Procedimiento Integración de la Información

Subgerencia de Administración y Finanzas
Departamento de Contabilidad
PROCEDIMIENTO
INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CAPUAL
Este documento contiene información de uso interno y propiedad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Aérea Ltda.
(CAPUAL) que ha sido preparada estrictamente con el propósito de ser utilizada internamente en la Compañía y no podrá
ser proporcionada o revelada parcial o totalmente a terceros sin la autorización expresa de CAPUAL.
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Uso Interno
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1. ANTECEDENTES
La validación de registros contables es una actividad que consiste en la aplicación manual de
una serie de tareas cuyos objetivos son asegurar que todos los registros ingresados al sistema
FlexLine ERP de CAPUAL son correctos.
2. OBJETIVO Y ALCANCE
El presente procedimiento define las actividades para la validación de la integridad de la
información que es cargada en el Sistema FlexLine ERP.
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3. DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN AL SISTEMA FLEXLINE ERP.
Recursos Requeridos: Sistema ERP, BD (Genesis Dia), MS Excel, MS Outlook, SQL Server,
Consultas SQL (Query).
Frecuencia del Proceso: Diario y Mensual.
Nota: Este proceso se realiza de forma diaria. Tambien es realizada de forma mensual para validar
si existieran algunas modificaciones como reversas o procesos internos dentro de los sistemas
para de esta forma tomar las medidas de rectificaciones correspondientes.
N°
Actividad
Responsable de Ejecución
1
El analista junior ingresa al sistema FlexLine ERP.
ANALISTA CONTABLE
JUNIOR
2
El analista junior selecciona el modulo contabilidad ->
movimientos -> integrador de comprobantes.
ANALISTA CONTABLE
JUNIOR
3
El analista junior selecciona todos los comprobantes del
sistema genesis mostrado en la lista y ejecuta el boton
integrar que se encuentra disponible en la pantalla del
integrador de comprobantes.
ANALISTA CONTABLE
JUNIOR
4
El sistema procesa la información generando un número
propio y dejando como información (campo) el número
de comprobante del sistema génesis ingresado.
SISTEMA FLEXLINE ERP
5
El sistema al procesar la información tiene la
funcionalidad de validar que la cuadratura del debe y
haber del número de comprobante de génesis se
encuentre conciliada de no ser así el sistema no ingresa
el registro.
SISTEMA FLEXLINE ERP
6
Finalizado el proceso de integración de los
comprobantes génesis al sistema FlexLine ERP este
último muestra un detalle de la cantidad de registros
ingresados.
SISTEMA FLEXLINE ERP
Nota: Los registros cargados tienen desfasé de 1 día por el
procesamiento nocturno de la información generada en el día
anterior por el sistema génesis.
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PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN AL SISTEMA FLEXLINE ERP.
Recursos Requeridos: Sistema ERP, BD (Genesis Dia), MS Excel, MS Outlook, SQL Server,
Consultas SQL (Query).
Frecuencia del Proceso: Diario y Mensual.
Nota: Este proceso se realiza de forma diaria. Tambien es realizada de forma mensual para validar
si existieran algunas modificaciones como reversas o procesos internos dentro de los sistemas
para de esta forma tomar las medidas de rectificaciones correspondientes.
N°
Actividad
Responsable de Ejecución
El analista junior terminado el proceso de carga de la
información al sistema FlexLine ERP, realiza el proceso
de validación de los datos ingresados con las siguiente
actividades:
1. Ejecuta 2 consultas SQL para traer la
información generada tanto por el sistema
génesis y la información ingresada al sistema
FlexLine ERP.
7
2. Esta información es trabajada posteriormente en
una planilla Excel en la cual se realiza el proceso
de conciliación de la información.
ANALISTA CONTABLE
JUNIOR
3. Luego del trabajo de comparación de cada uno
de los comprobantes ingresados al sistema
FlexLine ERP se evalúa si existieran registros no
conciliados estos son informados al analista
contable sénior para su resolución.
8
El analista sénior realiza la misma operación que el
analista junior en paralelo para comprobar la
consistencia de los registros conciliados manualmente
entre ambos.
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ANALISTA CONTABLE
SENIOR
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PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN AL SISTEMA FLEXLINE ERP.
Recursos Requeridos: Sistema ERP, BD (Genesis Dia), MS Excel, MS Outlook, SQL Server,
Consultas SQL (Query).
Frecuencia del Proceso: Diario y Mensual.
Nota: Este proceso se realiza de forma diaria. Tambien es realizada de forma mensual para validar
si existieran algunas modificaciones como reversas o procesos internos dentro de los sistemas
para de esta forma tomar las medidas de rectificaciones correspondientes.
N°
Actividad
Responsable de Ejecución
Si el analista senior detecta un problemas de conciliación
en algun comprabante ingresado este procede a realizar
los siguientes actividades:
1. Ejecuta consultas en SQL para traer la
información detallada (asientos contables) de las
operaciones realizadas por el número de
comprobando génesis.
2. Identifica el problema y le da una solución.
9
3. Esta solución es validada en conjunto con la
Jefatura del Departamento de Contabilidad.
ANALISTA CONTABLE
SENIOR / JEFA DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
4. Previa aprobación de la Jefa del Departamento
de Contabilidad se envia la información
rectificada
mediante
planilla
excel
al
administrador de base de datos con el detalle de
la falla para que proceda con la modificación
dentro de la base de datos. Para de esta forma
dar solución al registro con porblemas y ser
ingresada al sistema FlexLine ERP para su
contabilización.
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1. CONTROL DEL DOCUMENTO
HISTORIA DEL DOCUMENTO
Nombre del Documento:
PRO 001 Integración de la Información
Creado por:
Jessica Bustamante
Responsable del Documento:
Jefe (a) del Departamento de Contabilidad
Aprobado por:
SubGerencia de Administración y Finanzas
Fecha de Creación:
26/04/2013
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Fecha de Vigencia
1.0
Aprobación
Comentario
SubGerencia de
Administración y
Finanzas
Creación del
documento.
Primera versión.
(*) La presente versión substituye completamente a todas las precedentes, de manera
que éste sea el único documento válido de entre todos los de la serie.
*** Fin del Documento ***
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