Redactando un resumen ejecutivo

Lección 1
Redactando un resumen ejecutivo
Esta lección le enseña a convertir un documento de investigación o un caso de estudio en
un Resumen Ejecutivo de dos páginas. Asimismo, le ayuda a redactarlo de manera que
impacte eficazmente sobre su audiencia meta. Usted aprenderá cómo transformar el
contenido técnico detallado en un formato más accesible para los lectores, así como la
importancia de utilizar un lenguaje conciso e interesante para motivar a los lectores a
pensar o actuar de forma particular.
Más adelante en la capacitación, durante la segunda fase universitaria, usted tendrá que
preparar un Resumen Ejecutivo para su Plan de Proyecto. Dicha actividad será más
compleja que la contenida en esta lección, sin embargo se aplicarán varias de las mismas
habilidades y técnicas.
Al terminar esta lección, usted será capaz de:
redactar un resumen ejecutivo para un documento corto de investigación o un
estudio de caso
modificar su redacción para una audiencia meta específica
redactar de forma clara y persuasiva para alcanzar una meta específica
tomar un contenido extenso y detallado y convertirlo en un resumen corto,
resaltando solamente los puntos más relevantes e importantes.
Redactando un resumen ejecutivo
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Redactando un resumen ejecutivo
Actividad: Redactando un Resumen Ejecutivo para
un documento de investigación
Instrucciones para el participante
Paso 1
Propósito
Utilizar las presentes herramientas de redacción básicas para redactar un resumen
ejecutivo sobre un documento de investigación o un estudio de caso.
90 minutos, incluyendo tiempo de lectura
Paso 2
Participe en la actividad
Esta lección le ayuda con la tarea de la lección Investigación secundaria, aprendiendo
sobre la universidad y sus recursos sobre cómo convertir un documento de investigación
en un resumen ejecutivo de dos páginas.
1.
Escuche activamente al resumen presentado por su instructor y participe en la
discusión.
2.
Tome el documento de investigación que usted ha elegido para practicar
redactar un resumen ejecutivo. Comparta con la clase el tema del documento,
para quién va a redactar el resumen, y qué desea usted que piense o haga esa
persona al leer el resumen.
3.
Utilizando el esquema presentado por el instructor, use los próximos 30 minutos
redactando por su cuenta la primera frase y 2-3 puntos para cada ítem en el
esquema.
4.
Trabaje en pareja o según lo indique su instructor.
5.
Lea el esquema de su compañero y haga comentarios sobre el esquema leído.
Sobre la base de lo presentado en la lección, comente los puntos que
funcionan bien y las cosas que pudieran mejorarse.
6.
Comparta con toda la clase los puntos más problemáticos.
7.
Termine el resumen ejecutivo de su documento de investigación como tarea,
utilizando la lista de verificación ubicada en el contenido de la lección. Esta
tarea será calificada como parte del curso de maestría, Métodos Cualitativos
de Investigación, COMX, 5311.
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Redactando un resumen ejecutivo
Redactando un resumen ejecutivo
Usted aprenderá la importancia de lograr un impacto positivo en su audiencia de manera
que la misma actúe como usted lo desea. También practicará una variedad de técnicas
de redacción para crear un resumen ejecutivo claro, persuasivo y agradable de leer.
Qué es un resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo es una presentación general breve y escrita de un plan, informe o
propuesta más extensos. Es una herramienta diseñada para proveer a los 'ejecutivos'
ocupados (u otros profesionales) con respuestas rápidas a preguntas como: "¿Qué
información contiene este documento?" y "¿Qué hay de interés para mí?" Al igual que la
mayoría de las comunicaciones, el resumen ejecutivo se utiliza para alcanzar una meta - ya
sea lograr que alguien lea más, esté de acuerdo con proveer comentarios, comparta
información con otros u ofrezca un tipo específico de apoyo o respaldo que usted necesita
para lograr el éxito.
Un resumen ejecutivo generalmente tiene una orientación crítica o persuasiva, contrario a
un abstracto, que es una sinopsis de solo los hechos con el propósito de ayudar al lector
decidir si desea leer el documento completo. Es importante redactar el resumen ejecutivo
bajo el supuesto que algunos lectores no revisarán todo el plan o propuesta (debido a que
no tienen tiempo, interés o necesidad de conocer todos los detalles). El resumen debe por
lo tanto no solo describir sino presentar los puntos principales de la manera más concisa y
atractiva posible.
Cómo redactar un resumen ejecutivo
Paso uno: Identifique su audiencia y su objetivo
El comprender a su audiencia y su meta para esa audiencia es un primer paso crucial para
cualquier comunicación. Por lo tanto, antes de avanzar, usted debe decidir qué desea que
su lector haga, piense o sienta una vez que haya leído su resumen ejecutivo. ¿Desea que el
lector cambie su opinión sobre algo o que apruebe su proyecto o que comprenda mejor
sus retos? Cualquiera que sea su meta, su redacción tiene que ser a la medida de esa
meta.
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Empiece a trabajar en su resumen ejecutivo contestando las siguientes preguntas:
¿Para quién escribo este resumen ejecutivo? (¿jefe?, ¿compañeros? ¿expertos
científicos?)
¿Cuál es el conocimiento que ellos tienen sobre el tema? (necesito presentar
muchos antecedentes o explicaciones o ¿puedo empezar desde un nivel más
avanzado?)
¿Cuál es su actual opinión sobre el tema? (tienen ya un sesgo o una noción
preconcebida de este tema o será esta la primera vez que piensan sobre el
asunto? Si ya tienen noción, tome en consideración la opinión del lector cuando
redacte su mensaje e incluya información que trate directamente sobre sus
preocupaciones/intereses).
¿Qué quiero que el lector haga, piense o sienta cuando haya terminado de leer mi
resumen ejecutivo? (No sólo debe limitarse a adecuar su redacción conforme a
esta meta, si no debe enunciarla claramente en el documento. De esta forma el
lector sabe por qué se le pidió que tomara tiempo de su apretada agenda para
revisar el resumen ejecutivo.)
Una vez que sabe para quién está escribiendo y por qué, puede empezar a desarrollar y ver
el contenido a través de un lente más estratégico.
Paso dos: Haga un esquema
Un resumen ejecutivo generalmente es de una a cuatro páginas. La extensión depende de
la cantidad de información que esté resumiendo y el tiempo que espera que el lector esté
dispuesto a invertir en leerlo. Independientemente de la extensión, empiece por hacer un
esquema o lista de los puntos más importantes que quiere cubrir. Los redactores expertos
recomiendan estilos de guías diferentes, así que Rare ha escogido uno que se adecua a la
actividad que tiene como tarea en esta lección. En la segunda fase universitaria (Módulo 3)
le daremos un esquema específicamente diseñado para ayudarle a redactar un resumen
ejecutivo para su plan de proyecto.
Escriba una frase para cada sección de la guía o esquema
Empiece redactando una frase para cada sección del esquema que se sugirió arriba. Usted
irá ampliando cada sección una vez que empiece a escribir todo el resumen.
1.
Un comienzo que atraiga la atención: empiece con una o dos oraciones que
capturen al lector instantáneamente. Haga una pregunta importante, provea
información sobre un hecho apremiante o haga una cita del mismo documento o
presente una aseveración osada o inesperada. La idea es evitar el síndrome del
primer párrafo aburrido, que es común en los documentos de negocios y tenga
claro que su lector es una persona real que probablemente tenga otros 20
documentos aburridos que leer. Un comienzo atractivo le da a su resumen una
ventaja y retiene la atención de su lector.
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2.
3.
Introducción y resumen del propósito principal: una vez que cuenta con la
atención del lector, debe introducir formalmente el tema y el propósito de su
resumen. Deje claro el título, autor y la fecha del documento. Luego conteste lo
siguiente en un párrafo:
a.
¿Por qué le estoy presentando un resumen de este documento?
b.
Lo que espero que aprenda o que le motive una vez leído este resumen
Resumen del documento: en el resto del resumen ejecutivo describa los siguientes
puntos en secuencia.
Empiece escribiendo una oración para cada uno:
4.
a.
Objetivo del estudio o proyecto de investigación
b.
Pregunta o reto que se enfrenta
c.
Método utilizado para abordar la pregunta
d.
Respuestas y productos obtenidos
e.
Conclusiones o recomendaciones
Sus recomendaciones: finalice planteando de nuevo el punto principal. Lo que
piensa que puede aprenderse del documento o del estudio de caso que se pueda
aplicar a su propia situación y que por lo tanto recomienda que el lector piense,
sienta o haga.
Paso tres: Desarrolle el resumen completo
En este punto, usted debe poder ver su esquema y puntos principales y tener una idea de
cómo su documento se leerá una vez completado. La tarea ahora es completarlo con
información relevante de antecedentes y datos de refuerzo, así como asegurar que cada
sección fluya bien hacia la siguiente de forma tal que su narración sea cohesiva.
Necesitará dejar la mayoría de los detalles y ejemplos ilustrativos para el documento
completo. Debe incluir solamente las principales ideas, hechos y antecedentes necesarios
para que su lector entienda el objetivo, crea en los productos y evalúe la conclusión
general. Ser breve y conciso es la clave para un resumen bien redactado.
Consejos sobre el tono y estilo de la redacción
Sea breve y conciso
Deje la mayoría de los detalles y ejemplos ilustrativos del documento de investigación fuera
del resumen.
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Redactando un resumen ejecutivo
Sólo incluya las ideas principales, hechos y antecedentes necesarios para que el lector:
Entienda el objetivo de la investigación;
Crea en el producto;
Evalúe la conclusión general.
Ser breve y conciso es la clave para redactar un buen resumen. Lo que debe evitar es solo
tomar algunas oraciones de secciones claves y simplemente enlazarlas. En lugar de eso,
revise todo el documento y vuelva a redactar algunos elementos que considere relevantes.
Luego pula lo que ya redactó hasta que el texto suene fluido y sin exceso de palabras.
Recuerde, los mejores escritores redactan hasta 5-10 borradores de un documento antes de
quedar satisfechos.
No se desvíe de su punto principal
En una buena comunicación, siempre debe haber un punto principal con el que el lector o
quien escuche se sienta identificado. Se debe poder extraer el punto principal en una o dos
oraciones al principio del documento, y luego el resto de su contenido debe construir una
plataforma para este mensaje o proveer evidencia que lo apoye.
Lea sus borradores en voz alta
En el momento que su redacción se vuelva complicada o compleja, el lector
probablemente olvide o deje de importarle el punto principal. Y usted perderá la
oportunidad de causar impacto. Lee su primer borrador en voz alta a alguien y pregúntele
si con honestidad lo encuentra interesante y fácil de entender. Haga lo mismo con el
segundo borrador, con alguien diferente.
La jerga técnica, acrónimos y abstracciones elaboradas son barreras a la comprensión. Las
oraciones directas, con palabras concretas y las frases explícitas ayudan a que su
significado sea claro.
Finalmente, escoja un estilo de redacción que usted mismo disfrute leyendo. La redacción
empresarial no necesariamente tiene que ser aburrida o encopetada. No necesita seguir
las mismas reglas que aplican para una tesis de doctorado. Esta redacción tiene un
propósito completamente diferente y otra audiencia: su propósito es capturar el interés y
conducir a la acción.
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Las bases de la buena redacción
Aprenda las bases
La gramática tiene razón de existir. Ayuda a las personas a entenderse. Los errores en
puntuación, ortografía y sintaxis alterarán y menoscabarán su mensaje. Si necesita ayuda
con la gramática, compre una guía básica. O simplemente escriba “errores gramaticales
más frecuentes” en su buscador de Internet para obtener una lista de los errores más
comunes. Las faltas de ortografía y mala gramática le dan una imagen poco profesional a
usted y a su organización. También debe usar el corrector de ortografía y gramática o
pedirle a alguien que revise su trabajo.
Use lenguaje y frases efectivas
Escriba oraciones activas en vez de pasivas. Esta es la forma más efectiva para mejorar un
texto aburrido.
Activo: Seis trabajadores protestaron.
Pasivo: Una protesta fue iniciada por seis trabajadores
Use un tono informal y palabras “reales”. A pesar de que quiere sonar inteligente y
preparado, no necesita usar frases complejas o lenguaje formal. Esto no atrae a la mayoría
de lectores y le hace sonar como que si se está esforzando demasiado.
Informal: De acuerdo a lo discutido, adjunto una propuesta para su revisión.
Formal: Conforme a nuestra conversación, por favor encuentre adjunta una copia
de la propuesta para su lectura.
Informal: El criminal se escapó de la cárcel.
Compleja: El individuo que perpetuó el crimen escapó de las instalaciones de
retención.
Sea específico en vez de vago. No use oraciones que adolecen de los factores clave o que
dejan al lector inseguro de lo que quiere decir.
Específico: El departamento de mercadeo utilizará el dinero para comprar una
nueva computadora y software para gráficas.
Vago: El dinero será redirigido por el departamento de mercadeo.
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Déle un buen formato a su documento
Haga que su documento sea fácil de leer utilizando estas técnicas:
Use titulares y viñetas para capturar la atención del lector,
Divida el texto en pequeñas secciones,
Use viñetas con frases cortas para resaltar puntos importantes,
Deje márgenes de por lo menos una pulgada a cada lado de la página,
Empiece nuevos párrafos con frecuencia para que la lectura no parezca
demasiado densa.
Lista de verificación para la completación del resumen ejecutivo
Revise la gramática y ortografía de su resumen, revise el formato y lea su documento en voz
alta para identificar cualquier lenguaje inadecuado.
Antes de terminar, conteste las siguientes preguntas para revisar si el contenido está
completo.
¿Incluí todo lo que era necesario en el resumen ejecutivo para hacer una
representación justa y certera del reporte de investigación completo?
Basado en mi conocimiento sobre los intereses, sesgos y preguntas probables del
lector, ¿hay alguna otra cosa que deba incluir?
¿Hay oraciones que puedo acortar o simplificar, manteniendo el mismo
significado?
¿Estaré usando jerga, acrónimos o lenguaje técnico que el lector pueda
desconocer?
¿Habré repetido algo innecesariamente?
¿Habré dejado claro el punto principal al inicio y al final del documento?
Si puede contestar apropiadamente a todas estas preguntas, el resumen ejecutivo está
terminado.
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Resumen
En el transcurso de su campaña Pride usted muy probablemente tendrá que leer y redactar
muchos documentos e informes. Algunos como su Plan de Proyecto podrían contener varias
páginas.
Use las herramientas básicas de redacción presentadas en esta lección para avanzar en el
desarrollo de cada componente de su Plan de Proyecto.
Tenga en mente al ir desarrollando cada página de su Plan de Proyecto final que cada
pieza es importante, pero que no todas las personas tienen el tiempo o la inclinación de leer
cada página. Un buen resumen ejecutivo ayudará al lector a tomar decisiones informadas
dentro de un margen limitado de tiempo.
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