector
MANUAL DE NORMAS V PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 6 de 25
6. Normas para la suscripción y aprobación de convenios por el RENAP
6.1
El RENAP suscribirá convenios con instituciones públicas, privadas, organizaciones
no gubernamentales, entidades nacionales e internacionales y de la sociedad civil,
esto con el propósito de dar cumplimiento a los objetivos institucionales.
6.2
Para efectos del presente Manual se utilizará la palabra convenio para referirse a los
siguientes documentos: a.- Convenio, b.- Carta de Entendimiento y c.- Acuerdo de
Cooperación.
6.3
Para efectos del presente Manual se denomina Cooperante a las Instituciones
públicas, privadas, organizaciones no gubernamentales, entidades nacionales
o
internacionales y de la sociedad civil.
6.4
Todo convenio suscrito deberá estar aprobado por los Miembros del Honorable
Directorio mediante Acuerdo.
6.5
Los convenios suscritos por la Institución tendrán una vigencia indefinida cuando los
documentos no refieran lo contrario, de indicarlo deberá incorporarse una Cláusula
de Terminación o Vigencia que describa las causas o motivos, así mismo contendrán
una cláusula de motivos por los cuales se puede finalizar.
6.6
El Departamento de Cooperación Técnica será el responsable de consensuar y
gestionar el contenido y objetivos de los convenios a suscribirse con instituciones
públicas, privadas, organizaciones no gubernamentales, entidades nacionales o
internacionales y de la sociedad civil.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 201S
Versión 1
Página 7 de 25
6.7
Las personas titulares y suplentes nombradas para representar al RENAP en las
Mesas Técnicas de Coordinación y/o Trabajo podrán acompañarse de los
funcionarios de la Institución que consideren necesarios para tratar temas
específicos o técnicos según su ámbito laboral.
6.8
El Departamento de Cooperación Técnica será responsable de documentar,
gestionar y supervisar los convenios dentro de la estructura organizacional del
RENAP.
6.9
El Departamento de Cooperación Técnica será el responsable de dar seguimiento a
la ejecución del Convenio; podrá requerir informe mensual a las oficinas ejecutoras y
direcciones administrativas responsables de cumplir con los compromisos
adquiridos.
6.10 El Departamento de Cooperación Técnica será el responsable de solicitar a la
Dirección de Asesoría Legal el dictamen legal respectivo previo a la suscripción de
los convenios.
6.11
El Departamento de Cooperación Técnica deberá requerir al Consejo Consultivo del
RENAP, opinión respecto a los convenios previa aprobación del Honorable Directorio
de la Institución.
6.12
El Director Ejecutivo será el encargado de solicitar la autorización a los Miembros del
Honorable Directorio para la suscripción y aprobación de los convenios, previo
requerimiento realizado por el Departamento de Cooperación Técnica.
6.13 El Departamento de Cooperación Técnica y el Departamento de Préstamos y
Donaciones, realizarán coordinaciones conjuntas cuando el producto de los
convenios obtenidos por la Institución se obtengan a través de donaciones, así como
asistencia técnica, ya sea reembolsadle y no reembolsadle.
Elaborado por
Revisado por:
validado
Validado por:
AoTobado
Marzo 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Verslán1
I
6.14
Página 8de 2S~ 1
El Departamento de Préstamos y Donaciones de la Dirección de Presupuesto, será
responsable por la administración y ejecución del convenio cuando el mismo
describa lo indicado en la norma anterior (6.13).
6.15
El Jefe del Departamento de Cooperación Técnica designará a un delegado para la
gestión y suscripción de convenios de acuerdo a la naturaleza de los puestos.
6.16
La ejecución de los convenios que contengan recepción de bienes donados, estará a
cargo del Departamento de
Préstamos y Donaciones de
la Dirección de
Presupuesto.
6.17
El Departamento de Cooperación Técnica velará porque dentro del marco de los
convenios y/o entendimientos con instituciones y organizaciones externas, existan
mecanismos de control para la transferencia segura de la información institucional
que se les proporcione.
6.18
Los casos no previstos en el presente Manual de Normas y Procedimientos serán
resueltos en su orden por el Jefe del Departamento de Cooperación Técnica,
Subdirector de Gestión y Control Interno, Director de Gestión y Control Interno o
Director Ejecutivo.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 9 de 25
1
7. Descripción del procedimiento para el inicio de suscripción y aprobación de
convenios por el RENAP
K B ^ Responsable
Actividad
paso
Jefe del Departamento
de Cooperación
1
Realiza acercamiento con la entidad respectiva.
Técnica
2
Designa a personal para el seguimiento respectivo.
3
Designado del
Departamento de
3.1
3.2
Cooperación Técnica
4
5
Cooperante
6
Si no se consensúa, ejecuta procedimiento para la
conformación de una Mesa Técnica de Trabajo.
Solicita a las Oficinas Ejecutoras y Direcciones
Administrativas los detalles de las necesidades a
el propósito de incorporarlo dentro de los objetivos y
Consolida información dentro del formato de convenio
utilizado por el RENAP (Ver anexo 1).
7
Gestiona y traslada propuesta a cooperantes.
8
Recibe y analiza propuesta.
9
Emite opinión.
9.1
Aprueba propuesta enviada. Continúa en el paso No.
10.
9.2
10
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
Si se consensúa, elabora proyecto de convenio.
compromisos del documento.
Administrativas
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
el cooperante.
cubrir por parte del cooperante.
Trasladan información que consideren pertinente con
Oficinas Ejecutoras y
Direcciones
Verifica el consenso de suscripción de convenio con
No aprueba propuesta. Requiere nueva propuesta.
Regresa al paso No. 4.
Envía propuesta al Delegado del Departamento de
Cooperación Técnica.
11
Recibe propuesta validada y/o con observaciones.
12
Realiza modificaciones solicitadas si existieran.
13
Traslada expediente a la Dirección de Asesoría Legal
requiriéndole emitir dictamen.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Marzo 201S
Versión 1
Página 10 de 25
Responsable
Actividad
paso
14
j
Recibe expediente, analiza leyes nacionales e
internacionales, así como la normativa vigente del
RENAP.
Dirección de Asesoría
Legal
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
15
15.1
Dictamen favorable. Continúa en el paso No 17.
15.2
Dictamen desfavorable. Continúa en el paso No. 16.
16
17
18
Consejo Consultivo
Emite dictamen.
18.1
Realiza modificaciones requeridas por la Dirección de
Asesoría Legal. Regresa al paso No. 8.
Traslada expediente al Consejo Consultivo
solicitando emitir opinión.
Recibe expediente y emite opinión.
Opinión favorable. Continúa proceso en el paso No.
20.
18.2
Opinión desfavorable. Continúa proceso en el paso
No. 19.
Analiza las recomendaciones o modificaciones
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
19
emitidas por el Consejo Consultivo y realiza las
modificaciones si este fuera el caso.
20
21
Traslada expediente al Director Ejecutivo.
Recibe y traslada expediente al Honorable Directorio
del RENAP.
Director Ejecutivo
Honorables Miembros
22
Solicita autorización para la suscripción del convenio.
23
Reciben y analizan expediente de solicitud de
suscripción del convenio.
24
Autorizan la suscripción del convenio.
del Directorio
25
Secretaría General
26
Emiten Acuerdo de Directorio y solicita notificar a las
partes.
Notifica a las Oficinas Ejecutoras y Direcciones
Administrativas del RENAP y a la contraparte
firmante.
Elaborado por:
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
[ Página 11 de 25 j
1
Responsable
Director Ejecutivo
NO. a e
27
Actividad "' -.
Suscribe convenio.
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
28
Director Ejecutivo
29
Honorables Miembros
30
Reciben expediente y aprueban ei convenio suscrito.
31
Emiten Acuerdo de Directorio.
32
Informa al Departamento de Cooperación Técnica.
del Directorio
Director Ejecutivo
^
Solicita ai Director Ejecutivo gestionar ante el
Honorable Directorio la aprobación del convenio
suscrito.
Trasiada expediente al Honorable Directorio para
aprobación del convenio suscrito.
Fin del procedimiento.
Marzo 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Versión 1
Página 12 de 25
7.1
Flujograma del procedimiento para el inicio de suscripción y aprobación de
convenios por el RENAP
RENAP
apartamento de
Cooperación Técnica
Versión; 1
Página:! de 2
Oesio'^ifó ^él'Déi»rtammtO tEÍe
CooBfiractón Técnica
Oftctna riJiHtyiwéiiy
dtreceibrrall
Verifica e
consenso de
suscnpción de
Realiza
convenio con el
acercamiento
cooperante
con la entidad
respectiva
¿Consenso
convenio?
Designa a
personal para el
seguimiento
raspectvo
£)KUtl
Elabora
próCódimónto para
la eortIormpcióA dP
proyecto de
U*«a Tócnica dp
Traba»
convenio
1
Sekeita a las Oácina»
Ejacutofi» y
Trasladan
Oraeciones
información que
latrativaa lo»
dataliaa da
naceéidadat a eubnr
consideren
pertinente
ü
Consolida
información
dentro del
formato da
convenio
Gestiona y
traslada
Recipe y analiza
propuesta a
cooperantes
propuesta
Emite opinión
Reobe
propuesta
Consensúo
validada y/o con
e convenio?
observaciones
Realiza
Requiera nueva
rnodmcadoites
propuesta
solicitadas si
Aprueba
propuesta
enviada
exisberan
expediente a la
Envía propuesta
al Delegado del
Departamento
Direceión de
de Coopereción
Asesoría Legal
Técnica
Traslada
Elaborado por:
Revisado i>on
Validado por:
Validado por
Aprobado po
i
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 13 de 25
RENA
EHréccion de Asesorfe
Legal
Versión: 1
Páglna:2 de 2
D«siamKio'33
Departamento de
Consejo Consultivo
Cooptación Técnica
Director Ejecutivo
Honora
Secretaria General
Recibe espedente
«naiiia i«v«s V
rvormeBves vioentee
dHRENAP
Ente acamen
¿Dicum«n
favorable''
Recibe y traslade
eouendae por
expediente al
Dirección de
Honorable
Asesoría Legal
Oirectonc del
RENAP
Traelads expedente
al Censep
Ceneuie»o
aohatando enbr
RadM eapeóerse y
Sohcta
ente opmion
autorización para
la suscripetón del
opewn
convenio
RecOen y anai2an
expediente de
solicitud de
suscripción del
convenio
¿Opirvón
Autoriza la
lavoraue''
suscripción del
convervo
Mfica a las
Traslade expedente
EmAen Acuerdo de
il Deacter EjeeuWo
Drectono y soliciia
nonócaralas
partes
Oñonaa Ejecutoras
Ovecoenes
AiaieisUairras y
la contraparte
fmanie
SoScda al Director
Ejecutivo gestionar
la aprobación del
conveOA suscrso
trastada
expedíeme al
Reciben
Horrorable
expediente y
Oirectono para
aprobeoón del
aprueban el
convenio suscrito
convenio suscrto
Informa al
Departamento de
Cooperación
Técmca
Emiten Acuerdo de
Directono
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓNTÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 14 de 25
J
8. Normas para el seguimiento de Mesas Técnicas de Trabajo y/o Coordinación.
8.1
El Departamento de Cooperación Técnica, para formalizar la suscripción de los
convenios, podrá crear una Mesa Técnica de Coordinación, la cual deberá estar
descrita en una cláusula del documento. De no crearse una Mesa Técnica de
Coordinación, se nombrarán representantes de las instituciones que suscribirán el
convenio quienes serán los encargados de dar seguimiento a los compromisos
adquiridos bajo el marco del Convenio, de no llevarse a cabo la suscripción de un
convenio, se creará una Mesa Técnica de Trabajo entre las instituciones interesadas
por medio de un cruce de cartas.
8.2 Las Mesas se implementarán con el propósito de facilitar la apertura de espacios para
el trabajo, coordinado entre los representantes del RENAP y las instituciones
signatarias, permitiendo administrar, cumplir y dar seguimiento a los objetivos
generales y específicos derivados de los convenios o acercamientos con las
diferentes entidades.
8.3 Para la ejecución de las Mesas, las Oficinas Ejecutoras y Direcciones Administrativas
involucradas al mismo, deberán nombrar a un representante titular y suplente para el
seguimiento de los compromisos, quienes deberán presentar Informes mensuales con
los avances obtenidos, el mismo será entregado al Departamento de Cooperación
Técnica.
8.4 El Departamento de Cooperación Técnica trasladará a Dirección Ejecutiva el proyecto
de carta con los nombres de los representantes del RENAP en las Mesas, quienes
velarán por el cumplimiento de los compromisos adquiridos en la suscripción del
convenio.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
[ Página 15 de 25 j
8.5 El Director Ejecutivo del RENAP nombrará a las personas titulares y suplentes de las
Mesas e informará a través de Oficio a la contraparte signataria. Así mismo, requerirá
por escrito a la máxima autoridad de la contraparte, el nombramiento del titular y
suplente para integrar la mesa.
8.6 El Jefe del Departamento de Cooperación Técnica presentará informes trimestrales al
Director Ejecutivo y a los miembros del Consejo Consultivo respecto a las actividades,
compromisos, beneficios, logros y avances alcanzados a través de las Mesas.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 16 de 25
9. Descripción del procedimiento para el seguimiento de Mesas Técnicas de Trabajo
y/o Coordinación.
ResponsaSli^^
de
1
1.1
Verifica la suscripción de convenio.
Si se suscribió convenio, constituye Mesa Técnica de
Coordinación continúa en el paso No. 2.
Si no se realizó convenio, constituye Mesa Técnica de
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
1.2
Paso 3.
2
3
4
Trasladan por escrito el nombramiento de los
representantes al Departamento de Cooperación
Administrativas
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
Dirección Ejecutiva
Traslada convenio ya suscrito y aprobado a las Oficinas
Ejecutoras y Direcciones Administrativas involucradas
para la ejecución.
Solicita el nombramiento de los representantes de las
Oficinas Ejecutoras y Direcciones Administrativas.
Oficinas Ejecutoras y
Direcciones
Trabajo por medio de cruce de cartas. Continúa en el
Técnica.
5
6
Elabora propuesta de carta a Dirección Ejecutiva.
Firma y traslada carta al cooperante y copia a las
Oficinas Ejecutoras y Direcciones Administrativas para su
conocimiento.
Convoca y coordina las reuniones de trabajo internas y
7
externas.
Documenta los hechos acontecidos, responsabilidades,
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
avances u otros, elaborando minutas generales (ver
8
anexo No. 2), listado de asistencia (ver anexo No. 3) y
captura de fotografías (ver anexo No. 4) u otra medida
necesaria para el efecto.
Traslada copia de las minutas elaboradas a los miembros
9
de la Mesa, con el objeto de documentar y dar
seguimiento a los compromisos.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 17 de 25
Responsable
No. de
Actividad
paso
10
Presentan planes de trabajo.
Efectúan los compromisos para lograr los objetivos
11
plasmados en un convenio.
Elaboran y entregan informes (mensuales), relacionados
a las actividades, logros y avances derivados del
12
cumplimiento de los objetivos del convenio y plan de
trabajo
e
informan
mensualmente
al
Departamento de Cooperación Técnica.
Oficinas Ejecutoras y
Documentan
Direcciones
Administrativas
establecido
13
los
hechos
acontecidos
en
la
Mesa
relacionados a su área o actividad laboral (elabora
minuta acorde al ámbito de su competencia) que realizan
en el RENAP.
Conforman
expediente
(documento
conceptual,
cronogramas de trabajo, minuta de la Mesa, compromiso
14
de su área, logros u otros que agreguen valor) para
resguardo de las actividades realizadas en el marco de
un convenio.
Trasladan expediente al Jefe del Departamento de
15
Cooperación Técnica.
16
Recibe expediente y traslada a personal designado del
Departamento de Cooperación Técnica para el
Jefe del
Departamento de
Cooperación Técnica
seguimiento respectivo.
17
Designado del
Departamento de
Cooperación Técnica
Conforma expediente (minutas, listados de asistencia,
documentos de soporte u otros del Departamento de
Cooperación Técnica y los enviados por los funcionarios
del RENAP).
Digitaliza la información documental que conforma el
18
expediente.
19
Archiva el expediente de manera física y digital.
Elabora informes solicitados por el Jefe de Cooperación
20
Técnica.
Realiza informes trimestrales al Director Ejecutivo y a los
21
Jefe del
Departamento de
Cooperación Técnica
miembros del Consejo Consultivo.
Traslada al Departamento de Planificación para incluir los
22
beneficios, logros y avances en la memoria anual de
labores.
Elaborado por;
T
Revisado pot:
—á.
Validado por:
WlllllliliiHi ilHii^li
MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓNTÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 16 de 25
jResponsable
Director Ejecutivo
No. de
oaso
Actividad
Somete a conocimiento el informe trimestral al Honorable
23
Honorables Miembros
del Directorio
•r.
j
24
Directorio del RENAP.
Reciben informes trimestrales y se dan por enterados.
Fin del procedimiento.
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMÍENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 19 de 25
9.1 Flujograma del procedimiento para el seguimiento de Mesas Técnicas de Trabajo
y/o Coordinación.
Versión; 1
Página:! de 2
Deslgnacto del Departamento de Cooperación Técnica
Oficinas eiécÜteiüy'i^ccrónes
Administrativas
Dirección Ejecutiva
Verífica la
suscripción de
convenio
¿Se reali2
converílo?
Constituye Mesa
Técnica de
Constituye Mesa
Trebejo por
Técnica de
medio de cruce
Coordinación
de cartas
Tresii
suscrito y apropMo ó
IM Oficinas Sjocutetas
y Dlrécciono&
Administraiiva»
líTvoiucnMó
Trasladan por
rojiroAantartos ^
la»
Oficinaa Sjecutoras y
Diraeocnaa
Admmalrabyas
escnto el
rvombramlanto de
loa rapresentantee
Firma y iraslada cana
al coopsrenia y cepo »
las OScirtas Ejecutoras
y CNrecoenas
AdiTurvslral^as pam su
Elabora pfopuesta
da carta a
Dirocción Ejecutiva
Convoca y eeortfme
Oocumenta loa
hechos aeoniecidoa.
responso DiiiOa Oes.
avances u otros,
elabora nvnutas
generales
TfisleOe copia de les
minutas elaboradas a
Presenten Wenes de
ios miembros de la
trsbsio
Mese
Efectúen les
compromisos pers
lograr les ebjeOvos
piBsmsdos en el
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 20 de 25
RENAP
>^clnas Ejecutoras V
,:íL^3,
Direcciones
' Administrativas
Versión: 1
Página:2 de 2
Jefe del Departamento de
Cooperación Técnica
Óe^gnado del
Departamento de
Director Ejecutivo
Cooperación Técnica
Honorables Miembros del
Directorio
Elaboran y
entregan
informes
uocuménianl
hechos
acontecíaos en la
Mesa relacionados
a su área (
actividad lalwraí
Conforman
pATI rDEQUVdD(M IES
aedvfdDdas rMkzadDB
Recibe
Trasladan
expediente y
expediente el Jefe
traslada a
del Departamento
de Cooperación
personal
designado
Conforma
expediente
Digitallza la
informaaón
documental que
conforma el
expediente
Archiva el
ej4>edíente de
manera física y
digital
Realza infcrmes
trimestrales al
Director Eiecutrvo y
a los miembros del
Consejo Consuítivc
blabora morios'
sofdtados por el
Jete del
Departamento
CooperaaOn
Técnica
i r s t t d e 11
Deparemento de
PlanAcadón para
Somete a conocanenb
el feOOrna SlmesSal a
Rectoen inlonnes
mdutr bs Mrartcios,
iDgiss V anncas en le
los Honorables
MMTAresdel
Directorio
SHiaiUiieayeedtn
anua de
•eoiaa.
Elaboradopor:
Revlsadj^r:
Validado por: ///
W' .c::.
m""'" ' Sép^taj^i^
^gara?actón.y Método»
J
e^rtameiTÍói"'' -
Píanificación
'ír3é$e''déf Dé'párta'ihetitó'-'"-'
, de Cooperación Técnica
por enterados
Validado por:
'igp|T^
"•# J-é
tor de Gestión
y Control Interno
Diroctor EJecudv|^L'^
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 21 de 25 ~j
ANEXOS
Marzo 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Versión 1
Página 22 de 25
ANEXO No. 1.
Formato de "Proyecto de Convenio"
RENA^
COMNIO M
RENA¡
COCAOIHACK)N iNT£AlNritlKK)NM. Qtrf(£
axjooutjcoucnxpcuoouücDucxxxx
T EL REOi srao MAC lONAL 0€ LAS KASONAS
«EQÜWIA: OejETIVOS E IPtCtf ICOS A«rMt S9Me*^«^ nir>4«inn« d«t
xxxxxjruxxxxxxxaxxxxxguxxxcupxjxxxüccufxxxxiocuxxxjaxjcoci
ttCSOTROA
ROauHAPAAn
mmxxx» ¿«xxxxx
EXXJÜCUXXXXXXJÜXXAXXXXXXXXXXXXXXXlXJDqaXXXXXAXJOUAXAXXXXXXU
mJUCUOUUOCUUUXALXXXXPXXXXXXXXJDUUDQOUCXXXXLJUUXXXXJCXXJUCU
enacc juxxuícmxx
^Jlferr'scicc
•
xuKwmxxxx
9» VXWXWJJX M9%S^
)wax>xx*xx nucs XOXKXX 'XXXV XVX< XXXX.
»(^^41
'-><
li^xii^i^uxmxuxxxxxxminuuxMURXxxxxxuxixxxx.
R«iS?r©
9»xxxuKKXxncaKumxñxric,
Sv««^«- ;.'99
'?»•'»
i
ua
eu»BT> C¡MIPROM!{O5PELRtai5rR0fcAClO«t4. CELBS PERDONAS Xga
:«>9«9
caxKXRXxmxxxxxRKXixxxxxxxxnuunixxxxxixxRmx
4<^9 Sfr* «) XWXHWXV.XX>X / 6) V.XWX«X-ÍXVJWXX«AM-ÍWX
:e^: ^3»' wn -«#• isfica-yw XXXXXXX»XCaAXXOfXXX«Jüax *
HwUO^^AATS ftUCrriECMEtOALUMtOOromes :•
^IWTA (y^ceHruLC.^D 5- :»;j :« ;iik» 9» »9i<ív9
4^^ :•
«
:♦
cr. d« tan#
WWXWCXAX U ¿9^: 9» R^An*«43C^4 3«4J»t"J>*»S «ís-'et^í' 2
KK :>i»:9 .vK9 MCK A*-'•»?»»:-:«S «♦-«I r4 •*:—b: í" jjf4-^»t4Cík
1 09i«'«4'<9''-:fsx92: :t 2
9t «fff asnc *
-•<: 5*
a S»« »4rt .Jr-ÍKI C4^ • Cttiftí :«J »4í ; S*^ S« »'^4<C *♦ í.l
:?•
-í.' -
H'i:'* 24 r^-r'cjrp' -C*^:íj *
«$£*;<
©T*
f
«b&49<
v « ^ c ? íC»-
i»r;
74 <•«
Ci*
»ft44t
l^SilZ'SS
wr^.i *• -
"AENAP* :»<4S9>4 4£'»3«C
4|
r
8« O«v!?* Ej*s^
9*Í
Rvip
«9'~A;«'''94^9ae C4'l -42 O'Oi I ^ S* *.U
«k1«A»C4 9^4
j
s^f
NfOOf^;♦«»
: v»r^9»
i»
'h;.
P'tv»9 MCIBOY
) b)
»«w «ur''9'C*
ek9S4f>9^ ^ t9^
^ 5^^ c**^
gyfA: IffUTgClOCA S lOUDCX , V tlCUAP e^«<-9 MSA TECNtCA :e^ 9
m»ií*5 •Sar?»»'3s?4^»! K^4::i ic »"^9«
>erpés»'.aewsíFt
Acnyb Íé '^' '«04áft^»94 M^K '.^: -^9*' M'4*'4£<'' 'X'<45 •9^49 4 ^>3494
A9M404»-.-4^ iTfe» 5 ^ < - j irA,*>4€ »•» ic* '
4as^
b H9""4í»¿^©«-;j*4í?f
j '«iVíPai «
íy -2C¿^-f?tác*9r
«a
P>4K4 9* 9 Rcs.9<;2 :• C-.25«-''>» f « «jtKor :'srf'.»
!i*«a / iu* •©js.«9-6t* -Rr«k*
5«^-"se:t
' S9t%.ar
9»
M Nsxy
«
WXJCCXXXXOrXiOUXXX* .«•» RPf r'í
:aie»s 9#
DIRECTOfl EjeCUTWO Y REPfSSEmANTE LEOAL DEt REGTRO HACOKAl DE
LAi PESIOHAS
9fc4tr •
s# rM«rt9
94'^rK4
See
54' RESA? jt A«i*n»
iS<-íy2. «•D--*c5ír<;t'RE*'í4A
e«^
W4*c4t- aosK-i" >« ísttC;'-®p>-
44 H:* ?S4r«^
C»':?»*!
SK«ÍHA«
Cv'BiMp
' C *94'£>»« 4 :« «
490wJe«r>M ' Z f i if*-»; ' V'Ssft'jr*. *? ¿v
R9ír<a
^ SS.A<-'.9 9»TA9^0«9f«
íC-rXÍ 1*
M a R»5t6SCÍ 8«
44 R494''0 *¿>5
,tl4rt9C/R«
1992(549laIPabtuCáDnMCpOrJB»
04^«'(•>c*4C^-«&iCCM<^MOO£COCACMAC40NINTER N<riTUCIOb(AL
CNTRECL]nxoauXYn.REO!STI^NAC(ONAl OC LAS PERSICAS. « c^24
«• «I t4^».'42 Bí^ítnw
bOSCTA PtfOA8YeASOSWQPftgyS7D& C.a}»^9Ul 9
^«valKCr ♦» .-5*^1 2449: . 4 - ^ - i9C2»vek9P«. «< <9^9 * CWCV»»^ 44
fc^ancw y 45vC'7C2 ;« 4^945
ixiucxxxpouuocoüouxxxxmxxxxmxxuxoixxxronaxooccoonxtt
roxKxxx)cumxwx(cxxxuxxxxKXXxxxx»xxxmxponaxpcxgcüca
RENA
OECHiAWlliBUiCAU&A&DETBMJHÉfcCIOW i
py 94<4i^*CI »s9b<iCVifS' 4>
» «• #^n»4> S» mtM
P'WC^>';^iC»5 9
1«.T j6
bi Pr
9«bc»incr«| 99B^pQ«a«A. <] ^
9C54<< .*««49 94 »<;vM34 «I
4^264344
I-* bfMK'*» 54.W 4* :.,? ;»K » cr<49 «-24^431 «p»'
&V'.4P«í^499t>C4r*r«P«s9Cb4r« 44 3fr3t«p<^«ec(MS^x | • S9 »p
94
tt**»
9«á
2 c'cc'icp 4:vi-««H:-«fa;4'pr5cr«^4B •
«p «i
•^4^940 4,4 9<'9 14r«n.p,4c4'
i^»«C4 '4tm'<4 i4 M 'Ct.tKM XíaVI 9b« C
9£»^2 2:499^11 Sf <42•'T104SC99
) C?^SPfSSí^»» »
üií '5r,«i c 59 *439
»• svys :«» 4 54**--4c<* sc
9*fltP2
-«)'2<«P14 9fP?^3«^2»4e< '>»34«^49«421»$v4^IX2 Af4CPJ r* Qt4M Qnc^ C
I -l»^^
. Us san»! rssvn^s i^V4' svc ncT<j
't-i ' r ^ :
i^*7t£i c;»«f
?♦
c'«2«n» -.{r^frK f 4^-»^ 34
CM4*sa6rí4:5r«svCii<> 94
¥¡
f^pícríW «^r« v^»9«,
^4s« 44MSC^Í
e»n» '
9.4 »%#»««
4^ '41£^99'5^ «."!ft'p^25 >5* 44 wa^n» 5
« bttrMpBSó rs g^rff^fwptta
CP 4
•'^»i2!4¿'iM5 ff»-»®? 2t ÍHÜtvS»Cj«*W. StbC^
XlXOCXXXXXXXXXXXXXJXrxXXJDüUrSCXXXXUUCKXXlX
xxxxxxAxxmxxxxjocmxxmxjrnxxnfxguixixxn«um«pouaiüt
vp«
- mf.pe.tít 44 ai :«« •srt.re-ci
Lk R«4y LM44I GaHarflo Resaca
D««ad' iftcAts Y RaewcQtB^ft
Refiero N»eer<4' st <« PwfKrm rRSkA»^^
j
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 201S
Versión 1
Página 23 de 25
ANEXO No. 2.
Formato de "Minuta General"
RrCISHU) N/U:iONAL OELAS PERSONAS .RENAP<
DCPARTAMCNTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
DIRECCION DE GESTIÓN YCONTROL INTERNO
MINUTA DE REUNIÓN
TEMA:
FECHA:
DURACIÓN:
lUGAR:
OBJETIVODE URCUNIÓM:
ASISTENTES:
"LISTADODEASISTENOA' ADJUNTA
AGENDA
1.
BIENVENIDA-
2.
DESARROUO:
S.
COMPROMISOS:
No.
1.
Bfenvenoa
2.
Deurrollo de la Reunióe
3.
C<Mfi|»rorr>tsos
DETAUE
1
2
3
4
5
4.
fotografías de la reunión
RESI^NSABU
'':''WÍMllMllENÍO ' -i
Marzo 2015
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACION TECNICA
Versión 1
Página 24 de 25
ANEXO No. 3.
Formato de "Listado de Asistencia"
LISTADO DE ASISTENCIA
DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN V CONTROL INTERNO
TEMA:
No;
S ¡NSTiniClófeñ
FECHA:
tlELÉFÓNO" i'^^^S'TÉORRBS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
HORA DE FINALIZACIÓN:
HORA DE INÍCiO:
Calzada Roatevch ¡S-46. zona '
PBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516
"1 Página Idcl
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA
Marzo 2015
Versión 1
Página 25 de 25
Control de Cambios
i
Versión
1
Descripción
Elaborado por
elaboración
Marzo de 2015
No. Folios
25
Unidades Involucradas
|
Departamento de Cooperación
Técnica
Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento
de Cooperación Técnica de la Dirección de Gestión y Control Interno
Revisado por:
Validado por: J/'
Validado por:
Apiybado poK