El desafío de organizar la información Guía para capacitadores Marzo 2012

Módulo 4
El desafío de organizar la información
Guía para capacitadores
Marzo 2012
Contenidos Desarrollados Por
Con Apoyo De
Microsoft NGO Day
Introducción (diapositiva 2)
Material para capacitadores
En esta sesión…
-
Hablaremos sobre qué son las bases de datos, para qué se usan y por qué le
pueden servir a nuestra ONG.
Exploraremos tipos de bases de datos y ejemplos de organizaciones que las
estén usando.
Recorreremos los pasos para crear una base de datos en tu ONG, herramientas
útiles y tips.
Averiguaremos cuáles son los beneficios y cuáles los desafíos de incorporarlas
al trabajo de tu organización.
Introduciremos el concepto de CRM.
Esta sesión no es:
-
una demostración de uso de Excel, Access o un CRM.
Todo es información (diapositiva 3)
El mundo genera y consume cada vez más información. Somos información,
información y más información.
También nuestra información es generadora de información. Tenemos información
sobre:








Otras organizaciones y las personas que trabajan en ellas
De nuestros voluntarios, cómo nos ayudan, en qué y cuánto
De nuestros ingresos, donaciones y de nuestros gastos
De los fans, seguidores de redes sociales, menciones que nos hacen
De las apariciones en la prensa
De nuestros beneficiarios, sus progresos y la relación con nuestra organización
Libros, artículos, posts que generamos sobre temas relacionadas a nuestra
misión
Y podríamos seguir infinitamente….todos los días producimos información.
¿Por qué una base de datos en mi ONG? (diapositiva 4)
De nada sirve generar información si no la tenemos organizada, accesible y ordenada,
o si cada vez que una persona de la organización se va perdemos todos los contactos, o
la información de toda la organización está en la cabeza de nuestros empleados.
Uno de los principales desafíos que se presentan para tener una organización
efectiva y eficiente es lograr el orden de su información, procesos y datos.
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Una base de datos puede ayudar a administrar la información, ahorrar tiempo y
costos, Material
mejorar para
tu productividad
y, lo más importante: a tomar mejores decisiones.
capacitadores
Dinámica de diagnóstico: Este es un buen momento para realizar un pequeño
diagnóstico de las organizaciones sobre el tipo de información que generan y el grado
de orden de la misma. El objetivo es ver quiénes se sienten identificados con
determinados problemas a través de la siguiente dinámica:
Traza una línea imaginaria en el piso. Un extremo de la línea representa la afirmación
“Estoy totalmente de acuerdo” y el otro extremo representa “No estoy de acuerdo”.
Pide a los asistentes que se paren de un lado o del otro o en el medio, respondiendo a
las siguientes afirmaciones:
-
No sé donde está la información actualizada de mis contactos.
-
No tengo historial de las comunicaciones que tuve con mis contactos: donantes,
beneficiarios, voluntarios, etc. O simplemente no sé cuántos donantes tenemos.
-
Alguna vez perdimos toda la base de datos de mi organización.
-
Repetimos comunicaciones a las mismas personas.
-
Cada vez que queremos hacer un envío masivo de correo electrónico, por ejemplo,
mandar el Newsletter, tenemos que rehacer y corregir toda la base de datos.
-
Cada miembro de mi organización tiene su propia planilla de cálculo, en su correo
electrónico, agenda personal o en una libreta.
-
Nuestra organización hace muchas investigaciones y genera mucha información,
pero después no sabemos cómo organizarla ni cómo mostrarla.
-
Organizamos muchos eventos y actividades pero no podemos medir la
participación de la gente en los mismos.
-
No sé quiénes son mis voluntarios activos y qué están haciendo exactamente.
Debes terminar la dinámica haciendo hincapié en que las bases de datos y otros
sistemas para almacenar información pueden ayudarnos a resolver estos problemas.
¿Qué son las bases de datos? (diapositiva 5)

Una base de datos es un conjunto de información que pertenece al mismo
contexto, y se almacena sistemáticamente para su posterior uso.

Las bases de datos organizan información y la conectan entre sí, para
aprovecharla mejor.
Otras formas de definir las bases de datos:
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
Es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de
información
de forma organizada para que luego podamos encontrarla y
Material
para capacitadores
utilizarla fácilmente.

Es un conjunto de información relacionada que se encuentra estructurada y
ordenada.
Tipos de bases de datos (diapositiva 6)
•
Según la variabilidad de los datos almacenados: estáticas o dinámicas.
•
Estáticas: son bases de datos de sólo lectura, utilizadas
primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente
se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de
datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Por
ejemplo: http://modelosubsidios.com.ar/ En esta web se pueden ver
todos los subsidios otorgados por la Oficina Nacional de Control
Comercial Agopecuario (ONCCA) y el Sistema de Infraestructura de
Transporte (SIT)de Argentina entre 2005 y 2010 a diversos
organizaciones y empresas del sector agropecuario y de transporte.
•
Dinámicas: Éstas son bases de datos donde la información almacenada
se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización,
borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales
de consulta. Por ejemplo: la base de contactos de tu organización: otras
organizaciones, medios de prensa. Por ejemplo: www.idealistas.org. En
este sitio encontrarás diversas bases de datos relacionadas entre sí:
organizaciones sin fines de lucro, oportunidades de voluntariado,
ofertas de empleo, etc. Es dinámica porque se actualiza día a día por los
mismos usuarios del sitio.
NOTA PARA PRESENTADORES: Si tienes conexión a Internet, te sugerimos que
navegues los sitios en vivo y hagas algunas búsquedas.
•
Según el contenido: bibliográficas, de texto completo o directorios.
•
Bibliográficas: Un registro típico de una base de datos bibliográfica
contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial,
título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un
resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto
completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a
texto completo. CEPAL Información del Staff, http://www.jstor.org/
•
De texto completo: Almacenan las fuentes primarias, como por
ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de
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revistas científicas. Observatorio de Igualdad de Género en América
y el Caribe- Publicaciones, http://www.jstor.org/
MaterialLatina
para capacitadores
•
•
•
Directorios: por ejemplo un directorio de organizaciones, o de fuentes
de cooperación internacional.
Las bases de datos pueden estar alojadas localmente en una computadora, o
pueden ser accesibles por varias personas, porque está en un servidor dentro
de nuestra organización o porque está en Internet.
Además pueden tener distintos nivel de permiso de acceso: puede ser de sólo
lectura para realizar consultas o pueden ser bases de datos donde esté
permitido dar de alta y modificar registros.
Veamos otros ejemplos.
Base de donaciones de empresas (diapositiva 7)
Este es un extracto de una base de datos armada en Excel donde se registran las
donaciones de diferentes empresas. En esta base no existen relaciones con otras bases
de datos.
Base de datos de perfiles parlamentarios (Diapositiva 8)
El siguiente ejemplo es de una base de datos de parlamentarios del Congreso de Chile.
Es una base que está disponible en Internet y a través de la cual se puede consultar el
perfil de diputados y senadores por comuna o partido. Además en el sitio podemos
comparar los congresos en distintos años.
NOTA PARA PRESENTADORES: Si tienes conexión a Internet, te sugerimos que en
lugar de mostrar la diapositiva, navegues la base de datos en el momento:
http://legislativo.votainteligente.cl/Parlamentario. Puedes hacer una búsqueda de
diputados por partido, por ejemplo.
¿Cómo están formadas las bases de datos? (diapositiva 9)
Tabla: En las tablas se guardan los datos recogidos. Las mismas están compuestas por
campos y registros. Es similar en apariencia a una hoja de cálculo.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena
cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno).
NOTA PARA PRESENTADORES: Puedes en este momento pasar a la diapositiva 10
donde se muestra un ejemplo de estructura de una base de datos de donantes
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invididuales, donación comprometida mensual y la donación efectiva de cada mes.
Esta base
de datos
3 tablas: Contactos, Compromiso de donación, Registro
Material
paracontiene
capacitadores
de cobro. A su vez cada tabla contiene diferentes campos.
Consultas: es el método para acceder a los datos en una base de datos aplicando
distintos filtros y criterios. Es como una búsqueda.
Formularios: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de
datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,
contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una
base de datos sin usar formularios, editando los datos en las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver,
escribir y editar datos en las tablas.
NOTA PARA PRESENTADORES: Puedes en este momento pasar a la diapositiva 11
donde se muestra un ejemplo de un formulario de Access para cargar nuevos
contactos en donantes.
Informes: Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero
hemos recaudado este año en la cena anual?" o "¿Cómo es el perfil demográfico de
nuestros donantes?" o ¿Cuánto dinero ingreso por donaciones con tarjeta de crédito?
Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera
posible.
Los informes pueden ser tabulares (una lista de registros), de resumen (cuando
agrupamos los registros por un campos determinados) o matriciales o cuadros de
doble entrada.
Crear una base de datos para tu ONG (diapositiva 12)
En esta diapositiva se mencionan los pasos básicos para diseñar una base de datos.
•
•
Determinar la finalidad de la base de datos: ¿para qué vamos a usar la base de
datos? Va a ser una base de consulta de información histórica o una base
donde los datos se puedan actualizar? Va a ser una base de datos para hacer
campañas, envíos de emails? ¿Va a tener relaciones entre sí? Supongamos que
queremos hacer una base de nuestros programas y los beneficiarios.
Buscar y organizar la información necesaria: puede ser que tengas bases de
datos viejas o información en papel que quieras llevar a una base de datos.
Junta todo el material que tengas para ver qué información vamos a extraer y
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•
•
•
•
convertir en registro. Puede ser que no tengas información y quieras construir
una basepara
de cero.
Material
capacitadores
Dividir la información en tablas: en este paso hay que dividir la información en
entidades principales. Una entidad es la representación de un objeto o
concepto. Por ejemplo: alumno, escuela, maestro, etc.De mínima en nuestra
base de datos vamos a tener dos tablas: una para los programas y otra para los
beneficiarios.
Convertir los elementos de información en columnas: luego para cada tabla
debes crear los campos o columnas de acuerdo a la información que quieras
recolectar. Cada registro de la tabla va a tener un “id” que significa
“identificador único” que sirve para garantizar que cada registro sea único.
Serían los atributos
• Por ejemplo, en la tabla de Programas tendremos campos como:
• Id de programa
• Nombre del programa
• Descripción
• Fecha de inicio
• Fecha de fin
• Objetivos
• Donante principal
• En la tabla de Beneficiarios tendremos:
• Id de beneficiario
• Id de proyecto: para relacionarlo con un programa
• Nombre del beneficiario
• Email del beneficiario
• Y otros campos de contacto con el beneficiario
Especificar claves principales de cada tabla: La clave principal es una columna
que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto
o Id. de pedido. En este ejemplo, en la tabla de programas, la clave principal es
Id. de programa; en la tabla de beneficiarios, la clave principal es el Id. de
beneficiario.
Crear relaciones entre las tablas: Si el programa es un curso y queremos tomar
asistencia, deberíamos crear una tabla que relacione el beneficiario y el
programa y que nos permita crear un registro por cada vez que el beneficiario
asista al curso.
Consejos y buenas prácticas (diapositiva 13)
•
•
Documentar: no todos saben que significa una tabla o un campo, o qué datos
van en determinado campo. Si tienes recursos y tiempo sugerimos crear
documentos de especificaciones donde se explicar qué se va a hacer, por qué y
cómo. También puedes hacer manuales de capacitación o videos.
Usar nombres claros y sencillos en las columnas: que permitan al usuario
cargar la información sin que haya posibilidad de confusión.
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Si puedes, utiliza reglas de validación y de flujo de trabajo para optimizar la
carga depara
datoscapacitadores
y evitar errores durante la misma. Por ejemplo: si se carga
Material
“País”=Argentina, que el campo “Ciudad” sólo se pueda completar con
determinados valores; o en una base de datos de Programas de la organización,
si se carga el campo “Fecha de finalización del programa” que
automáticamente se cambie el valor del campo “Estado del programa” de
“Activo” a “Completo”.
Ten en cuenta la seguridad y acciones que puede hacer cada usuario: define
qué acciones pueden realizar los usuarios con los registros de la base de datos:
ingresar, modificar, eliminar, consultar. También puedes decidir qué tablas ve
cada usuario. Incluso a veces puede hacer que una persona vea el registro pero
no determinados campos dentro del registro.
¿Todo digital? No toda la información que tu organización maneja necesita
estar en una computadora o en la Web. ¡Piénsalo! Ten en cuenta las
limitaciones de tu staff, las necesidades y la infraestructura que tienes
disponible.
Analiza la posibilidad de que esté online para poder acceder desde cualquier
lugar y dispositivo.
Beneficios de usar bases de datos. (diapositiva 14)
•
•
•
•
•
Permiten el control centralizado de los datos: evitamos tener muchos archivos
en diferentes computadoras por lo que nunca habrá que introducir dos veces
la misma información.
Pueden combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que
introducir dos veces la misma información.
Permiten introducir fácilmente los datos cuando existen formularios de
entrada. Además, como dijimos antes, si existen reglas de validación y campos
con listas de selección, se minimiza el error en la carga de datos.
Permite recuperar datos, ordenarlos, resumirlos y hacer informes para luego
tomar decisiones.
Tener la información ordenada para poder compartirla y visualizarla. Muchas
organizaciones dedican mucho de su tiempo haciendo investigaciones,
recolectando datos sumamente interesantes pero después no saben como
mostrarlos. Por ejemplo: el presupuesto público de las escuelas de la ciudad de
Buenos Aires, o los datos de todos los legislados del Congreso de determinado
país. Si cuando recolectamos esa información la organizamos en una base de
datos luego va a ser mucho más fácil visualizarla a través de gráficos o mapas.
Un paso más: CRM (diapositiva 15)
Puede ser que muchas organizaciones sientan que las planillas de cálculo o el Access
no terminen de satisfacer todas sus necesidades. A veces escuchamos decir:
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Las planillas de cálculo no nos sirven para representar todas las relaciones de
Material
para capacitadores
nuestros
contactos
ya que pueden ser donantes, beneficiarios o voluntarios al
mismo tiempo. Suele pasar que cada área de la organización tiene su propia
planilla en Excel y no la comparten.
El Access no nos sirve más porque es muy difícil que muchas personas de distintas
oficinas puedan acceder a la base.
Tenemos mucha rotación y no sabemos exactamente quién habló con quién, cuál
fue el historial, a cuantas reuniones fuimos o simplemente si una empresa u
organización tiene una relación cercana con nuestra organización.
Cada vez que tenemos que mandar un email masivo tenemos que estar
exportando los datos de la base de datos a un sistema de envío masivo, no
podemos saber qué pasó exactamente con cada contacto o qué campañas le
hicimos.
Nos gustaría saber qué porcentaje de personas que vinieron al evento se
convirtieron en donantes
Queremos medir mejor nuestro trabajo, y no tener que pasar mucho tiempo cada
vez que tenemos que presentar el informe final a nuestros donantes.
Para estas organizaciones que sienten la necesidad de dar un paso más y de
aprovechar mejor la información que tienen y potenciar el trato personal con los
donantes, voluntarios o beneficiarios, la solución es un CRM. No es una idea
revolucionaria, en el ámbito de las empresas se viene utilizando hace varios años. CRM
quiere decir “Customer Relationship Management”, en castellano algo como “Gestión
de las relaciones con el cliente.”
Para nosotros un CRM es más que un sistema, es una estrategia.
NOTA PARA PRESENTADORES: Antes de comenzar a explicar qué es un CRM y la
diferencia entre estrategia y sistema, sugerimos involucrar a la audiencia haciendo
las siguientes preguntas: ¿Quién sabe lo que significa CRM? ¿Alguno ya está
utilizando un CRM en su organización?
CRM es una estrategia organizacional soportada por sistemas que permiten
aumentar, retener y mejorar las relaciones con los diferentes públicos con los que se
relaciona la organización.
Al implementar una estrategia de CRM se busca mejorar o volver a la relación personal
con nuestros públicos, conociendo sus intereses, resolviendo sus problemas en tiempo
y forma, y generando un historial confiable.
Es verdad que no es raro encontrarse con personas en las organizaciones que saben los
nombres, teléfonos e historial de todos sus donantes. ¿Pero qué pasa cuando tenemos
gran cantidad de donantes, voluntarios o beneficiarios, o cuando simplemente nuestro
staff cambia con frecuencia? La relación debe ser entre la organización y el donante, y
no entre una persona del staff y el donante.
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Los sistemas de CRM son sistemas informáticos donde podemos almacenar la
información,
Material
automatizar
para capacitadores
procesos y medir resultados para mejorar la toma de
decisiones.
Si no estamos convencidos de la importancia de generar un historial confiable, de
realizar comunicaciones más personalizadas o de analizar nuestros datos, la
implementación de un sistema de CRM está condenada al fracaso. Es decir, es una
herramienta que nos ayudará a potenciar la estrategia, no a crearla.
Un sistema de CRM nos permite (diapositiva 16)
Más allá de la función tradicional de base de datos, un sistema de CRM nos permite:
•
•
•
•
•
•
•
•
Automatizar procesos de trabajo: por ejemplo, que se envíe un email
automático cuando sucede algo.
Guardar todo el historial de comunicaciones con un contacto: desde los emails
que le mandamos con su texto, ya sean masivos e individuales, hasta tener un
registro de las llamadas que le hicimos y las reuniones que tuvimos con el
mismo.
Segmentar los contactos, agruparlos en campañas y hacer seguimiento.
Hacer seguimiento de potenciales donantes: podemos cargar una base de
potenciales donantes que conocimos en un evento, promover la relación a
través de diversos tipos de acciones como una campaña de emailing, una
llamada telefónica, ir haciendo seguimiento de lo que va pasando con cada uno
de ellos y luego medir el éxito de una campaña.
Distribuir el trabajo y asignar tareas: por ejemplo si llega un email a través de la
web sobre un tema específico, se le asigna a la persona especialista en ese
tema.
Centralizar en un solo lugar todos los contactos y las relaciones de los mismos.
Armar reportes y paneles que se actualizan automáticamente.
Sincronizar con sistemas de envío masivo de email sin tener que estar
exportando e importando bases.
¿Cómo se ve un CRM? (diapositiva 17)
TIP PARA PRESENTADOR: es muy probable que a esta altura de la presentación, los
asistentes que nunca usaron un CRM estén tratando de imaginarse cómo es. En esta
diapositiva hay una impresión de pantalla donde se puede ver un contactos y sus
listas relacionadas en el CRM de Microsoft, Dynamics.
Si te animas, puedes suscribirte a una versión de prueba con tu cuenta de Windows
Live y navegar durante la sesión el CRM. Puedes hacerlo desde aquí:
http://crm.dynamics.com/es-es/home
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Material para capacitadores
¿Mi organización está lista para implementar un CRM? (diapositiva 18)
En esta diapositiva proponemos 3 preguntas importantes que una organización debe
hacerse para saber si está lista para implementar un sistema de este tipo. La
implementación de una estrategia y de un sistema de CRM tiene que ser considerado
dentro de la organización como si fuera un nuevo proyecto.
1- ¿Existe apoyo de la dirección para encarar el proceso? ¿Hay un sponsor? l El sponsor
ejecutivo es fundamental para que el resto del equipo no sienta que lucha contra la
corriente a la hora de implementar cambios en la organización. ¿La dirección ejecutiva
reconoce la importancia de implementar sistemas?
2- ¿Contamos con recursos financieros, humanos y de tiempo suficientes?
•
•
Financieros: lo más probable es que para implementar un CRM las
organizaciones requieran de la ayuda de un tercero. La mayoría de las
organizaciones no tienen un equipo de tecnología que pueda hacerse cargo del
proceso, y nuestro consejo es que encaren el proceso acompañados.
Es importante tener un equipo que cuente con: (además del sponsor)
•
Un líder de proyecto
•
La persona más técnica o amiga de la tecnología en la
organización
•
Un “power user” (o super usuario) que conozca los procesos de
la organización
Este equipo ¿va a tener el tiempo suficiente, o siempre va a haber algo más
importante que hacer?
3- ¿El staff de la organización reconoce el valor de incorporar un CRM? ¿Están
abiertos al cambio? Las organizaciones suelen pensar que el dinero es lo más
importante a la hora de implementar un CRM. En Wingu, pensamos que lo más
importante es tener apertura al cambio y sentir una necesidad real. Cuando esto
no existe las implementaciones fracasan.
NOTA PARA PRESENTADORES: en el momento de la presentación puedes recurrir a la
Matriz de Potencialidad presentada en el módulo de “Planificación Tecnológica.” Se
aplica perfectamente para las implementaciones de sistemas de CRM.
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¿Qué sistema me conviene? (diapositiva 19)
Material para capacitadores
Encontrar un sistema ya hecho y que se adapte completamente a nuestra organización
es casi imposible, porque las organizaciones tienen diferentes necesidades y manejan
diferentes tipos de información.
Si tuviésemos dinero y tiempo suficiente podríamos desarrollar un sistema a medida.
No recomendamos jamás esta opción a menos que la organización tenga procesos muy
específicos y que no haya ningún sistema disponible en el mercado. Por ejemplo: una
organización que hace seguimiento de proyectos legislativos, o alguna que hace
seguimiento de embarazadas, es probable que tenga que desarrollar algo a medida.
Pero si nuestra organización tiene procesos básicos como envío de campañas,
seguimiento de donantes, inscripciones a cursos, talleres con asistencias, etc.,
seguramente cualquier CRM nos sirva para manejar estas tareas.
Es muy probable es que si tú tienes un problema, alguien también lo tenga y lo haya
desarrollado. Entonces, antes de optar por un desarrollo a medida, ¡investiga!
Además, utilizar estos sistemas nos van a hacer mejoras nuestros procesos porque
están diseñados teniendo en cuenta mejores prácticas.
Tips para elegir mi sistema (diapositiva 20)
Lo primero que tienes que hacer antes de elegir un sistema es detectar tus
necesidades y ver qué servicios o programas podrían servir. El equipo de trabajo debe
hacer un relevamiento de la situación e identificar los problemas. Luego investigar qué
es lo que hay disponible en el mercado. Una vez que nos quedamos con 3 o 4 opciones
podemos ir más profundo y tener en cuenta los siguientes puntos:
•
•
•
•
Pedir opinión de otros clientes/usuarios del sistema: organizaciones amigas, foros,
grupos de usuarios, etc.
Ver la posibilidad de sincronizar con otros sistemas que use la organización
(manual o automáticamente)
Averiguar si existe una comunidad de usuarios y de soporte. Esto es muy
importante para cuando ya está implementado el sistema. ¿Vamos a poder contar
con un soporte? ¿Podrán responder mis consultas en castellano?
Analizar costos asociados
Hay que tener en cuenta que sea cual sea el sistema que elegimos, siempre vamos a
tener los costos de:
•
•
Consultoría e Implementación: alguien que nos ayude con su experiencia a
implementar el sistema.
Ajuste de necesidades especiales: si bien todos los CRM’s vienen con módulos
standard, si necesitáramos alguna configuración especial, muy probablemente
necesitaremos de alguien que lo haga.
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•
•
Microsoft NGO Day
Capacitación y soporte: la capacitación es fundamental y debemos invertir tiempo
y dinero
en ella.
la gente no se capacita y no tiene soporte, la adopción del
Material
paraSicapacitadores
sistema va a ser muy lenta. En algunos casos hasta podría llegar a fracasar.
Administrador interno: todos estos sistemas necesitan de alguien dentro de la
organización que sea el “dueño” y quien tenga el acceso total. La función del
administrador a va a ser:
• Velar por a integridad del sistema y los datos
• Realizar modificaciones en la configuración si es necesario
• Hacer migraciones masivas de datos
• Dar soporte a los usuarios finales y capacitar.
Herramientas sugeridas (diapositivas 21 y 23)
Para ir cerrando con la presentación puedes sugerir las tres herramientas de Microsoft
para el manejo de bases de datos.

Excel y Access (diapositiva 23). Si tienen tiempo puedes presentar el demo
“¿Cómo crear una base de donantes en Excel?”. En este demo mostramos
como se puede crear una base de donantes recurrentes mensuales en Excel y
se abordan las siguientes funcionalidades de Excel:
o
o
o
o
o
o
-
Fórmula concatenar para unir columnas.
Fórmula BuscarV con Fórmula IF (lo que hace es buscar la fecha de la "fecha de
donación" en la hoja de calendario y me trae el valor de la columna mes de la
hoja calendario, si la columna de estado es "completo").
Reglas de validación de datos para armar campos con listas de selección.
Formula IF + BuscarV para buscar el ID en un cuadro y traer la columna de
nombre o de apellido, por ejemplo.
Validación de datos para cantidad de números de tarjeta.
Tablas Dinámicas para una mejor visualización de los datos y armar
agrupaciones.
Dynamics (diapositiva 25) Aquí también puedes hacer un recorrido por la
herramienta utilizando la versión de prueba mencionada anteriormente.
Excel vs Access (diapositiva 22)
TIP PARA PRESENTADOR: Es probable que te pregunten diferencias entre el Excel y el
Access. Utiliza esta diapositiva si es necesario.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las
bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos,
o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un
programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la
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Microsoft NGO Day
lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta
más complicado
comprender
los datos presentados en la lista y existen pocos métodos
Material para
capacitadores
para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a
observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de
datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos como Access.1
•
•
Access
–
–
Excel:
–
–
–
Para bases de datos relacionales (hay relación de uno a varios).
Cuando se necesita hacer consultas complejas
Si se puede almacenar todo en una tabla
Si se quieren hacer principalmente cálculos
Menos de 15.000 filas
TIP PARA PRESENTADOR: En el siguiente link encontrarás con más detalle las
diferencias en ambos programas: http://office.microsoft.com/es-es/accesshelp/usar-access-o-excel-para-administrar-los-datos-HA010210195.aspx#BM1
Lo más importante (diapositiva 24)
Utiliza esta diapositiva para hacer un repaso general y resaltar los conceptos más
importantes de la presentación:
Las bases de datos
-
Son herramientas útiles y fáciles para almacenar y organizar información y
datos de todo tipo y en diversas cantidades.
Tu ONG puede verse beneficiada al tener su información más organizada, más
disponible y mejorar el trabajo en equipo.
Empieza utilizando el Excel o Access
Si piensas que el Excel o el Access ya no te alcanza, tal vez sea el momento de
un CRM.
¿Y ahora qué? (diapositiva 25)
Finalmente, impulsa a los asistentes a que tomen acciones. Sugiere los siguientes
pasos:
-
Antes de empezar, analiza cuál es la información que quieres organizar mejor.
Establece tus prioridades.
¿Vas a crear tu base de datos en tu computadora u online? ¡Decídelo!
1
Extraído de http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-sobre-bases-de-datosHA010064450.aspx, Conceptos Básicos sobre bases de datos.
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Selecciona las herramientas que vas utilizar.
Material
para capacitadores
Crea equipos
de trabajo para organizar en las bases de datos.
¡Anímate al cambio!
¿Quieres mantenerte en contacto? Deja un correo electrónico para que todos puedan
hacerte preguntas o seguimiento sobre el tema. Incluso si lo deseas puedes crear un
pequeño formulario para que los asistentes completen con sus correos electrónicos y
así podrás saber más de ellos y acerca del impacto de tu presentación.
IMPORTANTE
Recuerda que una presentación eficiente es simple, directa y útil. Procura siempre
simplificar tus conceptos y ser breve y claro a la hora de presentarlos. No temas a las
preguntas y ofrece espacio para que los asistentes transmitan sus inquietudes, ideas o
sugerencias.
Otros recursos
-
Centro de Soporte de Excel: http://office.microsoft.com/es-es/support/ayuday-procedimientos-de-excel-FX010064695.aspx
-
Centro de soporte de Access: http://office.microsoft.com/es-es/accesshelp/?CTT=97
-
Pasos para crear una base de datos en Access: http://office.microsoft.com/eses/access-help/crear-una-nueva-base-de-datos-HA010037837.aspx
-
Utilizar plantillas en Access: http://office.microsoft.com/eses/templates/CT010214400.aspx?CTT=97
-
Video: cómo usar las plantillas de Access para donaciones:
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/video-usar-la-plantilla-base-dedatos-web-de-contribuciones-de-beneficencia-VA101794584.aspx
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